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Un ejercicio contable es el tramo de tiempo que la empresa usa como unidad de medida para saber cómo le fue.
Sin ese corte los resultados serían un flujo continuo imposible de comparar: el ejercicio es lo que permite decir «este año» y que la frase signifique algo.
Al cerrarlo se obtienen los estados financieros, y con ellos la foto del patrimonio y la película del resultado.
Lo más común es que el ejercicio dure doce meses, y en muchos países coincide con el año calendario.
Pero coincidir con el calendario no es obligatorio en todas partes, y hay empresas que eligen otro corte.
El criterio práctico más citado es cerrar cuando la actividad está en su punto más bajo, porque ahí el inventario es menor y el recuento es más simple.
Es una recomendación y no una regla: lo que manda es la normativa de cada país y lo que la empresa haya declarado.
El primer ejercicio de una empresa arranca el día que empieza a operar, así que casi nunca dura doce meses completos.
Lo mismo pasa cuando una empresa cambia su fecha de cierre: queda un ejercicio irregular en el medio.
Ese ejercicio corto es perfectamente normal, pero hace que las comparaciones año contra año pierdan sentido hasta que quede atrás.
Esperar doce meses para saber cómo va el negocio es esperar demasiado.
Por eso el ejercicio se divide en períodos más cortos, habitualmente mensuales, que se cierran uno por uno.
Cada cierre de período permite detectar un desvío mientras todavía se puede corregir.
Además de los períodos normales existen los períodos especiales, que no corresponden a un mes del calendario.
Se usan para los asientos de ajuste y de cierre, que conceptualmente no pertenecen a ningún mes sino al final del ejercicio.
Separarlos evita que las cifras del último mes queden distorsionadas por movimientos que en realidad corresponden a todo el año.
Un ejercicio abierto todavía admite movimientos.
Uno cerrado ya no debería recibirlos, porque sus cifras ya se informaron y cambiarlas invalidaría lo presentado.
Cerrar a tiempo es una disciplina incómoda que evita el problema mucho mayor de tener dos versiones de la misma cifra.
La duración permitida, la obligación de avisar un cambio de fecha de cierre y qué libros hay que llevar cambian según la normativa local.
Algunos países exigen libros con nombres y formatos propios, y conviene no dar por universal lo que rige en uno solo.
Tampoco es cierto que exista un calendario fiscal único por país: en varios lugares cada empresa elige su fecha de cierre, y el calendario del sector público no es el de las empresas privadas.
Conviene confirmar todo esto con el contador local antes de configurar las fechas en el sistema, porque corregirlo después es caro.
Hay herramientas de software que llevan la facturación y la contabilidad de forma integrada, como el ERP en la nube de EGA Futura.
El ERP tiene un objeto propio para los ejercicios contables, y su registro es corto y directo: ocho campos personalizados alcanzan para describir un ejercicio entero.
Cada ejercicio guarda un nombre, un número, la vigencia desde y hasta, la cantidad de períodos y un estado.
Los campos quedan abiertos en la base de datos, así que cada empresa fija en su procedimiento cuáles exige completar.
Vigencia desde y Vigencia hasta delimitan el tramo de tiempo que ese ejercicio cubre.
Son las que permiten responder la pregunta práctica de a qué ejercicio pertenece una operación de una fecha dada.
Conviene cargarlas con cuidado, porque dos ejercicios con vigencias superpuestas hacen ambigua esa respuesta.
Acá hay un detalle de diseño que conviene entender: el ejercicio guarda cuántos períodos tiene, no una lista de períodos.
La cantidad de períodos contables admite hasta tres dígitos, lo que deja lugar de sobra para los doce meses habituales.
La cantidad de períodos especiales admite dos dígitos, y ahí se declara cuántos tramos de ajuste y cierre tiene el ejercicio.
Un esquema muy común es doce períodos contables y uno o dos especiales, aunque cada país y cada empresa lo resuelven distinto.
El campo Estado admite exactamente dos valores: Abierto y Cerrado.
Además existe una casilla llamada Activo, que es un control aparte del estado.
Conviene definir en el procedimiento interno cómo se combinan los dos, porque cada uno responde una pregunta distinta.
La lectura más natural es usar Activo para señalar cuál es el ejercicio en curso y Estado para saber si admite o no movimientos.
El registro tiene dos campos que compiten por ser el nombre, y esto sorprende la primera vez.
