La gestión de cuentas por cobrar convierte cada factura emitida en dinero disponible. Y se decide antes de vender, en la política de crédito.
Cuando la morosidad aparece, la causa está atrás: crédito sin evaluar o factura con errores. El reclamo es el último recurso.
Somos EGA Futura, desarrollamos EGA Futura ERP y lo decimos desde el principio, con las cartas sobre la mesa.
Recorremos la política de crédito, los indicadores, el proceso escalonado y los errores frecuentes.
Cada etapa tiene objetivo y responsable propios; confundirlas vuelve caótica la cobranza.
Decidimos a quién le vendemos a plazo y con qué límite de crédito.
Hasta la fecha de vencimiento, el cliente tiene que tener la factura correcta. Un recordatorio amable resuelve más que diez reclamos.
Entra el proceso escalonado, con fecha fija y responsable en cada paso.
Consejo: listemos las diez facturas vencidas más grandes de tu empresa y anotemos en qué etapa falló.
Se define en una página escrita: a quién le vendemos a plazo, cuánto, con qué documentos y en qué condiciones. Escrita, decide antes de que el vendedor tenga la venta enfrente.
Vender a crédito es prestar dinero: conviene conocer al deudor antes.
El límite es el saldo máximo pendiente que aceptamos antes de pasar al contado.
| Criterio | Qué miramos | Cómo influye en el límite |
|---|---|---|
| Historial de pago | Días de atraso en las últimas doce facturas | Sin atrasos sube; con atrasos repetidos baja o pasa a contado |
| Volumen de compra | Compra mensual promedio del último semestre | Entre una y dos veces la compra mensual, según el plazo otorgado |
| Antigüedad | Meses desde la primera compra | Menos de seis meses: límite bajo y revisión trimestral |
| Concentración | Porcentaje de las ventas de tu empresa que explica el cliente | Nunca más de lo que tu empresa tolera perder |
| Referencias | Respuesta de otros proveedores | Una referencia negativa reduce el límite hasta que demuestre lo contrario |
Los criterios son orientativos: salen de nuestra experiencia de más de 30 años implementando software de gestión.
Las condiciones de pago fijan plazo, medio y qué pasa ante un atraso. Van con el mismo texto en presupuesto, orden y factura.
Consejo: escribamos hoy la política en una página: quién aprueba, qué documentos pide y qué límite inicial fija.
Tres alcanzan, y la señal de salud es que no crezcan: días promedio de cobro, porcentaje de cartera vencida y antigüedad por tramos.
La fórmula: cuentas por cobrar dividido ventas a crédito del período, multiplicado por los días del período.
Caso ilustrativo: una distribuidora factura USD 300.000 por mes, todo a crédito, y al cierre del mes tiene USD 450.000 pendientes de cobro.
450.000 dividido 300.000 da 1,5, y por 30 días: 45 días de cobro. Con una condición a 30 días, financia a sus clientes 15 días extra.
Y si bajamos a 35 días? Las cuentas por cobrar pasan a 300.000 por 35 dividido 30: USD 350.000.
Los otros USD 100.000 vuelven a la caja sin vender un producto más. Ese capital liberado es uno de los ahorros medibles al calcular el costo de implementar un ERP.
Es la deuda vencida dividido las cuentas por cobrar totales. En el mismo caso ilustrativo, USD 90.000 vencidos sobre USD 450.000 dan un 20%.
El aging ordena la deuda según los días de atraso, y cada tramo exige una acción distinta.
Caso ilustrativo: esa misma cartera, abierta por tramo.
| Tramo de atraso | Importe | Porcentaje | Decisión |
|---|---|---|---|
| Al día (sin vencer) | USD 360.000 | 80% | Recordatorio automático antes del vencimiento |
| Vencida de 1 a 30 días | USD 54.000 | 12% | Aviso al vencer y llamada a los 7 días; suele ser olvido o factura trabada |
| Vencida de 31 a 60 días | USD 22.500 | 5% | Carta formal, plan de pago si hay voluntad, crédito en revisión |
| Vencida de 61 a 90 días | USD 9.000 | 2% | Suspensión del crédito hasta regularizar |
| Vencida más de 90 días | USD 4.500 | 1% | Gestión externa y previsión contable de incobrable |
Consejo: calculemos hoy los días de cobro del último mes: es el punto de partida contra el que vamos a medir.
Es una secuencia fija de contactos, con fecha, responsable y tono definidos, para que nadie improvise cuando una factura vence.
Cada paso ocurre en su fecha aunque el cliente sea grande.
| Momento | Acción | Quién | Tono |
|---|---|---|---|
| 5 días antes del vencimiento | Recordatorio por email con la factura adjunta | Automático | Cordial: el recordatorio es un servicio |
| El día del vencimiento | Aviso de vencimiento por email | Automático | Neutro e informativo |
| 7 días después | Llamada a la persona que paga | Administración | Calmo: consultamos si hubo un problema |
| 15 a 20 días después | Carta formal con el detalle de la deuda y una fecha límite | Responsable de cobranzas | Formal, sin amenazas, con la salida clara |
| 30 días después | Suspensión del crédito: nuevas ventas al contado | Gerencia, con aviso al vendedor | Firme: la regla ya estaba escrita |
| 60 a 90 días después | Gestión externa: estudio jurídico o agencia de cobranza | Gerencia | La comunicación se delega |
Los plazos son un punto de partida: con ventas a 60 o 90 días la escala se estira, pero el orden se mantiene.
Cobrar y vender a la vez deja al vendedor en conflicto: el reclamo formal lo hace administración.
El tono es calmo: consultamos qué pasó y cuándo pueden pagar, y dejamos por escrito lo acordado.
