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Importar datos es la manera de incorporar información que ya existe fuera de la Plataforma sin tener que volver a escribirla registro por registro.
El caso más común es la puesta en marcha, cuando una empresa llega con su cartera de clientes, su lista de productos o su saldo de inventario en una planilla.
También aparece más adelante, cada vez que hay que cargar un lote grande de novedades que sería impracticable ingresar a mano.
El archivo de origen tiene una fila por registro y una columna por campo, y el primer paso es decidir a qué campo corresponde cada columna.
Esa correspondencia se llama mapeo, y es donde se juega casi todo el resultado de la importación.
Conviene revisar tres cosas antes de empezar, porque son las que más problemas generan.
Cuando un campo es una Lista de selección, solo admite los valores que ya están definidos en ese campo.
Si el archivo trae “Cliente activo” y la lista tiene “Activo”, ese valor no entra o entra mal.
La verificación es simple: abrir el campo, mirar sus valores y escribirlos en el archivo exactamente igual, con la misma grafía y los mismos acentos.
Un Campo de fecha espera un formato determinado, y una planilla puede guardar la misma fecha de varias maneras distintas.
Con los números pasa algo parecido, porque el separador decimal y el de miles cambian según cómo esté configurada la planilla.
Unificar el formato en el archivo, antes de importar, evita tener que corregir registro por registro después.
Muchos campos no guardan un texto sino un vínculo con otro registro, que es lo que hace un Campo de búsqueda relacionado.
Para que ese vínculo se arme, el registro relacionado tiene que existir de antemano en la Plataforma.
Por eso el orden importa: primero se importan los registros de los que dependen los demás y después los que los referencian.
El riesgo más caro de una importación es crear por segunda vez registros que ya estaban cargados.
Pasa cuando el archivo repite filas, cuando se importa dos veces el mismo archivo o cuando el mismo cliente figura escrito de dos maneras.
La defensa es revisar el archivo antes y, sobre todo, probar con un lote chico de diez o veinte filas antes de cargar el resto.
Ese lote de prueba muestra en pocos minutos si el mapeo quedó bien resuelto.
Los registros creados por una importación son registros comunes de la Plataforma y se pueden borrar como cualquier otro.
Lo que se borra pasa a la Papelera de reciclaje, y desde ahí se puede recuperar durante un tiempo limitado.
El problema no es borrar sino distinguir, semanas después, cuáles registros vinieron de la importación equivocada y cuáles cargó alguien a mano.
Dentro de la Plataforma EGA Futura la importación se usa en dos momentos muy distintos entre sí, y conviene no confundirlos.
El primero es la puesta en marcha, cuando todavía no hay datos cargados y se arma la base inicial.
El segundo es la operación diaria, cuando ya hay miles de registros vivos y una importación mal hecha se mezcla con información que sí es correcta.
Acá lo que más ordena el trabajo es el orden de carga: primero los datos maestros y después los que dependen de ellos.
Las cuentas y los contactos antes que las oportunidades, los productos antes que el inventario, los responsables antes que los registros asignados.
Cada objeto que se importa después puede apoyarse en lo que ya está cargado a través de sus campos de relación.
Una vez que el sistema está en uso, conviene tratar cada importación como un cambio que puede afectar el trabajo de otras personas.
Los registros nuevos aparecen en las Vistas de lista de todo el equipo y alimentan los Informes del mes.
Por eso vale la pena avisar antes, importar en un horario de poco movimiento y revisar el resultado en una Vista de lista filtrada por fecha de creación.
La posibilidad de crear registros en un objeto depende de los permisos del usuario, y la importación no es una excepción a esa regla.
Además, la Seguridad a nivel de campo puede dejar afuera campos concretos, aunque el archivo los traiga cargados.
Cuando una columna del archivo llega vacía sin motivo aparente, ese permiso es lo primero que conviene revisar.
Esa columna simplemente no se carga, porque la Plataforma solo guarda lo que tiene un campo donde guardarlo.
Si el dato hace falta, la solución es crear antes un Campo personalizado que lo reciba, y recién después importar.
No hay un botón que revierta la operación completa y devuelva todo al estado anterior.
Lo que sí se puede es borrar los registros creados, que quedan disponibles en la Papelera de reciclaje durante un tiempo limitado.
Por eso la prueba con un lote chico vale más que cualquier corrección posterior.
Depende de cómo se configure la operación antes de ejecutarla.
Una importación puede crear registros, actualizar los existentes o hacer las dos cosas, y esa elección se toma al principio.
Para actualizar hace falta alguna manera de identificar a qué registro corresponde cada fila del archivo.
Más allá del límite técnico que aplique en cada caso, la respuesta práctica es empezar siempre por un lote de prueba de unas pocas filas.
Si ese lote entra bien y los datos se ven correctos en la pantalla, el resto del archivo se puede cargar con confianza.
Para quien administra la Plataforma, una importación es una operación de escritura masiva, y conviene tratarla con el cuidado que eso merece.
Antes de mirar la planilla conviene revisar el objeto: qué campos son obligatorios, cuáles no admiten valores repetidos y qué opciones tiene cada Lista de selección.
Un campo obligatorio sin valor en el archivo hace fallar la fila entera, no solamente ese dato.
Si falta un lugar donde guardar algo, se crea un Campo personalizado antes de importar y no después.
Las reglas de validación y los procesos automáticos se ejecutan también sobre los registros importados.
Eso es deseable la mayor parte del tiempo, porque mantiene la coherencia de los datos.
Pero en una carga inicial de miles de filas puede generar avisos masivos o tareas automáticas indeseadas, y conviene preverlo.
La recomendación más útil, y la más ignorada, es marcar los registros que entraron en cada importación.
Alcanza con un Campo personalizado de texto donde se escriba el nombre y la fecha del lote.
Con ese campo, aislar o borrar una carga equivocada es cuestión de aplicar un Filtro; sin él, es una investigación.
La Seguridad a nivel de campo se aplica sobre la importación igual que sobre la pantalla, así que un campo oculto para el usuario que importa no se va a cargar.
Conviene entonces ejecutar las cargas grandes con un usuario que tenga acceso completo a los campos involucrados.