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Un Campo personalizado es un campo que no viene de fábrica: se agrega para guardar un dato que el negocio necesita y que ningún campo estándar cubre.
Es la pieza que le da flexibilidad a la Plataforma EGA Futura.
La Plataforma se adapta al estilo de trabajo de la empresa, y no al revés.
Agregar un Campo personalizado es una implementación simple a nivel plataforma, que se hace a pedido de la empresa que quiere ajustar la funcionalidad a sus procesos.
Así se conserva el estilo de trabajo que ya funciona, sumándole los beneficios de la nube y la independencia del hardware.
La Plataforma EGA Futura se configura para responder a requerimientos legales, contables, funcionales y administrativos, según perfiles de usuario y jerarquías.
Después, cada usuario configura sus propias preferencias dentro de cada aplicación para acomodar la funcionalidad a su trabajo diario.
La ubicación se entiende mejor mirando la jerarquía de la base de datos: dentro de los objetos hay registros, y dentro de los registros hay campos.
Cada campo es estándar o personalizado, sin una tercera opción.
Se llama registros a las unidades fundamentales que en conjunto forman un objeto dentro de la Plataforma.
Por ejemplo, el objeto Cuentas está formado por registros, y cada uno de ellos se llama Cuenta.
Cada Cuenta contiene los datos de una empresa.
De la misma forma, el objeto Contactos está formado por registros llamados Contacto, y cada uno contiene los datos de una persona.
Cada registro está formado por varios componentes, entre ellos el grupo de campos donde se carga la información.
Un campo es estándar cuando viene de forma predeterminada en la Plataforma EGA Futura.
Es personalizado cuando fue creado, modificado o agregado a pedido, exclusivamente para esa empresa.
Los registros de la Plataforma usan muchos campos y de tipos muy distintos.
Lo que diferencia a un tipo de otro es su funcionalidad, y de esa variedad sale la flexibilidad para manejar datos.
Estos son los tipos más usados.
Admite texto plano, es decir cadenas de caracteres alfanuméricos en una sola línea.
Acepta cualquier combinación de letras, números y símbolos.
Es un campo flexible y sirve para capturar datos muy variados, desde nombres y direcciones hasta descripciones y comentarios
La longitud máxima se define al crearlo, con un tope de 255 caracteres.
Se le pueden aplicar reglas de validación para exigir una longitud mínima o un formato determinado.
Admite texto repartido en varias líneas, lo que facilita escribir párrafos y listas.
No admite formato enriquecido: el texto se guarda plano.
Existe en dos variantes:
Sirve para descripciones, comentarios y todo lo que necesite más espacio que un campo de texto simple.
Guarda texto con formato avanzado: negrita, cursiva, subrayado, listas con viñetas o numeradas, hipervínculos e imágenes.
Usa un editor WYSIWYG, o sea que el texto se ve al editarlo tal como va a verse después en el registro.
Este tipo de campo sirve para contenido que necesita un formato detallado y visualmente atractivo.
Se usa para descripciones de productos, notas extensas y cualquier contenido que gane con el formato.
La longitud máxima se define al crearlo, con un tope de 131.072 caracteres.
Permite elegir un valor de una lista predefinida de opciones.
Despliega un menú con las opciones disponibles y también puede ser de selección múltiple.
Validación de datos: obliga a elegir un valor que esté en la lista, lo que sostiene la calidad y la consistencia de la información.
Es el tipo de campo indicado cuando los datos tienen que caer siempre dentro de un conjunto limitado de opciones definido por el administrador.
Por eso mismo alimenta gráficos e informes mucho mejor que un campo de texto libre.
Valores predeterminados: se puede fijar un valor que quede seleccionado automáticamente al crear cada registro nuevo.
Dependencia de campos: una Picklist puede depender de otra, de manera que las opciones disponibles cambien según lo elegido en la primera.
Acepta únicamente números y admite definir la cantidad de caracteres permitidos.
Los dígitos y decimales se muestran separados por puntos o por comas, según la configuración regional.
Cuando se necesita una secuencia numérica sin puntos ni comas, corresponde usar un campo de texto lineal.
Genera un número secuencial único para cada registro nuevo del objeto.
Nadie tiene que cargarlo a mano: se completa solo al guardar el registro.
Es el tipo ideal para identificadores únicos, números de serie y códigos de cliente.
El formato se personaliza y puede incluir prefijos, sufijos y una cantidad fija de dígitos.
También se define el número inicial de la secuencia, por ejemplo para que la numeración arranque en 1000.
Se ve como un recuadro chico que se marca o se desmarca para indicar si un atributo está presente o no.
Es un campo booleano, o sea que solo admite Sí o No, Verdadero o Falso.
Sirve para estados binarios: si una tarea está completa, si un cliente aceptó los términos, o cualquier dato que se responda con un sí o un no.
