C贸mo exportar informaci贸n desde EGA Futura?

Descubre las diferentes maneras posibles de exportar informaci贸n residente dentro de la base de datos del sistema de gesti贸n de EGA Futura.

C贸mo exportar informaci贸n desde EGA Futura?

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura est谩 totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad seg煤n las necesidades de cada empresa.
馃帗Tutorial actualizado en
2024
Base de datos de la Plataforma EGA Futura
Descubre las diferentes maneras posibles de exportar informaci贸n residente dentro de la base de datos del sistema de gesti贸n de EGA Futura.
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Intro

En este tutorial, te ense帽aremos c贸mo exportar informaci贸n desde la Plataforma EGA Futura de manera sencilla y efectiva.

Descubrir谩s los pasos necesarios para exportar datos con formato o en bruto, y c贸mo esta informaci贸n puede integrarse con otras bases de datos externas o aplicaciones.

Si deseas maximizar el potencial de tus datos, 隆sigue leyendo!

Desde cualquier aplicaci贸n dentro de la plataforma, puedes navegar a la secci贸n de Informes con facilidad.

A continuaci贸n, te explicaremos c贸mo visualizar los informes disponibles, personalizarlos seg煤n tus necesidades y acceder a ellos desde diferentes aplicaciones sin que la interfaz cambie.

Navegaci贸n a la secci贸n de Informes desde cualquier aplicaci贸n en la plataforma

Para acceder a la secci贸n de Informes desde cualquier aplicaci贸n en la plataforma, simplemente sigue estos pasos:

  1. Abre la aplicaci贸n que desees utilizar, como Inventory, Ventas, Compras, o cualquier otra dentro del sistema.
  2. Dir铆gete a la secci贸n de Informes ubicada en la barra de navegaci贸n. Es importante destacar que los informes son accesibles desde cualquier aplicaci贸n, lo que te brinda comodidad y facilidad de uso.
  3. Una vez en la secci贸n de Informes, podr谩s ver una lista de informes recientemente vistos, creados por ti, as铆 como informes privados y p煤blicos.

Visualizaci贸n de los informes disponibles y personalizados

Una vez dentro de la secci贸n de Informes, podr谩s visualizar los informes disponibles y personalizarlos seg煤n tus preferencias:

  • Selecciona el informe que deseas visualizar, por ejemplo, el informe de Cuentas y Contactos.
  • Aplica los filtros necesarios para refinar la informaci贸n que deseas ver en el informe.
  • Explora las opciones de exportaci贸n para compartir o utilizar la informaci贸n seg煤n tus necesidades.

Proceso de Exportaci贸n de Datos

Es importante que sepas que toda la informaci贸n contenida en la plataforma futura se puede exportar en su totalidad e incluso integrarse con otras bases de datos externas o aplicaciones.

Enfocaremos este tutorial en el proceso de exportaci贸n de datos

Selecci贸n del informe deseado para exportar

El primer paso para exportar informaci贸n es seleccionar el informe deseado.

Puedes elegir entre una variedad de informes disponibles en la plataforma, como informes de cuentas, contactos, ventas, compras, entre otros. Una vez que hayas seleccionado el informe que deseas exportar, aseg煤rate de que los filtros aplicados sean los adecuados para obtener la informaci贸n requerida.

Filtrado de datos seg煤n criterios espec铆ficos

Despu茅s de seleccionar el informe, es crucial filtrar los datos seg煤n criterios espec铆ficos. Puedes filtrar el informe por fecha, categor铆a, tipo de cliente u otras caracter铆sticas relevantes.

Esto te permitir谩 exportar 煤nicamente la informaci贸n que necesitas, evitando datos innecesarios en el archivo de exportaci贸n.

