EGA Futura » Capacitación y Soporte
Un Epic es un bloque grande de trabajo que se divide en muchas tareas más chicas y que rara vez entra dentro de un solo proyecto.
En español se lo llama épica o iniciativa, y las tres palabras nombran la misma idea: algo demasiado grande para resolverlo de una vez.
Lo característico del Epic es que agrupa por objetivo y no por proyecto, así que puede alcanzar tareas de equipos distintos.
El término nace en los métodos ágiles, donde el trabajo se ordena en una escala de tamaños para poder planificarlo.
En la parte de abajo están las tareas, que se resuelven en horas o en días.
Arriba está el Epic, que se completa a lo largo de varios ciclos y que casi nunca tiene un único responsable.
Entre uno y otro cada equipo agrega los escalones que necesita, y esa flexibilidad es parte del método.
La tarea es la unidad ejecutable: alguien la toma, la hace y la cierra.
El proyecto es un esfuerzo con principio, fin y alcance definido, del estilo abrir una sucursal concreta en una ciudad concreta.
El Epic es el paraguas temático que abarca todas las aperturas de sucursales, incluidas las que vengan después.
Por eso una misma tarea vive en un proyecto y a la vez aporta a un Epic: son dos maneras de mirar el mismo trabajo.
La señal más clara es una iniciativa que se repite: certificaciones, aperturas, migraciones, campañas anuales.
La segunda señal es una pregunta que ningún proyecto responde solo, del estilo cuánto avanzamos en digitalizar la atención al cliente.
La tercera es el trabajo que cruza áreas, donde cada una lleva su propio proyecto y nadie ve el total.
Cuando ninguna de las tres se cumple, un proyecto alcanza y sumar un Epic solo agrega burocracia.
El nombre describe un resultado y no una actividad, así que Aperturas de sucursales nuevas funciona mejor que Trabajos varios de expansión.
La descripción explica qué queda adentro y qué queda afuera, porque un Epic sin borde termina absorbiendo todo lo que nadie sabe dónde poner.
Y conviene que tenga una prioridad explícita, ya que su función principal es ayudar a decidir qué se hace antes.
Un Epic bien planteado es el puente entre la estrategia y la lista de tareas de la semana.
Los OKR dicen a dónde quiere llegar la empresa, y los Epics son los grandes bloques de trabajo que la llevan hasta ahí.
Cuando cada Epic se asocia a un objetivo, la pregunta sobre en qué se está gastando el tiempo pasa a tener respuesta con datos.
Dentro de EGA Futura Project, el Epic es un objeto propio y deliberadamente simple: cuatro datos y ninguna ceremonia.
Esa simpleza es intencional, porque el Epic no ejecuta trabajo sino que lo agrupa y le da sentido.
El nombre es un texto corto y es lo que se lee en las Vistas de lista y en los Informes.
La descripción es un campo con formato, o sea que admite párrafos, listas y negritas para delimitar el alcance con precisión.
El estado ofrece cuatro valores, Nuevo, Activo, Completado y Cancelado, y arranca en Nuevo.
La prioridad ofrece tres, Alta, Media y Baja, y es la que ordena la conversación sobre qué se ataca primero.
Nuevo es el Epic recién planteado, todavía en discusión y sin trabajo asociado.
Activo es el que está en marcha, y es el estado en el que un Epic pasa la mayor parte de su vida.
Completado cierra la iniciativa y Cancelado deja constancia de la que se decidió no seguir.
Conservar los cancelados tiene valor propio, porque explican por qué hay tareas que quedaron sin continuidad.
El proyecto es el contenedor con alcance y fecha, y es donde el trabajo efectivamente se ejecuta.
La tarea de proyecto es la unidad concreta que alguien toma y cierra.
El Epic se apoya sobre esas tareas y las agrupa por iniciativa, sin importar a qué proyecto pertenezcan.
De ahí viene su utilidad: un Epic puede reunir tareas de tres proyectos distintos que persiguen el mismo objetivo de negocio.
La tarea de proyecto es el único objeto del ERP que se abre en dos tipos de registro diferentes.
Cada tipo expone su propio juego de estados, lo que permite que dos maneras de trabajar convivan sin pisarse.
Para quien mira desde el Epic eso es transparente, porque el agrupamiento se hace por encima de esa distinción.
El objeto de participantes de proyecto registra quién interviene en cada proyecto y con qué rol.
Es lo que permite contestar quiénes están involucrados en un Epic sin tener que abrir tarea por tarea.
Existe además un objeto que relaciona tareas de proyecto con problemas, y es el que conecta la ejecución con lo que la está trabando.
