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Un almacén es el espacio donde la empresa guarda y custodia lo que necesita para producir y para vender.
La palabra cambia según el país: depósito, bodega, galpón o almacén nombran la misma idea.
Lo interesante no es el edificio sino la decisión que hay detrás: agrupar materiales que se parecen, que rotan al mismo ritmo o que piden los mismos cuidados.
Una empresa separa sus existencias en varios depósitos por motivos muy concretos.
La clasificación más usada mira en qué punto del proceso está lo que se guarda.
A esa lista se suman los depósitos de devoluciones, los de material obsoleto y los de desperdicio, que existen para que esas cosas no contaminen el stock vendible.
Hay almacenes cubiertos, descubiertos y semiabiertos como los tinglados o cobertizos: la elección depende de qué se guarda y en qué clima.
Lo guardado no está quieto: sobre cada material se ejecutan operaciones que hay que registrar.
Cada una de esas operaciones cambia la cantidad guardada, y por eso el stock de almacén se lleva por combinación de producto y depósito.
Un almacén funciona con un conjunto de normas escritas sobre cómo se recibe, dónde se guarda cada cosa y cómo se despacha.
Sin esas normas, el recuento tarda el doble y las diferencias entre lo contado y lo registrado se vuelven rutina.
Cuando la empresa crece, esa disciplina es lo que sostiene la promesa de entrega, porque de poco sirve tener la mercadería si nadie la encuentra.
Dónde se planta un almacén define el costo de cada entrega y el tiempo de respuesta ante un pedido urgente.
Un depósito bien ubicado ahorra kilómetros todos los días; uno mal ubicado los cobra todos los días.
Por eso conviene distinguir dos cosas que se confunden seguido: el almacén es la unidad de gestión del stock, y la ubicación es el lugar geográfico donde ese almacén está parado.
Varios almacenes pueden compartir una misma ubicación, por ejemplo cuando una planta tiene un depósito de materias primas y otro de producto terminado en el mismo predio.
El hub de Gestión de inventario, stock y depósitos ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Estrategia de Precios: Cómo funciona este misterioso proceso y cómo Maximizar las Ganancias de tu Empresa vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Inventory muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Compras lo muestra desde otra parte del sistema.
Almacén es un objeto propio de la base de datos, y cada uno de sus registros representa un depósito concreto de la empresa.
Vive en la aplicación EGA Futura Inventory, dentro de la Plataforma EGA Futura.
El registro en sí es corto: nombre, descripción, ubicación y stock total.
Toda la riqueza está en lo que cuelga de él.
Esta es la confusión número uno y conviene resolverla antes que nada.
La Ubicación es el lugar geográfico, con su calle, ciudad, provincia y país.
El Almacén es la unidad sobre la que se cuenta el stock, y apunta a una Ubicación mediante el campo Ubicación del almacén.
Esa separación permite que un mismo predio aloje dos depósitos distintos, cada uno con su stock, sin repetir la dirección en ningún lado.
También permite lo inverso: agrupar en un Informe todos los almacenes de una misma ciudad, porque comparten la Ubicación.
El campo Stock total del almacén no se escribe a mano.
Es una suma automática de las cantidades de todos los registros de Stock que cuelgan de ese depósito.
Cuando entra mercadería, sale una entrega o se ajusta un recuento, el total del almacén se recalcula sin que nadie lo toque.
La consecuencia práctica es que ese número no puede discrepar del detalle, porque no es un dato aparte sino la suma del detalle.
Las cantidades no viven en el almacén sino en registros de Stock, uno por cada combinación de producto y depósito.
El mismo producto guardado en tres almacenes genera tres registros, con su propia cantidad, su punto de reorden y su stock máximo en cada uno.
Desde la Página de registro del almacén, la Lista relacionada de existencias muestra qué guarda ese depósito y cuánto de cada cosa.
Las Transferencias de stock son un objeto aparte, con sus propias líneas de detalle.
