C贸mo usar etiquetas y temas para ser m谩s productivos organizando la informaci贸n?

En este tutorial vamos a aprender c贸mo ser m谩s organizados y m谩s productivos clasificando y ordenando nuestra informaci贸n con etiquetas y temas.

C贸mo usar etiquetas y temas para ser m谩s productivos organizando la informaci贸n?

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura est谩 totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad seg煤n las necesidades de cada empresa.
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2024
Base de datos de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial vamos a aprender c贸mo ser m谩s organizados y m谩s productivos clasificando y ordenando nuestra informaci贸n con etiquetas y temas.
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驴Qu茅 son los Hashtags, Temas o Etiquetas en Plataforma EGA Futura?

En la Plataforma EGA Futura, los hashtags (tambi茅n llamados temas o etiquetas) son palabras o frases precedidas por el s铆mbolo #.

Al crear un hashtag se convierte en un enlace que, al hacer clic en 茅l, te lleva a la p谩gina de ese tema.

Se utilizan para categorizar y agrupar informaci贸n, facilitando la b煤squeda y el seguimiento de temas espec铆ficos.

P谩gina de un Hashtag

La p谩gina del hashtag o tema muestra todas las publicaciones y comentarios que incluyen ese hashtag espec铆fico. Ofrece una vista consolidada de todas las actividades relacionadas con el tema.

En ella puedes ver las conversaciones que lo incluyen, publicaciones destacadas y cualquier archivo adjunto relacionado con el tema.

Seguimiento de Hashtags

  • Puedes seguir un hashtag para recibir notificaciones y actualizaciones en tu feed de Chatter cada vez que alguien lo use.
  • Para seguir un hashtag, simplemente tienes que ir a la p谩gina del hashtag y dar clic en en bot贸n "Seguir".
  • 驴D贸nde se utilizan?

    1. Chatter: Chatter es la herramienta de colaboraci贸n social de EGA Futura. Los hashtags en Chatter permiten etiquetar publicaciones y comentarios para que otros usuarios puedan encontrar informaci贸n relevante f谩cilmente.
    2. P谩ginas de Registro de Objetos: Los registros de objetos en la plataforma pueden tener temas asociados, lo que facilita la organizaci贸n y b煤squeda de registros relacionados.

    驴C贸mo se utilizan?

    En Chatter

    1. Crear un Hashtag:
      • Al escribir una publicaci贸n o comentario en Chatter, simplemente escribe el s铆mbolo # seguido de la palabra o frase que quieres usar como tema. Por ejemplo: #ProyectoM24.
    2. B煤squeda por Hashtag:
      • Para encontrar todas las publicaciones y comentarios relacionados con un tema, puedes hacer clic en el hashtag dentro de cualquier publicaci贸n. Esto te llevar谩 a una p谩gina que muestra todas las entradas etiquetadas con ese tema.
    3. Seguir un Hashtag:
      • Si encuentras un tema que te interesa, puedes seguirlo haciendo clic en el bot贸n "Seguir" en la p谩gina del hashtag. De esta manera, recibir谩s notificaciones cada vez que alguien publique algo nuevo con ese hashtag.

    En las P谩ginas de Registro de Objetos

    1. Agregar Temas a un Registro:
      • Abre el registro del objeto (por ejemplo, una cuenta, un contacto, una oportunidad).
      • En la secci贸n de temas, haz clic en "Agregar Tema".
      • Escribe el tema que deseas agregar. Si el tema ya existe, Plataforma EGA Futura te sugerir谩 opciones a medida que escribes. Si no existe, simplemente presiona "Enter" para crear uno nuevo.
    2. Buscar Registros por Temas:
      • En la barra de b煤squeda global de Plataforma EGA Futura, escribe el tema precedido por # para encontrar todos los registros asociados con ese tema.
    No dejes de leer m谩s adelante la secci贸n fundamental de Buenas pr谩cticas para el uso de Hashtags

    Ejemplos de Uso

    En Chatter

    Supongamos que est谩s trabajando en un proyecto llamado "Nueva Iniciativa de Marketing". Puedes publicar una actualizaci贸n en Chatter diciendo:

    "Hoy tuvimos una reuni贸n productiva sobre la #NuevaIniciativaDeMarketing. Discutimos las estrategias para el pr贸ximo trimestre."

    Al hacerlo, cualquier persona que haga clic en #NuevaIniciativaDeMarketing ver谩 todas las publicaciones relacionadas con este proyecto.

