Kanban

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¿Qué es Kanban?

Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.
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Kanban

Este sistema de gestión y producción es muy efectivo y contribuye a generar un ambiente de alta competencia. De esa forma, se cumplen con las metas de todo proyecto en el tiempo previsto.

El método fue desarrollado por Toyota Production System, y no se plantea producir para intentar vender, sino producir a demanda de los clientes.

Hoy en día, Kanban es muy utilizado en el trabajo intelectual y de administración de empresas y procesos empresariales porque sirve para limitar las asignaciones que implica un trabajo.

Características del Kanban

Este sistema de gestión del trabajo presenta las siguientes características:

  • Se presenta visualmente en un tablero, indicando mediante tarjetas la tarea por realizar, si está en proceso, o si ya ha sido realizada.
  • Las tarjetas no son tarjetas físicas sino virtuales, sólo sirven de referencia en una pantalla.
  • Además de mostrar qué tarea está pendiente por realizarse, permite tener una idea de cuántas tareas se deberán realizar y el tiempo necesario para ellas.
  • Es un sistema evolutivo que muestra gradualmente las pequeñas actividades a realizar para lograr un objetivo.

Importancia del Kanban

Como ya se puede apreciar, la utilidad o importancia de este método se debe a que:

  • Sirve como fuente de información mostrando el estado en el que se encuentra un trabajo y los posibles obstáculos que presenta.
  • Estimula el trabajo colaborativo obteniéndose constantemente mejoras en los sistemas y procesos. 
  • Disminuye o reduce los gastos y desperdicios sin que resulte afectada la actividad productiva.
  • Permite que el cliente obtenga mayor valor con el producto recibido.

Principios de trabajo del Kanban

El Kanban, si bien es un método de gestión, contiene una filosofía de trabajo que busca controlar o evitar toda resistencia al cambio. 

De esa manera es posible evolucionar y, para ello, es necesario una participación activa de todos los miembros de un equipo en el trabajo diario.

Existen cuatro principios operativos basados en el estilo de trabajo según el método Kanban:

  • Se puede comenzar por cualquier punto sin necesidad de iniciar desde cero.
  • Se debe incentivar la evolución del trabajo y el cambio con la menor resistencia posible.
  • Se acuerda perseguir el cambio incremental y evolutivo evitando toda clase de miedos en el proceso productivo.
  • Se deben respetar los roles de cada miembro del equipo y el proceso llevado a cabo en la actualidad. 
  • Se debe promover el liderazgo en cada una de las etapas o partes del proceso. No se trata sólo de la responsabilidad directiva sino de todos los miembros.

Prácticas elementales del Kanban

Cuando se implementa el Kanban, se pueden observar un conjunto de acciones que son las que dan vida al método, estas son:

  • La visualización del trabajo en pequeñas partes o tareas por realizar. Esto ayuda a tener una idea del avance alcanzado. Se logra mediante el uso de columnas de tareas pendientes, en proceso y realizadas o aprobadas.
  • La extracción limitada de tareas, que son las pequeñas partes que conforman a un trabajo en desarrollo. Esto estimula el cambio y la evolución.
  • La supervisión y gestión de todo el trabajo, facilitando la evaluación permanente del progreso. 
  • La formulación de reglas y pautas que permiten organizar y realizar el trabajo con facilidad. 
  • El empleo de modelos que permiten introducir constantemente mejoras en la producción. Esto es, retroalimentar los procesos.

El desarrollo tecnológico y la nube digital facilitan el empleo del método Kanban. De esta forma se pueden disponer equipos de trabajo por todo el mundo.

Cada equipo remoto puede conectarse a tableros de trabajo y seleccionar la tarea que deben desarrollar.

Por ello, este método es muy empleado por empresas dinámicas para aumentar la eficiencia y la productividad en sus principales procesos.
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Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.

Transcripción del video ⌨️

[00:00:00.000]
En este vídeo vamos a aprender qué es la vista Kanban o tablero Kanban.

[00:00:08.000]
El tablero Kanban es un tipo de vista de lista que permite la visualización de un conjunto de registros con formato de tarjetas ordenadas en columnas.

[00:00:32.800]
Para ver un tablero Kanban tenemos que ir a una vista de lista. En este caso estamos en la aplicación EGA Futura Project, en el objeto tareas de proyecto. Cuando ingresamos a tarea de proyecto aparece la vista de lista que tenemos anclada para que aparezca predeterminada cada vez que ingresamos al objeto Tareas de proyecto.

