EGA Futura » Capacitación y Soporte
Al principio de cualquier implementación hay diez informes y todo el mundo los encuentra.
Dos años después hay trescientos, la mitad son variantes de la otra mitad y cuesta saber cuál es el bueno.
Las carpetas existen para que ese crecimiento no termine en desorden.
Y para que cada área encuentre lo suyo sin tropezar con lo de las demás.
La función visible de una carpeta es agrupar cosas parecidas.
La función menos visible, y más importante, es decidir quién entra.
Un informe de sueldos y un informe de ventas conviene que vivan en lugares distintos aunque los dos sean informes.
La carpeta es lo que hace posible separar esos dos mundos sin duplicar trabajo.
Una carpeta privada la ve solo quien la creó.
Una carpeta compartida la ven las personas, los grupos o los perfiles a los que se les dio acceso.
Una carpeta pública queda disponible para toda la organización.
Elegir bien entre las tres evita tanto el secretismo inútil como la filtración accidental.
Sobre cada carpeta compartida se define además el nivel de acceso.
Con solo lectura, quien entra puede abrir y consultar lo que hay adentro.
Con lectura y escritura, además puede crear, modificar y borrar.
Ese matiz es el que protege a un informe oficial de ser modificado por quien solo quería mirarlo.
La tentación es armar carpetas por persona, y suele ser el peor criterio posible.
Cuando esa persona se va, su carpeta queda huérfana y cuesta saber si lo de adentro sigue sirviendo.
Conviene organizar por área o por proceso, que son cosas que duran más que las personas.
Y dejar una carpeta de trabajo personal aparte, reservada para los borradores en curso.
Evita la pregunta diaria sobre cuál de los cinco informes parecidos es el que hay que mirar.
Evita que un panel de dirección aparezca en la lista de alguien que no debería verlo.
Y evita el trabajo duplicado, porque lo que se encuentra rápido no se vuelve a construir.
El costo de armar la estructura es de una tarde y el ahorro es permanente.
Dentro de la Plataforma, las carpetas aparecen en varios lugares y en todos funcionan igual.
Hay carpetas de Informes, de Paneles de información, de documentos y de plantillas de correo electrónico.
En cada una de esas pantallas aparece un panel lateral con el listado de carpetas disponibles.
Desde ahí se crea una carpeta nueva, se renombra una existente o se ajusta con quién está compartida.
El acceso se otorga a personas concretas, a Grupos de usuarios, a roles o a perfiles.
Otorgarlo a un grupo en lugar de a personas sueltas es lo que hace que el esquema sobreviva a los cambios de equipo.
Cuando alguien se suma al área, entra al grupo y hereda todos los accesos de una vez.
El tipo de licencia del usuario también influye en lo que puede ver.
Una carpeta se comparte como de solo lectura o como de lectura y escritura.
El primer nivel alcanza para el consumo diario de un informe ya armado.
El segundo se reserva para quienes construyen y mantienen ese contenido.
Mezclar los dos niveles en la misma carpeta es la forma más común de perder la versión oficial de un informe.
Cada persona puede crear sus propias carpetas privadas para su trabajo en curso.
Las carpetas compartidas de la organización las gobierna el Administrador del sistema.
Esa distinción importa porque una carpeta compartida es una decisión de seguridad y no una preferencia personal.
Revisarla cada tanto forma parte del mantenimiento normal de la Plataforma.
Informes, Paneles de información, documentos y plantillas de correo electrónico.
Cada tipo tiene su propio conjunto de carpetas, que se administra desde su pantalla correspondiente.
El comportamiento es el mismo en los cuatro casos, así que aprender a usar una carpeta alcanza para todas.
La privada la ve solo quien la creó y sirve para el trabajo en curso.
La compartida la ven las personas, grupos, roles o perfiles que se hayan elegido.
La pública queda disponible para toda la organización, y por eso conviene reservarla para el contenido ya validado.
Sí, y suele ser la opción correcta para la mayoría de las personas.
Con solo lectura se abre y se consulta el contenido sin poder modificarlo.
El acceso de lectura y escritura se reserva para quienes mantienen ese material.
Por área o por proceso, que son criterios que sobreviven a los cambios de equipo.
Organizar por persona genera carpetas huérfanas apenas alguien cambia de puesto.
Sumar una carpeta personal para borradores mantiene limpio el espacio compartido.
