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El stock de almacén es la cantidad de un producto guardada en un depósito concreto, y casi nunca coincide con la cantidad que se puede vender. La diferencia la explican tres números distintos: el stock físico, que es lo que está en la estantería; el stock reservado, que está en el depósito pero ya tiene dueño porque un pedido lo comprometió; y el stock disponible, que es la resta de los dos anteriores y el único que sirve para comprometer una fecha de entrega. Confundir esos tres números es la causa más frecuente de vender algo que en realidad ya estaba vendido.
El stock de almacén responde a una pregunta muy concreta: cuánto hay de este producto en este depósito.
Fijarse en el depósito y no en la empresa entera es lo que hace útil al dato, porque una unidad que está a seiscientos kilómetros no sirve para despachar hoy.
Por eso el stock no es un número por producto sino un número por combinación de producto y almacén.
Diez unidades repartidas entre cinco depósitos y diez unidades juntas en uno solo son inventarios muy distintos, aunque el total coincida.
Los tres conviven en la misma ficha, y confundirlos es lo que lleva a prometer mercadería que ya tiene dueño.
Es lo que un recuento encontraría si alguien fuera a contar las cajas ahora mismo.
Es el único de los tres que se puede verificar caminando por el depósito.
Es la parte de ese stock físico que ya está comprometida con un pedido y por lo tanto no se puede prometer de nuevo.
Sigue estando en la estantería, así que quien mira el depósito lo ve, pero ya tiene destinatario.
Es la resta entre el físico y el reservado, y es el número que hay que mirar antes de aceptar una venta.
Un depósito lleno con disponibilidad cero es una situación perfectamente normal y explica la mayoría de las promesas de entrega que después no se cumplen.
Las entradas llegan por recepciones de proveedores, devoluciones de clientes, transferencias desde otro almacén y ajustes por recuento físico.
Las salidas se producen por entregas a clientes, devoluciones a proveedores, transferencias hacia otro depósito, consumo interno y bajas por rotura o vencimiento.
Cada uno de esos movimientos nace de un documento distinto, y ahí está la clave de un inventario confiable: el número cambia porque pasó algo, nunca porque alguien lo editó a mano.
Cuando la diferencia entre lo contado y lo registrado aparece igual, el ajuste por recuento es el mecanismo que la documenta en lugar de esconderla.
El punto de reorden es la cantidad a partir de la cual conviene volver a comprar, y se calcula con lo que se consume por día y lo que tarda el proveedor en entregar.
El stock máximo es el techo que no conviene superar, porque cada unidad de más es dinero inmovilizado, espacio ocupado y riesgo de obsolescencia.
Entre esos dos límites vive la zona sana del inventario, y ambos se definen por producto y por almacén porque un depósito de paso no necesita lo mismo que un centro de distribución.
De todos los movimientos, la transferencia entre depósitos es el único que cambia dónde está la mercadería sin cambiar cuánta hay en total.
No hay comprador ni vendedor, así que no se factura ni se genera deuda: baja el saldo de un almacén y sube el de otro.
La tentación es resolverlo con dos ajustes rápidos, uno que resta en el origen y otro que suma en el destino.
El problema aparece cuando la mercadería tarda tres días en llegar, porque durante el viaje esas unidades no tienen lugar asignado y quien vende ve un stock equivocado en los dos extremos.
Por eso nos conviene tratar la transferencia como un documento con estados y no como un par de correcciones sueltas.
Mientras viaja, la mercadería ya salió del origen y todavía no llegó al destino, y ese limbo es exactamente donde se pierden las cosas.
Un documento que declara qué salió permite reclamar cuando lo que llega no coincide con lo que se despachó.
El más común es reponer una sucursal desde el depósito central, y le sigue el rebalanceo, cuando un producto sobra en un punto de venta y escasea en otro.
También se transfiere para concentrar mercadería antes de un despacho grande o para vaciar un depósito que se cierra.
Quien recibe compara lo que dice la transferencia contra lo que bajó del camión.
Si hay diferencia, esa diferencia tiene dueño y fecha, y deja de ser un misterio compartido entre dos depósitos.
La transferencia es el movimiento interno, y el remito es el papel que viaja con la mercadería.
Si el traslado circula por vía pública puede exigir además un documento formal, y como esas exigencias cambian de una jurisdicción a otra, nos conviene confirmarlas localmente antes de definir el circuito.
Las tres palabras nombran lo mismo y conviven en el mercado hispanohablante.
En algunos países se dice bodega, en otros almacén y en otros depósito, sin que ninguna sea más correcta.
La Plataforma EGA Futura concentra la gestión de existencias en la aplicación EGA Futura Inventory, conectada con el resto de las aplicaciones donde un movimiento impacta.
