Cómo exportar información desde EGA Futura?

Intro

En este tutorial vamos a ver cómo exportar información desde la Plataforma EGA Futura de manera sencilla y efectiva.

Descubrimos los pasos necesarios para exportar datos con formato o en bruto, y cómo esta información puede integrarse con otras bases de datos externas o aplicaciones.

Si queremos maximizar el potencial de nuestros datos, sigamos leyendo!

Desde cualquier aplicación dentro de la plataforma podemos navegar a la sección de Informes con facilidad.

A continuación vemos cómo visualizar los informes disponibles, personalizarlos según nuestras necesidades y acceder a ellos desde diferentes aplicaciones sin que la interfaz cambie.

Navegación a la sección de Informes desde cualquier aplicación en la plataforma

Para acceder a la sección de Informes desde cualquier aplicación en la plataforma, simplemente seguimos estos pasos:

1. Abrimos la aplicación que queramos utilizar, como Inventory, Ventas, Compras, o cualquier otra dentro del sistema.
2. Vamos a la sección de Informes ubicada en la barra de navegación. Es importante destacar que los informes son accesibles desde cualquier aplicación, lo que nos brinda comodidad y facilidad de uso.
3. Una vez en la sección de Informes, vemos una lista de informes recientemente vistos, los creados por nosotros, así como informes privados y públicos.

Visualización de los informes disponibles y personalizados

Una vez dentro de la sección de Informes, podemos visualizar los informes disponibles y personalizarlos según nuestras preferencias:

• Seleccionamos el informe que queremos visualizar, por ejemplo, el informe de Cuentas y Contactos.
• Aplicamos los filtros necesarios para refinar la información que queremos ver en el informe.
• Exploramos las opciones de exportación para compartir o utilizar la información según nuestras necesidades.

Proceso de Exportación de Datos

Es importante saber que toda la información contenida en la Plataforma EGA Futura se puede exportar en su totalidad e incluso integrarse con otras bases de datos externas o aplicaciones.

Enfocaremos este tutorial en el proceso de exportación de datos

Selección del informe deseado para exportar

El primer paso para exportar información es seleccionar el informe deseado.

Podemos elegir entre una variedad de informes disponibles en la plataforma, como informes de cuentas, contactos, ventas, compras, entre otros. Una vez seleccionado el informe que queremos exportar, hay que asegurarse de que los filtros aplicados sean los adecuados para obtener la información requerida.

Filtrado de datos según criterios específicos

Después de seleccionar el informe, es crucial filtrar los datos según criterios específicos. Podemos filtrar el informe por fecha, categoría, tipo de cliente u otras características relevantes.

Esto nos permite exportar únicamente la información que necesitamos, evitando datos innecesarios en el archivo de exportación.

Instrucciones paso a paso para exportar información de manera efectiva

A continuación vemos un proceso paso a paso para exportar información de manera efectiva desde la plataforma:

1. Una vez dentro del informe seleccionado, buscamos la opción de exportación en el menú.
2. Seleccionamos el tipo de exportación que queremos realizar: Informe con formato o Solo detalles.
3. Para exportar un informe con formato, elegimos esta opción y hacemos clic en Exportar. Se descarga un archivo de Excel con formatos que podemos abrir y revisar.
4. Si preferimos exportar solo los detalles sin formato, seleccionamos la opción de Solo detalles y elegimos el formato CSV. Este formato es útil si necesitamos realizar modificaciones fuera de la plataforma antes de importar los datos nuevamente.
5. Una vez descargado el archivo de exportación, podemos visualizar la información de manera clara y ordenada, ya sea con formato o en bruto, según la opción elegida.

Recordemos que desde cualquier informe dentro de la plataforma podemos exportar la información de forma sencilla y rápida

Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para reemplazar las planillas y los sistemas sueltos con una sola base de datos, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.

Preguntas frecuentes sobre la exportación de información

Estas son las dudas que aparecen al sacar datos hacia una planilla.

Qué tipos de informes puedo exportar desde Plataforma EGA Futura?

Puedes exportar varios tipos de informes desde Plataforma EGA Futura, como informes tabulares, resúmenes, matrices y conjuntos de datos.

Esto te permite analizar y compartir la información de la manera que más te convenga.

Qué permisos necesito para exportar informes?

Para exportar informes, necesitas tener los permisos adecuados en Plataforma EGA Futura.

Esto generalmente incluye permisos de "Ver Informes" y "Exportar Informes".

Si no ves la opción de exportar, contacta a tu administrador para verificar tus permisos.

Qué hago si mi informe exportado no muestra todos los datos?

Si encuentras que tu informe exportado no muestra todos los datos, verifica lo siguiente:

• Revisa los filtros aplicados en el informe original.
• Asegúrate de que el límite de filas exportadas no se haya alcanzado.
• Intenta exportar en un formato diferente para ver si el problema persiste.

Cómo puedo asegurarme de que mis datos exportados sean precisos?

Para garantizar la precisión de tus datos exportados:

• Revisa y ajusta los filtros en el informe original.
• Haz una exportación de prueba y compara los resultados con el informe en Plataforma EGA Futura.

Qué debo hacer si encuentro problemas al exportar mis informes?

