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La palabra vencimiento nombra dos cosas distintas y conviene separarlas desde el principio. El vencimiento de una obligación es la fecha en la que termina el plazo para cumplirla, y desde el día siguiente el acreedor queda habilitado a reclamar. El vencimiento de un producto es la fecha límite hasta la cual su consumo o su uso son seguros, y ahí conviven dos rótulos que no significan lo mismo: la fecha de caducidad marca un límite sanitario y la fecha de consumo preferente marca solo una pérdida de calidad. Esta entrada desarrolla las dos acepciones por separado y describe cómo registra el ERP de EGA Futura los plazos de pago y sus avisos de cobranza.
La misma palabra nombra dos hechos que no tienen nada que ver entre sí, y esa coincidencia es la fuente de casi toda la confusión.
El vencimiento de una obligación es una fecha del calendario comercial y marca hasta cuándo hay plazo para pagar o para cumplir lo pactado.
El vencimiento de un producto es una fecha impresa en el envase y marca hasta cuándo ese producto se puede consumir o usar con seguridad.
Las dos se desarrollan por separado más abajo, empezando por la acepción comercial.
Es el día en que termina el plazo para cumplir un compromiso contraído, y no solo para entregar una suma de dinero.
Hasta esa fecha el deudor está dentro del plazo y el acreedor todavía no tiene derecho a reclamar nada.
Desde el día siguiente la obligación queda vencida y el saldo pasa a considerarse en mora.
En una operación de contado no hay distancia entre una cosa y la otra, porque el pago ocurre en el mismo acto.
En una venta a plazo, en cambio, la distancia entre la emisión y el vencimiento es exactamente el crédito que el vendedor le concede al comprador.
El acreedor queda habilitado a reclamar y, si estaba pactado, a sumar intereses por mora sobre el importe adeudado.
Lo habitual es escalar el reclamo por etapas, con avisos sucesivos antes de dar el cobro por perdido.
Si el impago persiste, las partes todavía pueden renegociar la deuda y fijar condiciones nuevas.
Los mecanismos formales de cobro y los plazos para iniciarlos cambian por completo de un país a otro.
Acá la fecha ya no habla de dinero sino del límite hasta el cual el producto conserva las condiciones con las que se puso a la venta.
Aparece sobre todo en alimentos, medicamentos y cosméticos, y también en insumos técnicos que pierden propiedades con el tiempo.
La fija quien fabrica, a partir de ensayos de estabilidad sobre el propio producto.
Y vale mientras el producto se guarde como indica el envase, porque la temperatura y la humedad cambian el resultado.
Esta es la distinción que más se busca y la que más veces se resuelve mal.
La fecha de caducidad marca un límite de seguridad, porque pasada esa fecha el producto puede representar un riesgo para la salud.
La fecha de consumo preferente marca un límite de calidad, porque pasada esa fecha el producto suele seguir siendo apto pero pierde sabor, textura o propiedades.
Un yogur o un pescado fresco llevan caducidad, mientras que unas galletas o un paquete de arroz llevan consumo preferente.
Confundirlas sale caro en los dos sentidos: se tira comida en buen estado por un lado y se consume un producto riesgoso por el otro.
El texto exacto que se imprime y los productos obligados a llevarlo los define la normativa de cada país.
Para el límite sanitario las fórmulas más extendidas son “fecha de caducidad” y “consumir antes de”.
Para el límite de calidad se usan “consumir preferentemente antes de” y, en varios mercados, “fecha de vencimiento” a secas.
Antes de definir un rótulo conviene verificar qué exige la regulación local del mercado de destino.
Una empresa que vende productos con fecha límite convive con los dos vencimientos al mismo tiempo.
Por un lado tiene que cobrar sus facturas antes de que se atrasen, que es el vencimiento de la obligación.
Por el otro tiene que rotar la mercadería para que nada se venza en el depósito, que es el vencimiento del producto.
Los dos se administran igual: con una fecha registrada, un aviso anticipado y una acción definida de antemano.
El hub de Gestión de cobranzas y deudores ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.
El ERP de EGA Futura registra el vencimiento como una fecha propia en cada documento comercial, separada de la fecha de emisión.
La Factura guarda las dos por separado: la Fecha de Factura, que el sistema exige para poder grabar el registro, y la Fecha de vencimiento, que es un campo aparte.
Esa asimetría refleja la realidad del negocio, porque toda factura tiene emisión y solo las de crédito tienen plazo.
El detalle completo de ese campo está en la entrada sobre la fecha de vencimiento de una factura.
Del lado de las compras el plazo no se recalcula documento por documento, sino que sale de un catálogo llamado Condición de compra.
Su campo A vencer en (días) indica cuántos días pasan hasta el vencimiento de la primera cuota.
Puesto en cero, la fecha de vencimiento coincide con la de emisión, que es exactamente la definición de una compra de contado.
La Cantidad de cuotas dice en cuántos vencimientos se divide el importe.