    En P谩ginas de Registro de Objetos

    Imagina que tienes un objeto "Caso de Soporte" y deseas etiquetar los casos relacionados con un problema espec铆fico:

    1. Abre un caso de soporte.
    2. En la secci贸n de temas, agrega #Error404 si el caso est谩 relacionado con un error 404.
    3. Ahora, cualquier b煤squeda de #Error404 en la barra de b煤squeda global mostrar谩 todos los casos relacionados con este error, facilitando la identificaci贸n de patrones y la resoluci贸n de problemas recurrentes.

    Buenas pr谩cticas

    Crear hashtags efectivos implica seguir ciertas pr谩cticas para asegurar consistencia y facilidad de uso.

    Aqu铆 tienes sugerencias:

    • Buscar Antes de Crear: Antes de crear un nuevo hashtag, busca en Chatter para ver si ya existe uno que cumpla con tus necesidades y para asegurarte de que no exista uno similar.
    • Evitar Abreviaciones demasiado creativas: Utiliza abreviaciones reconocibles y evita t茅rminos que puedan ser confusos o ambiguos.
    • Gu铆a de Uso: Proporciona una gu铆a de uso para los hashtags a los usuarios, indicando las reglas y pr谩cticas recomendadas.
    • Consistencia en el Idioma: Usa el mismo idioma para los hashtags dentro de una organizaci贸n. Evita mezclar idiomas a menos que sea absolutamente necesario.
    • Documentaci贸n: Documenta los hashtags oficiales y comp谩rtelos con todos los usuarios para asegurar que todos sepan qu茅 hashtags usar para diferentes temas.

    Formato de los hashtags

    A continuaci贸n van recomendaciones e informaci贸n sobre el uso de may煤sculas, caracteres especiales y longitud de los hashtags:

    Uso de May煤sculas

    1. camelCase o PascalCase: Usa may煤sculas para la primera letra de cada palabra en hashtags compuestos. Esto mejora la legibilidad. Por ejemplo, #LanzamientoQ3 en lugar de #lanzamientoq3.
    2. Consistencia: Mant茅n un estilo consistente en el uso de may煤sculas para evitar confusiones. Si decides usar CamelCase o PascalCase, aseg煤rate de que todos los usuarios lo sigan.

    驴Qu茅 son las notaciones camelCase y PascalCase? (explicaci贸n para cultura general)

    Son m茅todos de escritura que consisten en representar en una sola cadena de caracteres varias palabras unidas (como si fueran una palabra compuesta) sin utilizar separaciones ni separadores como espacios o guiones, sino generando un efecto visual de separaci贸n entre palabras consecutivas iniciando la siguiente palabra con una may煤scula (La alternancia de min煤sculas y may煤sculas facilita la lectura y comprensi贸n).

    camelCase: Las palabras son separadas con may煤sculas, salvo la primera letra que debe ir en min煤scula.

    PascalCase: Todas las palabras empiezan con una may煤scula, incluyendo la primera letra. A esta nomenclatura tambi茅n se la denomina "upper camel case" o "capital case"

    Caracteres Especiales

    1. Evitar Caracteres Especiales: Generalmente, es mejor evitar caracteres especiales como !, @, $, %, etc., ya que pueden complicar la b煤squeda y el uso de los hashtags.
    2. Guiones y Subrayados: Puedes usar guiones (-) o subrayados (_) si es necesario, pero es recomendable mantenerlos al m铆nimo. Por ejemplo, #Proyecto_Lanzamiento o #Proyecto-Lanzamiento.
    3. N煤meros: Es aceptable usar n煤meros en hashtags si son relevantes, como en #Evento2026 o #Temporada12.

    Longitud de los Hashtags

    1. Mantenerlos Cortos: Trata de mantener los hashtags lo m谩s cortos posible sin perder su significado. Hashtags largos son dif铆ciles de recordar y escribir. Por ejemplo, #Reuni贸nMensual en lugar de #Reuni贸nMensualDeVentas.
    2. Claros y Precisos: Los hashtags deben ser lo suficientemente claros y precisos para que los usuarios entiendan r谩pidamente su prop贸sito.

    Ejemplos correctos e incorrectos de Creaci贸n de Hashtags

    1. Formato: Usa CamelCase para mejorar la legibilidad.
      • Correcto: #Reuni贸nAnualEquipo2
      • Incorrecto: #reunionanualequipo2
    2. Longitud: Mant茅n los hashtags cortos y claros.
      • Correcto: #LanzamientoQ3
      • Incorrecto: #LanzamientoDelTercerTrimestreDel2024
    3. Caracteres Especiales: Evita caracteres especiales y limita el uso de guiones y subrayados.
      • Correcto: #Proyecto2028
      • Incorrecto: #Proyecto!2028

    Beneficios de Usar Hashtags, Temas o Etiquetas

    • Organizaci贸n: Mantiene la informaci贸n organizada y f谩cilmente accesible.
    • Colaboraci贸n: Fomenta la colaboraci贸n al permitir que los usuarios encuentren y sigan temas de inter茅s.
    • Eficiencia: Acelera la b煤squeda de informaci贸n relevante, mejorando la productividad.
    • Visibilidad: Aumenta la visibilidad de temas importantes dentro de la organizaci贸n.

