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Un documento es un texto formal que la empresa necesita conservar, encontrar y poder demostrar que estaba vigente en una fecha concreta: una política, un contrato, un manual, un procedimiento o una especificación técnica. Lo que lo distingue de un archivo suelto es que tiene ciclo de vida propio: nace como borrador, se aprueba, entra en vigencia, se revisa y en algún momento queda obsoleto. Dentro del ERP de EGA Futura el documento es un registro con su tipo, su estado, su número de versión, su fecha de inicio de vigencia y su fecha de caducidad, y puede apuntar al archivo pesado guardado fuera de la Plataforma.
Un documento es un texto que la empresa necesita conservar y poder encontrar, y sobre el que alguien puede llegar a pedir cuentas.
Esa última parte es la que lo separa de un archivo cualquiera.
Un archivo se guarda; un documento, además, tiene autor, versión, fecha desde la que rige y momento en que deja de valer.
El archivo es el envase: un PDF, una hoja de cálculo, una imagen escaneada.
El documento es el contenido con estatus: la política de compras vigente, el contrato firmado con un proveedor, el manual de una máquina.
Un mismo documento puede tener varios archivos adjuntos y varias versiones a lo largo del tiempo, y sigue siendo el mismo documento.
Por eso vale la pena registrarlo aparte en lugar de dejarlo suelto en una carpeta compartida.
La clasificación más útil es la que responde para qué sirve cada texto.
Un documento no está simplemente ahí: pasa por estados, y cada estado significa algo distinto para quien lo consulta.
Como borrador se escribe y se discute, y nadie debería operar según lo que dice.
Como activo es la referencia válida, y es el único estado en el que conviene basar una decisión.
Cuando lo reemplaza una versión nueva queda obsoleto, y ahí empieza el riesgo real: alguien sigue trabajando con el texto viejo porque nadie le avisó.
El estado archivado guarda lo que ya no rige pero hay que conservar, típicamente por razones legales o de auditoría.
Tres datos convierten una carpeta en un sistema documental.
La fecha de inicio de vigencia dice desde cuándo el texto obliga, que rara vez coincide con el día en que se escribió.
La fecha de caducidad evita el problema más caro: seguros vencidos, certificaciones expiradas y contratos que se renovaron solos porque nadie los miró.
El control de versión permite saber si dos personas están leyendo el mismo texto, que es la pregunta que aparece cada vez que dos áreas se contradicen.
No todo tiene que vivir adentro del sistema de gestión.
Un plano de varios cientos de megabytes puede quedar en el repositorio donde ya está y ser referenciado con un enlace desde la ficha del documento.
Así el sistema conserva lo que sirve para buscar y controlar, y el peso se queda donde no molesta.
El hub de Gestión del conocimiento ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Gestión del Conocimiento: que tu Empresa no dependa de la Memoria de nadie vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Clarity muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Project lo muestra desde otra parte del sistema.
Documento es un objeto propio de la base de datos, con doce campos, y cada registro representa un texto formal de la empresa.
Convive con los archivos que la Plataforma administra: el archivo es el adjunto y el documento es la ficha que lo describe y lo controla.
Esa ficha es lo que permite buscar por tipo, por estado o por fecha de caducidad sin abrir un solo archivo.
Para un adjunto suelto de una conversación, la opción de Archivos alcanza y sobra.
El registro de Documento aporta valor cuando el texto necesita al menos una de estas cosas.
El Tipo de documento clasifica el texto entre diez opciones: Política, Procedimiento, Contrato, Manual, Especificación Técnica, Instructivo de Trabajo, Documento de Calidad, Reporte de Auditoria, Legal y Otros.
El Estado marca en qué punto del ciclo está, con cuatro valores: Borrador, Activo, Obsoleto y Archivado.
Que las dos sean listas cerradas y no texto libre es lo que hace que un Informe agrupado por tipo o por estado diga algo.
La Fecha de inicio de vigencia y la Fecha de caducidad delimitan el período en que el documento rige.
Con esas dos fechas cargadas, una Vista de lista de documentos que caducan el mes que viene se arma con un filtro y se revisa en un minuto.
El Control de versión es un campo de texto corto, y admite tanto la numeración clásica como cualquier convención que la empresa ya use.
El campo Almacenamiento externo guarda una dirección web.
Sirve para apuntar al repositorio donde ya está el plano, el video de capacitación o el escaneo de gran tamaño, sin duplicarlo.
La ficha queda liviana y buscable, y el peso se queda en el repositorio que lo administra.
Para lo crítico conviene el camino inverso: subir el archivo a la Plataforma, para que viaje junto al registro y no dependa de un enlace que alguien puede mover.
El campo Área funcional vincula el documento con el sector que lo emite o lo aplica.
Ese vínculo es lo que permite responder qué documentación tiene vigente cada área funcional, que es la pregunta típica antes de una auditoría.
El campo Ubicación lo asocia a una sede concreta, algo decisivo cuando cada planta u oficina se rige por su propia habilitación, su propio plano y su propio protocolo.
