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El embudo de ventas es una forma de mirar el trabajo comercial que sigue abierto.
Se llama embudo porque tiene esa forma: entran muchos interesados arriba y salen pocos clientes abajo.
Lo interesante no es el dibujo sino lo que revela, que es dónde se pierde la gente en el camino.
No es una lista de contactos ni una agenda de llamadas pendientes.
Tampoco es el histórico de lo ya vendido, porque el embudo mira hacia adelante y la facturación mira hacia atrás.
Es, estrictamente, el conjunto de negocios abiertos agrupados por la etapa en que están.
La primera es cuánto se va a facturar, y se responde ponderando cada negocio por su probabilidad de cierre.
Un millón en etapa inicial y un millón a punto de firmarse no valen lo mismo, y el embudo es lo que permite sumarlos honestamente.
La segunda es dónde se traba el proceso, y se responde mirando en qué etapa se acumulan negocios que no avanzan.
El primero es el embudo inflado, lleno de negocios viejos que nadie se anima a dar por perdidos.
Ese embudo promete una facturación que no va a llegar y termina destruyendo la confianza en el pronóstico.
El segundo es el embudo vacío arriba, donde el mes se ve bien pero nada nuevo está entrando, y el problema aparece recién dos meses después.
Además del monto y la cantidad, hay una tercera medida decisiva: cuánto tiempo lleva cada negocio en su etapa actual.
Un negocio que hace noventa días está en la misma etapa no está avanzando lento, está detenido.
Detectarlo a tiempo es la diferencia entre recuperar la operación y enterarse cuando el cliente ya firmó con otro.
Una empresa de software revisa su embudo y encuentra cuarenta negocios abiertos por un total alto pero con un pronóstico ponderado bajo.
Al agrupar por etapa descubre que treinta de los cuarenta están en la etapa de propuesta y ninguno pasa a negociación.
El diagnóstico es claro y accionable: el problema no es conseguir interesados sino defender el precio.
Un embudo que se mira una vez por trimestre llega tarde para corregir.
La revisión semanal es lo que convierte al embudo en una herramienta de gestión y no en un informe de arqueología.
Y para que esa revisión sea posible, los datos tienen que estar cargados al día, cosa que solo ocurre cuando cargarlos es fácil.
El hub de Plataforma EGA Futura ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Claudeforce: qué cambia cuando el CRM vive dentro de Claude vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
En la Plataforma el embudo se arma sobre las Oportunidades, con sus etapas y sus probabilidades.
Es una lectura viva: cada vez que alguien mueve una Oportunidad de etapa, el embudo se recalcula solo.
Eso tiene una consecuencia práctica directa: la calidad del embudo acompaña a la disciplina con que se cargan y se actualizan esas Oportunidades.
El primero es la etapa, que define en qué tramo del embudo cae cada negocio.
El segundo es el importe, que es el monto en juego.
El tercero es la probabilidad, que la Plataforma completa sola al elegir la etapa y que permite ponderar el total.
La Plataforma trae diez etapas con probabilidades ya asignadas, desde 10 % en las iniciales hasta 90 % en la de negociación.
Las dos etapas finales cierran el recorrido: una marca el negocio como ganado con 100 % y la otra lo marca como perdido con 0 %.
Cada empresa puede reemplazar esos valores por los de su propio circuito, y al hacerlo conviene revisar las probabilidades porque son las que alimentan el pronóstico.
Detrás de las etapas hay una segunda clasificación que agrupa el embudo en tres bloques.
Las ocho etapas abiertas caen en Pipeline, que es el embudo propiamente dicho.
El negocio ganado pasa a Closed y el perdido va a Omitted, que es la categoría que queda fuera de cualquier proyección.
La vista Kanban es la más directa: una columna por etapa, una tarjeta por negocio y el total de cada columna arriba.
Arrastrar una tarjeta de una columna a otra cambia la etapa del registro, así que el embudo se mantiene actualizado sin abrir cada Oportunidad.
Para el análisis conviene un Informe de Oportunidades abiertas agrupado por etapa, con la suma del importe y la del importe ponderado.
Ese Informe llevado a un Panel de información es lo que le da al equipo una lectura semanal sin tener que armar nada a mano.
Conviene sumar un segundo Informe filtrado por fecha del último cambio de etapa, que es el que saca a la luz los negocios detenidos.
La Plataforma mantiene sola tres indicadores por cada Oportunidad: si está cerrada, si está ganada y cuándo cambió de etapa por última vez.
Filtrar por el indicador de cerrada, en vez de listar etapas una por una, hace que el Informe siga funcionando aunque después alguien agregue etapas nuevas.
Estas dudas aparecen al mirar la cartera de negocios abiertos: qué lo distingue del pronóstico, qué hacer con lo que no avanza y cada cuánto revisarlo.
No, aunque están directamente relacionados.
El embudo es la foto de los negocios abiertos por etapa, mientras que el pronóstico es la cifra que resulta de ponderarlos por su probabilidad de cierre.
Lo peor es dejarlos abiertos indefinidamente, porque inflan el embudo y ensucian el pronóstico.
Conviene fijar un plazo máximo por etapa y cerrar como perdido lo que lo supere, sabiendo que siempre se puede reabrir un negocio.
Se puede armar por cantidad de negocios, y para el embudo económico hace falta el monto.
Conviene estimar el importe aunque sea grueso, para que el negocio pese en el pronóstico desde el primer día.
Una vez por semana es la frecuencia que permite corregir a tiempo.
Revisiones más espaciadas convierten al embudo en un informe de lo que ya pasó, que es exactamente lo que no se busca.
El embudo se construye íntegramente sobre el objeto estándar Opportunity, de 46 campos, mediante Informes y Paneles de información.
Esa elección es la que permite que el embudo se actualice solo cada vez que alguien mueve una Oportunidad de etapa.
StageName (Picklist, obligatorio) define el tramo, Amount (Currency(16, 2)) el monto, Probability (Percent(3, 0)) el peso y ExpectedRevenue (Currency(16, 2)) el valor ponderado.
CloseDate (Date, obligatorio) es el que permite cortar el embudo por período.
IsClosed, IsWon y HasOpportunityLineItem son Checkbox de solo lectura, y LastStageChangeDate es Date/Time.
Filtrar por IsClosed = false es más robusto que enumerar etapas, porque sobrevive a que alguien agregue una etapa nueva.
ForecastCategory es obligatorio y ForecastCategoryName es su versión legible.
La asignación es Pipeline para las ocho etapas abiertas, Closed para Closed Won y Omitted para Closed Lost.
Prospecting 10, Qualification 10, Needs Analysis 20, Value Proposition 50, Id. Decision Makers 60, Perception Analysis 70, Proposal/Price Quote 75, Negotiation/Review 90, Closed Won 100 y Closed Lost 0.
Se leen por ui-api con /services/data/v66.0/ui-api/object-info/Opportunity/picklist-values/012000000000000AAA/StageName, que devuelve etiqueta, valor almacenado y probabilidad en una sola llamada.
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