    隆Y eso es todo! Ahora sabes c贸mo utilizar hashtags, temas o etiquetas en Plataforma EGA Futura para organizar y encontrar informaci贸n de manera eficiente. 隆Explora y empieza a etiquetar para aprovechar al m谩ximo esta funcionalidad!

    驴Qu茅 son los hashtags, temas o etiquetas en la Plataforma EGA Futura?

    Los hashtags, temas o etiquetas en la Plataforma EGA Futura son palabras o frases precedidas por el s铆mbolo # que se utilizan para categorizar y agrupar informaci贸n. Facilitan la organizaci贸n y b煤squeda de contenido relevante dentro de la plataforma.

    驴Para qu茅 sirven los hashtags en la Plataforma EGA Futura?

    Los hashtags sirven para etiquetar y organizar publicaciones en Chatter, as铆 como registros de objetos, permitiendo a los usuarios encontrar informaci贸n relacionada de manera r谩pida y eficiente.

    驴D贸nde puedo utilizar hashtags en la Plataforma EGA Futura?

    Puedes utilizar hashtags en Chatter para etiquetar publicaciones y comentarios, as铆 como en las p谩ginas de registro de objetos para categorizar y buscar registros espec铆ficos.

    驴C贸mo pueden los hashtags mejorar la colaboraci贸n en mi equipo?

    Los hashtags facilitan la colaboraci贸n al permitir que los miembros del equipo encuentren f谩cilmente publicaciones y registros relacionados con temas espec铆ficos, fomentando el intercambio de informaci贸n y la resoluci贸n de problemas.

    驴Los hashtags son solo para palabras 煤nicas?

    No, los hashtags pueden ser palabras 煤nicas o frases completas. Por ejemplo, #Marketing2024 y #EstrategiaDeVentas son ambos hashtags v谩lidos.

    驴Qu茅 beneficios obtengo al usar hashtags?

    Los beneficios incluyen mejor organizaci贸n de la informaci贸n, mayor facilidad para buscar y encontrar contenido relevante, y una colaboraci贸n m谩s eficiente entre los miembros del equipo.

    驴Los hashtags son sensibles a may煤sculas y min煤sculas?

    No, los hashtags en la Plataforma EGA Futura no son sensibles a may煤sculas y min煤sculas. #ProyectoX y #proyectox se consideran el mismo hashtag.

    驴Los hashtags est谩n disponibles para todos los usuarios?

    S铆, los hashtags est谩n disponibles para todos los usuarios de la Plataforma EGA Futura, facilitando la organizaci贸n y b煤squeda de informaci贸n para todos.

    驴C贸mo creo un hashtag en una publicaci贸n de Chatter?

    Para crear un hashtag en una publicaci贸n de Chatter, simplemente escribe # seguido de la palabra o frase que deseas utilizar como tema. Ejemplo: #NuevaIniciativa.

    驴C贸mo elimino un tema de un registro de objeto?

    Abre el registro del objeto, localiza el tema que deseas eliminar en la secci贸n de temas y haz clic en el icono de eliminaci贸n junto al tema.

    驴Puedo seguir un hashtag en Chatter para recibir actualizaciones?

    S铆, puedes seguir un hashtag en Chatter haciendo clic en "Seguir" en la p谩gina del hashtag. Recibir谩s notificaciones cada vez que haya nuevas publicaciones con ese hashtag.

    驴C贸mo puedo ver todos los registros asociados a un tema espec铆fico?

    Utiliza la barra de b煤squeda global de la Plataforma EGA Futura y escribe el tema precedido por # para ver todos los registros asociados a ese tema.

    驴Puedo editar un hashtag despu茅s de haberlo creado?

    No, una vez que un hashtag ha sido creado y utilizado en publicaciones o registros, no se puede editar. Debes crear un nuevo hashtag si necesitas realizar cambios.

    驴C贸mo puedo utilizar hashtags para gestionar proyectos en la Plataforma EGA Futura?

