C贸mo crear un informe personalizado dentro de EGA Futura?

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馃帗Tutorial actualizado en
2020
Informes y Paneles de la Plataforma EGA Futura
La Plataforma EGA Futura cuenta con una gran cantidad de informes los cuales se pueden modificar, clonar o duplicar para luego ser modificados y as铆 cumplir los requerimientos de cada empresa. En este tutorial vamos a aprender a crear un informe personalizado.
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Transcripci贸n del video 鈱笍

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En este tutorial vamos a aprender a crear un informe personalizado dentro de la Plataforma EGA Futura.

[00:00:18.300]
La Plataforma EGA Futura de manera predeterminada cuenta con una gran cantidad de informes los cuales se pueden modificar, clonar o duplicar para luego ser modificados y as铆 cumplir los requerimientos de cada empresa.

[00:00:37.000]
Ahora, tambi茅n es posible crear informes de cero y es eso lo que yo les voy a explicar ahora.

[00:00:45.700]
Antes de comenzar una peque帽a Introducci贸n: A lo largo de todas las aplicaciones que conforman la Plataforma EGA Futura se puede acceder a dos fichas o dos pesta帽as que son las de informes y paneles.

[00:01:06.300]
Si hacemos clic en Informes y luego clic en Todos los informes tenemos la posibilidad de ver la totalidad de los informes a los cuales nosotros tenemos acceso seg煤n nuestro perfil de usuario.

[00:01:22.000]
Para crear un informe nuevo, simplemente lo que tenemos que hacer es clic en Nuevo informe y a partir de all铆 seleccionar el tipo de informe que va a ser el punto de partida del informe nuevo que vamos a crear.

[00:01:42.700]
EGA Futura se distribuye con una gran cantidad de tipos de informe predeterminado y el tipo de informe principalmente determina qu茅 campos y qu茅 objetos son los que est谩n disponibles.

[00:01:57.800]
Para hacer las cosas simples voy a (siempre utilizo el mismo ejemplo porque es muy vers谩til) voy a focalizarme en crear un informe nuevo de cuentas.

[00:02:09.600]
Entonces en este peque帽o cuadro de b煤squeda, voy a escribir "cuentas" y prestemos atenci贸n que hay varios tipos de informes: Cuentas solamente, contactos y cuentas en donde en este tipo de informe en particular voy a tener informaci贸n de dos objetos: El objeto de contactos y el objeto de cuentas, proyectos con cuentas, actividades con cuentas y as铆 sucesivamente.

[00:02:37.900]
驴Qu茅 es lo que voy a hacer yo en este ejemplo particular? Voy a elegir simplemente cuentas. Lo primero que nosotros tenemos que ver es que cuando elegimos un tipo de informe, autom谩ticamente tenemos una determinada cantidad de campos predeterminados en el informe.

[00:03:02.200]
Y antes de comenzar a jugar con todas las posibilidades que tenemos, lo primero que yo recomiendo hacer es hacer clic en esta opci贸n y elegir Propiedades. Me voy a concentrar en el nombre el informe, donde o voy a elegir aqu铆 cuentas de Chile.

[00:03:23.400]
Este nombre exclusivo se genera autom谩ticamente, no le prestemos atenci贸n. Descripci贸n del informe... Como ya saben a lo largo de todas las clases en vivo, tutoriales y cursos que impartimos desde egafutura.com/soporte tanto a los informes como a los paneles, recomendamos mucho describirlos con preguntas.

[00:03:51.800]
Por ejemplo... Muy bien. Y luego seleccionamos la carpeta.

[00:04:11.100]
Tenemos informes p煤blicos, informes privados, todas las carpetas y podr铆amos navegar en diferentes carpetas. Yo voy a elegir ventas Chile. Tambi茅n tenemos la posibilidad de crear una nueva carpeta.

[00:04:27.200]
Hay un tutorial dentro de egafutura.com/tutoriales que les explica bien en detalle c贸mo funciona toda la estructura de carpetas, tanto de paneles e informes que recomiendo ver. Guardar.

[00:04:42.800]
Si prestamos atenci贸n, el nombre del informe ya fue actualizado y obviamente las propiedades est谩n aqu铆.

