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Un Grupo de usuarios es un conjunto de personas al que se le puede dar acceso a información de forma conjunta.
Puede estar formado por usuarios sueltos, por otros grupos, o por todos los que comparten una función dentro de la empresa.
Acá está la diferencia que más se confunde.
Un Grupo de usuarios solo lo crea el administrador de la Plataforma. No es algo que un usuario pueda armar por su cuenta.
El Grupo de Chatter, en cambio, sí lo puede crear cualquiera. Son dos cosas distintas con nombres parecidos.
El uso principal es dar visibilidad distinta a cada grupo.
Se agrupa por rol, por región, por división o por cualquier criterio que tenga sentido para el negocio.
De esa forma cada equipo ve lo que necesita y no lo que le sobra.
Además de definir permisos, el Grupo funciona como lugar de encuentro.
Tiene su propio componente Chatter, así que toda la conversación de esa área del negocio queda concentrada ahí.
Los Grupos de usuarios definen áreas de acción y reúnen a la gente involucrada en cada segmento.
Los Grupos de usuarios se crean y se editan desde el área de configuración de la Plataforma.
Es una tarea de administrador: un usuario común no los ve ni los modifica.
Un Grupo de usuarios atraviesa todas las aplicaciones y la base de datos.
Los componentes y registros se muestran o se ocultan según el Grupo al que pertenece cada persona.
El Grupo de usuarios lo crea el administrador y sirve para dar permisos.
El Grupo de Chatter lo crea cualquier usuario y sirve para conversar.
Comparten el nombre pero no la función, y confundirlos lleva a pedirle al administrador cosas que se resuelven solas.
No. Solo el administrador de la Plataforma puede crearlos.
Lo que sí puede crear cualquier usuario es un Grupo de Chatter, que sirve para conversar pero no otorga permisos.
Sí. Un Grupo puede estar formado por usuarios individuales, por otros Grupos o por todos los que tienen una misma función.
Porque el permiso se administra en un solo lugar.
Cuando entra alguien nuevo, alcanza con sumarlo al Grupo en vez de repasar registro por registro.
Los usuarios no se eliminan, pero sí pierden los accesos que tenían por pertenecer a ese Grupo.
Conviene revisar qué dependencias tiene antes de borrarlo.
La Plataforma distingue entre grupos públicos, que administra el administrador y sirven para reglas de colaboración, y grupos personales, que cada usuario arma para su propio uso.
Solo los primeros sirven para extender el acceso a registros mediante reglas de colaboración.
Un grupo puede contener otros grupos, y los permisos se heredan hacia abajo.
Conviene mantener la anidación poco profunda: cadenas largas hacen difícil rastrear de dónde sale un acceso.