Los dos guardan texto, pero responden a preguntas distintas.
El documento conserva el texto oficial que obliga, con su vigencia y su versión.
El artículo de conocimiento explica cómo resolver algo, y está escrito para que alguien lo encuentre y lo aplique rápido.
Un procedimiento firmado es un documento; el instructivo corto que explica cómo aplicarlo es un artículo.
Una empresa carga su póliza de seguro como documento de tipo Contrato, en estado Activo, con la fecha de caducidad del período contratado.
Le asigna el Área funcional de Administración y la Ubicación de la planta asegurada.
El archivo firmado queda subido al registro y el legajo completo del corredor queda referenciado en Almacenamiento externo.
Treinta días antes de la caducidad, la póliza aparece en la Vista de lista de vencimientos próximos y la renovación deja de depender de que alguien se acuerde.
Son las dudas que trae la gestión documental de tu empresa: qué separa un documento de un archivo suelto, cómo se maneja una versión nueva y para qué sirve la fecha de caducidad.
El archivo es el envase, es decir el PDF o la imagen que se abre.
El documento es la ficha con estatus: guarda el tipo, el estado, la versión y las fechas de vigencia, y puede tener varios archivos adjuntos a lo largo del tiempo.
No hace falta. Lo pesado y de consulta ocasional puede quedar en su repositorio y referenciarse desde el campo Almacenamiento externo.
Lo crítico conviene subirlo, para que viaje junto al registro y no dependa de un enlace que alguien puede mover.
La versión anterior pasa al estado Obsoleto y deja de ser la referencia válida.
Marcarla en lugar de borrarla es lo que evita el problema clásico de que alguien siga trabajando con el texto viejo.
Sirve para anticiparse: con esa fecha cargada, los vencimientos se filtran en una Vista de lista y se ven con semanas de anticipación.
Sin ella, un seguro vencido o una certificación expirada aparecen recién el día que alguien los necesita.
El objeto es EGAFutura__Documento__c, con etiqueta Documento, y expone doce campos.
Las dos listas de selección del objeto muestran la etiqueta en español pero almacenan el valor en inglés.
Cualquier filtro por API, consulta o código tiene que usar el valor almacenado, nunca la etiqueta que se ve en pantalla.
En EGAFutura__DocumentType__c la correspondencia es: Política guarda Policy, Procedimiento guarda Procedure, Contrato guarda Contract, Manual guarda Manual, Especificación Técnica guarda Technical Specification, Instructivo de Trabajo guarda Work Instruction, Documento de Calidad guarda Quality Record, Reporte de Auditoria guarda Audit Report, Legal guarda Legal y Otros guarda Other.
En EGAFutura__Status__c la correspondencia es: Borrador guarda Draft, Activo guarda Active, Obsoleto guarda Obsolete y Archivado guarda Archived.
Un filtro escrito contra la etiqueta devuelve cero registros sin dar error, que es la forma más molesta de fallar.
Name es el título del documento, de tipo Text con ochenta caracteres.
EGAFutura__Descripcion__c es un Long Text Area de 32768 caracteres.
EGAFutura__Version__c es un Text de treinta caracteres, así que admite cualquier convención de numeración.
EGAFutura__EffectiveDate__c es la fecha de inicio de vigencia y EGAFutura__ExpirationDate__c la de caducidad, ambas de tipo Date sin componente horario.
EGAFutura__Almacenamiento_externo__c es de tipo URL con un tope de 255 caracteres, lo cual conviene tener presente con enlaces largos con parámetros.
EGAFutura__Area_funcional__c es un Lookup contra el objeto del mismo nombre de API, y EGAFutura__Ubicacion__c un Lookup contra EGAFutura__Ubicacion__c.
Se completa con CurrencyIsoCode y con EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, una numeración automática obligatoria.
El único campo marcado como obligatorio es EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, o sea la numeración automática.
Como consecuencia, una carga masiva puede crear documentos sin tipo, sin estado y sin área funcional, y esos registros quedan fuera de cualquier Informe agrupado por esos criterios.
Conviene exigir esos tres campos en el proceso de carga cuando el objetivo es reportar por área o por estado.
Y como las fechas son de tipo Date, una automatización de vencimiento debe comparar contra TODAY y no contra un valor con hora.
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En este vídeo vamos a aprender qué es un documento dentro de la Plataforma EGA Futura.
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A lo largo de toda la Plataforma EGA Futura se pueden trabajar con archivos almacenados en la base de datos en la nube de EGA Futura.
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Los documentos son un complemento a los archivos que la plataforma administra. Normalmente el consejo es utilizar archivos desde la opción Archivos incluida dentro de EGA Futura y en aquellos casos en donde sea necesario trabajar con documentación muy específica como patentes, planos, escrituras, títulos de propiedad y cualquier tipo de documento que pueda tener vinculado uno o más archivos recomendamos usar la opción Documentos.
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Los documentos se pueden vincular a cualquier aplicación dentro de la plataforma, pueden contener uno o varios archivos y naturalmente participan de todas las conversaciones internas que se tengan con la red social de EGA Futura.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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