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Un proveedor es quien está del otro lado de una compra: la empresa o la persona que entrega lo que hace falta para poder producir o vender.
La palabra abarca cosas muy distintas, desde materia prima y mercadería hasta servicios profesionales como capacitación, vigilancia o soporte técnico.
Lo que todos tienen en común es que ocupan un lugar fijo en la cadena de abastecimiento y condicionan lo que la empresa puede prometerle a sus propios clientes.
Un proveedor de bienes entrega algo tangible que se recibe, se cuenta y se guarda en un almacén.
Un proveedor de servicios entrega trabajo, y por eso lo que se controla no es el stock sino el cumplimiento: qué se hizo, cuándo y con qué resultado.
La distinción importa porque cambia por completo la forma de verificar que lo que se pagó efectivamente llegó.
El precio es lo primero que se compara, pero rara vez alcanza por sí solo para decidir.
El plazo de entrega pesa tanto como el precio cuando una demora frena la producción o deja una venta sin cumplir.
La condición de pago acordada define cuántos días de aire tiene la caja, y es una variable de financiamiento disfrazada de detalle administrativo.
La calidad y la constancia cierran la lista, porque un proveedor barato que falla una de cada tres veces termina saliendo caro.
El margen de una operación de reventa nace de la diferencia entre lo que se le paga al proveedor y lo que se le cobra al cliente.
Sobre esa diferencia hay que descontar después el flete, el almacenamiento, los impuestos y el costo de la estructura que hace posible la venta.
Por eso conseguir una mejora de precio en la compra tiene un efecto directo y medible, mientras que subir el precio de venta depende del mercado.
Un proveedor entrega bienes o servicios y espera que se le pague por ellos.
Un inversor aporta capital y espera un retorno sobre ese capital, que es una relación de otra naturaleza.
Cuando un proveedor financia con plazos largos se parece a un inversor, pero sigue sin tener derecho sobre las ganancias del negocio.
Tener un único proveedor para un insumo crítico concentra todo el riesgo en un solo punto.
Si ese proveedor sube el precio, se atrasa o cierra, la empresa no tiene alternativa inmediata.
Mantener dos o tres fuentes homologadas para lo importante cuesta trabajo administrativo, pero es lo que convierte una crisis en una molestia.
El hub de Compras y gestión de proveedores ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Compras y Gastos bajo control: eProcurement para empresas medianas vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura 365 muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Activos lo muestra desde otra parte del sistema.
El ERP de EGA Futura tiene un objeto propio llamado Proveedores, separado del objeto de cuentas donde viven los clientes.
El registro de un proveedor es deliberadamente corto: guarda el nombre, la casilla Activo, la condición de compra, una descripción y un identificador que la Plataforma numera sola.
Los datos de contacto viven en la cuenta vinculada, a la que apunta el campo Cuenta del registro.
Ahí quedan el teléfono, el correo, el domicilio y la identificación fiscal, cargados una sola vez y compartidos con el resto de la Plataforma.
El campo Condición de compra apunta a otro objeto en lugar de guardar texto libre.
Eso significa que las condiciones se definen una vez y después se eligen de una lista siempre igual, sin que cada persona escriba su propia variante.
La consecuencia práctica es que se puede filtrar e informar por condición de compra, algo imposible con un campo de texto suelto.
La relación entre proveedores y productos vive en un objeto intermedio llamado Producto del Proveedor.
Cada registro de ese objeto une un proveedor con un producto y le agrega el precio al que ese proveedor lo vende.
Esa estructura es lo que permite que un mismo producto tenga tres proveedores con tres precios distintos al mismo tiempo.
También existe una relación aparte entre proveedores y marcas, para registrar qué marcas representa cada uno.
La orden de compra apunta al proveedor y lleva su propia fecha, su estado y su total.
La factura de compra apunta al proveedor y además a la orden de compra que le dio origen, y separa el subtotal de los impuestos.
La factura guarda también el número de comprobante del proveedor, que es el dato que permite cruzar contra el papel que efectivamente llegó.
Una empresa necesita reponer un artículo que se está por agotar según su punto de pedido.
Abre el registro del producto y mira la Lista relacionada de proveedores, donde aparecen los tres que lo venden con su precio cargado.
Con esos tres precios a la vista la decisión deja de depender de la memoria de alguien y pasa a ser un dato consultable.
Se emite la orden de compra al elegido, y cuando llega la mercadería la factura de compra queda enganchada a esa misma orden.
Cuando se deja de trabajar con un proveedor, lo correcto es desmarcar la casilla Activo.
Borrar el registro es peor de lo que parece: arrastra con él todos los Productos del Proveedor asociados, porque esa relación es de dependencia y no una simple referencia.
Desactivar conserva el historial de compras y deja de ofrecer al proveedor en operaciones nuevas.
Son las dudas que aparecen al cargar proveedores: dónde quedan sus datos de contacto, cómo conviven varios para un mismo producto y qué ocurre al borrar uno.
En la cuenta vinculada, a la que apunta el campo Cuenta del proveedor.
La idea es tener la información de contacto en un solo lugar, en vez de en dos que después se desincronizan.
Conviene crear esa cuenta antes de empezar a operar con el proveedor.
Sí, y es el uso previsto de la estructura.
Cada combinación de proveedor y producto es un registro aparte que guarda su propio precio.
Eso permite comparar precios sin salir del registro del producto.
Se borran con él todos los registros de Producto del Proveedor que colgaban de ese proveedor, porque dependen de él.
Las órdenes y facturas de compra se conservan, porque lo referencian de otra manera.
La alternativa segura es desmarcar la casilla Activo y conservar todo.
No. Los clientes se administran como cuentas y los proveedores tienen su propio objeto.
Cuando una misma empresa es cliente y proveedor a la vez, se carga la cuenta una vez y se crea además el registro de proveedor apuntando a ella.
Así el dato de contacto queda en un solo lugar y las dos relaciones comerciales quedan separadas.
El objeto se llama EGAFutura__Supplier__c y su etiqueta es Proveedor.
Tiene 19 campos en total, de los cuales 5 son personalizados de EGA Futura; el resto son campos de sistema de la Plataforma.
Figuran como no nulos EGAFutura__Active__c, porque las casillas de verificación siempre tienen valor, y EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, que es un número automático.
Name es un campo de texto de 80 caracteres.
Cada empresa define desde la configuración qué datos exige su propio proceso de alta de proveedores.
EGAFutura__Active__c (Activo, casilla de verificación).
EGAFutura__Cuenta__c (Cuenta, búsqueda hacia Account).
EGAFutura__PaymentTerms__c (Condición de compra, búsqueda hacia EGAFutura__Condicion_compra__c).
EGAFutura__Descripcion__c (Descripción, texto enriquecido de 32.768 caracteres).
EGAFutura__EGA_Futura_ID__c (número automático).
El campo que la Plataforma completa sola es el número automático EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, más los campos de auditoría habituales.
El objeto intermedio EGAFutura__Supplier_Product__c (Producto del Proveedor) tiene tres campos propios: EGAFutura__Proveedor__c, EGAFutura__Producto__c y EGAFutura__Precio__c.
La relación hacia el proveedor es maestro-detalle y obligatoria, así que borrar un proveedor borra en cascada sus Productos del Proveedor.
La relación hacia el producto es una búsqueda simple hacia Product2.
Apuntan al proveedor, con búsqueda opcional, EGAFutura__Purchase_Order__c y EGAFutura__Purchase_Invoice__c.
Existe además un objeto de unión entre proveedores y marcas.
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