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Tutoriales actualizados
Una vez que se han habilitado las notificaciones para actividades (Tareas y eventos) se recibirán recordatorios.
Para conocer qué son y cómo funcionan los recordatorios de tareas y eventos tenemos un completo tutorial.
Los recordatorios de eventos y tareas se muestran como tarjetas de notificación que aparecen en la interfaz de usuario debajo de la campana de notificaciones mientras estamos trabajando en la plataforma.
Con la excepción de la asignación de tarea por otro usuario en cuyo caso se envía un email
Las preferencias de recordatorios se pueden establecer desde Configuración personal.
Encontramos la configuración personal en un vínculo que aparece al dar clic sobre la foto de perfil de usuario.
Para establecer las preferencias de recordatorios de tareas y eventos hay que seguir estos pasos:
En la siguiente imagen veremos los puntos mencionados:
Los recordatorios ofrecen la posibilidad de ser activados seleccionando la casilla de selección o desactivados quitando la marca de la casilla.
Ciertas opciones también permiten ajustar horario y anticipación de los recordatorios mediante ajuste de la preferencia en el campo que ofrecen para establecer tal preferencia.
A continuación vamos a recorrer las opciones de recordatorios.
Seleccionar esta opción habilita los recordatorios de tareas.
Una tarjeta de notificación aparecerá en el momento que vamos a indicar en la siguiente opción de configuración y depende de la fecha de vencimiento de la tarea establecida en el momento de la creación de la misma.
Este recordatorio se abre como una tarjeta de notificación el día de vencimiento de la tarea a la hora indicada en la siguiente opción de la configuración de recordatorios llamada: Establecer recordatorios de tareas y eventos de todo el día predeterminados a.
Tiene efecto sobre los eventos que hayan sido creados con la duración: Todo el día, duración indicada en el momento de la creación del evento.
Esta opción permite seleccionar la hora a la que se recibirán los recordatorios de tareas y eventos de día completo.
Predeterminadamente ofrece el valor 8:00 AM en el día del vencimiento de una tarea o día del evento.
Cada usuario puede reemplazar este valor predeterminado y elegir una hora específica para estos recordatorios.
En la siguiente imagen vemos el campo para seleccionar hora:
Se puede desactivar el recordatorio o cambiar la hora del recordatorio al modificar una tarea.
En la siguiente imagen vemos el campo Fecha de vencimiento de una tarea:
Seleccionar esta opción habilita los recordatorios de eventos.
El recordatorio es una Tarjeta de notificación que aparece en la interfaz de usuario mientras estamos trabajando en la plataforma.
Una tarjeta de notificación aparecerá en el momento que vamos a indicar en la siguiente opción de la configuración de recordatorios llamada: Establecer recordatorios de eventos predeterminados a, y depende del horario de inicio del evento establecido en el momento de la creación del evento.
En la creación de un evento se establece:
En la siguiente imagen vemos la ventana de creación de evento nuevo y las opciones de fecha y horarios:
En esta opción debemos indicar con cuánta anticipación a la hora de inicio del evento queremos que aparezca la Tarjeta de notificación emergente en la interfaz de usuario.
Predeterminadamente se establece 15 minutos antes del inicio de un evento.
Si se habilita esta opción seleccionando la casilla, cada vez que otro usuario nos asigne una tarea recibiremos un email de notificación.
Sobre asignación de tareas a otro usuario se debe tener en cuenta lo siguiente.
Si bien existe la opción para recibir un email cuando alguien nos asigna una tarea, No existe ninguna opción para enviar un email cuando uno asigna una tarea a otro.
Esto quiere decir que si el usuario asignado a la tarea que hemos creado tiene desactivada esta opción de configuración personal, no recibirá ningún recordatorio por email de que le hemos asignado una tarea.
Los recordatorios de actividades se actualizan automáticamente cada 10 minutos.
Tener en cuenta este lapso para crear los eventos con una anticipación suficiente que permita la actualización más el tiempo para que aparezca la tarjeta de notificación.
Es decir, al crear o modificar tareas y eventos se deben guardar los cambios que afecten a los recordatorios al menos 10 minutos antes de que se programen los recordatorios.
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para que las agendas, las tareas y los vencimientos del equipo estén en un mismo lugar, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas dudas aparecen cuando un recordatorio no llega a tiempo o llega a alguien que no lo esperaba.
Los recordatorios de actividades se actualizan cada 10 minutos. Por eso conviene guardar las tareas y los eventos al menos diez minutos antes del horario en que debería aparecer la tarjeta.
Solo si tiene activada esa opción en su configuración personal. No existe ninguna opción para forzar el envío desde quien asigna la tarea, así que el aviso puede no llegar nunca por correo.
De forma predeterminada, a las 8:00 AM del día del vencimiento de la tarea o del día del evento. Cada usuario puede reemplazar ese valor por el horario que le resulte más útil.
La tarjeta emergente aparece 15 minutos antes del inicio del evento en la configuración predeterminada. Ese margen se puede ajustar en las preferencias de recordatorios.
Sí. Al modificar la tarea se puede desactivar su recordatorio o cambiarle la hora, sin tocar la configuración general. La preferencia general sigue valiendo para las demás actividades.
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En este vídeo vamos a aprender cómo configurar los recordatorios de actividad dentro de EGA Futura.
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Las tareas o actividades dentro de EGA Futura tienen recordatorios y en este vídeo vamos a aprender a configurarlos.
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Antes de avanzar una aclaración: Estoy hablando de tareas simples, no estoy hablando de las tareas de proyecto de EGA Futura Project. Si uds necesitan información acerca de tareas de proyecto, administración de proyectos y EGA Futura Project les recomiendo ver los tutoriales y los cursos disponibles dentro del área de soporte de EGA Futura.
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Vamos a ir al ángulo superior derecho, vamos a hacer clic en el icono de perfil de usuario, posteriormente vamos hacer clic en Configuración y allí vamos a ir a Calendario y Recordatorios y hacer clic en Recordatorios de actividad.
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Me voy a focalizar en las más importantes que son la primera y la última opción, por supuesto que el consejo es que dejen todo como está, que es la configuración óptima.
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Independientemente de eso, aquellos usuarios que no quieran ver recordatorios en pantalla relacionados con tareas pueden hacer clic en estación para no ver recordatorios en pantalla. Y aquellos que no quieran recibir un correo electrónico cuando alguien le asigne una tarea simplemente hagan clic en ese lugar para desactivar esta funcionalidad.
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Por supuesto que la recomendación es dejar todo cómo viene preconfigurado de fábrica y tengan en cuenta que aquellos que quieran un nivel más de flexibilidad pueden utilizar las opciones que les acabo de mostrar recién.
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