La casilla se marca y se desmarca al crear o editar el registro
Al abrir el registro, la casilla muestra directamente si está marcada o no.
Es el tipo más útil para capturar decisiones binarias con un solo clic, como se ve en la imagen siguiente.
Además se integra sin fricción con automatizaciones y reglas del sistema.
Guarda valores numéricos que representan cantidades de dinero, como se ilustra en la imagen de arriba.
Hace que la cifra se reconozca como un importe en la moneda que se seleccione.
Almacena valores numéricos con capacidad de incluir decimales
Se muestra con el símbolo de moneda y con la separación de miles y decimales que corresponda, con la cantidad de decimales que se defina.
Los valores se ajustan solos según la configuración regional del usuario y la moneda de la organización.
Si la organización habilita monedas múltiples, el campo puede manejar varios tipos de cambio a la vez.
Se completa únicamente con una fecha, o sea día, mes y año.
La Plataforma valida sola que la fecha exista, así que nunca acepta un 31 de febrero.
La carga y la visualización de fechas son compatibles con distintas configuraciones regionales y con las automatizaciones del sistema.
El formato mostrado se ajusta a la configuración regional del usuario, en DD/MM/AAAA o en MM/DD/AAAA según corresponda.
Sirve para plazos, vencimientos, fechas de nacimiento y cualquier referencia temporal que no necesite hora.
Se puede usar en cálculos, fórmulas, Flujos de trabajo, Procesos y Reglas de validación.
Guarda fecha y hora juntas: día, mes, año, hora, minutos y segundos.
La hora se ajusta a la zona horaria de quien la carga o la mira, para que se interprete bien desde cualquier país.
Es el tipo indicado para eventos, plazos y citas, donde la referencia temporal tiene que ser precisa.
Se puede definir que se complete de forma automática o manual, según lo que necesite el proceso.
Dos ejemplos automáticos son Fecha de creación y Última fecha de modificación, que la Plataforma registra sola.
Guarda horas y minutos sin la fecha.
Usa el formato de 24 horas, por ejemplo 18:30 para las 6:30 de la tarde.
La Plataforma valida sola que el valor caiga dentro del rango de 00:00 a 23:59.
Sirve para registrar horarios de inicio y fin de eventos, y también duraciones.
Se puede usar en fórmulas de cálculo y en automatizaciones que dependan de un horario.
Acepta la dirección de correo electrónico de una persona y valida sola el formato.
Se integra con las notificaciones por correo, las plantillas y las herramientas de automatización.
Es el tipo de campo que crea una relación entre dos objetos distintos.
A través de él se elige un registro del objeto relacionado y se lo asocia al registro actual.
Es la opción indicada cuando hace falta vincular dos registros sin una relación jerárquica estricta entre ellos.
El campo funciona además como enlace directo al registro relacionado, lo que agiliza la navegación entre datos asociados.
Conecta objetos distintos dentro de la Plataforma y permite moverse entre ellos sin perder el contexto
Por eso incorpora una búsqueda dentro del propio campo: alcanza con escribir unos caracteres para encontrar y seleccionar el registro a vincular.
La relación puede ser opcional, o sea que el campo se puede dejar vacío.
Este tipo de campo establece una relación Uno a Muchos:
Al cargar un domicilio, busca la ubicación en la web y permite mostrarla en un mapa a través de un vínculo.
Es un campo compuesto que guarda una dirección postal completa.
Agrupa varios subcampos en uno solo: calle, ciudad, provincia, código postal y país.
Toda la dirección se carga y se edita desde un mismo lugar.
Además se integra con aplicaciones de mapas como Google Maps, lo que facilita ubicar físicamente el domicilio.
Guarda una ubicación precisa por su latitud y longitud.
Internamente está compuesto por tres campos personalizados: latitud, longitud y uno de uso interno.
Guarda direcciones web dentro de los registros de la Plataforma.
Solo acepta valores en formato URL.
Sirve para enlazar recursos externos: documentos, páginas web o cualquier contenido accesible por una dirección.
La Plataforma valida sola que el valor tenga formato de URL correcto
El valor se muestra como un enlace activo que se abre en una nueva pestaña o ventana del navegador.
Hay varios tipos más, de funcionalidad muy variada:
Todos ellos entran en juego a la hora de diseñar la Plataforma para que se ajuste al negocio de la manera más eficiente.
La cantidad de Campos personalizados que admite la base de datos depende de la Edición de la Plataforma EGA Futura contratada.
Acá hay un cuadro comparativo con todas las ediciones disponibles y los precios actuales.
La distinción se resume en cuatro puntos:
Siempre que ningún campo estándar resuelva la necesidad, se pueden crear tantos Campos personalizados como hagan falta.
Conviene tener presentes estos criterios:
Menos es más.
