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Dentro de la Plataforma EGA Futura, el objeto Cuentas guarda la información de las empresas que mantienen una relación comercial con la organización.
La palabra cuenta nombra tres conceptos diferentes dentro de una empresa, y este término describe solamente el primero.
Cada Cuenta de ese objeto se almacena en un registro específico dentro de la base de datos.
El registro de una Cuenta contiene los datos de identificación de una compañía, o de una persona individual si se trata de una Cuenta personal.
Entre los datos básicos se guardan la dirección, el teléfono de contacto y otros detalles de la relación comercial.
Las vías de contacto electrónico, como el correo o la mensajería instantánea, se guardan en los Contactos y no en las Cuentas, porque la comunicación siempre es con una persona.
Si es una Cuenta comercial, además agrupa a un conjunto de Contactos, que son los integrantes de esa compañía con quienes se conversa.
Se pueden crear múltiples Cuentas para una misma organización cuando esta tiene varias ubicaciones.
En resumen, las Cuentas permiten seguirle el rastro a cada persona, negocio, proveedor o cliente con el que se trabaja.
Una Cuenta no es una ficha aislada: además de guardar información propia, se vincula con otros registros de la Plataforma.
La relación principal de una Cuenta es con los Contactos.
Toda Cuenta contiene uno o más Contactos, que son las personas a quienes hay que escribirle o llamar.
Cuando hace falta comunicarse con una compañía, el correo no se le envía a la Cuenta sino al Contacto relacionado con esa Cuenta.
Esto se vuelve evidente al mandar un Correo electrónico de lista, o sea un mismo mensaje personalizado para un grupo de empresas.
La lista que se usa no es una lista de Cuentas sino una lista de Contactos, que son los referentes de cada empresa.
Vale la pena verlo con un ejemplo concreto.
Una empresa que vende insumos usa la Plataforma EGA Futura para la gestión de su negocio.
En la aplicación EGA Futura 365 administra sus proveedores, clientes y demás Cuentas.
En la Cuenta de cada cliente tiene al menos dos Contactos relacionados:
Esa empresa quiere enviar un Correo electrónico de lista con el catálogo de productos nuevos a un grupo de clientes.
Lo que corresponde hacer es ejecutar una Vista de lista de Contactos de esos clientes, con un Filtro que seleccione solamente a los encargados de compras.
Con la Vista de lista ya armada, alcanza con presionar el botón Enviar correo electrónico de lista.
Desde ahí se escribe el mensaje o se aplica una Plantilla de correo electrónico, y se envía.
Así como una Cuenta se relaciona con Contactos, también se vincula con otros tipos de registro.
Por ejemplo, si la Cuenta es la de un proveedor que repara maquinaria, se la puede relacionar con el registro de esa máquina.
Las máquinas y demás bienes se guardan como registros dentro del objeto Activos.
El registro de una máquina puede tener asociado al proveedor de servicio técnico, y cada proveedor tiene en su Cuenta todas las máquinas que repara.
La relación funciona en los dos sentidos, así que el historial de actividades queda disponible desde ambos lados.
Tanto en la Cuenta del proveedor como en el registro de cada máquina se conservan comunicaciones, reparaciones, garantías y facturas.
Aunque el concepto de Cuenta suele asociarse a una compañía, se clasifica en dos categorías.
Lo que las separa es la cantidad de Contactos que pueden agrupar:
Los Contactos son las personas que trabajan dentro de esa empresa, o sea los interlocutores con quienes se gestiona el vínculo comercial.
Una Cuenta personal representa a una sola persona, así que concentra en un mismo registro los datos que en una Cuenta comercial se reparten entre la Cuenta y sus Contactos.
Las jerarquías, en cambio, se establecen entre Cuentas comerciales.
Las Cuentas personales vienen desactivadas de forma predeterminada en la Plataforma EGA Futura, y hay que solicitar su activación.
Cargar como Cuentas a las empresas con las que se trabaja tiene cinco beneficios concretos:
La Plataforma permite siete operaciones sobre las Cuentas:
No alcanza con crear Cuentas y acumular datos: hay que gestionarlas para sacarles provecho.