[00:00:57.700]
Vamos a cambiar la lista y lo que ya conocemos es que las vistas de lista tienen columnas y los registros uno en cada fila y cada columna contiene un campo del registro. Y estas columnas son configurables.

[00:01:17.200]
Puedo agregar columnas y quitar columnas. Para ir a la vista Kanban, vamos a ir al selector de tipo de vista y elegimos Kanban. Kanban aporta al trabajo de una persona un resumen visual del estado de los registros que forman parte de una ruta o proceso.

[00:01:40.700]
En este caso, los registros que vimos en la vista de lista de tabla ahora están acomodados en columnas y tienen forma, no de filas dentro de una tabla, sino de tarjetas.

[00:01:54.200]
Los usuarios verán en el tablero Kanban todos los registros que forman parte de esa lista ordenados según su estado en una lista de estados o la etapa donde está, es decir, su estado de avance dentro de un proceso o una ruta.

[00:02:14.300]
Este tipo de vista permite determinar el avance de un conjunto de registros y poder tomar decisiones más rápidas para priorizar o establecer algún ajuste necesario para impulsar a que un objetivo sea completado o a que un proyecto avance hacia la etapa siguiente.

[00:02:36.600]
Como todas las listas el tablero Kanban tiene un nombre propio, en este caso todas las tareas de proyecto. Puede ser duplicado el tablero como base para crear uno nuevo, también tiene un menú controles en el icono del engranaje que nos sirve para aplicar preferencias y toda la funcionalidad disponible para vistas de lista.

[00:03:04.600]
Lo primero que se observa en el tablero es la barra de estado. Cada uno de los estados es el encabezado de una columna donde se ordenan los registros que pertenecen a ese estado. Un número entre paréntesis al lado del nombre de la columna indica cuántos registros hay en esa columna.

[00:03:29.100]
En cada columna se visualizan los registros en forma de tarjetas. Cada registro está en una tarjeta e incluye la información de ciertos campos del registro relevantes para el trabajo usando un tablero que la compañía puede seleccionar para que figure en las tarjetas.

[00:03:53.800]
Los campos que figuran en la tarjeta, pueden ser seleccionados por el usuario también. También se pueden incluir instrucciones como guías para el éxito e indicaciones necesarias para el trabajo.

[00:04:07.200]
El nombre de cada registro puse un vínculo que permite el acceso a la página de dicho registro si fuera necesario. Cada una de las tarjetas pueden ser desplazadas hacia las distintas columnas del tablero simplemente pinchando, arrastrando y soltando la tarjeta en otra columna para cambiar el estado del registro.

[00:04:36.100]
Y sí... ¡Hay confeti! Cuando pasamos una tarea a un estado que puede ser completado también hay confeti. Lo que veíamos, entonces, es que para arrastrar las tarjetas entre las diferentes columnas, el sistema es Drag and Drop.

[00:04:52.700]
A solicitud de cada compañía el tablero Kanban puede incluir alertas en las tarjetas mediante un icono triangular que aparecería en la tarjeta con un signo de exclamación, que sirve para resaltar un registro que requiere atención. Y presionando ese icono de alerta el usuario puede crear una nueva tarea o un nuevo evento sin necesidad de abandonar el tablero, generando una nueva actividad pendiente para gestionarla en el momento oportuno.

[00:05:24.300]
No lo tenemos a la vista en este tablero, pero lo menciono porque es muy interesante ya que cada nuevo evento que se crea a partir de ese icono de alerta se va agendar en el calendario y cada tarea se registrará en el objeto tareas y se visualizará, además, en la vista de lista de tareas  o Task.

[00:05:44.200]
¿Cómo se trabaja en el tablero Kanban? El path o ruta indica el estado en el que se encuentra el registro. En este caso vemos planificada, la siguiente etapa en progreso (de esta tarea de proyecto) y el tercer paso (esto es muy simple) completada.

[00:06:06.300]
Los registros se cambian de estado pinchando y arrastrando y soltandolas en la columna que corresponde al nuevo estado. Se puede avanzar o retroceder a menos que la compañía haya solicitado alguna etapa sin retroceso.

