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Una Vista de lista sin Filtro muestra todos los registros del objeto, que en una empresa activa pueden ser miles.
El Filtro es lo que recorta esa masa de registros y deja a la vista solo los que interesan en ese momento.
Sin él la lista existe, pero no se puede trabajar con ella.
Cada Filtro se compone de una o varias condiciones, y cada condición tiene siempre tres partes.
Primero el campo que se evalúa, después el operador de comparación, y al final el valor contra el que se compara.
Un ejemplo típico es la condición Estado igual a Pendiente, donde Estado es el campo, igual a es el operador y Pendiente es el valor.
Los operadores disponibles dependen del tipo de campo: uno de texto admite comparaciones distintas que uno de fecha o de número.
Una sola condición alcanza para los casos simples, pero lo habitual es necesitar varias a la vez.
Ahí entra la lógica Y u O, que define si un registro tiene que cumplir todas las condiciones o si con una sola le basta.
Con Y el Filtro se vuelve más restrictivo y muestra menos registros.
Con O se vuelve más amplio y muestra más.
El error más común es encadenar condiciones con Y hasta que la lista queda vacía, y concluir que faltan datos cuando en realidad sobra criterio.
Esta distinción es la que más confusión genera y conviene tenerla clara desde el principio.
El Filtro decide qué registros aparecen en la lista.
Las Columnas deciden qué datos se muestran de cada uno de esos registros.
Son dos ajustes independientes, se configuran en pantallas distintas y ninguno reemplaza al otro.
Quitar una Columna no saca registros de la lista, y sumar una condición al Filtro no agrega información a la fila.
El Filtro no pertenece al objeto sino a la Vista de lista que se está mirando.
Eso permite tener sobre el mismo objeto una Vista de lista con un criterio y otra con un criterio completamente distinto.
Cambiar el Filtro de una no afecta a las demás.
Es lo que hace que cada equipo pueda armar sus propias listas de trabajo sin pisarse entre sí.
Una condición puede comparar contra un valor fijo o contra un valor que se recalcula cada día.
Los valores relativos de fecha, del estilo hoy o los últimos treinta días, son los más útiles de todos.
Una Vista de lista armada así se mantiene vigente sin que nadie tenga que editarla cada mañana.
Se abre la Vista de lista y se busca el ícono de embudo en la barra de herramientas, arriba a la derecha.
Al hacer clic se despliega un panel con las condiciones activas y la opción de agregar nuevas.
Ese mismo panel es donde se define la lógica Y u O entre las condiciones y donde se aplican los cambios.
El Filtro está detrás del ícono de embudo y las Columnas detrás del ícono de engranaje.
Tenerlo presente ahorra tiempo, porque buscar un ajuste en la pantalla equivocada es la causa más frecuente de que parezca que la Plataforma no lo permite.
El encargado de compras necesita ver solo los pedidos de proveedores del exterior que están demorados.
Arma un Filtro con dos condiciones unidas por Y: origen igual a exterior y estado igual a demorado.
La lista pasa de mil doscientos pedidos a catorce, que ya es una cantidad con la que se puede trabajar de verdad.
Un Filtro aplicado sobre la marcha sirve para una consulta puntual y se pierde al cambiar de pantalla.
Si el mismo criterio se va a usar todas las semanas, conviene guardarlo como una Vista de lista propia con un nombre que diga qué muestra.
Así queda disponible en el desplegable y nadie tiene que rearmarlo.
Aunque el Filtro no excluya un registro, cada usuario ve solamente aquellos a los que tiene acceso.
Por eso dos personas pueden abrir la misma Vista de lista y ver cantidades distintas de registros, sin que haya ningún error.
Casi siempre porque hay varias condiciones unidas por Y y ningún registro las cumple todas a la vez.
Conviene sacar condiciones de a una hasta encontrar cuál es la que deja la lista sin resultados.
Depende de cómo esté compartida esa Vista de lista.
Si es personal el cambio queda privado, y si está compartida con el equipo o con toda la empresa lo ven todos.
La búsqueda encuentra un registro puntual a partir de un texto y devuelve resultados de varios objetos a la vez.
El Filtro delimita un conjunto estable de registros dentro de una Vista de lista y se puede guardar para volver a usarlo.
Sí, las dos cosas son independientes entre sí.
Un campo puede intervenir en el Filtro sin mostrarse en la lista, aunque mostrarlo suele ayudar a entender por qué cada registro está ahí.
El Filtro nunca amplía lo que un usuario puede ver: solamente lo recorta.
El alcance real de una Vista de lista lo define primero el modelo de permisos y recién después el Filtro que tenga aplicado.
Filtrar por campos indexados, como fechas o listas de selección, responde bastante más rápido que filtrar por texto libre.
En objetos con muchos registros, una condición de fecha acotada es la forma más barata de mantener la lista ágil.
Conviene que cada Vista de lista compartida responda a una pregunta de trabajo concreta y tenga un nombre que lo diga.
Multiplicar Vistas de lista casi idénticas genera confusión y termina en que nadie sabe cuál es la buena.
Una condición escrita con una fecha fija queda obsoleta al día siguiente y hay que corregirla a mano.
Usar valores relativos evita ese mantenimiento y mantiene viva la Vista de lista sin que nadie intervenga.