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Tutoriales actualizados
Vinculamos una nota con uno o varios registros, conservamos el contexto y controlamos quién puede consultar o modificar la información relacionada.
La relación permite encontrar una nota desde los clientes, proyectos u otros registros sobre los que aporta contexto.
Una misma nota puede vincularse con varios registros. Eso evita duplicar contenido y facilita mantener una versión actual.
Definimos el propósito, revisamos privacidad y confirmamos que los registros sean los correctos.
Accedemos desde una acción global, Notas o un registro.
Usamos la acción disponible en el borde inferior.
Seleccionamos el objeto y escribimos parte del nombre.
Confirmamos cada relación y repetimos cuando la nota necesita varios contextos.
Revisamos contenido y relaciones antes de cerrar.
Abrimos una muestra y comprobamos que la nota aparezca.
Revisamos títulos, relaciones y acceso. Quitamos vínculos incorrectos sin eliminar la nota necesaria.
No vinculamos notas genéricas con numerosos registros ni compartimos información sensible sin revisar permisos.
Una convención de títulos y responsables mejora la recuperación. Incluimos tema, período o proceso sin copiar datos sensibles. Si una relación deja de ser pertinente, la retiramos y conservamos la nota en los contextos correctos. Así reducimos duplicación y mantenemos una fuente única de información.
Consulta productividad personal y Interfaz de la Plataforma EGA Futura para integrar este procedimiento con el proceso completo.
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Estas son las dudas que aparecen al vincular una nota con su contexto.
Sí, cuando la funcionalidad y los permisos lo permiten.
No. Mantiene una nota vinculada a varios registros.
Depende de la privacidad de la nota y del acceso a los registros.
Sí, sin borrar necesariamente la nota.
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En este vídeo vamos a aprender cómo asociar o relacionar las notas a los registros en EGA Futura.
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Vamos a crear una nueva nota para poder relacionarla a registros de la plataforma. Podemos crear una nota desde el botón de Acciones globales, desde dentro de un registro, desde la página de inicio de notas, como estamos ahora desde el botón Nuevo o desde la pestaña notas, menú de acciones, opción Nueva nota de contenido.
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Vamos a maximizar la ventana para trabajar a pantalla completa y vamos a generar una nueva nota para relacionarla con registros de la plataforma.
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Se puede vincular una nota con múltiples registros. Para eso debemos presionar el botón Agregar a registros que encontramos en el borde inferior de la ventana de una nota y encontramos la ventana que nos permite agregar registros con el anuncio que nos indica que una nota en un registro es visible para todos los usuarios con acceso a ese registro de forma predeterminada, es decir, al registro que relacionemos con esta nota, aquellos usuarios que pueden visualizar ese registro también van a poder visualizar la nota que estamos creando.
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Para agregar un registro lo primero que encontramos es el menú que nos permite seleccionar el objeto. En este menú se despliegan los objetos de la plataforma y vamos a elegir uno de los objetos. Dentro de ese objeto podemos buscar uno de los registros, podemos relacionar esta nota con registros de diferentes objetos, siempre seleccionando primero el objeto y luego el registro, podemos asociar esta nota a todos los registros que sea necesario.
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Si nosotros agregamos estos registros sin hacer alguna aclaración especial todas las personas que tengan acceso a estos registros también van a poder visualizar la nota, pero si queremos conservar la nota en forma privada podemos seleccionar esta casilla que impide que aquellos usuarios con acceso a estos registros puedan visualizar la nota.
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Si agregamos estos registros relacionados a la nota con esa condición seleccionada, vemos que la nota continúa siendo privada, en cambio, si quiero permitir que aquellos usuarios con acceso a los registros asociados puedan visualizar la nota, puedo modificar esa condición quitando la selección de esta casilla que restringe el acceso a la nota y estos registros con los que hemos relacionado la nota le van a heredar a la nota los mismos permisos de acceso.
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Por eso vamos a encontrar en la nota la etiqueta que dice Visibilidad establecida por registro y un candado abierto que indica que aquellas personas que pueden acceder a los registros relacionados también van a poder visualizar la nota. De esta forma hemos agregado una nota a varios registros.
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Si queremos ver dentro del registro dónde se encuentra guardada la nota, vamos a ir al registro, aquí estamos en uno de los registros relacionados con esta nota y vamos a encontrar en la lista relacionada Notas y en esta página todos los usuarios con acceso a este registro también van a poder visualizar las notas relacionadas que no sean privadas.
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Sí quisiéramos generar una nueva nota relacionada con este registro o con cualquier registro simplemente debemos entrar al registro, dirigirnos a la lista relacionada de Notas y archivos, presionar el botón Nueva nota y estaremos creando una nueva nota que predeterminadamente aparece relacionada con el registro donde estamos trabajando.
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Podemos agregar nuevos registros relacionados presionando el botón Agregar a registros. también podemos establecer la privacidad de esta nota seleccionando la casilla que restringe la visualización de esta nota para otros usuarios y si fuera necesario elegir otros objetos y agregar otros registros.
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Y para administrar la totalidad de nuestras notas y también de las notas que han sido compartida con nosotros, vamos a la pestaña Notas que encontramos en la barra de navegación y encontraremos todas las notas agrupadas en diferentes listas desde donde podemos administrar y gestionar todas las notas de forma centralizada.
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Nos vemos en el siguiente vídeo y gracias por elegir EGA Futura.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
