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Un ajuste de inventario es la corrección que se registra cuando la cantidad contada de un producto no coincide con la que muestra el sistema. Sirve para dejar el saldo del sistema igual al saldo real y, sobre todo, para dejar escrito por qué había diferencia. Los motivos habituales son roturas, vencimientos, faltantes, errores de carga y devoluciones mal registradas. En la Plataforma EGA Futura el ajuste se aplica sobre el campo Stock del registro de Stock del almacén, y el historial del registro guarda el rastro del cambio con fecha y autor.
Un ajuste de inventario es la corrección que deja el saldo del sistema igual al saldo real de un producto.
Aparece cuando alguien cuenta lo que hay en el depósito y el número no coincide con lo que muestra la pantalla.
La diferencia siempre termina apareciendo: la pregunta no es si va a existir, sino cuánto se tarda en detectarla.
Los motivos son pocos y se repiten en todas las empresas.
Hay roturas y mermas, que son unidades que existían y dejaron de servir.
Hay vencimientos, que retiran mercadería que sigue estando pero ya no se puede vender.
Hay errores de carga, cuando una salida se registró dos veces o una entrada nunca se registró.
Y hay faltantes sin explicación, que es la categoría incómoda donde entran los robos y las entregas no documentadas.
Un ajuste grande no significa que el sistema falle.
Significa que algo pasó en el depósito y nadie lo registró en el momento.
Por eso el dato más valioso de un ajuste no es la cantidad corregida sino el motivo asignado.
Sin motivo, el ajuste tapa el síntoma y garantiza que la diferencia vuelva a aparecer el mes siguiente.
Un ajuste negativo baja el saldo porque el sistema tenía de más.
Un ajuste positivo lo sube porque había mercadería que el sistema no conocía.
Los positivos suelen sorprender más, y casi siempre esconden una recepción que se guardó mal o una devolución que nunca se cargó.
Ajustar unidades también ajusta dinero, porque cada unidad tiene un costo asociado.
Una merma reconocida es una pérdida que impacta en el resultado del período.
Cómo se valoriza esa pérdida y en qué momento se reconoce depende de las normas contables de cada país, así que conviene definir el criterio con un contador antes de fijar la práctica.
Ajustar todos los días convierte al ajuste en un hábito y le saca todo su valor de alarma.
Ajustar una sola vez al año lo vuelve un evento traumático donde ya nadie recuerda qué pasó.
El punto intermedio habitual es un recuento cíclico por familias de producto, con ajustes acotados y frecuentes.
Conviene que quien cuenta no sea la misma persona que aprueba la corrección.
Esa separación es el control más barato que existe contra el faltante que se resuelve solo.
En empresas chicas alcanza con que el ajuste quede registrado con fecha y a nombre de quien lo hizo.
El hub de Plataforma EGA Futura ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Códigos de Barras y RFID: guía práctica para identificar Productos en tu empresa mediana vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
Un ajuste corrige una diferencia, y mover mercadería entre depósitos se registra con una Línea de transferencia de stock. Cuando el sistema muestra menos de cero unidades, conviene revisar primero las causas del stock negativo.
El ajuste se registra sobre el objeto Stock, que es donde vive la cantidad de cada producto en cada almacén.
Corregir ahí el saldo deja el sistema alineado con el recuento físico, y el cambio queda asentado en el historial del registro.
Cada registro de Stock combina un almacén y un producto, y guarda tres cantidades distintas.
Stock es lo que hay físicamente, Cantidad reservada es lo que ya está comprometido y Cantidad disponible es la resta de las dos.
El ajuste se hace corrigiendo el campo Stock, y Cantidad disponible se recalcula sola porque es un campo calculado.
El objeto Stock tiene habilitado el seguimiento de historial, así que los cambios de valor quedan registrados con fecha y con autor.
Ese historial es la evidencia de que hubo un ajuste y de quién lo hizo.
Conviene además dejar el motivo escrito en la publicación del registro, para que la explicación viaje junto al dato.
En cada producto hay dos casillas que deciden qué pasa cuando el saldo llegaría a cero o menos.
Permitir stock por debajo de cero habilita que el saldo quede negativo, algo que sirve en operaciones donde la carga siempre llega tarde.
Advertencia stock por debajo de cero avisa sin bloquear, que suele ser el punto medio razonable.
Vale notar que un saldo negativo casi siempre es un ajuste pendiente, y no un dato real.
Una distribuidora cuenta un artículo y encuentra 118 unidades donde el sistema dice 125.
Abre el registro de Stock de ese producto en ese almacén y corrige la cantidad a 118.
Deja escrito que siete unidades se rompieron en el traslado, y el historial guarda quién hizo el cambio y cuándo.
Con un Informe sobre el objeto Stock se pueden listar todos los saldos negativos, que son los candidatos naturales a revisión.
Conviene acordar una lista corta de motivos y usar siempre las mismas palabras al describirlos.
Con ese vocabulario estable, el historial pasa a ser una fuente de análisis y no solo un registro de cambios.
Corregir un saldo que no coincide con la realidad trae estas preguntas: qué deja documentado el ajuste, cómo se aplica en varios almacenes y qué implica un saldo negativo.
Depende enteramente de si se registra el motivo.
Un ajuste sin explicación deja el saldo prolijo y el problema intacto.
Un ajuste con motivo convierte una diferencia en un dato útil para corregir el proceso que la generó.
Corrigiendo el registro de Stock de cada almacén, porque cada registro combina un almacén con un producto.
Esa separación es deliberada: el saldo pertenece al lugar físico y no al producto en abstracto.
Ajustar el mismo producto en tres depósitos significa corregir tres registros distintos.
Cambiando el stock físico o las reservas, que son los dos números de los que se calcula.
La Cantidad disponible es un campo calculado que resta lo reservado al stock físico.
Así el trío de cantidades siempre queda coherente entre sí.
Depende de cómo esté configurado el producto, porque hay una casilla que lo permite y otra que avisa.
Un saldo negativo es una señal: significa que se registraron salidas que el sistema no tenía respaldadas.
Lo habitual es que falte cargar una recepción, así que conviene revisar las entradas antes de ajustar.
La cantidad que se corrige en un ajuste vive en EGAFutura__Warehouse_Stock__c, con etiqueta Stock.
El objeto tiene 7 campos propios y su único obligatorio es la relación con el almacén.
El ajuste se hace sobre el stock físico.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Warehouse__c | Master-Detail a Almacén | |
| EGAFutura__Product__c | Lookup a Product2 | Admite nulo |
| EGAFutura__Stock__c | Número(16, 0) | Se corrige en el ajuste |
| EGAFutura__ReservedQuantity__c | Número(16, 0) | Lo comprometido |
| EGAFutura__AvailableQuantity__c | Fórmula (Número) | De solo lectura |
El total del almacén y los interruptores del producto.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Total_Stock__c | Resumen (SUM Stock) | Se recalcula solo |
| EGAFutura__Permitir_stock_debajo_cero__c | Casilla | Nunca queda vacía |
| EGAFutura__Advertencia_stock_debajo_cero__c | Casilla | Nunca queda vacía |
Existen EGAFutura__Warehouse_Stock__History y EGAFutura__Warehouse_Stock__ChangeEvent, así que el objeto admite historial de campos y eventos de cambio.
Esa pareja es el punto de enganche natural para auditar ajustes o para disparar integraciones sobre cada corrección de saldo.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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