    Crea hashtags espec铆ficos para cada proyecto (por ejemplo, #ProyectoAlpha), 煤salo en todas las publicaciones y registros relacionados, y sigue el hashtag para recibir actualizaciones y colaborar de manera efectiva.

    驴Los hashtags se pueden utilizar en informes y dashboards?

    No directamente, pero puedes utilizar los temas asociados a los registros para filtrar y organizar los datos en informes y dashboards.

    驴Puedo restringir el uso de ciertos hashtags en la Plataforma EGA Futura?

    No hay una funcionalidad nativa para restringir el uso de hashtags espec铆ficos. Sin embargo, puedes educar a los usuarios sobre las convenciones de nombres y monitorear el uso de hashtags a trav茅s de reportes.

    驴C贸mo puedo usar hashtags para mejorar la atenci贸n al cliente?

    Puedes etiquetar casos de soporte con hashtags relacionados a problemas comunes (por ejemplo, #Error404) y buscar estos hashtags para identificar patrones y resolver problemas recurrentes de manera m谩s eficiente.

    驴Puedo ver una lista de todos los temas en un objeto espec铆fico?

    S铆, en la secci贸n de temas de un registro de objeto, puedes ver y administrar todos los temas asociados a ese objeto.

    驴C贸mo se notifican los usuarios sobre nuevos temas o hashtags relevantes?

    Los usuarios pueden seguir hashtags en Chatter para recibir notificaciones sobre nuevas publicaciones. Tambi茅n puedes enviar comunicados internos destacando nuevos hashtags relevantes.

    驴Los hashtags funcionan en la versi贸n m贸vil de la Plataforma EGA Futura?

    S铆, los hashtags funcionan en la versi贸n m贸vil de la Plataforma EGA Futura, permitiendo a los usuarios etiquetar y buscar informaci贸n desde cualquier dispositivo.

    Transcripci贸n del video 鈱笍

    [00:00:00.300]
    En este tutorial vamos a aprender c贸mo ser m谩s organizados y m谩s productivos clasificando y ordenando nuestra informaci贸n con etiquetas y temas.

    [00:00:12.300]
    Es muy com煤n que a medida que van pasando las semanas, los meses y los a帽os, en el trabajo cotidiano de una empresa se genera mucha informaci贸n que despu茅s es dif铆cil poder encontrar.

    [00:00:38.900]
    Es por eso que en la Plataforma EGA Futura podemos utilizar etiquetas y temas para clasificar y etiquetar conversaciones y registros de la base de datos.

    [00:00:51.900]
    En este tutorial vamos a aprender c贸mo utilizar esa herramienta para que cada vez que necesitemos acceder a registros de la base de datos, sobre un tema en particular, podamos encontrarlos f谩cilmente.

    [00:01:09.300]
    Antes vamos a recordar que, por supuesto, en la plataforma disponemos de un motor de b煤squeda que me da la posibilidad de Buscar pr谩cticamente cualquier registro.

    [00:01:32.100]
    La utilizaci贸n de temas y etiquetas no reemplaza al motor de b煤squeda, que por supuesto es muy vers谩til y recomiendo mucho en egafutura.com/soporte que vean los tutoriales que explican c贸mo utilizar todo el mecanismo de b煤squedas y tambi茅n que vean c贸mo utilizar favoritos porque podemos marcar determinados registros como favoritos.

    [00:01:58.600]
    Ahora vamos a focalizarnos en temas y etiqueta. A los efectos de poder mostrar esto con mucha claridad yo tengo tres pesta帽as abiertas: Una en EGA Futura Project, otra en EGA Futura 365 y otra en EGA Futura Service.

    [00:02:20.600]
    Para aquellos que son nuevos en la plataforma les recuerdo que la Plataforma EGA Futura es un conjunto de aplicaciones que interact煤an entre s铆 y que cada empresa elige qu茅 aplicaciones activar y cu谩les no y cu谩les usar.

    [00:02:42.600]
    En este caso yo tengo las 15 aplicaciones que conforman el n煤cleo de EGA Futura activas, inclusive hay m谩s aplicaciones como eCommerce (comercio electr贸nico) o como el portal de clientes, que son tambi茅n aplicaciones opcionales que se pueden activar.

    [00:03:00.800]
    En este caso, a los efectos de este tutorial yo tengo de EGA Futura Service un ticket de servicio y en la parte de abajo, tengo temas. En el caso de EGA Futura 365, estoy en una empresa, en la parte de abajo, tengo temas. Y en Project tengo una tarea de proyecto y aqu铆 tengo tema.

