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Un gasto es el consumo de un recurso a cambio de algo, y su marca registrada es que se reconoce cuando ese consumo ocurre.
No cuando sale el dinero, que es un hecho distinto y suele pasar en otro momento.
Las cinco palabras se usan como si fueran intercambiables, y ahí empieza buena parte del desorden contable de una empresa chica.
El gasto es el consumo del recurso, y por el principio de devengo se registra en el período en el que se consume.
El pago es la salida de dinero de la Tesorería, y se registra el día en que efectivamente ocurre.
La factura de electricidad de marzo es gasto de marzo aunque se abone en abril, de modo que un mismo hecho deja dos registros distintos en dos momentos distintos.
El costo se recupera con la venta porque queda activado dentro del producto, mientras que el gasto se consume en el período y no vuelve.
La inversión compromete recursos esperando un rendimiento futuro, y se va convirtiendo en gasto de a poco a través de la depreciación.
La pérdida es la única de las cinco que no tiene contraprestación: se fue el recurso y no entró nada a cambio.
Conviene entonces decirlo sin vueltas, porque se lee lo contrario en todos lados: un gasto no es una pérdida.
Circula la idea de que el gasto es voluntario y el pago es obligatorio, y no es así.
El impuesto inmobiliario, los sueldos y el alquiler son gastos, y no tienen nada de voluntarios.
Lo que separa al gasto del pago es el momento y la naturaleza del registro, no la libertad de decidirlo.
Por su relación con la actividad hay gastos operativos, que sostienen el funcionamiento diario, y gastos financieros, que nacen de intereses y comisiones.
Por su comportamiento hay gastos fijos, que se repiten parejos todos los meses, y gastos variables, que suben y bajan con la actividad.
Por su tratamiento impositivo hay gastos deducibles y no deducibles, y acá conviene una aclaración.
Qué gasto es deducible, con qué tope y con qué requisitos de comprobante lo define la legislación de cada país.
Ningún listado genérico sirve al mismo tiempo para México, España, Colombia, Chile, Perú y Argentina, así que conviene consultar la norma local antes de dar un gasto por deducible.
La depreciación de una máquina es un gasto del período y no mueve un peso de la Tesorería.
Es el ejemplo más claro de que gasto y pago viven en planos separados, y de que medir la salud de una empresa mirando solo la cuenta bancaria deja afuera la mitad de la historia.
Cuando un gasto se paga por adelantado y se consume durante varios meses, hay que repartirlo.
Ese reparto se llama periodificación, y es lo que evita que un seguro anual pagado en enero distorsione el resultado de enero.
El hub de Gastos, viáticos y rendiciones ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Compras y Gastos bajo control: eProcurement para empresas medianas vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Gastos muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Compras lo muestra desde otra parte del sistema.
Acá el Gasto no es solamente un concepto contable: es un objeto de la base de datos, con su pantalla, sus campos obligatorios y su circuito.
Vive en EGA Futura Gastos, y cada erogación de la empresa se carga como un registro propio.
Un registro de Gasto se guarda con estos cuatro completos, y el porqué de cada uno se entiende mejor junto que por separado.
El Tipo de gasto dice qué clase de erogación es, y sale de un catálogo propio que la empresa define una sola vez.
La Fecha del gasto ubica el consumo en el período correcto, que es exactamente lo que pide el principio de devengo.
El Área funcional responde qué parte de la organización consumió el recurso.
Y la casilla Gasto facturable define desde el arranque si ese gasto se le va a trasladar a un cliente o si lo absorbe la empresa.
Cada Gasto atraviesa una secuencia de cinco estados, y ese recorrido es el corazón del módulo.
Nace en Borrador, que es el estado por defecto y significa que todavía lo está armando quien lo cargó.
Pasa a Enviado cuando se somete a aprobación, y queda grabada la Fecha de envío.
Termina en Aprobado o en Rechazado, cada uno con su fecha propia, y el rechazo pide completar el Motivo de rechazo.
El quinto estado es Reembolsado, para cuando el dinero vuelve a quien adelantó el gasto, con su Fecha de reembolso y su Referencia de pago.
El valor de esta secuencia es que nadie tiene que preguntar por correo en qué quedaron los gastos del mes: el estado está en el registro.
La Plataforma registra el monto y además marca cuando algo se sale de la norma interna.