Lo que cambia respecto de una planilla es que el mismo dato lo ven a la vez compras, ventas y depósito, sin versiones paralelas.
Y que el número se actualiza en el momento en que ocurre el movimiento, que es cuando sirve para decidir.
El hub de Gestión de inventario, stock y depósitos ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En eCommerce para empresas medianas: cómo vender online e integrarlo con tu Gestión vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Inventory muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.
Cómo se combina el stock por almacén con la facturación está en sistema de facturación e inventario.
Stock es un objeto propio de la base de datos, y cada uno de sus registros representa un producto dentro de un almacén.
El mismo producto guardado en tres depósitos genera tres registros de Stock, con su propio número y sus propios límites en cada uno.
La relación con Almacén es de tipo maestro-detalle y es obligatoria, de modo que todo registro de stock cuelga siempre de un depósito concreto.
Eso convierte en imposible la situación clásica de la planilla, donde aparece una cantidad sin que nadie sepa dónde está físicamente.
Como consecuencia del mismo vínculo, dar de baja un almacén arrastra los registros de stock que colgaban de él, así que las cantidades nunca quedan apuntando a un depósito dado de baja.
El campo Stock guarda la cantidad física y el campo Cantidad reservada guarda la parte ya comprometida, los dos en unidades enteras.
El campo Cantidad disponible es una fórmula de solo lectura: no se escribe a mano sino que se calcula a partir de los otros dos.
Esa decisión de diseño es la que evita el problema más común del inventario, que es tener disponibilidad editada por alguien y físico editado por otro, y que los dos números dejen de cuadrar.
El Punto de reorden y el Stock máximo se cargan por producto y por almacén, no como una política única para toda la empresa.
Así, un producto puede tener un punto de reorden alto en el depósito central y bajo en una sucursal chica que se repone desde ese mismo depósito.
Con esos dos valores en el registro, una Vista de lista filtrada por stock por debajo del punto de reorden es la lista de compras del día.
El Almacén tiene un campo Stock total que suma automáticamente las cantidades de todos sus registros de Stock.
Ese total se actualiza al cambiar cualquiera de sus hijos, sin que nadie tenga que recalcularlo.
El almacén guarda además su descripción y su Ubicación, que es lo que permite agrupar varios depósitos de una misma ciudad o sucursal.
Las Transferencias de stock son un objeto aparte, con sus líneas de detalle, y sirven para documentar el paso de mercadería de un almacén a otro.
Como la transferencia queda registrada, el movimiento tiene fecha y responsable en lugar de aparecer como una resta inexplicada en un depósito y una suma en otro.
La cabecera dice de dónde sale la mercadería y a dónde va, con Almacén origen y Almacén destino, y suma Ubicación de origen y Ubicación de destino cuando el almacén no alcanza para ubicarla.
Cada transferencia nace con un número propio que la Plataforma asigna sola, y guarda además Transporte, Fecha de Transferencia y Comentarios.
Cada Línea de transferencia nombra un producto y una cantidad, que admite dos decimales para la mercadería que se mide en kilos o en metros.
La línea apunta además a Stock origen y Stock destino, o sea al saldo concreto de ese producto en cada almacén, y esa precisión es la que permite tocar el saldo exacto y no un stock genérico.
El Estado recorre Borrador, En preparación, Lista para enviar, En tránsito y Recibida, y una transferencia nueva nace en En preparación.
Mostrados como Kanban, esos estados convierten el tablero en el mapa de todo lo que está viajando.
Y un Informe agrupado por almacén de destino muestra cuánto se movió hacia cada sucursal en el mes.
Desde la Página de registro de un producto se ve la Lista relacionada con sus existencias en todos los almacenes.
Desde el registro del almacén se ve el camino inverso: qué productos guarda y en qué cantidad cada uno.
Y como todo es dato de la base, esos mismos números alimentan Informes y Paneles de información sin exportar nada.
Estas consultas nacen del desajuste más común del depósito: hay mercadería en el estante y el sistema muestra menos disponible. Repasamos el punto de reorden, la diferencia entre stock e inventario y qué pasa con el saldo cuando la mercadería viaja de un depósito a otro.
Porque una parte de lo que está físicamente guardado ya quedó comprometida con un pedido.
Esa porción se cuenta como reservada y se descuenta del disponible, aunque siga estando en la estantería.
No: cada registro de stock pertenece obligatoriamente a un almacén.
Esa exigencia es intencional, porque una cantidad sin lugar físico no sirve para decidir si se puede despachar.
Se estima con el consumo promedio por día multiplicado por los días que tarda el proveedor en entregar, más un colchón de seguridad.