[00:04:54.000]
驴Qu茅 es lo que tengo en este lugar? Los campos que yo puedo incluir, como por ejemplo el sector.

[00:05:04.300]
驴C贸mo tengo la chance de ver cu谩l es la totalidad de campos disponibles? Aqu铆, en seleccionar campos veo seg煤n el tipo de informe que yo he utilizado para este informe nuevo. 驴Cu谩les son todos los campos disponibles?

[00:05:24.100]
Filtros. De manera predeterminada van a aparecer estos valores y yo recomiendo siempre elegir todos los registros. Y al menos para comenzar a trabajar, siempre. Si prestamos atenci贸n al tener esta opci贸n aqu铆 activada voy a poder ver, en tiempo real, los registros.

[00:05:53.800]
Vamos a ver c贸mo luce esto. Genial, ac谩 lo que estoy viendo es un informe nuevo. Vamos a modificarlo. Una de las cosas que seguramente voy a querer hacer es acomodar el orden de las columnas.

[00:06:18.700]
Las columnas las puedo acomodar de dos formas: Puedo arrastrarlas, por ejemplo, y hacer eso... O simplemente desde aqu铆... en donde el nombre de la cuenta va a ir primero, luego el tipo de cuenta. Vamos a ver c贸mo queda esto. Muy bien.

[00:06:51.100]
Vamos a seguir jugando para darle m谩s forma a nuestro informe. Hago clic en modificar y en realidad a m铆 me gustar铆a poder agrupar estas cuentas.

[00:07:05.500]
驴C贸mo las voy a agrupar? Principalmente por tipo. Entonces, voy a hacer clic en este lugar y voy a seleccionar la opci贸n Agrupar filas por este campo. Prestamos atenci贸n... Ahora est谩n agrupadas. Vamos a ver c贸mo luce... Muy bien.

[00:07:25.700]
Si yo presto atenci贸n aqu铆 en cliente directo 1,2,3,4,5 son cinco clientes los que tengo porque contabiliza o cuenta la cantidad de registros por cada tipo.

[00:07:46.600]
Voy a seguir haciendo cambios. Lo que yo podr铆a, sin ning煤n tipo de problema, tambi茅n hacer otra agrupaci贸n que es por propietario. Entonces aqu铆 las filas tambi茅n las voy a agrupar y aqu铆 tengo la primera agrupaci贸n que es por tipo y la segunda agrupaci贸n qu茅 es por propietario.

[00:08:07.700]
Vamos a ver c贸mo queda. Excelente. Vamos a seguir haciendo cambios.

[00:08:15.600]
Por supuesto, que al informe lo puedo filtrar en este tutorial no vamos a ver filtros simplemente nos vamos a concentrar en c贸mo crear un informe nuevo. Hay una capacitaci贸n en vivo dentro de egafutura.com/vivo que es la INFO-101. Les recomiendo mucho hacer esa capacitaci贸n en vivo.

[00:08:43.500]
egafutura.com/vivo dura una hora aproximadamente y ah铆 exploramos en profundidad todas las capacidades de creaci贸n de informes y paneles.

[00:08:56.700]
Sigamos con el tutorial. Vamos a agregar un gr谩fico. Agregar gr谩fico... Los gr谩ficos siempre utilizan las columnas de agrupaci贸n para mostrar informaci贸n. Por ejemplo, en este caso en particular estamos utilizando tipo.

[00:09:16.800]
En este icono podemos cambiar el formato del gr谩fico. Vamos a ver c贸mo queda... Muy bien. Tenemos un informe nuevo con dos columnas que est谩n agrupando y al mismo tiempo un gr谩fico.

[00:09:45.300]
Ya que estamos hablando de gr谩fico, algo para tener sumamente en cuenta y es que en este caso yo tengo un c铆rculo, tengo un anillo con diferentes segmentos. Si yo hago clic voy a estar filtrando la base de datos por esos valores. Clic en otro lugar... Vuelvo a tener todos los registros.