Consejo: agendemos una hora fija de llamadas y empecemos por las tres facturas vencidas de mayor importe.
Compara los planes de EGA Futura ERP en la página de precios.
Cuatro herramientas facilitan el pago en vez de presionar: descuento por pronto pago, pagos parciales, planes documentados y pago online.
El descuento por pronto pago cambia una rebaja por cobrar antes, y su costo real supera lo que el porcentaje sugiere.
Caso ilustrativo: una factura de USD 10.000 a 30 días, con un 2% de descuento si el cliente paga dentro de los 10 días.
El cliente paga USD 9.800 y adelanta 20 días. Tu empresa resigna USD 200: 200 dividido 9.800 da 2,04% por 20 días.
Para anualizar: 365 dividido 20 da 18,25 períodos, y 2,04% por 18,25 es 37,2% anual. Con un descuento del 1%, la tasa baja a 18,4% anual.
Conviene solo si esa tasa es menor que el costo del dinero de tu empresa, o si la alternativa real es no cobrar.
Comparten un principio: un pago chico hoy vale más que una promesa grande.
Consejo: sumemos un enlace de pago online al recordatorio previo al vencimiento y midamos cuántos clientes lo usan.
La factura deja de ser excusa cuando es correcta, llega a quien paga y el cobro se concilia el día que entra.
Antes de emitir verificamos cuatro datos, que explican la mayoría de los rechazos.
El error ya emitido se anula con una nota de crédito, como explicamos en la guía sobre nota de crédito y nota de débito.
La otra excusa habitual es documental, y la desarma el remito firmado, primer eslabón del circuito de remito, factura y orden de compra.
Reclamar una factura ya pagada es el error que más daña la relación, y la causa es una conciliación bancaria atrasada.
La regla es corta: ninguna llamada sale sin el saldo del cliente conciliado al día.
Consejo: antes de la próxima ronda de llamadas, apliquemos los pagos de la semana y regeneremos el listado.
Los cinco más frecuentes comparten una raíz: la cobranza vive en la memoria de alguien.
Cada uno tiene una causa identificable y una corrección que cabe en una frase.
| Error | Causa | Solución |
|---|---|---|
| Vender a plazo sin límite | Nadie fijó un tope y el vendedor no quiere perder la venta | Límite por cliente aprobado por administración y bloqueo del despacho al superarlo |
| Que cobre el mismo que vende | El vendedor esquiva el reclamo para cuidar la relación | Administración reclama según el proceso; el vendedor acompaña |
| Reclamar sin conciliar | Los pagos del banco se aplican tarde a las facturas | Conciliación diaria o antes de cada ronda de cobranza |
| No cortar el crédito | Miedo a perder al cliente, sobre todo si es grande | Suspensión automática a los 30 días de atraso, comunicada como regla general |
| Tratar a todos igual | Sin segmentación por riesgo ni por importe | Priorizar por importe y antigüedad: primero las deudas grandes y viejas |
Consejo: marquemos cuál de los cinco ocurre hoy en tu empresa y resolvamos ese solo este mes.
Todo lo repetitivo que depende de una fecha: recordatorios, avisos, alertas internas, saldos al día e informes de aging sin planillas.
No se automatiza la llamada ni la decisión de cortar el crédito: ahí hace falta criterio humano.
Cuando venta, factura y cobro viven en el mismo sistema, la cobranza no depende de que alguien se acuerde.
En EGA Futura ERP, EGA Futura Ventas emite la factura y EGA Futura Treasury registra los cobros y mantiene el saldo de cada cliente.
Consejo: definamos hoy el texto del recordatorio previo al vencimiento, con importe, fecha y medio de pago.
En más de 30 años implementando software de gestión en empresas medianas vimos la misma escena muchas veces: la cobranza funciona mientras quien cobra se acuerda de todo.
La empresa factura bien y cobra tarde. Los saldos viven en una planilla que solo entiende una persona, y cuando esa persona se toma vacaciones, la cobranza se detiene.
Esa cuenta corriente en planilla es la causa de reclamar lo ya pagado, y el empujón final para migrar de Excel a un ERP.
El otro patrón es el cliente grande que se atrasa porque nadie se anima a llamarlo. Todos saben que debe, el vendedor recomienda esperar y la deuda envejece hasta ser un problema de gerencia.
El hábito dio más resultado que cualquier herramienta nueva: el informe de antigüedad en la reunión del lunes. Ahí van los diez saldos más grandes y quién los llama esta semana.
Cuando el aging sale del mismo sistema que factura, la reunión dura diez minutos y decide a quién llamar y a quién cortar el crédito.
Un proceso que se cumple todas las semanas cobra más que un reclamo enérgico cada tres meses. La constancia es lo que baja la morosidad.
Para ver cómo queda la cobranza con saldos al día y aging automático, agenda una demo en vivo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas son las consultas que más se repiten al ordenar la cobranza.
Una vez por semana es lo que mejor funcionó en las empresas que acompañamos. Con esa revisión, ninguna factura pasa de un tramo al siguiente sin que alguien decida qué hacer.
Depende del plazo otorgado. Con ventas a 30 días, un promedio de 35 a 40 días indica una cobranza ordenada, según lo que vimos en más de 30 años implementando software de gestión. Lo relevante es que no crezca mes a mes.
Sí, siempre que la suspensión sea una regla general y no una decisión personal. Comunicada como política de la empresa, la mayoría regulariza rápido, porque necesitan seguir comprando.
No. Un 2% por cobrar 20 días antes equivale a una tasa anual cercana al 37%, así que conviene solo cuando tu empresa no consigue dinero más barato.
Una persona de administración o de cobranzas, con el saldo conciliado enfrente. El vendedor puede acompañar, pero cobrar y vender a la vez lo deja en un conflicto de intereses.
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