Como el plazo de entrega y el consumo cambian por depósito, el valor se define para cada combinación de producto y almacén.
El stock es la cantidad de un artículo en un lugar, es decir un número.
El inventario es el conjunto de todos esos artículos con sus cantidades, y también el nombre del recuento con el que se verifica que ese conjunto coincide con la realidad.
No: mueve unidades de un almacén a otro y el total queda igual.
Si el total cambia después de una transferencia, hubo un error de carga y no una transferencia.
Mirando la Cantidad disponible del almacén de origen antes de cargar la transferencia.
Transferir por encima de ese saldo deja el origen en negativo y traslada el problema al día siguiente.
Almacén es el depósito como unidad de stock, o sea lo que tiene saldos y totales, y Ubicación es la dirección física, con calle, ciudad, provincia y país.
Un almacén apunta a una ubicación, y esa separación permite tener dos almacenes en la misma dirección.
El objeto es EGAFutura__Warehouse_Stock__c, con etiqueta Stock, y cuenta con diecisiete campos, siete de ellos propios.
Su granularidad es un registro por combinación de producto y almacén.
El vínculo con el depósito es EGAFutura__Warehouse__c, una relación maestro-detalle obligatoria contra el objeto Almacén, que lleva ese mismo nombre de API.
Al ser maestro-detalle, el borrado del almacén propaga en cascada y la propiedad del registro hijo la determina el padre.
El producto se referencia con EGAFutura__Product__c, un Lookup contra el objeto estándar Product2.
Las cantidades son EGAFutura__Stock__c y EGAFutura__ReservedQuantity__c, ambas Number con dieciséis dígitos y cero decimales.
El campo EGAFutura__AvailableQuantity__c es de tipo Formula sobre Number y por lo tanto de solo lectura, así que no admite escritura por API ni por interfaz.
Los límites de reposición son EGAFutura__ReorderPoint__c y EGAFutura__MaxStock__c, también Number de dieciséis dígitos enteros.
El total agregado es EGAFutura__Total_Stock__c, un Roll-Up Summary de tipo SUM sobre el campo Stock de sus registros hijos.
Se completa con EGAFutura__Descripcion__c, un Long Text Area de 32768, EGAFutura__Ubicacion_almacen__c hacia Ubicación y EGAFutura__EGA_Futura_ID__c como numeración automática.
Las transferencias se modelan con EGAFutura__Stock_Transfer__c, con etiqueta Transferencia de stock, y su detalle EGAFutura__StockTransferLine__c, con etiqueta Línea de transferencia.
Estos son los campos propios de la cabecera.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Auto Number | Número de Transferencia |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Auto Number | Segundo número automático |
| EGAFutura__SourceWarehouse__c | Lookup | Almacén origen, hacia EGAFutura__Warehouse__c |
| EGAFutura__DestinationWarehouse__c | Lookup | Almacén destino, hacia EGAFutura__Warehouse__c |
| EGAFutura__Ubicacion_origen__c | Lookup | Hacia EGAFutura__Ubicacion__c |
| EGAFutura__Ubicacion_destino__c | Lookup | Hacia EGAFutura__Ubicacion__c |
| EGAFutura__Transporte__c | Lookup | Hacia EGAFutura__Transport__c |
| EGAFutura__Fecha_Transferencia__c | Date | Fecha del movimiento |
| EGAFutura__Comentarios__c | Long Text Area(32768) | Texto libre |
| EGAFutura__Status__c | Picklist | Cinco valores. Ver la tabla de abajo |
En el Estado la etiqueta y el valor almacenado coinciden, así que un filtro se escribe con el texto tal como se ve.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador |
| En preparación | En preparación, y es el valor por defecto |
| Lista para enviar | Lista para enviar |
| En tránsito | En tránsito |
| Recibida | Recibida |
Y estos son los campos propios de la línea.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__StockTransfer__c | Master-Detail | Obligatorio. Une la línea con su cabecera |
| EGAFutura__Product__c | Lookup | Hacia Product2, el objeto estándar |
| EGAFutura__Quantity__c | Number(16, 2) | Obligatorio. Admite dos decimales |
| EGAFutura__SourceWarehouseStock__c | Lookup | Hacia EGAFutura__Warehouse_Stock__c, el saldo de origen |
| EGAFutura__DestinationWarehouseStock__c | Lookup | Hacia EGAFutura__Warehouse_Stock__c, el saldo de destino |
Como el disponible es una fórmula, cualquier integración que sincronice existencias debe escribir sobre EGAFutura__Stock__c y EGAFutura__ReservedQuantity__c, y leer el disponible ya calculado.
Y como el roll-up del almacén se recalcula al modificar los hijos, no corresponde escribirlo desde afuera.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