La casilla Incumple política señala el registro y el campo Detalle incumplimiento guarda la explicación de por qué.
La casilla Tiene comprobante junto con el Número de comprobante permiten detectar de un vistazo los gastos rendidos sin respaldo.
Esos tres campos son los que convierten una rendición en algo auditable.
El campo Empleado dice quién lo rindió y el campo Aprobador dice quién lo autorizó.
El Proveedor y la Factura de compra atan el gasto a su comprobante de origen.
La Tarea de proyecto lo imputa al trabajo concreto que lo generó, y la Rendición lo agrupa junto a los demás gastos del mismo viaje o del mismo período.
El registro guarda el Importe neto y el Importe IVA por separado, además del Monto total.
Esa separación no es un capricho de diseño.
El IVA de una compra suele ser recuperable y por lo tanto no forma parte del gasto real de la empresa, así que mezclarlo infla todos los informes.
Acá separamos el gasto del pago y de la pérdida, dos confusiones habituales, y vemos en qué momento corresponde registrarlo.
No. El gasto es el consumo del recurso y se registra cuando ese consumo ocurre.
El pago es la salida de dinero, y puede ocurrir antes, después o nunca en el mismo mes.
No, y es el error más repetido sobre este término.
En un gasto siempre hay contraprestación, o sea que se recibe algo a cambio, mientras que en una pérdida no entra nada.
En el período en el que el recurso se consume, sin importar la fecha del pago.
Eso es lo que establece el principio de devengo.
Cinco en total: Borrador, Enviado, Aprobado, Rechazado y Reembolsado.
Borrador es el estado por defecto y cada transición deja su propia fecha registrada.
Esta sección es para quien escribe un requerimiento sobre gastos en EGA Futura ERP o trabaja sobre la Org, y necesita el nombre exacto de cada campo.
El objeto se llama EGAFutura__Gasto__c y es uno de los más cargados de campos de todo el módulo financiero.
Los tres primeros son obligatorios, y las cuatro casillas no aceptan nulo, así que toda carga por API o por importación masiva las contempla para que la operación se complete.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Tipo_gasto__c | Lookup | Obligatorio. Apunta al catálogo EGAFutura__Tipo_gasto__c |
| EGAFutura__Fecha_gasto__c | Date | Obligatorio. Ubica el consumo en el período que corresponde |
| EGAFutura__Area_funcional__c | Lookup | Obligatorio. Dice qué parte de la organización consumió el recurso |
| EGAFutura__Status__c | Picklist | Cinco valores. Nace en Draft si la carga no especifica otro |
| EGAFutura__Monto__c | Currency(16, 2) | El monto total del gasto |
| EGAFutura__NetAmount__c | Currency(16, 2) | El importe neto, separado del impuesto |
| EGAFutura__TaxAmount__c | Currency(16, 2) | El importe de IVA, que suele ser recuperable y por eso no se mezcla con el neto |
| EGAFutura__IsGasto_facturable__c | Checkbox | Define si el gasto se traslada a un cliente o lo absorbe la empresa |
| EGAFutura__IsGasto_personal__c | Checkbox | Separa el consumo personal del consumo de la empresa |
| EGAFutura__IsPolicyViolation__c | Checkbox | Marca el registro que se sale de la norma interna |
| EGAFutura__IsReceiptAttached__c | Checkbox | Señala si la rendición trae su comprobante de respaldo |
Cada búsqueda ata el registro a otro objeto, y juntas explican quién rindió el gasto, quién lo autorizó y contra qué trabajo se imputa.
| Etiqueta | Apunta a | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Empleado | Empleado | Quién rindió el gasto |
| Aprobador | Usuario | Quién lo autorizó |
| Proveedor | Proveedor | A quién se le compró |
| Factura de compra | Factura de compra | El comprobante de origen |
| Rendición de gastos | Rendición de gastos | Agrupa los gastos del mismo viaje o período |
| Tarea de proyecto | Tarea de proyecto | Imputa el gasto al trabajo que lo generó |
El campo es EGAFutura__Status__c, y un filtro escrito con la etiqueta en español no devuelve nada, porque lo que se guarda está en inglés.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Draft |
| Enviado | Submitted |
| Aprobado | Approved |
| Rechazado | Rejected |
| Reembolsado | Reimbursed |
El valor por defecto es Draft, así que un registro creado por API sin especificar estado nace en Borrador.