Cuando la empresa necesita que el área técnica de EGA Futura cree uno o más Campos personalizados, conviene mandar el pedido completo de entrada.
Estos son los cinco datos que no pueden faltar:
Para los campos que sincronizan con una aplicación externa hacen falta dos datos más.
Cada tipo de campo pide además sus propias especificaciones técnicas, con límites exactos de longitud, decimales y formato.
Ese detalle completo, tipo por tipo, está en la sección para administradores y programadores de esta misma página.
Los Campos personalizados no viven en un módulo: atraviesan toda la Plataforma EGA Futura.
Aparecen dentro del Detalle de cualquier registro, mezclados con los campos estándar y sin distinguirse a simple vista.
Para el usuario que carga datos, un campo estándar y uno personalizado se ven exactamente igual.
Un mismo objeto puede tener campos personalizados en Ventas, Compras, Inventory, Project, People o cualquier otra aplicación del ERP.
Un Campo personalizado rara vez sirve solo: su valor real aparece cuando se conecta con el resto de la Plataforma.
Se muestra en las Columnas de una Vista de lista, que es donde deja de ser un dato suelto y pasa a ser comparable.
Se puede usar como Filtro, para segmentar registros por un criterio propio del negocio.
Alimenta informes, gráficos y Paneles de información, que es la razón más frecuente para crearlo.
Y participa de las Reglas de validación, las fórmulas y las automatizaciones que dependen de su valor.
Una distribuidora necesita saber, para cada cliente, qué día de la semana acepta recibir mercadería.
Ningún campo estándar del objeto Cuentas guarda ese dato.
Se crea entonces un Campo personalizado de tipo Picklist llamado Día de recepción, con los siete días como opciones.
A partir de ahí, logística arma una Vista de lista filtrada por ese campo y organiza el reparto de la semana en una sola pantalla.
El mismo dato cargado como texto libre habría sido imposible de filtrar y de graficar.
El límite depende de la Edición de la Plataforma EGA Futura que tenga contratada la empresa.
El cuadro comparativo con todas las ediciones y sus precios muestra el detalle vigente.
Algunas conversiones son posibles y otras no, y varias implican perder los datos ya cargados.
Antes de convertir un campo que ya tiene información conviene consultarlo y exportar los datos por las dudas.
Al eliminarlo, el campo deja de mostrarse y sus datos dejan de estar disponibles en los registros.
Durante un plazo limitado el campo se puede restaurar, así que conviene exportar la información antes de borrar nada.
Casi siempre porque el campo existe en la base de datos pero no está agregado al formato de la página del registro.
La otra causa habitual es que el perfil del usuario no tenga permiso de lectura sobre ese campo.
Cada tipo de campo tiene sus propios límites y su propia información obligatoria al momento de solicitarlo.
Este es el detalle tipo por tipo.
Información a mencionar:
Los campos numéricos muestran las centenas separadas por puntos o comas según la configuración regional de cada usuario.
El valor se trata como un número real y elimina cualquier cero a la izquierda.
Si los ceros a la izquierda tienen que verse, corresponde solicitar un campo de tipo texto.
Información a mencionar:
Comportamiento en reportes de las áreas de texto largo y de texto enriquecido.
Un reporte muestra los primeros 999 caracteres de un área de texto enriquecido estándar o un área de texto largo.
En los campos personalizados, en cambio, solo son visibles los primeros 255 caracteres.
Descargando el reporte como Solo detalles se recupera todo el contenido del campo.
Detalles adicionales de los campos Área de texto largo.
Asigna automáticamente un número exclusivo a cada registro.
Información a mencionar:
Admite un importe en divisas y la Plataforma le asigna sola el formato correspondiente.
Es especialmente útil para exportar datos a una hoja de cálculo.
Los valores pierden precisión después de los 15 decimales.
Permiten escribir una fecha o elegirla en un calendario emergente, y sumar una hora del día.
Son muy útiles en reportes, donde los datos se pueden acotar a fechas concretas.
El límite es de 40 caracteres.
La Plataforma aplica sola el formato de número telefónico.
Permite elegir un valor único dentro de una lista definida de antemano.
Información a mencionar:
Admite hasta 255 caracteres de cualquier dirección web válida.
En los registros solo se visualizan los primeros 50 caracteres.
Al abrir la dirección, las URL internas se abren en la misma ventana y las externas en una ventana distinta del navegador.
Al abrir una URL externa aparece un pedido de permiso, que se puede evitar desactivando el bloqueador de elementos emergentes del navegador.
El nombre de API de un Campo personalizado lleva un sufijo propio que lo distingue de los estándar en integraciones y fórmulas.
Un campo puede existir en la base de datos y no verse en pantalla, porque la visibilidad depende del formato de página y de los permisos del perfil.
Cada campo nuevo impacta en informes, integraciones y automatizaciones, así que conviene revisarlos antes de crear o eliminar uno.