Cuenta

¬ŅQu√© es una Cuenta en la Plataforma EGA Futura?

Una Cuenta es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos de informaci√≥n que agrupan los datos correspondientes a una organizaci√≥n, empresa o persona con los que se hacen negocios o se tienen relaciones comerciales. Registrando en la Plataforma EGA Futura cada Cuenta relacionada con nuestra compa√Ī√≠a se podr√° realizar el seguimiento a clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Pueden existir cuentas comerciales para registrar los datos de empresas y cuentas personales para almacenar informaci√≥n de personas individuales.
Cuenta

Dentro de la Plataforma EGA Futura, en el Objeto Cuentas, el tipo de información que se almacena es la referente a empresas que mantienen relaciones comerciales con nuestra organización.

Cada Cuenta de ese Objeto se almacena en un registro específico dentro de la base de datos.

Cada Cuenta estar√° almacenada en un Registro.

El registro de una Cuenta contiene los datos de identificaci√≥n de una persona individual, si fuera cuenta personal, o de una compa√Ī√≠a.

Entre los datos básicos se guarda su dirección, teléfono de contacto, otros detalles acerca de la relación comercial que nos relaciona.
Las v√≠as de contacto virtual o electr√≥nico como por ejemplo email o mensajer√≠a instant√°nea, son datos que se almacenan en los Contactos, no en las Cuentas, ya que las comunicaciones se realizan con las personas que son integrantes de dichas compa√Ī√≠as.

Si se trata de una Cuenta comercial, adem√°s puede agrupar a un conjunto de contactos (integrantes de esa compa√Ī√≠a) que son quienes conversan con nuestra empresa.

Se pueden crear m√ļltiples cuentas para una misma organizaci√≥n cuando √©sta tiene diferentes ubicaciones.

Las cuentas permiten hacer un seguimiento de información de contacto y detalles sobre personas individuales, negocio, proveedor o cliente con el que se está trabajando.

Relaciones de las Cuentas

Las cuentas, ademas de contener la información necesaria y de interés sobre esa empresa pueden ser relacionadas con otros registros de la plataforma.

Relación de una Cuenta con Contactos

La relación principal de una Cuenta es con Contactos.

La cuenta siempre contiene uno o m√°s contactos que son personas a quienes contactar.

Cuando queremos comunicarnos con una compa√Ī√≠a no vamos a enviar un email a la cuenta sino al contacto relacionado con esa cuenta.

¬ŅQu√© sucede cuando se quiere hacer un env√≠o de Correo electr√≥nico de lista mediante el cual enviar un mismo email, pero personalizado, a un grupo de empresas?

La lista que se utiliza no es una lista de Cuentas sino una Lista de Contactos quienes son los referentes de cada empresa.

Vamos a ver un ejemplo pr√°ctico:

Una empresa que vende ciertos insumos usa la Plataforma EGA Futura para la gestión de su negocio.

En la aplicación EGA Futura 365 administra sus proveedores, clientes y otras cuentas.

En la Cuenta de cada uno de sus clientes tiene al menos dos contactos relacionados:

  • El encargado de compras, quien realiza los pedidos a nuestra compa√Ī√≠a.
  • El encargado de dep√≥sito que es la persona con quien se acuerdan las entregas de mercader√≠a.

Esta empresa quiere enviar un Correo electrónico de lista para hacer llegar a un grupo de clientes el catálogo de nuevos productos.

Lo que deber√° hacer ejecutar una Lista (Vista de lista) de Contactos de esos clientes aplicando un filtro para seleccionar solamente a los encargados de compras.

Una vez confeccionada la lista de contactos solamente deberá presionar el botón Enviar correo electrónico de lista y escribir el email o aplicar una Plantilla y enviarlo.

Relación de una Cuenta con otros Registros

Así como una cuenta se relaciona con uno o más contactos también puede vincularse con otro tipo de registros.

Por ejemplo, Si la cuenta es de un proveedor de servicios que repara alguna maquinaria, se podr√° relacionar esa cuenta con el registro de dicha m√°quina en la plataforma.

Las m√°quinas y otros bienes de la compa√Ī√≠a se almacenan como registros dentro del Objeto Activos. en este caso ser√° un registro de un Activo.

El registro de una m√°quina (Activo) podr√° tener relacionado al proveedor que se ocupa del servicio t√©cnico y a la vez, cada proveedor de servicio t√©cnico tendr√° asociadas a su Cuenta cada una de las m√°quinas a las que efect√ļa reparaci√≥n.

Se podrá mantener historial de actividades tanto en el Activo como en la Cuenta, es decir, tanto en la Cuenta del proveedor como en el registro de cada máquina se podrá conservar historial de comunicaciones, reparaciones, garantías, facturas, etc.