[00:10:07.800]
Voy a seguir trabajando el gr谩fico al informe y voy a seleccionar, por ejemplo, la barra apilada... En donde la barra apilada lo que va a hacer (en otros tutoriales nos vamos a poner en profundidad con los detalles de los gr谩ficos) es mostrarme, en este caso, todos los clientes directos, pero al mismo tiempo por propietario de cuenta y por supuesto el funcionamiento de los filtros din谩micos funciona siempre.

[00:10:49.200]
Esto es funcionalidad est谩ndar de la plataforma en cualquiera de los informes que ustedes hagan.

[00:10:56.100]
Otra de las cosas que pueden hacer es colaborar. Por ejemplo, cuentas en Chile... Ustedes pueden mencionar a un grupo o a un usuario y por ejemplo... Ah okay, miren qu茅 interesante... Este usuario no tiene acceso a este informe por la ubicaci贸n en donde lo puse, por lo tanto, si yo lo menciono esta... esta menci贸n no la va a ver, pero si yo estoy, por ejemplo, arrobando a un usuario o a un grupo que tenga acceso a este informe, s铆 le va a llegar la notificaci贸n y podemos tener una charla contextual sobre toda la informaci贸n que est谩 presente aqu铆.

[00:11:49.000]
驴C贸mo este informe nuevo que yo acabo de crear se organiza dentro de la estructura de carpetas?

[00:11:58.100]
Si hacemos un poco de memoria... Yo eleg铆 茅sta y aqu铆 lo podemos ver.

[00:12:06.600]
Por supuesto que el informe lo puedo mover a una carpeta completamente diferente en caso de que yo quiera y les voy a comentar, por 煤ltimo, otra posibilidad de crear informes nuevos, que es duplic谩ndolo.

[00:12:33.200]
En este caso en particular yo tengo ya un informe predeterminado que viene con EGA Futura... Yo voy a hacer clic en Guardar como.

[00:12:48.200]
Ac谩 yo tengo copia. Le voy a sacar copias de activos fijos... Muy bien. El nombre se genera autom谩ticamente y en este caso en particular yo voy a elegir que se administre... se guarde este informe en informes privados.

[00:13:26.600]
Eso significa que solamente yo voy a ver este informe. Esta es una buena pr谩ctica. Informes privados sirve para dos cosas: La primera, vamos a suponer que estamos creando un informe nuevo o duplicando un informe ya existente y haci茅ndole cambios.

[00:13:41.900]
Cuando yo estoy realizando las modificaciones de ese informe es una buena pr谩ctica que solamente yo lo vea. Para no molestar o no confundir a otros usuarios dentro de la empresa.

[00:13:53.900]
Y al mismo tiempo, despu茅s yo puedo mover ese informe a carpeta p煤blica. Y al mismo tiempo tambi茅n esto sirve para crear filtros en particular o 贸rdenes de columnas diferentes a informes que ya existen y los tengo de manera privado porque por el tipo de trabajo que yo como usuario tenga que hacer d铆a a d铆a, eso me sirve.

[00:14:18.800]
Entonces, recapitulando: 驴C贸mo podemos crear un informe nuevo? Duplicando uno ya existente o desde la ficha de informes haciendo clic en Nuevo informe.

[00:14:31.500]
Aqu铆 voy a poder elegir un tipo de informe que va a ser el punto de partida y una vez que yo cree el informe nuevo lo voy a poder modificar, voy a poder agregar columnas, las columnas disponibles las voy a poder ver aqu铆 y aqu铆, voy a poder implementar filtros desde este lugar, voy a poder (haci茅ndole clic a ese bot贸n) agregar un gr谩fico y haci茅ndole clic a este bot贸n, cambiar las propiedades del gr谩fico.

[00:15:14.700]
En propiedades voy a poder elegir la carpeta en donde se ubica, cu谩l es la descripci贸n y cu谩l es el nombre. Y por 煤ltimo, haciendo clic en la opci贸n colaborar, voy a poder mediante la red social empresarial de EGA Futura interactuar con el resto de las personas de mi organizaci贸n.

[00:15:40.600]
Les recomiendo mucho, como comentaba hace un minuto atr谩s, hacer la capacitaci贸n en vivo INFO-101 que tenemos en egafutura.com/vivo.

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