    [00:03:27.700]
    Vamos a suponer que yo necesito organizar mi trabajo para la presentaci贸n de un nuevo producto. Entonces yo voy a hacer, voy a crear aqu铆 un tema que se llame "nuevo producto" y esto ya es una etiqueta.

    [00:03:49.100]
    Supongamos que esta empresa es un proveedor que me ofrece alg煤n tipo de materia prima relacionada a este nuevo producto y yo lo quiero etiquetar.

    [00:04:00.900]
    Ya autom谩ticamente al poner las primeras palabras, el sistema me muestra cu谩les son las etiquetas disponibles, que coinciden con esas palabras. Yo hago clic en nuevo producto y aqu铆 en el caso un ticket de servicio tambi茅n voy a poner nuevo producto.

    [00:04:27.000]
    La cantidad de etiquetas que yo puedo incluir en un registro es de hasta 100 etiquetas, que es una cantidad absolutamente grande y suficiente como para clasificar y catalogar a cada registro.

    [00:04:44.700]
    驴Cu谩l es una de las principales ventajas de utilizar temas, etiquetas o hashtags como los llamamos en la interfaz de EGA Futura? Que 茅sta es una clasificaci贸n que complementa los campos de la base de datos. Cualquier informaci贸n presente en un campo de un registro va a poder ser buscada a trav茅s del motor de b煤squeda.

    [00:05:14.900]
    Ahora cualquier cosa que no caiga dentro de un campo se puede poner como una etiqueta y mucho m谩s todav铆a, porque en las conversaciones que se tienen dentro de los grupos de EGA Futura Habitat, por ejemplo, yo en este caso voy a ir a EGA Futura Habitat y voy a hacer un comentario...

    [00:05:39.700]
    Con el s铆mbolo numeral yo puedo invocar etiquetas o crear nuevas. En este caso yo estoy... Lo que acabo de hacer es crear una etiqueta nueva, que es proveedores y utilizar una etiqueta ya existente.

    [00:06:23.800]
    Todos aquellos que no est茅n familiarizados con el funcionamiento de la red social empresarial dentro de la Plataforma EGA Futura pueden ver los tutoriales que tenemos (los tutoriales y los cursos que tenemos) egafutura.com/soporte

    [00:06:39.100]
    Toda la red social de la Plataforma EGA es un complemento de comunicaci贸n para poder trabajar. Ahora, prestemos atenci贸n que si yo hago clic a la etiqueta... Lo que voy a estar haciendo es viajar a una p谩gina particular de esta etiqueta, en donde en noticias en tiempo real voy a poder ver todas las conversaciones en donde se menciona esta etiqueta y en relacionado, los registros.

    [00:07:15.000]
    F铆jense que ac谩 tenemos la tarea de proyecto de compra un pasaje a茅reo que acabo de etiquetar, la empresa que es Amazon y el ticket de servicio. En la parte descripci贸n, clic aqu铆, lo que puedo hacer es incluir una descripci贸n... Perfecto.

    [00:07:52.100]
    Entonces de esta manera tengo la posibilidad de que no solamente yo, sino que el resto de las personas que trabajan en mi empresa sepan qu茅 informaci贸n estoy clasificando. Y por supuesto, puedo seguir a este tema y tambi茅n lo puedo poner en favoritos.

    [00:08:17.200]
    F铆jense en favoritos tengo este tema para poder, desde cualquier lugar de la plataforma, viajar a esta p谩gina en particular y al mismo tiempo lo estoy siguiendo para que desde Chatter yo reciba notificaciones.

    [00:08:38.700]
    Por 煤ltimo 驴C贸mo viaj贸 entre registros?

    [00:08:46.100]
    Vamos a viajar a la tarea de proyecto. Muy bien, clic... Viaj茅 nuevamente. Vamos a viajar a la empresa... Y aqu铆 estoy.

    [00:09:05.100]
    Y vamos a viajar al ticket de servicio. Como vemos, podemos utilizar temas o etiquetas para clasificar y etiquetar la informaci贸n de nuestra base de datos y de esa forma lograr poder acceder m谩s c贸modamente a toda la informaci贸n.

    [00:09:27.700]
    Y por 煤ltimo, en el motor de b煤squedas, yo tambi茅n puedo acceder a los elementos recientes, en este caso proveedores, que es nada m谩s y nada menos que una nueva etiqueta o nuevo hashtag o nuevo tema que yo he creado.

    [00:09:44.200]
    Tema, etiqueta o hashtag son sin贸nimos del mismo componente dentro de EGA Futura que se puede utilizar tanto en la red social, grupos de Chatter, en todos los comentarios que yo realice y por supuesto, dentro de este lugar en los registros de la base de datos en donde aparezca.

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