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Las Cuentas por pagar son las deudas comerciales que una empresa mantiene con sus proveedores por bienes y servicios ya recibidos.
Aparecen cada vez que se compra algo y no se paga en el mismo acto.
Su contraparte simétrica son las Cuentas por cobrar, que es lo mismo visto desde el lado del que vende.
Este es el punto que más se malinterpreta.
La obligación se reconoce cuando se recibe el bien o el servicio y llega el comprobante, por aplicación del principio de devengo.
El pago posterior no crea la deuda: la cancela.
De ahí sale una consecuencia incómoda: una empresa puede tener efectivo disponible y estar en falta, porque la caja mide otra cosa que el pasivo.
En sentido estricto, las Cuentas por pagar son las deudas comerciales y no cualquier obligación de la empresa.
La contabilidad separa el pasivo en grupos distintos justamente porque se comportan distinto.
Mezclar los tres grupos en un solo número oculta el riesgo real, porque un atraso con un banco y un atraso con un proveedor no tienen la misma consecuencia.
Las Cuentas por pagar se clasifican dentro del pasivo corriente.
El criterio no es simplemente que venzan antes de los doce meses.
Una obligación es corriente cuando se espera cancelarla dentro del ciclo operativo normal de la empresa o dentro de doce meses, y se toma el plazo que sea mayor.
Eso importa en actividades de ciclo largo, como la construcción o el añejamiento, donde el ciclo operativo supera el año.
El indicador que resume la salud de las Cuentas por pagar mide cuántos días tarda la empresa en pagar.
Se calcula dividiendo el saldo promedio de cuentas por pagar por las compras del período, y multiplicando por los días de ese período.
Un número alto significa que el proveedor está financiando a la empresa, y eso alivia la caja.
Pero estirarlo demasiado tiene costo: se pierden descuentos, se deteriora la relación y en algún momento cambian las condiciones.
Ese indicador se lee junto al período de cobro y al de inventario, y de los tres sale el ciclo de caja.
La práctica más efectiva es el cotejo de tres documentos antes de aprobar cualquier pago.
Si los tres no coinciden, la diferencia se resuelve antes de pagar y no después.
El otro control es el calendario de vencimientos, que es lo que evita pagar tarde por desorden y no por falta de fondos.
Y conviene evaluar caso por caso si conviene un descuento por pronto pago o conservar el plazo completo.
El ERP no maneja las Cuentas por pagar como una lista aparte: las construye a partir del circuito de compras.
Ese circuito vive en EGA Futura Compras y se apoya en tres documentos encadenados.
Tener las dos fechas de recepción separadas permite detectar cuándo lo que el proveedor dice que entregó no coincide con lo que se recibió.
El campo Nº comprobante proveedor conserva la numeración original del emisor, que es la que él va a mencionar en cualquier reclamo.
El importe queda desglosado en Subtotal, Impuestos y Total, así que el IVA nunca queda escondido dentro del total.
El campo Orden de compra enlaza el comprobante con lo que se había pedido, y ahí se cierra el cotejo.
El campo Estado tiene tres valores: Borrador, Recibida y Pagada.
Las que están en Recibida son exactamente las Cuentas por pagar vivas de la empresa.
La Fecha vencimiento es la que ordena el calendario de pagos.
La Condición de compra del comprobante define cómo se cancela.
Sus campos son Cantidad de cuotas, Tiempo entre cuotas, A vencer en (días) y Porcentaje del total facturado.
Con eso el vencimiento sale calculado y no depende de que alguien lo recuerde.
El campo Tipo de cuenta de cada Cuenta contable mantiene separados los tres grupos del pasivo.
Existen valores distintos para 02.01.02 Deudas comerciales, 02.01.01 Deudas bancarias y financieras y 02.01.03 Deudas sociales y fiscales.
La Configuración de la empresa completa el cuadro con la Cuenta de Proveedores Cuenta corriente, la Cuenta de Anticipos a Proveedores, la Cuenta de Descuentos recibidos y la Cuenta de Intereses a Proveedores.
Una Vista de lista del objeto Facturas de compra, filtrada por Estado igual a Recibida y ordenada por Fecha vencimiento, es el calendario de pagos completo.