[00:06:22.000]
Cada tarjeta corresponde a un registro y contiene: El nombre del registro con un vínculo que conduce a la página de ese registro, los campos de relevancia o indicaciones que haya elegido la compañía o el usuario para aparecer en cada tarjeta, un botón menú de acciones que permite modificar, eliminar el registro de la base de datos y las acciones que estén permitidas según los permisos de usuario. Y también vínculos que corresponden a otros registros seleccionados que figuran dentro del registro como campos relacionados.

[00:07:06.000]
El contenido de la tarjeta, como habíamos dicho, es editable (vamos a ver luego cómo).

[00:07:13.400]
¿Que funcionalidad de lista incluye Kanban? Primero la posibilidad de anclar la lista como predeterminada, de esta manera cada vez que entremos al objeto va aparecer la lista seleccionada como predeterminada.

[00:07:32.800]
Búsqueda de registros dentro de la lista utilizando términos específicos incluidos en algún registro. Otras de las funciones de lista es el menú controles. Para personalizar el tablero donde se incluye la siguiente acción, como habíamos mencionado, teníamos seleccionar los campos que se visualizarán y en este caso serían los datos que están a la vista en cada una de las tarjetas, pero la acción más interesante es la configuración de Kanban.

[00:08:05.100]
La configuración del tablero Kanban permite clasificar los registros que forman parte del tablero. Tenemos dos campos uno de los dos es solamente el obligatorio, el primero es un campo numérico para agrupar los registros (este es el campo no obligatorio) y luego tenemos el campo obligatorio que permite seleccionar uno de los campos tipo pickles que hay en el registro o tipo menú de opciones para que cada una de esas opciones o etapas sean el encabezado de cada columna del tablero donde se ordenarán los registros.

[00:08:43.500]
Otra funcionalidad de lista es el menú tipo de vista. Éste es el botón que nos permite elegir si queremos ver los datos como tabla, como Kanban o como vista dividida. Luego un botón para visualizar detalles. En el caso de que tengamos un registro seleccionado, cuando presionamos el botón detalles hace que aparezcan los detalles del registro e indicaciones que la compañía haya determinado como información clave para poder trabajar en esa etapa de la manera más eficiente.

[00:09:26.000]
Y otras funciones de lista es crear gráfico y aplicar filtros. Como vemos la vista Kanban ofrece un estilo dinámico de visualización y de interacción con el tablero. En este caso estuvimos en el objeto tareas de proyecto vamos a ver Tareas, que este es un objeto que esta a lo largo de toda la plataforma porque es una de las actividades.

[00:09:52.700]
Vamos a mirar una vista de lista de tareas, estamos en el objeto Tareas y vamos a ver las columnas asunto, nombre, con quién está relacionado, con qué cuenta está relacionado, con qué objeto y fecha de vencimiento.

[00:10:13.300]
Vamos a pasarlo a Kanban... Y podemos ver que tenemos los estados: Sin empezar, en progreso y completado. Y otros dos, en este caso, como es una actividad, posiblemente haya que esperar a otra persona para poder completar una tarea o también diferido, que es posponer la tarea.

[00:10:38.700]
Entonces esto no es que sea un progreso, un estado de avance de un proyecto, sino que son diferentes estados en los que puedo tener a una tarea. Y cada uno de los de las columnas que vimos en la tabla están en la tarjeta como diferentes datos de este registro y conservan los vínculos para acceder, por ejemplo, en este caso al registro, aquí en contacto y más abajo una cuenta y luego tenemos la fecha que sería límite para completar esa tarea.

[00:11:16.400]
Como habíamos dicho, la lista de los registros que se ven en el tablero, esa lista puede ser modificada por diversos filtros de tal manera que incluya un grupo seleccionado y se consiga una lista personalizada para optimizar la forma personal de trabajo.

[00:11:32.200]
La forma de aplicar filtros a una lista la explicamos en un tutorial específico en EGAFutura.com/soporte/tutoriales

[00:11:42.600]
Un mismo tablero Kanban puede incluir registros de un solo usuario, de varios usuarios y de completos equipos de trabajo, lo que permite que la colaboración para el avance de los objetivos pueda darse de manera conjunta.

[00:12:00.900]
La visualización de cada uno de los registros depende de los permisos de usuario. Con todo lo que aprendimos de Kanban espero haber despertado el entusiasmo para abrir una aplicación ya mismo, elegir una vista de lista y pasarla a la vista tipo Kanban y empezar a mover tarjeta.

[00:12:25.700]
Gracias por elegir EGA Futura y nos vemos en el próximo video.

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