Las carpetas se guardan en el objeto estándar Folder, común a informes, paneles, documentos y plantillas.
El campo Name es texto de cuarenta caracteres y es obligatorio, mientras que DeveloperName guarda el nombre único de hasta ochenta caracteres.
Ese nombre único es el que conviene usar desde código o desde una integración, porque no cambia cuando alguien renombra la carpeta.
NamespacePrefix identifica a las carpetas que llegan dentro de un paquete gestionado.
El campo Type es obligatorio y distingue para qué sirve la carpeta, según guarde informes, paneles, documentos o plantillas de correo.
El campo AccessType también es obligatorio y es el que separa las carpetas privadas, las compartidas y las públicas.
La casilla IsReadonly marca si el contenido admite modificaciones o solo consulta.
Los tres juntos definen qué ve y qué puede hacer cada persona dentro de la carpeta.
El campo ParentId apunta al propio objeto Folder, de modo que una carpeta puede colgar de otra.
Esa referencia permite armar estructuras anidadas y recorrerlas con la notación de punto sobre la relación padre.
Folder expone también CreatedById y LastModifiedById, útiles para detectar carpetas huérfanas de personas que ya no están activas.
Conviene tener en cuenta que este objeto se consulta por la API de datos y queda fuera de la interfaz de usuario programática.
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En este vídeo vamos a aprender qué es una carpeta dentro de la Plataforma EGA Futura.
[00:00:15.600]
Principalmente, una carpeta es el lugar en donde se pueden almacenar informes, paneles, documentos y plantillas de correo electrónico.
[00:00:25.600]
Las carpetas se pueden utilizar a lo largo de todas las aplicaciones de la Plataforma EGA Futura. En este caso, si nos vamos a paneles, podemos ver y crear carpetas que nos permitan clasificar y ordenar paneles de información.
[00:00:47.800]
Y si elijo ir a Informes también voy a poder hacer lo mismo, también voy a poder crear carpetas para ordenar y clasificar informes.
[00:01:01.700]
Y si prestamos atención, por ejemplo, yo voy a buscar plantillas de correo electrónico... Aquí, y también tengo la posibilidad de crear carpetas.
[00:01:19.000]
Las carpetas pueden ser: Públicas, ocultas o compartidas. Y se pueden configurar para que sean de sólo lectura o de lectura y escritura, los permisos, grupos públicos, conjuntos de permisos y licencia que ese usuario tenga.
[00:01:40.300]
Al mismo tiempo, podemos hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea absolutamente privada en donde yo almacene informes o paneles o plantillas de correo electrónico que solamente yo voy a utilizar.
[00:01:56.700]
Consejos... Consejos número 1: EGAFutura.com/tutoriales para aprender rápidamente cómo se usan las carpetas, cómo se crean, cómo se modifican, cómo se especifican permisos y EGAFutura.com/vivo para participar de nuestras capacitaciones en vivo.
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En este vídeo vamos a aprender qué es una carpeta dentro de la Plataforma EGA Futura.
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Principalmente, una carpeta es el lugar en donde se pueden almacenar informes, paneles, documentos y plantillas de correo electrónico.
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Las carpetas se pueden utilizar a lo largo de todas las aplicaciones de la Plataforma EGA Futura. En este caso, si nos vamos a paneles, podemos ver y crear carpetas que nos permitan clasificar y ordenar paneles de información.
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Y si elijo ir a Informes también voy a poder hacer lo mismo, también voy a poder crear carpetas para ordenar y clasificar informes.
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Y si prestamos atención, por ejemplo, yo voy a buscar plantillas de correo electrónico... Aquí, y también tengo la posibilidad de crear carpetas.
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Las carpetas pueden ser: Públicas, ocultas o compartidas. Y se pueden configurar para que sean de sólo lectura o de lectura y escritura, los permisos, grupos públicos, conjuntos de permisos y licencia que ese usuario tenga.
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Al mismo tiempo, podemos hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea absolutamente privada en donde yo almacene informes o paneles o plantillas de correo electrónico que solamente yo voy a utilizar.
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Consejos... Consejos número 1: EGAFutura.com/tutoriales para aprender rápidamente cómo se usan las carpetas, cómo se crean, cómo se modifican, cómo se especifican permisos y EGAFutura.com/vivo para participar de nuestras capacitaciones en vivo.