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La Auditoría de automatizaciones es el registro donde quedan asentadas las corridas de los procesos automáticos del ERP: qué automatización corrió, cuándo, sobre qué registro, cuánto tardó y cómo terminó. Es la memoria de lo que el sistema hizo solo, sin que nadie apretara un botón. Cuando un dato cambió y ninguna persona lo tocó, la respuesta suele estar acá.
Un ERP moderno hace muchas cosas solo: actualiza estados, envía avisos, calcula valores y crea registros.
Lo que hace una persona queda firmado con su usuario. Lo que hace una automatización necesita su propio registro, porque si no, nadie sabe de dónde salió un cambio.
Una corrida bien registrada permite reconstruir el hecho sin depender de la memoria de nadie.
Su nombre y su tipo, para distinguir un flujo de una aprobación o de un aviso por correo.
El identificador del registro que la disparó o que modificó. Con ese dato se puede ir directo al caso.
Si salió bien, si falló o si no hizo nada, y la duración de la corrida.
El texto completo del error. Es lo primero que pide quien tiene que corregir la automatización.
El riesgo de un proceso automático no es que falle: es que falle y nadie se entere.
Un registro de corridas convierte esa falla en algo que se puede filtrar, contar y revisar cada semana.
En la Plataforma de EGA Futura ERP, la auditoría de automatizaciones es uno de los tres planos de la pista de auditoría: el de la ejecución.
Cada registro describe una corrida o una automatización, con estos datos.
El campo Estado dice cómo terminó cada corrida, y tiene un cuarto valor para un uso distinto.
Exitoso, Fallido y Omitido califican una corrida. Catálogo identifica los registros que describen una automatización en sí, en lugar de una ejecución.
El tipo separa los flujos de las aprobaciones, los avisos por correo, las notificaciones y las automatizaciones con IA, entre otros.
Para los flujos, cinco casillas precisan de qué clase es: de pantalla, disparado por un registro, programado, disparado por un evento o autoiniciado.
Una Vista de lista filtrada por Estado Fallido muestra de un vistazo qué automatizaciones necesitan atención.
Ordenada por duración, la misma lista muestra cuáles son las más lentas. Quien la consulta y la mantiene es el administrador del sistema.
Estas son las dudas que aparecen cuando una empresa empieza a revisar lo que sus procesos automáticos hacen por su cuenta.
El Historial de registro dice qué cambió en un dato. La auditoría de automatizaciones dice qué proceso automático corrió y cómo terminó.
Se leen juntos: el historial muestra el cambio y la auditoría muestra si lo hizo una automatización.
Que la corrida no llegó a ejecutar su acción. No es un error, pero conviene mirarlo si una automatización se omite más de lo esperado.
Para encontrar las automatizaciones lentas antes de que se noten. Una corrida que tarda cada vez más suele anticipar un problema de rendimiento.
El administrador del sistema y quien mantiene las automatizaciones. El mensaje de error puede mostrar datos internos, así que conviene limitar el acceso con la seguridad por perfil.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre el ERP o mantiene sus automatizaciones, y necesita los nombres de API exactos.
El objeto se llama EGAFutura__Automation_Audit__c.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Numeración automática | Etiqueta EGA Futura ID |
| EGAFutura__EGAFutura_Automation__c | Texto(255) | Nombre de la automatización |
| EGAFutura__FlowApiName__c | Texto(255) | Nombre de API del flujo |
| EGAFutura__Automation_Type__c | Lista de selección | Tipo de automatización |
| EGAFutura__Custom_Automation__c | Casilla | Marca una automatización propia |
| EGAFutura__Screen_Flow__c | Casilla | Flujo de pantalla |
| EGAFutura__Record_Triggered_Flow__c | Casilla | Flujo disparado por un registro |
| EGAFutura__Schedule_Triggered_Flow__c | Casilla | Flujo programado |
| EGAFutura__Platform_Event_Triggered_Flow__c | Casilla | Flujo disparado por un evento de plataforma |
| EGAFutura__Autolaunched_Flow__c | Casilla | Flujo autoiniciado |
| EGAFutura__ExecutedDateTime__c | Fecha/hora | Fecha/hora de ejecución |
| EGAFutura__ExecutedByUser__c | Lookup | Ejecutado por, apunta a User |
| EGAFutura__RelatedRecordId__c | Texto(18) | Id del registro relacionado |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Estado de la corrida |
| EGAFutura__DurationMs__c | Número(18, 0) | Duración en milisegundos |
| EGAFutura__ErrorMessage__c | Área de texto larga(32768) | Mensaje de error |
| EGAFutura__Date__c | Fecha | Fecha, sin hora |
| EGAFutura__User__c | Texto(255) | Usuario, como texto |
| EGAFutura__Reference__c | Área de texto(255) | Referencia libre |
Acá la etiqueta y el valor almacenado no coinciden: la pantalla muestra español y el campo guarda inglés.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| Exitoso | Success |
| Fallido | Failed |
| Omitido | Skipped |
| Catálogo | Catalog |
En esta lista la etiqueta y el valor almacenado coinciden, y los nueve están en inglés.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| AI | AI |
| Approval | Approval |
| Email Alert | Email Alert |
| Flow | Flow |
| IoT | IoT |
| Next Best Action | Next Best Action |
| Notification | Notification |
| Other | Other |
| Prediction | Prediction |
Cualquier filtro, informe o código que pregunte por el estado tiene que usar el valor almacenado. Un filtro por Fallido no encuentra nada, y uno por Failed sí.
Hay dos pares de campos parecidos: User es texto y Ejecutado por es un Lookup a User, y Date es una fecha mientras que Fecha/hora de ejecución guarda también la hora.
Para informes conviene el Lookup y la fecha/hora, porque se agrupan y filtran sin depender de cómo se escribió un texto.
El registro relacionado se guarda como texto de 18 caracteres y no como Lookup. Eso le permite apuntar a un registro de cualquier objeto, pero un informe no puede cruzarlo solo con ese registro.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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