C贸mo asociar o relacionar las Notas a los registros en EGA Futura?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Interfaz de la Plataforma EGA Futura
Organiza tu trabajo de una manera m谩s efectiva, vinculando Notas privadas y compartidas, con diferentes registros de la base de datos.
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Transcripci贸n del video 鈱笍

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En este v铆deo vamos a aprender c贸mo asociar o relacionar las notas a los registros en EGA Futura.

[00:00:09.100]
Vamos a crear una nueva nota para poder relacionarla a registros de la plataforma. Podemos crear una nota desde el bot贸n de Acciones globales, desde dentro de un registro, desde la p谩gina de inicio de notas, como estamos ahora desde el bot贸n Nuevo o desde la pesta帽a notas, men煤 de acciones, opci贸n Nueva nota de contenido.

[00:00:41.000]
Vamos a maximizar la ventana para trabajar a pantalla completa y vamos a generar una nueva nota para relacionarla con registros de la plataforma.

[00:00:52.000]
Se puede vincular una nota con m煤ltiples registros. Para eso debemos presionar el bot贸n Agregar a registros que encontramos en el borde inferior de la ventana de una nota y encontramos la ventana que nos permite agregar registros con el anuncio que nos indica que una nota en un registro es visible para todos los usuarios con acceso a ese registro de forma predeterminada, es decir, al registro que relacionemos con esta nota, aquellos usuarios que pueden visualizar ese registro tambi茅n van a poder visualizar la nota que estamos creando.

[00:01:35.200]
Para agregar un registro lo primero que encontramos es el men煤 que nos permite seleccionar el objeto. En este men煤 se despliegan los objetos de la plataforma y vamos a elegir uno de los objetos. Dentro de ese objeto podemos buscar uno de los registros, podemos relacionar esta nota con registros de diferentes objetos, siempre seleccionando primero el objeto y luego el registro, podemos asociar esta nota a todos los registros que sea necesario.

[00:02:10.800]
Si nosotros agregamos estos registros sin hacer alguna aclaraci贸n especial todas las personas que tengan acceso a estos registros tambi茅n van a poder visualizar la nota, pero si queremos conservar la nota en forma privada podemos seleccionar esta casilla que impide que aquellos usuarios con acceso a estos registros puedan visualizar la nota.

[00:02:38.500]
Si agregamos estos registros relacionados a la nota con esa condici贸n seleccionada, vemos que la nota contin煤a siendo privada, en cambio, si quiero permitir que aquellos usuarios con acceso a los registros asociados puedan visualizar la nota, puedo modificar esa condici贸n quitando la selecci贸n de esta casilla que restringe el acceso a la nota y estos registros con los que hemos relacionado la nota le van a heredar a la nota los mismos permisos de acceso.

[00:03:15.000]
Por eso vamos a encontrar en la nota la etiqueta que dice Visibilidad establecida por registro y un candado abierto que indica que aquellas personas que pueden acceder a los registros relacionados tambi茅n van a poder visualizar la nota. De esta forma hemos agregado una nota a varios registros.

[00:03:40.500]
Si queremos ver dentro del registro d贸nde se encuentra guardada la nota, vamos a ir al registro, aqu铆 estamos en uno de los registros relacionados con esta nota y vamos a encontrar en la lista relacionada Notas y en esta p谩gina todos los usuarios con acceso a este registro tambi茅n van a poder visualizar las notas relacionadas que no sean privadas.

[00:04:07.900]
S铆 quisi茅ramos generar una nueva nota relacionada con este registro o con cualquier registro simplemente debemos entrar al registro, dirigirnos a la lista relacionada de Notas y archivos, presionar el bot贸n Nueva nota y estaremos creando una nueva nota que predeterminadamente aparece relacionada con el registro donde estamos trabajando.

[00:04:33.800]
Podemos agregar nuevos registros relacionados presionando el bot贸n Agregar a registros. tambi茅n podemos establecer la privacidad de esta nota seleccionando la casilla que restringe la visualizaci贸n de esta nota para otros usuarios y si fuera necesario elegir otros objetos y agregar otros registros.

[00:04:55.100]
Y para administrar la totalidad de nuestras notas y tambi茅n de las notas que han sido compartida con nosotros, vamos a la pesta帽a Notas que encontramos en la barra de navegaci贸n y encontraremos todas las notas agrupadas en diferentes listas desde donde podemos administrar y gestionar todas las notas de forma centralizada.

[00:05:18.900]
Nos vemos en el siguiente v铆deo y gracias por elegir EGA Futura.

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