El nombre estándar del registro es un número automático, así que en una Vista de lista sin configurar se ven códigos y no ejercicios.
El nombre legible vive en el campo Nombre, de hasta 120 caracteres, y conviene agregarlo como Columna en las Vistas de lista desde el primer día.
El campo Número de ejercicio, por su parte, es de texto y admite tres caracteres, pensado para una numeración corta y correlativa.
Una empresa que cierra el 31 de diciembre crea el ejercicio del año entrante antes de que empiece.
Carga el nombre, el número correlativo y la vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre.
Declara doce períodos contables y un período especial para los ajustes de cierre.
Lo deja en estado Abierto y marca la casilla Activo, y en ese momento desmarca la del ejercicio anterior.
Cuando el ejercicio viejo termina de ajustarse, pasa a Cerrado y deja de aceptar movimientos nuevos.
Cada asiento contable guarda su fecha, y esa fecha es la que lo ubica dentro de un ejercicio.
Por eso las vigencias se cargan con cuidado: son la frontera que decide a qué tramo pertenece cada movimiento.
Un Informe de asientos filtrado por ese rango de fechas devuelve el libro diario del ejercicio completo.
No necesariamente. En muchos países coincide con el año calendario, pero eso no es una regla universal.
El ERP no impone ningún calendario: las fechas se cargan a mano en Vigencia desde y Vigencia hasta.
Lo que corresponde en cada caso lo define la normativa del país y lo que la empresa haya declarado.
Para alojar los asientos de ajuste y de cierre, que no pertenecen a ningún mes en particular.
Si esos movimientos se cargaran en el último mes, ese mes quedaría distorsionado frente a los once anteriores.
En el ERP se declaran como una cantidad, en el campo Cantidad de períodos especiales.
Son dos controles distintos que la Plataforma no relaciona entre sí.
El estado dice si el ejercicio admite movimientos, y la casilla sirve para señalar cuál es el ejercicio en curso.
Como nada impide combinarlos de forma contradictoria, conviene fijar la regla en el procedimiento interno.
Porque el nombre estándar del registro es un número automático, no el nombre que se carga a mano.
El nombre legible está en el campo Nombre, que hay que agregar como Columna en la Vista de lista.
Es un ajuste de configuración que se hace una vez y resuelve el problema para siempre.
El objeto se llama EGAFutura__Ejercicio_contable__c y su etiqueta es Ejercicio contable.
Tiene 21 campos en total, de los cuales 8 son personalizados de EGA Futura.
Los campos de datos admiten quedar vacíos en la base, incluidas las fechas de vigencia.
Solo figura como no nulo EGAFutura__Activo__c, porque es una casilla de verificación y siempre tiene valor.
Cualquier exigencia de carga se define desde la configuración del objeto.
A diferencia de casi todos los objetos del ERP, aquí Name es un número automático y lleva la etiqueta «EGA Futura ID».
El nombre legible del ejercicio vive en el campo aparte EGAFutura__Nombre__c, de texto de 120 caracteres.
Eso significa que conviene ajustar las columnas de las Vistas de lista para mostrar ese campo desde el primer día.
EGAFutura__Nombre__c, texto de 120 caracteres.
EGAFutura__Numero_ejercicio__c, texto de 3 caracteres: al ser texto y no número, admite ceros a la izquierda.
EGAFutura__Vigencia_desde__c y EGAFutura__Vigencia_hasta__c, de tipo fecha.
EGAFutura__Cantidad_periodos_contables__c, número entero de hasta 3 dígitos.
EGAFutura__Cantidad_periodos_especiales__c, número entero de hasta 2 dígitos.
EGAFutura__Estado__c, lista de selección.
EGAFutura__Activo__c, casilla de verificación.
EGAFutura__Estado__c admite Abierto y Cerrado.
La etiqueta coincide con el valor almacenado en los dos casos, así que un filtro por API usa la misma palabra que ve el usuario.
Name lo genera la Plataforma por ser número automático, junto con los campos de auditoría habituales.
El resto se carga desde la Página de registro o por API.
El vínculo entre un ejercicio y sus movimientos se resuelve por fecha, comparando la del asiento contra EGAFutura__Vigencia_desde__c y EGAFutura__Vigencia_hasta__c.
Filtrar por EGAFutura__Activo__c devuelve el ejercicio en curso en una sola consulta.
Y EGAFutura__Estado__c con el valor Abierto identifica los tramos que admiten movimientos.
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