Conviene establecer criterios y códigos de identificación para cada Cuenta, porque es lo que después permite diferenciarlas y ubicarlas rápido.
Es importante que nunca queden Contactos aislados, o sea Contactos que no estén asociados a ninguna Cuenta comercial.
También conviene auditar periódicamente Cuentas y Contactos para detectar cuáles están inactivos o sin movimiento reciente.
Una Cuenta o un Contacto inactivos son la mejor lista para una campaña de reactivación
Por último, hace falta mantener los registros actualizados con información de valor real.
Crear una Cuenta es dar de alta un registro nuevo dentro del objeto Cuentas.
El procedimiento tiene cinco pasos:
Para conocer la aplicación EGA Futura 365 y aprender a usarla, este tutorial la recorre entera.
Las Cuentas viven en la aplicación EGA Futura 365, que es el CRM de la Plataforma EGA Futura.
Se llega a ellas desde la pestaña Cuentas de la Barra de navegación, después de abrir esa aplicación en el Iniciador de aplicación (Waffle).
La pestaña abre una Vista de lista con todas las Cuentas, y desde ahí se entra al Detalle de cada una.
La Cuenta es uno de los registros más conectados de toda la Plataforma.
Su relación más fuerte es con los Contactos, que son las personas concretas dentro de esa empresa.
También se vincula con los Activos, con las actividades, y con los documentos comerciales de Ventas y Compras.
Y aparece como Lista relacionada en decenas de registros de otros módulos, siempre que haga falta saber de qué empresa se trata.
Un taller mecánico registra como Cuenta a la flota de una empresa de logística que le manda camiones a reparar.
Bajo esa Cuenta cuelgan dos Contactos: el jefe de flota que autoriza y la administrativa que paga.
Bajo la misma Cuenta cuelgan también los quince camiones cargados como Activos, cada uno con su historial de reparaciones.
Cuando llega un camión nuevo al taller, toda la relación comercial está en una sola pantalla: quién autoriza, quién paga y qué se le hizo antes a ese vehículo.
Sin la Cuenta como punto de reunión, esos tres datos vivirían en tres lugares distintos.
La Cuenta representa a la empresa u organización, y el Contacto representa a una persona que trabaja dentro de ella.
Una misma Cuenta comercial puede tener varios Contactos, por ejemplo uno de compras, uno de depósito y uno de facturación.
No: el correo siempre se le envía a un Contacto, porque quien lee y responde es una persona.
Para un envío masivo se arma una Vista de lista de Contactos filtrada, y no una lista de Cuentas.
Porque vienen desactivadas de forma predeterminada en la Plataforma EGA Futura.
Es un servicio que se solicita a EGA Futura y que conviene evaluar antes, porque cambia la manera de cargar los datos.
Sí, y es lo habitual cuando esa organización opera desde varias ubicaciones.
En ese caso conviene relacionarlas entre sí con una jerarquía de cuentas, para que la casa central y las sucursales queden vinculadas.
Las Cuentas son el registro sobre el que después se apoyan casi todos los módulos, así que los errores de diseño acá se pagan en todos lados.
Las Cuentas personales vienen desactivadas y se habilitan a pedido.
Conviene decidirlo con tiempo, porque cambia el modelo de datos y no es una configuración trivial de revertir.
La regla práctica: si el negocio le vende a empresas, alcanza con Cuentas comerciales.
El enemigo número uno de una base de Cuentas sana son los registros repetidos.
Las reglas de duplicados comparan los datos al crear un registro y frenan la carga cuando encuentran uno parecido.
Conviene definirlas antes de la primera importación masiva, no después.
Sin un criterio de nombre acordado, la misma empresa termina cargada de tres formas distintas.
Un Campo personalizado con el código interno o el identificador fiscal resuelve la búsqueda mejor que el nombre.
La jerarquía de cuentas permite vincular casa central y sucursales, y es lo que hace que un informe consolidado tenga sentido.
El acceso a cada Cuenta depende del modelo de propiedad y de las reglas de uso compartido, no del módulo desde el que se la mire.
Dos controles simples evitan la mayoría de los problemas de calidad de datos: