Carpeta

¿Qué es una Carpeta dentro de la Plataforma EGA Futura?

Una carpeta es un lugar donde se pueden almacenar informes, paneles, documentos o plantillas de correo electrónico. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas y se pueden configurar como de sólo lectura o de lectura/escritura. El usuario controla quién tiene acceso a sus contenidos según las funciones, permisos, grupos públicos y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privado y que únicamente el propietario tenga acceso.
Carpeta

El registro de una Cuenta contiene los datos de identificación de una compañía, su dirección y teléfono de contacto.

Y si se trata de una Cuenta de negocios, además puede agrupar a un conjunto de contactos (miembros de esa compañía) que son quienes conversan con nuestra empresa.

De manera que las cuentas de negocio pueden tener estructuras más amplias y complejas según la cantidad de contactos (miembros).

Se pueden crear múltiples cuentas para una misma organización cuando ésta tiene diferentes ubicaciones.

Tipos de Cuentas 

Según la cantidad de contactos que pueden agrupar se clasifican en:

  • Cuentas personales: Son aquellas que almacenan datos correspondientes a personas o individuos. En este caso, cada Cuenta está asociada con un solo y único contacto. 
  • Cuentas de negocios: Son las que almacenan los datos relativos a una empresa u organización. Cada cuenta de negocios contiene uno o más contactos.

Los contactos son aquellas personas que trabajan para una empresa o que pueden proveer un servicio o información de utilidad.

Las Cuentas personales no incluyen contactos ni tienen jerarquías.

Las Cuentas personales vienen desactivadas de manera predeterminada en la Plataforma EGA Futura. Debes contratar el servicio de activación de esta funcionalidad en caso de necesitarla.

Importancia de una Cuenta

Registrar a las empresas que se relacionan con nuestra compañía como Cuentas dentro de la plataforma brinda beneficios en el manejo de la información, como los siguientes:

  • Facilita las tareas contables y de facturación.
  • Permite agrupar y organizar información otros datos de interés comercial y organizarlos.
  • Permite llevar un registro o historial de las operaciones llevadas a cabo con una persona o compañía.
  • Facilita la tarea de ubicación o localización de contactos específicos.
  • Ayuda a conocer mejor a las personas y empresas con las que se hacen negocios.

Cómo se administran Cuentas en la Plataforma EGA Futura?

En la Plataforma de EGA Futura se puede:

  • Crear, administrar o eliminar Cuentas.
  • Vincular Cuentas, marcar o etiquetarlas para darles seguimiento.
  • Crear reglas de validación para automatizar la gestión de cuentas.
  • Realizar búsquedas, filtrados y selección de cuentas para individualizar empresas, a sus miembros, desarrollar negocios o llevar a cabo procesos de facturación o pago.
  • Visualizar las operaciones comerciales en desarrollo con las diferentes organizaciones, las solicitudes de servicio o cualquier documento cargado en el sistema (facturas, recibos).
  • Compartir Cuentas con otras personas.
  • Establecer jerarquías entre los miembros de una Cuenta de negocios.

Buenas prácticas para la administración de Cuentas

No es suficiente crear Cuentas y almacenar datos. Es necesario gestionarlas eficientemente para obtener el mayor provecho de ellas.

Por esa razón, es conveniente establecer criterios y códigos para identificar cada Cuenta. Esto puede resultar de mucha utilidad para diferenciarlas y ubicarlas con rapidez.

Es importante que nunca existan contactos aislados, es decir, contactos que no estén asociados a una Cuenta de negocios.

Además, es conveniente realizar auditoría de las Cuentas y contactos para conocer si están inactivas o sin actividad reciente. 

Si una Cuenta o contacto están inactivos se pueden desarrollar campañas de difusión que permitan generar nuevos negocios

Por último, es necesario mantener todos los registros actualizados con información de interés.

Cómo crear una Cuenta en la Plataforma EGA Futura?

Para crear una Cuenta debemos dar de alta un nuevo registro dentro del objeto Cuentas.

El procedimiento para crear una Cuenta es el siguiente:

  • Desde el iniciador de aplicación de la plataforma, también llamado Waffle, accede a la aplicación EGA Futura 365.
  • En la barra de navegación haz Clic en la pestaña Cuentas.
  • Presiona el botón Nuevo.
  • Completa los campos con los datos de la Cuenta.
  • Por último, debes hacer Clic en Guardar para registrar toda la información en el sistema.

Qué es EGA Futura 365?

Para conocer qué es y aprender a usar la aplicación EGA Futura 365, te recomendamos ver el tutorial publicado aquí.

Una carpeta es un lugar donde se pueden almacenar informes, paneles, documentos o plantillas de correo electrónico. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas y se pueden configurar como de sólo lectura o de lectura/escritura. El usuario controla quién tiene acceso a sus contenidos según las funciones, permisos, grupos públicos y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privado y que únicamente el propietario tenga acceso.

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