C贸mo configurar los Recordatorios de actividad para Tareas y Eventos?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Interfaz de la Plataforma EGA Futura
Aprende a activar y desactivar notificaciones con tarjetas de notificaci贸n emergentes y correos electr贸nicos para tus actividades, tareas y eventos dentro de la plataforma.
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Notificaciones de tareas y eventos

Una vez que se han habilitado las notificaciones para actividades (Tareas y eventos) se recibir谩n recordatorios.

馃摎馃摉 Para conocer qu茅 son y c贸mo funcionan los recordatorios de tareas y eventos tenemos un completo tutorial.

Recordatorios como tarjetas de notificaci贸n emergentes

Los recordatorios de eventos y tareas se muestran como tarjetas de notificaci贸n que aparecen en la interfaz de usuario debajo de la campana de notificaciones mientras estamos trabajando en la plataforma.

Con la excepci贸n de la asignaci贸n de tarea por otro usuario en cuyo caso se env铆a un email
Las preferencias de recordatorios se pueden establecer desde Configuraci贸n personal.

Encontramos la configuraci贸n personal en un v铆nculo que aparece al dar clic sobre la foto de perfil de usuario.

Configuracion recordatorios tareas eventos calendario EGA Futura ERP nube
V铆nculo configuraci贸n personal

驴C贸mo se personaliza la configuraci贸n de recordatorios?

Para establecer las preferencias de recordatorios de tareas y eventos hay que seguir estos pasos:

  1. Presionar la fotograf铆a de perfil en el 谩ngulo superior derecho de la interfaz de usuario.
  2. Ingresar al v铆nculo Configuraci贸n Personal.
  3. En el cuadro de b煤squeda r谩pida empezar a escribir la palabra: Recordatorios. (1)
  4. Seleccionar en los resultados debajo del cuadro de b煤squeda r谩pida: Recordatorios de actividades. (2)
  5. Establecer las opciones para recordatorios seg煤n la preferencia. (3)
  6. Presionar el bot贸n Guardar para establecer las preferencias. (4)

En la siguiente imagen veremos los puntos mencionados:

Configuracion recordatorios tareas eventos calendario EGA Futura ERP nube
Establecer preferencias de recordatorios de tareas y eventos

Opciones de recordatorio disponibles

Los recordatorios ofrecen la posibilidad de ser activados seleccionando la casilla de selecci贸n o desactivados quitando la marca de la casilla.

Ciertas opciones tambi茅n permiten ajustar horario y anticipaci贸n de los recordatorios mediante ajuste de la preferencia en el campo que ofrecen para establecer tal preferencia.

A continuaci贸n vamos a recorrer las opciones de recordatorios.

Mostrar recordatorios de tareas

Seleccionar esta opci贸n habilita los recordatorios de tareas.

Una tarjeta de notificaci贸n aparecer谩 en el momento que vamos a indicar en la siguiente opci贸n de configuraci贸n y depende de la fecha de vencimiento de la tarea establecida en el momento de la creaci贸n de la misma.

Este recordatorio se abre como una tarjeta de notificaci贸n el d铆a de vencimiento de la tarea a la hora indicada en la siguiente opci贸n de la configuraci贸n de recordatorios llamada: Establecer recordatorios de tareas y eventos de todo el d铆a predeterminados a.

Establecer recordatorios de tareas y eventos de todo el d铆a a la hora se帽alada

Tiene efecto sobre los eventos que hayan sido creados con la duraci贸n: Todo el d铆a, duraci贸n indicada en el momento de la creaci贸n del evento.

Esta opci贸n permite seleccionar la hora a la que se recibir谩n los recordatorios de tareas y eventos de d铆a completo.

Predeterminadamente ofrece el valor 8:00 AM en el d铆a del vencimiento de una tarea o d铆a del evento.

Cada usuario puede reemplazar este valor predeterminado y elegir una hora espec铆fica para estos recordatorios.

En la siguiente imagen vemos el campo para seleccionar hora:

configuracion horario recordatorio eventos tareas todo el dia EGA Futura ERP nube
Establecer horario para recordatorio de actividades de Todo el d铆a

Se puede desactivar el recordatorio o cambiar la hora del recordatorio al modificar una tarea.

En la siguiente imagen vemos el campo Fecha de vencimiento de una tarea:

campo Vencimiento de tarea creada EGA Futura ERP nube
Campo vencimiento de una tarea

Mostrar recordatorios de eventos

Seleccionar esta opci贸n habilita los recordatorios de eventos.

El recordatorio es una Tarjeta de notificaci贸n que aparece en la interfaz de usuario mientras estamos trabajando en la plataforma.

Una tarjeta de notificaci贸n aparecer谩 en el momento que vamos a indicar en la siguiente opci贸n de la configuraci贸n de recordatorios llamada: Establecer recordatorios de eventos predeterminados a, y depende del horario de inicio del evento establecido en el momento de la creaci贸n del evento.

En la creaci贸n de un evento se establece:

  • Fecha y hora de inicio del evento. (1)
  • Fecha y hora de finalizaci贸n del evento. (2)
  • Una casilla de selecci贸n para indicar si la duraci贸n del evento es Todo el d铆a. (3) Con esta opci贸n habilitada se desactiva el campo para establecer horarios de inicio y fin del evento.

En la siguiente imagen vemos la ventana de creaci贸n de evento nuevo y las opciones de fecha y horarios:

Horario de recordatorio en nuevo evento actividades EGA Futura ERP nube
Campos para establecer la duraci贸n de un evento

Establecer recordatorios de eventos

En esta opci贸n debemos indicar con cu谩nta anticipaci贸n a la hora de inicio del evento queremos que aparezca la Tarjeta de notificaci贸n emergente en la interfaz de usuario.

Predeterminadamente se establece 15 minutos antes del inicio de un evento.

Establecer anticipacion recordatorio de evento EGA Futura ERP nube
Establecer anticipaci贸n de la notificaci贸n a la hora de inicio del evento

Enviarme un email cuando alguien me asigne una tarea

Si se habilita esta opci贸n seleccionando la casilla, cada vez que otro usuario nos asigne una tarea recibiremos un email de notificaci贸n.

Sobre asignaci贸n de tareas a otro usuario se debe tener en cuenta lo siguiente.

Si bien existe la opci贸n para recibir un email cuando alguien nos asigna una tarea, No existe ninguna opci贸n para enviar un email cuando uno asigna una tarea a otro.

Esto quiere decir que si el usuario asignado a la tarea que hemos creado tiene desactivada esta opci贸n de configuraci贸n personal, no recibir谩 ning煤n recordatorio por email de que le hemos asignado una tarea.

Consideraciones generales sobre los recordatorios

Los recordatorios de actividades se actualizan autom谩ticamente cada 10 minutos.

Tener en cuenta este lapso para crear los eventos con una anticipaci贸n suficiente que permita la actualizaci贸n m谩s el tiempo para que aparezca la tarjeta de notificaci贸n.

Es decir, al crear o modificar tareas y eventos se deben guardar los cambios que afecten a los recordatorios al menos 10 minutos antes de que se programen los recordatorios.

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Transcripci贸n del video 鈱笍

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