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Un Informe es una consulta guardada sobre la base de datos de EGA Futura que trae los registros que cumplen ciertas condiciones y los muestra en filas y columnas, agrupados y totalizados. La diferencia con una Vista de lista es que el Informe calcula: suma, cuenta, promedia y compara, mientras que la lista solamente muestra. Además puede combinar datos de objetos relacionados, mostrar gráficos, filtrarse en tiempo real y guardarse en carpetas con permisos propios. Cada Informe tiene su propia dirección web, así que se comparte con un enlace, y puede alimentar un Panel de información.
Un Informe responde una pregunta sobre los datos, y la respuesta se recalcula sola cada vez que se abre.
Eso es lo que lo separa de una planilla exportada, que envejece en el momento mismo en que se descarga.
La pregunta se define una sola vez y el resultado queda vivo para siempre.
Las dos herramientas muestran registros en filas y columnas, así que se confunden con facilidad.
La diferencia de fondo cabe en una frase: la Vista de lista muestra, el Informe calcula.
Una Vista de lista solo puede traer registros del objeto en el que se está trabajando.
Un Informe, en cambio, puede cruzar datos de objetos relacionados en una misma pantalla.
Y sobre todo agrupa y totaliza, algo que la lista no hace.
Por eso la pregunta de cuáles son los pedidos abiertos se resuelve con una Vista de lista, mientras que cuánto se facturó por vendedor y por mes necesita un Informe.
Filtrar decide qué registros entran, y es lo que evita mirar la base entera.
Agrupar decide cómo se ordenan esos registros en bloques, por ejemplo por vendedor, por mes o por sucursal.
Totalizar decide qué número aparece al pie de cada bloque, ya sea una suma, un promedio, una cuenta o un máximo.
Las tres juntas son las que convierten una lista larga en una respuesta corta.
A cada Informe se le puede agregar un gráfico, y el tipo se cambia sin rehacer nada.
El gráfico no es decorativo, porque hacer clic en uno de sus segmentos filtra la tabla al instante.
Eso permite pasar del total a un subconjunto y volver, sin editar el Informe ni crear una copia.
Cada Informe tiene una dirección web propia, así que alcanza con enviar ese enlace a alguien que tenga acceso.
También se puede publicar en el feed interno para discutir un resultado con el equipo.
Y para quienes no entran a la Plataforma, queda la exportación del contenido a un archivo.
Los Informes se ordenan en carpetas, y esas carpetas son las que definen quién puede verlos y modificarlos.
La gerencia quiere saber si las ventas del trimestre se concentran en pocos clientes.
Se arma un Informe filtrado por los tres meses, agrupado por cliente y totalizado por monto facturado.
El gráfico de barras muestra en dos segundos que cuatro clientes explican más de la mitad del total.
Ese Informe después se guarda, se comparte por enlace y se suma a un Panel de información para que la revisión del próximo trimestre ya esté armada.
El hub de Inteligencia de negocios, informes y tableros ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Big Data en empresas medianas: mito, realidad y qué hacer con tus Datos hoy vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
Informes y Paneles de la Plataforma muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y Base de datos de la Plataforma EGA Futura lo muestra desde otra parte del sistema.
Los Informes no pertenecen a una aplicación en particular: se llega a ellos desde cualquiera de las aplicaciones de la Plataforma.
En todas aparecen dos fichas juntas, Informes y Paneles, porque las dos herramientas trabajan de a pares.
Casi cualquier objeto de la base puede ser la fuente de un Informe.
Eso incluye tanto los objetos comerciales como los de gestión interna, de modo que un Incidente, una Vacante o un legajo de Empleado se pueden analizar igual que una venta.
La relación con el Panel de información es de dependencia y conviene tenerla clara.
El Panel no consulta la base por su cuenta, sino que muestra lo que sus Informes le entregan.
Por eso conviene armar primero los Informes que responden bien una pregunta y recién después el tablero que los reúne.
Un gráfico de Informe también se puede incrustar dentro de la Página de registro de un objeto.
Así, al abrir una cuenta se ve su propio gráfico sin salir de la ficha, y con un clic se viaja al Informe completo.
Cada fila de un Informe es un registro real y sigue siendo navegable.
Hacer clic en ella lleva directamente al registro, lo que convierte al Informe en una puerta de entrada al trabajo diario y no solo en una foto de análisis.
Un Informe y una Vista de lista se parecen en pantalla y responden a necesidades distintas. Vemos cómo se combinan varios objetos, dónde quedan guardados y cómo se comparten hacia afuera.
La Vista de lista muestra los registros de un solo objeto tal como están.
El Informe agrupa, totaliza y puede cruzar objetos relacionados, además de mostrar gráficos.
Sí, siempre que exista una relación entre ellos en la base de datos.
Esa es la ventaja principal sobre una Vista de lista, que queda encerrada en el objeto donde se la abre.
Con la exportación del contenido a un archivo, porque el enlace directo solo funciona para quien tiene acceso.
Dentro de la empresa alcanza con enviar la dirección web del Informe o publicarlo en el feed interno.
En carpetas, que son además el mecanismo que define quién puede verlos, editarlos o borrarlos.
Por eso la organización de las carpetas no es un tema estético sino de seguridad.
Los Informes y los Paneles no se protegen como los objetos, y esa es la fuente de casi toda la confusión administrativa alrededor de ellos.
En un objeto los permisos de crear, modificar y eliminar se otorgan por separado.
Acá no: existe un único permiso que habilita las tres acciones a la vez, así que no se pueden subdividir.