Un Epic con muchos problemas asociados es una señal temprana, y bastante más honesta que un porcentaje de avance.
El valor del Epic aparece completo en el Informe, porque ahí se ven juntas las tareas de todos los proyectos que aporta.
Un Informe agrupado por estado responde cuántas iniciativas están activas y cuántas se cerraron en el período.
Otro agrupado por prioridad muestra si el esfuerzo real coincide con lo que la empresa dijo que era importante.
Los dos se pueden subir a un Panel de información para que la dirección mire la cartera de iniciativas de un vistazo.
Una empresa que abre sucursales crea el proyecto Apertura de nueva sucursal para cada ciudad, con sus tareas y sus fechas.
En paralelo crea un solo Epic llamado Aperturas de sucursales nuevas, con prioridad Alta y estado Activo.
Cada proyecto responde cómo va esa ciudad, y el Epic responde cómo va el plan de expansión completo.
Cuando la expansión termina, el Epic pasa a Completado y queda como historia consultable de todo lo que costó lograrla.
Ese modo de trabajar es lo que la gestión de proyectos aporta cuando deja de ser una lista de tareas.
El proyecto tiene alcance, fecha y un final concreto, y es donde el trabajo se ejecuta.
El Epic agrupa por iniciativa y puede abarcar tareas de varios proyectos, incluidos los que arranquen después.
Sí, y es justamente el uso previsto: el proyecto sirve para ejecutar y el Epic para medir el avance de la iniciativa.
Son dos lecturas del mismo trabajo, y ninguna de las dos reemplaza a la otra.
El estado tiene cuatro valores, Nuevo, Activo, Completado y Cancelado, y un Epic recién creado nace en Nuevo.
La prioridad tiene tres, Alta, Media y Baja, y es la que ordena qué iniciativa recibe atención antes.
Cuando el trabajo entra cómodo en un solo proyecto y no se va a repetir, el proyecto alcanza por sí solo.
Un Epic con un único proyecto adentro no agrega información y sí agrega un nivel más que mantener.
El Epic se almacena en el objeto EGAFutura__Epic__c, dentro de la aplicación EGA Futura Project.
Las dos listas de selección del objeto muestran una etiqueta en español y guardan un valor en inglés.
Cualquier filtro por API, consulta o código tiene que usar el valor almacenado, nunca la etiqueta que aparece en pantalla.
En EGAFutura__Status__c la correspondencia es: Nuevo guarda New y es el valor por defecto, Activo guarda Active, Completado guarda Completed y Cancelado guarda Canceled.
Conviene notar que Canceled se escribe con una sola ele, y que escribirlo con dos devuelve cero resultados.
En EGAFutura__Priority__c la correspondencia es: Alta guarda High, Media guarda Medium y Baja guarda Low.
Un filtro escrito contra la etiqueta no da error: devuelve cero registros, que es la forma más molesta de fallar.
Al haber dos tipos de registro sobre la tarea de proyecto, cualquier automatización que dependa del estado debe contemplar los dos juegos de valores o filtrar antes por RecordTypeId.
El campo de descripción es Rich Text, así que su contenido llega con etiquetas HTML y conviene limpiarlo antes de mostrarlo fuera de la Plataforma.
Un objeto de unión como el de tareas y problemas se consulta desde cualquiera de las dos puntas, y es el camino para listar todo lo que está trabando una iniciativa.
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En este vídeo vamos a ver que es un Epic dentro de EGA Futura Project y para que sirve.
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EGA Futura Project es la aplicación dentro de la plataforma EGA Futura que nos permite administrar proyectos dentro de nuestra empresa. Un Epic es una colección de tareas de proyecto agrupadas y que representan diferentes iniciativas y diferentes objetivos más amplios que un proyecto en sí.
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Y los Epics pueden expandirse a uno o varios proyectos. Un Epic no es otra cosa que un agrupador.
[00:00:40.650]
Vamos a verlo en términos prácticos, por ejemplo, que es lo que estamos viendo aquí en la pantalla tenemos una tarea de proyecto vinculada a una certificación ISO 9001 de una empresa. Podemos tener, por ejemplo, un proyecto que se llame Certificación ISO 9001:2015, un proyecto específico con todas las tareas vinculadas a ese proyecto de certificación en particular.
[00:01:14.880]
Y al mismo tiempo podríamos tener una Epic diferente, que se llame certificaciones ISO. Entonces vamos a tener un proyecto puntual para una certificación y un Epic que abarque un montón de tareas pura y exclusivamente para eso.