Instrucciones paso a paso para exportar informaci贸n de manera efectiva

A continuaci贸n, te presentamos un proceso paso a paso para exportar informaci贸n de manera efectiva desde la plataforma:

  1. Una vez dentro del informe seleccionado, busca la opci贸n de exportaci贸n en el men煤.
  2. Selecciona el tipo de exportaci贸n que deseas realizar: Informe con formato o Solo detalles.
  3. Para exportar un informe con formato, elige esta opci贸n y haz clic en Exportar. Se descargar谩 un archivo de Excel con formatos que podr谩s abrir y revisar.
  4. Si prefieres exportar solo los detalles sin formato, selecciona la opci贸n de Solo detalles y elige el formato CSV. Este formato es 煤til si necesitas realizar modificaciones fuera de la plataforma antes de importar los datos nuevamente.
  5. Una vez descargado el archivo de exportaci贸n, podr谩s visualizar la informaci贸n de manera clara y ordenada, ya sea con formato o en bruto, seg煤n la opci贸n elegida.
Recuerda que desde cualquier informe dentro de la plataforma, puedes exportar la informaci贸n de forma sencilla y r谩pida

驴Qu茅 tipos de informes puedo exportar desde Plataforma EGA Futura?

Puedes exportar varios tipos de informes desde Plataforma EGA Futura, como informes tabulares, res煤menes, matrices y conjuntos de datos.

Esto te permite analizar y compartir la informaci贸n de la manera que m谩s te convenga.

驴Qu茅 permisos necesito para exportar informes?

Para exportar informes, necesitas tener los permisos adecuados en Plataforma EGA Futura.

Esto generalmente incluye permisos de "Ver Informes" y "Exportar Informes".

Si no ves la opci贸n de exportar, contacta a tu administrador para verificar tus permisos.

驴Qu茅 hago si mi informe exportado no muestra todos los datos?

Si encuentras que tu informe exportado no muestra todos los datos, verifica lo siguiente:

  • Revisa los filtros aplicados en el informe original.
  • Aseg煤rate de que el l铆mite de filas exportadas no se haya alcanzado.
  • Intenta exportar en un formato diferente para ver si el problema persiste.

驴C贸mo puedo asegurarme de que mis datos exportados sean precisos?

Para garantizar la precisi贸n de tus datos exportados:

  • Revisa y ajusta los filtros en el informe original.
  • Haz una exportaci贸n de prueba y compara los resultados con el informe en Plataforma EGA Futura.

驴Qu茅 debo hacer si encuentro problemas al exportar mis informes?

隆No te preocupes! Si encuentras alg煤n problema al exportar tus informes, puedes:

  • Consultar la documentaci贸n de Plataforma EGA Futura para soluciones comunes.
  • Contactar al soporte t茅cnico de Plataforma EGA Futura para asistencia personalizada.
  • Buscar en la comunidad de usuarios de Plataforma EGA Futura, donde otros usuarios pueden tener soluciones y consejos 煤tiles.

Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:00.500]
En este tutorial vamos a aprender a exportar informaci贸n desde dentro de la plataforma EGA Futura.

[00:00:17.900]
Todos tienen que saber que la informaci贸n contenida dentro de la plataforma EGA Futura en su totalidad se puede exportar y hasta inclusive se puede integrar con otras bases de datos externas o aplicaciones.

[00:00:33.600]
En este tutorial me voy a focalizar en explicar de qu茅 manera exportar informaci贸n.

[00:00:41.300]
Quiero tambi茅n que sepan que desde EGA Futura tenemos un servicio adicional en donde autom谩ticamente exportamos toda la informaci贸n de la base de datos una vez a la semana y la enviamos a una direcci贸n de correo electr贸nico especifica.

[00:01:01.500]
Aquellos que est茅n interesados en la contrataci贸n de este servicio adicional pueden contactarnos ventas@egafutura.com o aquellos usuarios de las ediciones Enterprise, y Enterprise Unlimited, directamente comunicarse con su ejecutivo de cuenta dentro de EGA Futura.

[00:01:24.650]
Vamos a ver ahora de qu茅 forma exportamos informaci贸n.

[00:01:28.850]
Lo primero que tenemos que saber es que est茅 dentro de la aplicaci贸n que yo quiera estar, por ejemplo, me voy a cambiar a Inventory, lo que vamos a hacer (esto funciona con inventory, con ventas, con compras, con 365, con clarity) y funciona con todo lo que yo voy a explicar ahora permite exportar informaci贸n de todas las aplicaciones que conforman la plataforma EGA Futura sea cual sea.

[00:02:00.700]
Nos vamos a informes. Algo quiero explicar: mucho a veces preguntan si yo voy a Inventory, y hago click en informes: los informes que veo son los mismos que si lo hago desde por ejemplo Clarity? Si.