El Tiempo entre cuotas elige entre Días y Meses, y la Cantidad de tiempo entre cuotas fija cuántos van de una cuota a la siguiente.
El Porcentaje del total facturado determina qué parte del total se abona con esas condiciones.
Cada Proveedor y cada Factura de compra apuntan a una de estas condiciones, así que un acuerdo se escribe una vez y se reutiliza siempre.
Cada Factura lleva un campo Estado con tres valores: Borrador, Emitida y Pagada.
Cruzar ese estado con la Fecha de vencimiento es lo que distingue la cartera por vencer de la cartera vencida.
Una Vista de lista filtrada por Estado igual a Emitida y vencimiento anterior a hoy devuelve toda la deuda atrasada en un clic.
La Configuración de la empresa guarda tres plazos de aviso expresados en días: Primer Aviso, Segundo Aviso y Tercer Aviso.
Con esos tres números cada empresa arma su propia escalera de reclamo, en lugar de improvisar caso por caso.
Es el dato que convierte una lista de facturas atrasadas en un procedimiento de cobranza repetible.
La misma Configuración guarda la Cuenta de Intereses por mora a Clientes, que apunta a una Cuenta contable concreta.
Del lado de las compras existe su equivalente, la Cuenta de Intereses a Proveedores.
Definir esas dos cuentas de antemano evita la discusión sobre dónde imputar el recargo justo cuando aparece.
La Fecha de vencimiento no es exclusiva de la Factura.
Aparece también en la Cotización, en la Orden de compra y en la Factura de compra, con el mismo nombre y el mismo tipo de dato.
Esa homogeneidad permite armar un solo Informe de vencimientos que recorra los cuatro documentos con el mismo criterio.
El término cubre dos mundos y estas preguntas los recorren juntos: la fecha en que se exige una deuda y la que lleva un producto, con la diferencia entre caducidad y consumo preferente.
No, y comparten solo la palabra.
El primero marca hasta cuándo hay plazo para pagar, y el segundo hasta cuándo el producto se puede consumir con seguridad.
La caducidad es un límite de seguridad y pasado ese día el producto puede ser riesgoso.
El consumo preferente es un límite de calidad, así que el producto suele seguir siendo apto aunque pierda sabor o textura.
Por lo general sí, siempre que el envase esté intacto y se haya conservado como indica la etiqueta.
Lo que se pierde es calidad y no aptitud, y esa es justamente la diferencia con la caducidad.
La define quien fabrica, a partir de ensayos de estabilidad sobre el propio producto.
Qué rótulo hay que imprimir y para qué productos es obligatorio lo fija la normativa de cada país.
El saldo entra en mora y el acreedor queda habilitado a reclamar y a cobrar los intereses pactados.
Los procedimientos formales de cobro y sus plazos varían según el país donde se firmó la operación.
Una fecha exacta, porque un plazo en días deja abierto si son hábiles o corridos y desde cuándo se cuentan.
También evita la discusión sobre qué ocurre cuando el día calculado cae en fin de semana o feriado.
El plazo de pago vive en EGAFutura__Condicion_compra__c, con etiqueta Condición de compra.
Su campo Name es un Text(80) y el identificador interno es EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, un Auto Number.
EGAFutura__A_vencer_dias__c (A vencer en días) es Number(3, 0) y admite nulo: son los días hasta el vencimiento de la primera cuota.
EGAFutura__Cantidad_cuotas__c (Cantidad de cuotas) es Number(3, 0) e indica en cuántos vencimientos se divide el importe.
EGAFutura__Tiempo_entre_cuotas__c (Tiempo entre cuotas) es una lista de selección con dos valores almacenados iguales a sus etiquetas: Días, que es el valor por defecto, y Meses.
EGAFutura__Cantidad_tiempo_entre_cuotas__c (Cantidad de tiempo entre cuotas) es Number(3, 0) y se completa cuando hay más de una cuota.
EGAFutura__Porcentaje_total_facturado__c (Porcentaje del total facturado) es Number(3, 0).
Dos objetos la referencian con el mismo nombre de API, EGAFutura__PaymentTerms__c: son EGAFutura__Supplier__c (Proveedor) y EGAFutura__Purchase_Invoice__c (Factura de compra).
Esa doble referencia permite que la condición se herede del proveedor y se ajuste en el documento puntual.
El campo Due_Date existe con el mismo nombre de API en EGAFutura__Invoice__c, EGAFutura__Quote__c, EGAFutura__Purchase_Order__c y EGAFutura__Purchase_Invoice__c, siempre de tipo Date y siempre nulable.
Los parámetros de cobranza viven en EGAFutura__Configuration__c, en EGAFutura__Primer_Aviso_dias__c, EGAFutura__Segundo_Aviso_dias__c y EGAFutura__Tercer_Aviso_dias__c, los tres Number(2, 0).
Como Due_Date admite nulo en los cuatro documentos, cualquier consulta de cartera vencida tiene que contemplar los registros sin ese dato para no descartarlos por error.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
