Departamento de legales

Introducción al Departamento de legales

También se lo conoce como Departamento de asesoría jurídica o asuntos legales, supervisando que todo esté de acuerdo al mandato de ley y las normas.

Las áreas del derecho que competen al Departamento de legales incluyen lo mercantil, laboral, administrativo, civil y hasta penal.

Contar con un Departamento de legales en la empresa es de suma utilidad porque ayudará a evitar futuros problemas y pérdidas económicas.

Funciones del Departamento de legales

Dentro de cada una de las áreas del Derecho que sean de su competencia, esta división se va a encargar de:

• Verificar que la empresa cumple con todas las leyes y normas jurídicas que le permitan elaborar contratos y desarrollar negocios.
• Asegurarse de que la empresa cumple con todo lo previsto en la ley para los temas laborales, considerando permisos, despidos o liquidaciones.
• Representar y defender a la compañía en litigios, juicios u otros actos legales o judiciales.
• Ponerse en contacto con la representación sindical (si existe) para comprobar que no existen vacíos legales o infracciones por parte de la empresa.
• Brindar asesoría en materia administrativa y financiera, revisando todo tipo de documentos legales y acuerdos comerciales.
• Llevar a cabo la modificación de estatutos y del capital según los requerimientos de la compañía.
• Puede llevar a cabo gestiones de cobro de operaciones que se encuentran en situación de morosidad o deudas con la empresa.

El alcance concreto de estas funciones, las áreas del derecho involucradas y la documentación exigida varían según el país y el marco normativo de cada jurisdicción.

Importancia del Departamento de legales

Existe la tendencia de contratar servicios externos de asesoría legal que se encargue de llevar todo lo relativo a esta materia y la representación de la empresa.

Sin embargo, contar con un Departamento de legales dentro de la empresa (in-house) aporta mayor beneficio, ya que:

• Dispone de conocimientos más específicos sobre la actividad y naturaleza comercial de la empresa, así como sus relaciones.
• Evita pérdidas de dinero en contrataciones y negocios en los que no se tiene una comprensión clara de las cláusulas legales.
• Al realizar negocios, cada parte vela por sus propios intereses, y es importante contar con alguien que asegure el mayor beneficio para la empresa.
• Permite revisar documentos e incorporar las mejores condiciones para beneficio de la compañía.
• Asegura que el abogado o representante legal esté en sintonía con los valores y cultura de la organización.
• Evita la fuga de información que puede ser vital o de suma importancia para la realización de negocios.

Por lo general, las áreas de la empresa que más se benefician de contar con un Departamento de legales son recursos humanos y la dirección ejecutiva.

Todo esto exige que el personal que integra el Departamento de legales sea altamente competente y esté bien cualificado.

Actualizando el Departamento de legales a la era digital

Hoy en día, cada una de las áreas o divisiones de la empresa deben estar a la vanguardia de los cambios que propone la era digital.

Por eso, es necesario tener amplios conocimientos sobre las nuevas tecnologías en los mercados y las consecuencias legales de su utilización.

Así, el Departamento de legales debe ajustarse a políticas de papel cero, a los usos de la blockchain, la nube, la economía digital y la jurimetría, entre otros.

De esa forma, se abre paso a las nuevas realidades, incorporándolas a la empresa para alcanzar los máximos beneficios.

Los sistemas de gestión empresarial en la nube actualmente ofrecen aplicaciones dedicadas a la administración de cuestiones legales y jurídicas de las organizaciones.

Esas aplicaciones integran las actividades del Departamento de legales con la comunicación con todas las demás áreas de la empresa, así como con asesores externos.

Estas herramientas de software integradas en completas plataformas de gestión empresarial facilitan el trabajo colaborativo con la totalidad de departamentos y colaboradores, ahorrando tiempo de manera notablemente significativa:

• Reuniones transformadas en videoconferencias.
• Llamados por consultas convertidos en comunicación asincrónica.
• Grupos de personas de diversas áreas trabajando en equipo en red social interna.
• Accesibilidad desde dispositivos móviles permitiendo trabajo en la plataforma desde cualquier ubicación.

La inmediatez de la interacción con un software de gestión de departamento legal da la tranquilidad de registración de toda actividad y comunicación.

Una aplicación en la nube brinda la libertad que necesita un profesional del Departamento de legales.

Se trata de alguien que habitualmente se desplaza por múltiples locaciones a lo largo del día, en interacción con personas en cada ámbito.

Centralizar el trabajo del Departamento de legales se vuelve una necesidad primordial ya que:

• La forma de recibir requerimientos, puede ser anticipada en forma digital.
• La respuesta a interacciones, puede adelantarse en forma virtual.
• El almacenamiento y distribución de documentación crítica, logra organizarse en archivos en la nube.
• La concertación de entrevistas y manejo de agenda, pendientes y calendario puede accederse desde cualquier dispositivo móvil.

Esta lista enumeró algunas de las tantas tareas que competen a los colaboradores del área de legales de una compañía.

La gestión legal en la nube reduce las horas de trabajo en la oficina.

También acompaña la elaboración de planes, estrategias, análisis, decisiones e investigación, y permite aprovechar el tiempo con o sin conexión a internet.

La tecnología nube beneficia a la tarea jurídica y legal en una empresa de una forma inédita.

Lo hace gracias a la integración de tareas, personas y documentación de forma concurrente y asincrónica, en una sola plataforma de aplicaciones.