Quien puede crear Informes o Paneles también los puede modificar y eliminar.
Lo que sí se puede controlar es dónde ejerce esos permisos, y eso se resuelve con el uso compartido de carpetas.
Lector permite ver y ejecutar el contenido de la carpeta, pero no editarlo ni borrarlo.
Editor permite ver, editar, mover y también eliminar lo que hay dentro.
Administrador suma la posibilidad de compartir y renombrar la carpeta, además de todo lo del nivel Editor.
Conviene notar el hueco: no hay un nivel intermedio que permita editar sin eliminar.
La receta que funciona es separar las carpetas de trabajo de las carpetas definitivas.
A los Informes críticos se los deja en una carpeta donde el equipo tiene solo acceso de Lector, con lo cual nadie puede borrarlos por accidente.
En paralelo se les da una carpeta propia con acceso de Editor, donde sí pueden crear y modificar libremente.
Cuando un Informe queda terminado, un administrador lo mueve a la carpeta oficial.
Ese circuito conserva la libertad para experimentar sin poner en riesgo lo que ya está en uso.
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En este vídeo vamos a aprender, qué son los informes dentro de la Plataforma EGA Futura.
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Los informes son un conjunto de registros de la base de datos, que cumplen con una condición en particular.
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Son similares a las vistas de lista (por ejemplo lo que yo tengo aquí en pantalla es una vista de vista), son similares, pero tienen muchísima más potencia.
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Los informes se pueden acceder, desde cualquiera de las aplicaciones que conforman la Plataforma EGA Futura. En todas las aplicaciones, nosotros podemos encontrar dos fichas o pestañas llamadas informes y paneles.
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Los paneles, paneles de información, y los informes agrupan informes.
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Por ejemplo, en este caso yo estoy en EGA Futura 365: si hago clic en informes tengo la posibilidad de ver todos los informes que yo tengo en la plataforma.
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Y también puedo ver como esos informes se agrupan o clasifican en carpetas los informes.
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A diferencia de las vistas de listas, que solamente muestran registros del objeto en el cual yo estoy explorando información ejemplo, si estoy en el objeto de productos del inventario, solamente voy a ver productos.
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Si estoy en el objeto de contactos, solamente voy a ver contactos.
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Mientras que los informes, nos dan la posibilidad de ver información, no solamente agrupada por condiciones o por filtro, sino de diferentes objetos.
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Al mismo tiempo, la información se puede graficar de diferentes maneras.
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Por ejemplo en este caso en particular, yo tengo un informe de cuentas clasificadas por tipo.
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En donde cada fila representa a un registro en la base de datos, y si yo le hago clic viajo directamente a ese registro.
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A los informes los puedo modificar. Es muy potente toda la funcionalidad de creación, duplicación, y modificación de reportes.
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Y quiero recomendar que hagan las capacitaciones en vivo que tenemos en egafutura.com/vivo en donde enseñamos de una manera muy prolija, muy simple y muy detallada, cómo crear informes y paneles de información.
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Al mismo tiempo, además de poder modificar los informes, los puedo clonar en donde yo parto desde una base que es un informe ya existente, y lo clono para después hacerle modificaciones.
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A un informe también lo puedo crear desde cero.
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Lo puedo exportar, para de esa manera darle acceso a otras personas a la información que no tengan acceso a la plataforma.
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Le puedo dar acceso a la información a través de la exportación de información.
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En egafutura.com/tutoriales van a encontrar el paso a paso de cómo hacer todo esto.
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Otra de las características importantes de los informes es que cada informe tiene un URL o una dirección propia, por ejemplo esta. En donde yo puedo copiar esta dirección y enviársela por correo electrónico a otra persona, y si esa persona tiene acceso a EGA Futura, puede acceder al informe directamente.
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También podemos usar la red social interna de EGA Futura, para entre todos los miembros de una organización hablar sobre un informe en particular, o sobre la información que contiene el informe.
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Podemos también cambiar el tipo de gráfico.
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Si modificamos el informe vamos a poder agregar columnas, y por supuesto aplicar diferentes esquemas de filtros, en donde la versatilidad que vamos a tener para ver información filtrada es muy grande.
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Otra de las cosas que nos permiten hacer los informes (hablando de filtros), es filtrar información en tiempo real haciendo clic en segmentos de un gráfico.
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Por ejemplo, si yo en este caso concreto sé que tengo tres cuentas que son tipo proveedor, si yo hago clic en este segmento (prestemos atención que se pone de color gris), todo el gráfico se queda en color el segmento activo y solamente veo la información.
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Si hago clic en otro lugar, vuelvo a ver la información por completo.
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También podemos hacer una búsqueda por algún tipo de dato contenido en el informe.
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Los informes te permiten agrupar información de la base de datos de EGA Futura de una manera cómoda, simple, amigable, aplicar gráficos, filtros, ordenar esos informes en diferentes carpetas.
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Y también lo que podemos hacer es vincular un informe a un panel de información.
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Al mismo tiempo, los informes también pueden ser accedidos desde dentro de la interfaz de usuario de EGA Futura.
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Por ejemplo, aquí estoy en EGA Futura Service, y voy a ir a la ficha cuentas, y prestemos atención como yo puedo tener acceso a un gráfico de un informe desde dentro de una cuenta por ejemplo.
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Y que sí obviamente elijo ver informe, voy a viajar directamente al informe.
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Para mucha más información acerca de informes, paneles de información de toda la Plataforma EGA Futura, te recomiendo visitar egafutura.com/tutoriales.
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