[00:02:23.250]
Absolutamente si. Cada vez que nosotros incluimos, por ejemplo la pesta帽a informes o paneles dentro de una aplicaci贸n siempre se accede al mismo lugar lo hacemos como comodidad.

[00:02:40.350]
Recuerden hay tutoriales relacionados abajo que explican C贸mo personalizar la barra de navegaci贸n (de eso no voy a hablar ahora) simplemente quiero dejar en claro que da lo mismo acceder a informes desde cualquiera de las aplicaciones de EGA Futura.

[00:02:57.700]
Hago click en informes, obviamente aqu铆 voy a ver los informes recientemente vistos, los creados por mi, informes privados, p煤blicos, hay tutoriales dentro de egafutura.com/soporte que explican en detalle c贸mo utilizar informes.

[00:03:19.400]
Aqu铆, pura y exclusivamente lo que voy a hacer es concentrarme en explicar c贸mo exportar informaci贸n. En este caso en concreto, por ejemplo, yo voy a elegir el informe de cuentas y contactos.

[00:03:37.800]
Que es lo que hago con el informe? 聽Una vez que el informe cumple con las caracter铆sticas de filtrado, que yo necesito (obviamente pues yo puedo filtrar al informe con determinadas caracter铆sticas, por fecha, por lo que fuere), voy a hacer click en esta opci贸n del men煤 y elegir exportar.

[00:04:09.000]
Aqu铆 yo voy a tener dos opciones de exportaci贸n y las vamos a ver en detalle ahora.

[00:04:17.900]
Primero, informe con formato. Vamos a elegir informe con formato, y vamos a, en este caso hacer click en el bot贸n exportar. Autom谩ticamente tengo un archivo que se acaba de descargar a mi PC y lo voy a abrir.

[00:04:40.300]
Qu茅 es lo que tengo en este lugar? Un archivo de Excel con formato.

[00:04:52.750]
En d贸nde puedo ver realmente de una manera c贸moda y elegante la informaci贸n que yo he exportado desde EGA Futura hacia un archivo.

[00:05:04.900]
Esto obviamente sirve para, por ejemplo, imprimir la informaci贸n, enviar este archivo v铆a WhatsApp o correo electr贸nico a otra persona y que sea comodo el acceso a la informaci贸n.

[00:05:21.950]
Ahora, vamos a ver la otra posibilidad de exportaci贸n, en donde vuelvo hacer clic aqu铆, aqu铆 y elijo, s贸lo detalles.

[00:05:37.700]
Qu茅 es solo detalles? Es el dato crudo, sin ning煤n tipo de formato. Aqu铆 vamos a recomendar el formato csv.

[00:05:50.200]
Voy aclarar para qu茅 sirve esto: Principalmente para lo 煤nico que sirve es para exportar informaci贸n y volverla a importar a EGA Futura. Hay muchas personas que exportan informaci贸n, la modifican afuera, y despu茅s la vuelven a importar.

[00:06:11.230]
No tiene demasiado sentido, porque EGA Futura tiene much铆simas posibilidades de modificar informaci贸n en su interfaz. Hay muchos tutoriales que les recomiendo que vean en egafutura.com/soporte, y otra de las necesidades en donde ustedes podr铆an requerir exportar solamente los detalles, solamente la informaci贸n, es cuando necesiten importar informaci贸n de EGA Futura en otra herramienta de software.

[00:06:48.500]
En este caso voy a elegir s贸lo detalles, clic en exportar, y f铆jense como aqu铆 tenemos el archivo csv, en donde si lo abro, por ejemplo con Excel solamente veo el dato absolutamente crudo.

[00:07:11.750]
Entonces por ejemplo, si ustedes quieren hacer un reemplazo utilizando Excel de informaci贸n, Excel permite, por ejemplo, si yo quiero que a este dato reemplazarlo masivamente (ese tipo de cuestiones se pueden hacer en Excel), entonces despu茅s ustedes pueden modificarlo en el celular, y luego importarlo o integrar con otra aplicaci贸n.

[00:07:35.800]
Recapitulando desde cualquier informe dentro de la plataforma ustedes hacen clic en esta opci贸n, eligen exportar y eligen informe con formato o s贸lo detalles.

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