EGA Futura » Capacitación y Soporte
Recursos Humanos es el área que administra la relación entre las personas y la empresa, desde antes de que alguien entre hasta después de que se vaya.
Se la nombra también como RRHH, como HR o como gestión del capital humano, y las tres etiquetas apuntan a lo mismo.
Pensar Recursos Humanos como una lista de tareas sueltas es lo que hace que el área se vuelva una mesa de trámites.
Lo que en realidad administra es un recorrido con etapas encadenadas, donde cada una deja datos que la siguiente necesita.
El recorrido arranca con la búsqueda: se define una vacante, se publica y se recibe a los candidatos.
Sigue con la selección, que compara postulantes contra el perfil buscado y termina eligiendo a uno.
Después viene la incorporación, que es cuando la persona pasa a ser empleada y se arma su legajo con documentos, datos de contacto y condiciones.
Con la persona adentro empieza la administración del día a día: asistencia, ausencias, licencias, turnos, beneficios y equipamiento asignado.
En paralelo corre el desarrollo, que abarca capacitación, evaluaciones y cambios de puesto.
Y el recorrido cierra con la desvinculación, voluntaria o no, que también tiene su procedimiento y su documentación.
La idea de que Recursos Humanos es cosa de empresas grandes tiene una trampa.
En una empresa chica el área igual existe: lo que no existe es alguien dedicado a ella, así que las tareas quedan repartidas entre quien puede.
El resultado típico es información de personal desparramada entre planillas, carpetas y la memoria de dos personas.
El costo de eso no se ve hasta que alguien renuncia, hasta que llega una inspección o hasta que hay que calcular una antigüedad.
El legajo de una persona reúne documento de identidad, domicilio, datos bancarios, situación familiar y a veces información de salud.
Es de los conjuntos de datos más sensibles que administra una empresa, y por eso quien puede ver cada campo importa tanto como el campo en sí.
Las obligaciones concretas sobre conservación, consentimiento y acceso a esos datos las fija la legislación de cada país, así que conviene revisar la norma local antes de definir el circuito.
Muchas empresas delegan parte del trabajo en un tercero especializado.
La delegación parcial suele cubrir la liquidación de haberes y las gestiones administrativas.
La delegación total agrega la búsqueda y la selección de personal.
Lo que no se terceriza nunca es la decisión sobre a quién se contrata y cómo se trabaja adentro, porque eso es cultura de la empresa y no un servicio.
En la Plataforma EGA Futura, Recursos Humanos es un conjunto de objetos conectados que cubren el ciclo completo.
Ese reparto se ve en dos aplicaciones distintas, y entender cuál hace qué ahorra bastante confusión.
EGA Futura Recruit se ocupa de todo lo que pasa antes de la contratación.
EGA Futura People se ocupa de todo lo que pasa desde la contratación en adelante.
La Vacante describe el puesto que se necesita cubrir y es el punto de partida de toda búsqueda.
El Candidato guarda los datos de cada persona que se postula, con su experiencia y sus antecedentes.
La Aplicación de candidato es el registro que une a una persona con una vacante concreta, y es lo que permite que el mismo candidato compita en varias búsquedas sin duplicar su ficha.
El Empleado es el registro central de toda la aplicación y el que más campos tiene.
La Plataforma exige un conjunto de datos antes de aceptar el alta, y esa exigencia es deliberada: un legajo incompleto es un problema que aparece meses después.
Son obligatorios el Tipo de documento y el Documento de identidad, la Fecha de nacimiento, la Nacionalidad y el Sexo.
También lo son la Fecha de ingreso, el Puesto de trabajo, el Tipo de empleado, el Lugar de trabajo y el Área funcional a la que pertenece.
El Documento de identidad es único en toda la base, o sea que la Plataforma impide cargar dos veces a la misma persona.
El campo Estado del Empleado tiene exactamente tres valores: Activo, Suspendido y Desvinculado.
Ese tercer estado es importante porque resuelve un problema viejo: la persona que se fue no se borra, se marca.
Así la empresa conserva el historial, la antigüedad y los documentos, junto con la Fecha de egreso y el Motivo de egreso.
Cada Empleado tiene un campo Reporta a que apunta a otro Empleado.