[00:01:38.890]
Vamos a ver otro ejemplo puntual. Supongamos que nuestra empresa tiene varias ubicaciones geográficas, varias sucursales, y tenemos el proceso de apertura de una nueva sucursal. Ese proceso de apertura de una nueva sucursal dentro de EGA Futura Project, lo vamos a administrar en un proyecto nuevo. Por ejemplo, ese proyecto se va a llamar Apertura de nueva sucursal.
[00:02:14.290]
Imaginemos que queremos abrir una sucursal nueva en el DF de México. Entonces en EGA Futura Project, dentro de proyectos vamos a crear un proyecto que se llame Apertura de Nueva Sucursal en México DF y dentro de ese proyecto vamos a ir agrupando todas las tareas de proyecto para la ejecución del mismo.
[00:02:40.360]
Ahora, al mismo tiempo podemos tener un Epic, es más grande, es un agrupador más grande en donde a ese Epic lo vamos a llamar aperturas de sucursales nuevas.
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Todas las tareas relacionadas apertura sucursales nuevas, van a estar agrupadas en ese épico, estén o no en el proyecto, o estén o no vinculadas al proyecto de México DF.
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Para qué nos sirven? Para agrupar, para tener más versatilidad y más flexibilidad al momento de ordenar las tareas de todos los proyectos en los que nuestra empresa está participando.
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Y por supuesto que si vamos a informes, hacemos clic en nuevo informe y dentro de el cuadro Buscar tipos de informe, escribimos EPIC, vamos a ver que no solamente podemos tener informes de todos los epics que estemos utilizando en nuestra empresa, sino que podemos generar informes con todas las tareas de proyecto vinculadas y agrupadas, todos los épicos que vayamos creando. El uso de épicas es totalmente opcional y el objetivo es agrupar tareas independientemente de los proyectos a las que estas pertenezcan.
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En este vídeo vamos a ver que es un Epic dentro de EGA Futura Project y para que sirve.
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EGA Futura Project es la aplicación dentro de la plataforma EGA Futura que nos permite administrar proyectos dentro de nuestra empresa. Un Epic es una colección de tareas de proyecto agrupadas y que representan diferentes iniciativas y diferentes objetivos más amplios que un proyecto en sí.
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Y los Epics pueden expandirse a uno o varios proyectos. Un Epic no es otra cosa que un agrupador.
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Vamos a verlo en términos prácticos, por ejemplo, que es lo que estamos viendo aquí en la pantalla tenemos una tarea de proyecto vinculada a una certificación ISO 9001 de una empresa. Podemos tener, por ejemplo, un proyecto que se llame Certificación ISO 9001:2015, un proyecto específico con todas las tareas vinculadas a ese proyecto de certificación en particular.
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Y al mismo tiempo podríamos tener una Epic diferente, que se llame certificaciones ISO. Entonces vamos a tener un proyecto puntual para una certificación y un Epic que abarque un montón de tareas pura y exclusivamente para eso.
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Vamos a ver otro ejemplo puntual. Supongamos que nuestra empresa tiene varias ubicaciones geográficas, varias sucursales, y tenemos el proceso de apertura de una nueva sucursal. Ese proceso de apertura de una nueva sucursal dentro de EGA Futura Project, lo vamos a administrar en un proyecto nuevo. Por ejemplo, ese proyecto se va a llamar Apertura de nueva sucursal.
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Imaginemos que queremos abrir una sucursal nueva en el DF de México. Entonces en EGA Futura Project, dentro de proyectos vamos a crear un proyecto que se llame Apertura de Nueva Sucursal en México DF y dentro de ese proyecto vamos a ir agrupando todas las tareas de proyecto para la ejecución del mismo.
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Ahora, al mismo tiempo podemos tener un Epic, es más grande, es un agrupador más grande en donde a ese Epic lo vamos a llamar aperturas de sucursales nuevas.
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Todas las tareas relacionadas apertura sucursales nuevas, van a estar agrupadas en ese épico, estén o no en el proyecto, o estén o no vinculadas al proyecto de México DF.
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Para qué nos sirven? Para agrupar, para tener más versatilidad y más flexibilidad al momento de ordenar las tareas de todos los proyectos en los que nuestra empresa está participando.
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Y por supuesto que si vamos a informes, hacemos clic en nuevo informe y dentro de el cuadro Buscar tipos de informe, escribimos EPIC, vamos a ver que no solamente podemos tener informes de todos los epics que estemos utilizando en nuestra empresa, sino que podemos generar informes con todas las tareas de proyecto vinculadas y agrupadas, todos los épicos que vayamos creando. El uso de épicas es totalmente opcional y el objetivo es agrupar tareas independientemente de los proyectos a las que estas pertenezcan.