Cada Proveedor muestra sus comprobantes en una Lista relacionada dentro de su Página de registro.
Un Informe con el saldo agrupado por proveedor y por tramo de antigüedad se fija después en un Panel de información.
Cuando se recibe el bien o el servicio y llega el comprobante, no cuando se paga.
El pago posterior cancela la deuda, no la genera.
No en sentido estricto, porque la contabilidad las clasifica como deudas bancarias y financieras, un grupo aparte del pasivo.
Las Cuentas por pagar son las deudas comerciales con proveedores de bienes y servicios.
Tampoco, porque forman el grupo de deudas sociales y fiscales.
Sus vencimientos los fija la norma y no un acuerdo entre partes, así que se gestionan de otra manera.
El período medio de pago, que muestra cuántos días pasan en promedio entre recibir una factura y cancelarla.
Se lee junto al período de cobro y al de inventario, y de los tres sale el ciclo de caja.
Las Cuentas por pagar se derivan del circuito de compras y no de un objeto propio.
El estado vive en EGAFutura__Status__c, con los valores Borrador, Recibida y Pagada, y el valor por defecto es Borrador.
El importe se descompone en EGAFutura__Subtotal__c, EGAFutura__TaxAmount__c y EGAFutura__Total__c.
La numeración del emisor queda en EGAFutura__SupplierDocumentNumber__c y el cotejo se apoya en EGAFutura__Purchase_Order__c.
Las fechas de control son EGAFutura__Purchase_Invoice_Date__c y EGAFutura__Due_Date__c, y el plazo llega por EGAFutura__PaymentTerms__c, un Lookup hacia EGAFutura__Condicion_compra__c.
La lista de selección EGAFutura__Tipo_cuenta__c de EGAFutura__Cuenta_contable__c distingue 02.01.02 Deudas comerciales de 02.01.01 Deudas bancarias y financieras y de 02.01.03 Deudas sociales y fiscales.
Las cuentas por defecto se declaran en EGAFutura__Configuration__c, con EGAFutura__Cuenta_Proveedores_Cuenta_corriente__c, EGAFutura__Cuenta_Anticipos_Proveedores__c, EGAFutura__Cuenta_Descuentos_recibidos__c y EGAFutura__Cuenta_Intereses_Proveedores__c.
El objeto es EGAFutura__Supplier__c y no un objeto llamado Proveedor, un detalle que conviene tener presente al escribir consultas.
Las Cuentas por pagar son aquellas deudas que una empresa contrae con diferentes acreedores o proveedores, producto de haber adquirido determinados bienes o servicios.
Pueden ser definidas como obligaciones que contrae una empresa, como consecuencia de la actividad económica que realiza.
Las Cuentas por pagar de las empresas suelen ser respecto de materiales o insumos que son de carácter necesario y obligatorio, para el correcto desarrollo de su actividad.
Estas obligaciones nunca son con entidades bancarias, sino que son con los mismos proveedores de los bienes o servicios.
Cuando la empresa adquiere el material necesario para su producción y no lo paga al instante, se genera la cuenta por pagar.
Esta obligación de la empresa deberá ser cancelada en el plazo que haya sido establecido.
Una vez hecho esto, la empresa detalla la operación en sus libros contables.
Las Cuentas por pagar son aquellas deudas que una empresa contrae con diferentes acreedores o proveedores, producto de haber adquirido determinados bienes o servicios.
Pueden ser definidas como obligaciones que contrae una empresa, como consecuencia de la actividad económica que realiza.
Las Cuentas por pagar de las empresas suelen ser respecto de materiales o insumos que son de carácter necesario y obligatorio, para el correcto desarrollo de su actividad.
Estas obligaciones nunca son con entidades bancarias, sino que son con los mismos proveedores de los bienes o servicios.
Cuando la empresa adquiere el material necesario para su producción y no lo paga al instante, se genera la cuenta por pagar.
Esta obligación de la empresa deberá ser cancelada en el plazo que haya sido establecido.
Una vez hecho esto, la empresa detalla la operación en sus libros contables.