No te preocupes! Si encuentras algún problema al exportar tus informes, puedes:

• Consultar la documentación de Plataforma EGA Futura para soluciones comunes.
• Contactar al soporte técnico de Plataforma EGA Futura para asistencia personalizada.
• Buscar en la comunidad de usuarios de Plataforma EGA Futura, donde otros usuarios pueden tener soluciones y consejos útiles.

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En este tutorial vamos a aprender a exportar información desde dentro de la plataforma EGA Futura.

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Todos tienen que saber que la información contenida dentro de la plataforma EGA Futura en su totalidad se puede exportar y hasta inclusive se puede integrar con otras bases de datos externas o aplicaciones.

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En este tutorial me voy a focalizar en explicar de qué manera exportar información.

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Quiero también que sepan que desde EGA Futura tenemos un servicio adicional en donde automáticamente exportamos toda la información de la base de datos una vez a la semana y la enviamos a una dirección de correo electrónico especifica.

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Aquellos que estén interesados en la contratación de este servicio adicional pueden contactarnos [email protected] o aquellos usuarios de las ediciones Enterprise, y Enterprise Unlimited, directamente comunicarse con su ejecutivo de cuenta dentro de EGA Futura.

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Vamos a ver ahora de qué forma exportamos información.

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Lo primero que tenemos que saber es que esté dentro de la aplicación que yo quiera estar, por ejemplo, me voy a cambiar a Inventory, lo que vamos a hacer (esto funciona con inventory, con ventas, con compras, con 365, con clarity) y funciona con todo lo que yo voy a explicar ahora permite exportar información de todas las aplicaciones que conforman la plataforma EGA Futura sea cual sea.

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Nos vamos a informes. Algo quiero explicar: mucho a veces preguntan si yo voy a Inventory, y hago click en informes: los informes que veo son los mismos que si lo hago desde por ejemplo Clarity? Si.

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Absolutamente si. Cada vez que nosotros incluimos, por ejemplo la pestaña informes o paneles dentro de una aplicación siempre se accede al mismo lugar lo hacemos como comodidad.

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Recuerden hay tutoriales relacionados abajo que explican Cómo personalizar la barra de navegación (de eso no voy a hablar ahora) simplemente quiero dejar en claro que da lo mismo acceder a informes desde cualquiera de las aplicaciones de EGA Futura.

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Hago click en informes, obviamente aquí voy a ver los informes recientemente vistos, los creados por mi, informes privados, públicos, hay tutoriales dentro de egafutura.com/soporte que explican en detalle cómo utilizar informes.

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Aquí, pura y exclusivamente lo que voy a hacer es concentrarme en explicar cómo exportar información. En este caso en concreto, por ejemplo, yo voy a elegir el informe de cuentas y contactos.

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Que es lo que hago con el informe?  Una vez que el informe cumple con las características de filtrado, que yo necesito (obviamente pues yo puedo filtrar al informe con determinadas características, por fecha, por lo que fuere), voy a hacer click en esta opción del menú y elegir exportar.

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Aquí yo voy a tener dos opciones de exportación y las vamos a ver en detalle ahora.

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Primero, informe con formato. Vamos a elegir informe con formato, y vamos a, en este caso hacer click en el botón exportar. Automáticamente tengo un archivo que se acaba de descargar a mi PC y lo voy a abrir.

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Qué es lo que tengo en este lugar? Un archivo de Excel con formato.

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En dónde puedo ver realmente de una manera cómoda y elegante la información que yo he exportado desde EGA Futura hacia un archivo.

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Esto obviamente sirve para, por ejemplo, imprimir la información, enviar este archivo vía WhatsApp o correo electrónico a otra persona y que sea comodo el acceso a la información.

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Ahora, vamos a ver la otra posibilidad de exportación, en donde vuelvo hacer clic aquí, aquí y elijo, sólo detalles.

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Qué es solo detalles? Es el dato crudo, sin ningún tipo de formato. Aquí vamos a recomendar el formato csv.

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Voy aclarar para qué sirve esto: Principalmente para lo único que sirve es para exportar información y volverla a importar a EGA Futura. Hay muchas personas que exportan información, la modifican afuera, y después la vuelven a importar.

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No tiene demasiado sentido, porque EGA Futura tiene muchísimas posibilidades de modificar información en su interfaz. Hay muchos tutoriales que les recomiendo que vean en egafutura.com/soporte, y otra de las necesidades en donde ustedes podrían requerir exportar solamente los detalles, solamente la información, es cuando necesiten importar información de EGA Futura en otra herramienta de software.

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En este caso voy a elegir sólo detalles, clic en exportar, y fíjense como aquí tenemos el archivo csv, en donde si lo abro, por ejemplo con Excel solamente veo el dato absolutamente crudo.

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Entonces por ejemplo, si ustedes quieren hacer un reemplazo utilizando Excel de información, Excel permite, por ejemplo, si yo quiero que a este dato reemplazarlo masivamente (ese tipo de cuestiones se pueden hacer en Excel), entonces después ustedes pueden modificarlo en el celular, y luego importarlo o integrar con otra aplicación.

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Recapitulando desde cualquier informe dentro de la plataforma ustedes hacen clic en esta opción, eligen exportar y eligen informe con formato o sólo detalles.