Con ese solo campo la estructura jerárquica de la empresa queda armada sin dibujar ningún organigrama aparte, y se mantiene sola cuando alguien cambia de jefe.
El Registro de asistencia guarda las marcaciones de entrada y salida, y el Registro de ausencia guarda licencias, vacaciones y faltas.
El Turno de trabajo define el horario contra el que se compara esa asistencia.
Para el fichaje, cada Empleado tiene una casilla de acceso al reloj, un PIN propio y un correo al que se le avisa cada marcación.
El campo Días de vacaciones al año vive en el legajo, y la Antigüedad en años se calcula sola a partir de la Fecha de ingreso.
Alrededor del Empleado hay una decena de objetos satélite, y cada uno responde una pregunta que antes vivía en una carpeta.
El Contacto de emergencia y el Dependiente guardan la situación familiar.
La Educación y el Entrenamiento del Empleado registran formación previa y capacitaciones hechas dentro de la empresa.
El Beneficio lleva lo que la empresa otorga además del sueldo, y la Asignación de activo lleva qué equipamiento tiene cada persona en su poder.
La Observación deja constancia de hechos puntuales, que es lo que después sostiene una evaluación o una decisión.
Existen dos objetos dedicados, Onboarding y Offboarding, y su existencia dice algo sobre el enfoque.
Incorporar y desvincular a alguien son procesos con pasos, responsables y fechas, no un formulario que se completa una vez.
Tenerlos como registros propios permite ver en qué punto está la incorporación de alguien que entró la semana pasada.
El Área funcional es obligatoria en el Empleado, igual que en el Gasto.
Esa coincidencia no es casual: es lo que permite después cruzar cuánta gente y cuánto gasto tiene cada parte de la empresa usando la misma clasificación.
Sí, son tres nombres para la misma área.
HR viene del inglés human resources y RRHH es la abreviatura habitual en español.
El área existe igual, aunque no haya nadie dedicado a ella.
Lo que cambia es que las tareas quedan repartidas y la información termina desparramada entre planillas y memoria de la gente.
Tipo y número de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, fecha de ingreso, puesto, tipo de empleado, lugar de trabajo y área funcional.
El número de documento además es único, así que la Plataforma impide cargar dos veces a la misma persona.
El Empleado pasa al estado Desvinculado y conserva su historial, su antigüedad y sus documentos.
Quedan registradas además la fecha y el motivo del egreso.
El módulo gira alrededor de una constelación de objetos con el legajo en el centro.
El legajo es EGAFutura__Empleado__c, con más de cincuenta campos propios.
El campo EGAFutura__Manager__c es una búsqueda al mismo objeto, o sea que la jerarquía es una relación recursiva y conviene tenerlo en cuenta al escribir consultas.
El EGAFutura__EmployeeNumber__c está definido como identificador externo único, así que sirve para sincronizar contra sistemas de terceros sin duplicar registros.
Son obligatorios Tipo_documento__c, Documento_identidad__c, Fecha_nacimiento__c, Nacionalidad__c y Sexo__c.
También Fecha_ingreso__c, Puesto_trabajo__c, Tipo_Empleado__c, Lugar_trabajo__c y Area_funcional__c.
El campo Documento_identidad__c es único sin distinguir mayúsculas, igual que el Apodo, el CUIL, el Pasaporte, la Licencia de conducir y los dos correos.
Alrededor giran Empleado_Registro_asistencia__c, Empleado_Registro_ausencia__c, Empleado_Beneficio__c, Empleado_Dependiente__c, Empleado_Contacto_emergencia__c, Empleado_Educacion__c, Empleado_Entrenamiento__c, Empleado_Observacion__c y Empleado_Asignacion_activo__c.
La búsqueda y selección usa Vacante__c, Candidato__c y Aplicacion_candidato__c, y los procesos de entrada y salida usan Onboarding__c y Offboarding__c.
El campo TenureYears__c es una fórmula, así que la Plataforma lo calcula sola a partir de la Fecha de ingreso y en las cargas masivas se omite.
Los campos de identificación fiscal y bancaria del legajo son datos personales sensibles, así que conviene revisar la seguridad a nivel de campo antes de abrir el objeto a perfiles nuevos.