Cada transición deja su propia fecha, y el circuito completo está explicado en Aprobación de gasto.
El Lookup obligatorio del Gasto apunta a EGAFutura__Tipo_gasto__c, un catálogo de trece campos propios que la empresa define una sola vez.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Text | El nombre del tipo de gasto. Se escribe a mano |
| EGAFutura__Categoria_gasto__c | Picklist | Obligatorio. Quince valores, y el guardado difiere del label |
| EGAFutura__DefaultPaymentType__c | Picklist | El medio de pago que se propone por defecto |
| EGAFutura__MaxAmount__c | Currency(16, 2) | El tope de monto admitido |
| EGAFutura__MaxAmountPeriod__c | Picklist | Contra qué se mide ese tope: por gasto, por día o por mes |
| EGAFutura__RequiresReceipt__c | Checkbox | Si esta clase de gasto exige comprobante |
| EGAFutura__ReceiptThresholdAmount__c | Currency(16, 2) | El monto a partir del cual el comprobante se vuelve exigible |
| EGAFutura__IsBillableDefault__c | Checkbox | Propone el valor de Gasto facturable al cargar |
| EGAFutura__IsPersonalAllowed__c | Checkbox | Si esta clase admite consumo personal |
| EGAFutura__Politica_empresarial__c | Rich Text Area(32768) | El texto de la política, leíble desde la ficha |
| EGAFutura__Comentarios__c | Text Area(255) | Nota libre del catálogo |
| EGAFutura__IsActive__c | Checkbox | Retira un tipo del uso sin borrar los gastos que ya lo usaron |
| EGAFutura__SortOrder__c | Number(8, 0) | El orden con el que se ofrece la lista |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Auto Number | Identificador propio del registro |
Las tres divergen entre lo que se ve en pantalla y lo que queda guardado, así que un filtro escrito con la etiqueta devuelve vacío.
La Categoría de gasto es la única obligatoria de las tres, y su valor almacenado saca las tildes y reemplaza los espacios y las barras por guion bajo.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Material de oficina | Material_oficina |
| Tecnología | Tecnologia |
| Telefonía / Internet | Telefonia_Internet |
| Alimentación | Alimentacion |
| Entretenimiento | Entretenimiento |
| Capacitación | Capacitacion |
| Automóvil | Automovil |
| Combustible | Combustible |
| Transporte | Transporte |
| Viajes | Viajes |
| Boleto aéreo | Boleto_aereo |
| Alojamiento / Hotel | Alojamiento_Hotel |
| Fidelización | Fidelizacion |
| Legales | Legales |
| Otro | Otro |
El Tipo pago default, o sea EGAFutura__DefaultPaymentType__c, muestra español y guarda inglés.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Efectivo | Cash |
| Tarjeta de crédito | Credit Card |
| Tarjeta de débito | Debit Card |
| Transferencia | Transfer |
| Cheque | Check |
| Otro | Other |
El Período del tope, o sea EGAFutura__MaxAmountPeriod__c, hace lo mismo con sus tres valores.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Por gasto | PerExpense |
| Diario | Daily |
| Mensual | Monthly |
El Tipo de gasto parece una etiqueta y no lo es: es la política de gastos de la empresa escrita en un registro.
Define cómo se clasifica la erogación, con qué medio de pago se paga por defecto y hasta cuánto se admite antes de que el caso necesite otra mirada.
Eso cambia cómo se redacta un requerimiento sobre gastos.
Un pedido del tipo "que los viáticos no pasen de tanto por día" no necesita un campo nuevo: se resuelve cargando MaxAmount con el monto y MaxAmountPeriod con el valor Daily en el tipo de gasto que corresponde.
Y un pedido del tipo "que los gastos chicos no exijan comprobante" tampoco: sale de combinar RequiresReceipt con ReceiptThresholdAmount.
El catálogo no tiene ningún Lookup, y eso es deliberado, porque un catálogo de política no se ata a un empleado ni a un área concreta.
Quien depende de esa apertura la obtiene del gasto, que sí apunta al Área funcional y al empleado que rindió.
Para retirar un tipo del uso conviene desmarcar IsActive en lugar de borrarlo, porque el borrado se lleva puesta la referencia de los gastos históricos.
El objeto Gasto tiene historial y noticias en tiempo real habilitados, o sea que los cambios de importe y de estado quedan auditados sin trabajo extra.
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