Tipos de Cuentas 

Si bien el concepto Cuenta habitualmente refiere a una compa√Ī√≠a con la que se hacen negocios se las clasifica en dos categor√≠as.

Seg√ļn la cantidad de contactos que pueden agrupar se clasifican en:

  • Cuentas personales: Son aquellas que almacenan datos correspondientes a personas o individuos. En este caso, cada Cuenta est√° asociada con un solo y √ļnico contacto.¬†
  • Cuentas comerciales: Son las que almacenan los datos relativos a una empresa u organizaci√≥n. Cada cuenta de negocios contiene uno o m√°s contactos.

Los contactos son aquellas personas que trabajan dentro de esa empresa quienes son nuestros interlocutores o con quienes de gestiona el vínculo comercial.

Las Cuentas personales no incluyen contactos ni tienen jerarquías.

Las Cuentas personales vienen desactivadas de manera predeterminada en la Plataforma EGA Futura. Este servicio puede ser solicitado a EGA Futura.

Importancia de una Cuenta

Registrar a las empresas que se relacionan con nuestra compa√Ī√≠a como Cuentas dentro de la plataforma brinda beneficios:

  • Facilita las tareas contables y de facturaci√≥n.
  • Permite agrupar y organizar informaci√≥n otros datos de inter√©s comercial y organizarlos.
  • Permite llevar un registro o historial de las operaciones y comunicaciones llevadas a cabo con una persona o compa√Ī√≠a.
  • Facilita la tarea de ubicaci√≥n o localizaci√≥n de contactos espec√≠ficos.
  • Ayuda a conocer mejor a las personas y empresas con las que se hacen negocios.

Cómo se administran Cuentas en la Plataforma EGA Futura?

En la Plataforma de EGA Futura se puede:

  • Crear, administrar o eliminar Cuentas.
  • Vincular Cuentas, marcar o etiquetarlas para darles seguimiento.
  • Crear reglas de validaci√≥n para automatizar la gesti√≥n de cuentas.
  • Realizar b√ļsquedas, filtrados y selecci√≥n de cuentas para individualizar empresas, a sus miembros, desarrollar negocios o llevar a cabo procesos de facturaci√≥n o pago.
  • Visualizar las operaciones comerciales en desarrollo con las diferentes organizaciones, las solicitudes de servicio o cualquier documento cargado en el sistema (facturas, recibos).
  • Compartir Cuentas con otras personas.
  • Establecer jerarqu√≠as entre los miembros de una Cuenta comercial.

Buenas prácticas para la administración de Cuentas

No es suficiente crear Cuentas y almacenar datos. Es necesario gestionarlas eficientemente para obtener el mayor provecho de ellas.

Por esa razón, es conveniente establecer criterios y códigos para identificar cada Cuenta. Esto puede resultar de mucha utilidad para diferenciarlas y ubicarlas con rapidez.

Es importante que nunca existan contactos aislados, es decir, contactos que no estén asociados a una Cuenta de negocios.

Además, es conveniente realizar auditoría de las Cuentas y contactos para conocer si están inactivas o sin actividad reciente. 

Si una Cuenta o Contacto est√°n inactivos se pueden implementar campa√Īas de difusi√≥n que permitan generar nuevos negocios

Por √ļltimo, es necesario mantener todos los registros actualizados con informaci√≥n de inter√©s.

Cómo crear una Cuenta en la Plataforma EGA Futura?

Para crear una Cuenta debemos dar de alta un nuevo registro dentro del objeto Cuentas.

El procedimiento para crear una Cuenta es el siguiente:

  • Desde el iniciador de aplicaci√≥n de la plataforma, tambi√©n llamado Waffle, accede a la aplicaci√≥n EGA Futura 365.
  • En la barra de navegaci√≥n haz Clic en la pesta√Īa Cuentas.
  • Presiona el bot√≥n Nuevo.
  • Completa los campos con los datos de la Cuenta.
  • Por √ļltimo, debes hacer Clic en Guardar para registrar toda la informaci√≥n en el sistema.

Qué es EGA Futura 365?

Para conocer qué es y aprender a usar la aplicación EGA Futura 365, te recomendamos ver el tutorial publicado aquí.

Una Cuenta es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos de informaci√≥n que agrupan los datos correspondientes a una organizaci√≥n, empresa o persona con los que se hacen negocios o se tienen relaciones comerciales. Registrando en la Plataforma EGA Futura cada Cuenta relacionada con nuestra compa√Ī√≠a se podr√° realizar el seguimiento a clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Pueden existir cuentas comerciales para registrar los datos de empresas y cuentas personales para almacenar informaci√≥n de personas individuales.

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