Cada transferencia documenta qué salió de un depósito y entró en otro, con su fecha y su responsable.
La diferencia con editar dos cantidades a mano es enorme: el movimiento queda auditado en vez de aparecer como una resta inexplicada acá y una suma allá.
La Recepción de compra es la puerta de entrada: registra qué llegó de un proveedor y a qué almacén ingresó.
El Envío cubre la salida y el Transporte identifica el medio con el que esa mercadería viaja.
Los tres objetos referencian al almacén, y eso convierte al depósito en el punto donde se cruzan compras, ventas y logística.
Como todo es dato de la base, el almacén sirve como criterio de agrupación en cualquier Informe.
Un Panel de información con el Stock total por almacén muestra en una sola pantalla cómo está repartida la mercadería.
Y una Vista de lista de existencias filtrada por debajo del punto de reorden funciona como lista de compras del día para ese depósito.
Una empresa con planta y dos sucursales carga tres almacenes: el de materias primas y el de producto terminado en el predio de la planta, más el de cada sucursal.
Los dos primeros comparten Ubicación porque están en el mismo predio; los otros dos tienen la suya.
Cada reposición a sucursal se documenta como Transferencia de stock, así el inventario de cada punto refleja lo que realmente tiene y las existencias totales siguen cuadrando.
Estas preguntas ordenan dos niveles que se confunden seguido: el almacén y la ubicación dentro de él. También vemos cómo se registra un traslado y si conviene concentrar todo en un solo depósito.
La Ubicación es la dirección física: calle, ciudad, provincia y país.
El almacén es la unidad sobre la que se cuenta el stock, y apunta a una Ubicación.
Por eso un mismo predio puede alojar dos almacenes distintos sin que se mezclen sus cantidades.
No: el campo Stock total es una suma automática de las existencias de todos los productos guardados en ese depósito.
Se recalcula solo cada vez que cambia cualquiera de esas cantidades.
Con una Transferencia de stock, que es un registro propio con sus líneas de detalle.
Así el movimiento queda documentado con fecha y responsable, en lugar de aparecer como dos cambios de cantidad sin explicación.
Depende de qué pesa más en el negocio: un depósito único concentra el control y abarata el manejo.
Varios depósitos acercan la mercadería al cliente y permiten separar materiales con cuidados distintos, a costa de más coordinación.
El objeto es EGAFutura__Warehouse__c, con etiqueta Almacén, y expone seis campos.
Es un objeto chico a propósito: la información de cantidades vive en sus registros hijos.
Name es el nombre del almacén, de tipo Text con ochenta caracteres.
EGAFutura__Descripcion__c es un Long Text Area de 32768 caracteres, pensado para describir el depósito y sus reglas de uso.
EGAFutura__Ubicacion_almacen__c es un Lookup contra EGAFutura__Ubicacion__c, y es lo que vincula el depósito con su dirección física.
EGAFutura__Total_Stock__c es un Roll-Up Summary de tipo SUM sobre el campo Stock de los registros hijos, por lo tanto de solo lectura.
Se completan con CurrencyIsoCode y con EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, una numeración automática obligatoria.
El stock por producto se guarda en EGAFutura__Warehouse_Stock__c, hijo del almacén.
Los movimientos entre depósitos usan EGAFutura__Stock_Transfer__c con su detalle EGAFutura__StockTransferLine__c.
La logística se apoya en EGAFutura__Shipment__c y EGAFutura__Transport__c, y la entrada de mercadería comprada en EGAFutura__Recepcion_compra__c.
Al ser un Roll-Up Summary, EGAFutura__Total_Stock__c no admite escritura por API: se recalcula solo al modificarse los registros hijos.
Una integración que sincronice existencias debe escribir sobre los campos de cantidad de EGAFutura__Warehouse_Stock__c y leer el total del almacén ya calculado.
Y como el nombre admite ochenta caracteres, conviene definir una convención corta y estable, porque es el texto que aparece en cada desplegable y en cada Informe agrupado por depósito.
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