Suscripción a Informe o Panel
Las Suscripciones a Informes y Paneles permiten a los usuarios recibir automáticamente, vía correo electrónico, datos actualizados sin ingresar a la plataforma. Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones oportunas, evitando revisiones manuales y asegurando que la información relevante llegue directamente a quien la necesita.
Reglas de duplicados
En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.
Configuración de la plataforma
La Configuración de la Plataforma es la consola central desde donde se definen los aspectos clave de la empresa que condicionan el funcionamiento de todo el sistema de gestión. El factor principal es el país en el que opera la empresa, porque de él dependen las normas fiscales y contables que la Plataforma aplica en compras, ventas e impuestos. Desde ahí también se define a qué cuentas contables se vinculan los movimientos que la Plataforma genera de forma automática. Es distinta de la Configuración de usuario, que solo afecta a la experiencia de cada persona. Los cambios en esta configuración se coordinan con el Ejecutivo de cuenta de EGA Futura.
Educación (Empleado)
La Educación es la sección del registro de un empleado donde queda asentada su formación: primaria, secundaria, terciaria, universitaria, posgrados y también los cursos y la capacitación informal. Se diferencia del Skillset en que la Educación acredita títulos y trayectos cursados, mientras que el Skillset describe habilidades demostradas, tengan o no respaldo formal. Se consulta al cubrir una vacante interna o al armar un plan de capacitación, porque permite ver quién ya tiene el título que un puesto exige. Cuando queda vacía, esa búsqueda termina haciéndose de memoria.
Entrenamiento del Empleado
Un entrenamiento es una colección de conocimiento organizada y ordenada dentro del EGA Futura. Este entrenamiento puede estar compuesto por artículos de conocimiento, contenido externo y archivos alojados dentro del sistema. Un entrenamiento de empleado, es una capacitación puntual impartida a cada recurso humano, con el registro de su avance y progreso a través del tiempo.
Correo electrónico CCO de comprobación (Compliance BCC Email)
El correo electrónico CCO de comprobación es un control de cumplimiento que agrega de forma automática una copia oculta de cada mensaje saliente hacia una única casilla que define la empresa. Lo que lo distingue de una copia oculta común es que no depende de quien escribe, porque el sistema la aplica siempre y bloquea el campo CCO para que nadie pueda quitarla ni cambiar el destino. Su finalidad es conservar el archivo completo de la correspondencia enviada, que es lo que después permite auditar y verificar el cumplimiento de las políticas de comunicación de la organización.
ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales
ERP significa Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales: el software que reúne en un solo sistema los procesos de toda la empresa. Lo que lo distingue de un conjunto de programas sueltos no es la cantidad de funciones, sino la base de datos común, porque contabilidad, compras, ventas e inventario leen y escriben sobre los mismos registros. Por eso una venta cargada una vez actualiza el stock, la cuenta por cobrar y el asiento contable. Confundirlo con un paquete de módulos unidos por archivos lleva a comprar un sistema que sigue exigiendo doble carga.
Macro
Una macro convierte una secuencia de pasos repetidos en un solo clic: se define una vez qué acciones hay que hacer y en qué orden, y desde entonces el sistema las ejecuta siempre igual. La palabra tiene dos usos habituales que conviene no mezclar. En una planilla de cálculo, una macro es un programa grabado o escrito que automatiza operaciones sobre celdas. En un sistema de gestión empresarial es una lista ordenada de instrucciones que se aplican sobre un registro, sin escribir código. Esta entrada explica las dos acepciones y describe cómo funcionan las macros en el ERP de EGA Futura, donde se aplican sobre facturas, ventas, tickets, activos y el resto de los objetos.
Almacén
Un almacén es el lugar físico donde la empresa guarda los materiales, insumos y productos que necesita para operar, y también la unidad con la que se responde la pregunta de cuánto hay de cada cosa y dónde está. También se lo llama depósito o bodega, y en inglés warehouse. Separar las existencias en varios almacenes permite agrupar lo que rota junto, lo que exige cuidados especiales o lo que se consume en un mismo proceso. Dentro del ERP de EGA Futura el almacén es un objeto propio: se le asigna una ubicación física, acumula automáticamente el stock de cada producto guardado en él y registra las transferencias, los envíos y las recepciones de compra que lo mueven.
Marca
La marca es el nombre bajo el que un fabricante agrupa una línea de productos y los distingue de los similares de la competencia. No es el nombre del producto ni el nombre del fabricante: es, por así decirlo, el apellido del producto. Un mismo laboratorio puede sostener varias marcas, y una misma marca puede llegar a la empresa a través de varios proveedores. Para un negocio que compra y revende, la marca es sobre todo un criterio de clasificación: agrupa el inventario, permite comparar ventas entre fabricantes y ordena las compras. Conviene no confundirla con la marca registrada, que es la protección legal del nombre y pertenece al terreno de la propiedad intelectual.
Tipo de registro
Un Tipo de registro es una variante de un mismo objeto de la base de datos: determina los procesos que se aplican, los formatos de página que se ven y los valores de lista de selección disponibles. Se diferencia de crear un objeto nuevo en que los registros siguen compartiendo tabla, informes y permisos, y lo único que cambia es su comportamiento. Se usa cuando un mismo objeto atiende dos circuitos distintos, como una venta mayorista y una minorista. Elegirlo mal al crear un registro condiciona todo lo que viene después.
Calendario
El Calendario es la pantalla que registra eventos y permite seguir de forma visual la agenda propia y la ocupación de los recursos compartidos. Se puede ver como grilla horaria de día, de semana o de mes, como tabla al estilo de una Vista de lista, o como vista diaria de disponibilidad. Su diferencia con una lista de Actividades es que ordena por tiempo y no por registro, así que muestra los huecos además de las ocupaciones. Ahí está su utilidad concreta: evita reservar una sala o un vehículo que otra persona ya tomó.
Calendario público
Un calendario público es una agenda compartida que no pertenece a ninguna persona sino a un área o a la organización entera, y que reúne los eventos que conviene que todos vean: feriados, cierres contables, lanzamientos o la guardia de cada semana. Lo que lo distingue del calendario de un usuario es la propiedad, porque no depende de que alguien lo comparta ni desaparece cuando esa persona deja la empresa. Quien administra la Plataforma EGA Futura decide qué calendarios existen y quién puede ver o cargar eventos en cada uno. Se consulta desde la misma pantalla que la agenda propia, superpuesto a ella.
SaaS (Software como servicio)
SaaS es un método flexible de distribución de software que elimina la necesidad de la compra de una licencia. En este modelo, el software se entrega como un servicio. Software como servicio es un modelo de distribución de software en donde EGA Futura provee el servicio de licenciamiento y soporte técnico del software usado por el cliente. Este tiene derecho a utilizar el software mediante el pago de una suscripción.
Ticket de servicio
Un ticket de servicio es el registro donde el área de servicio, soporte o atención al cliente deja constancia de un pedido y de todo lo que se hace para resolverlo. En el ERP de EGA Futura cada ticket exige categoría, estado y prioridad, y se puede vincular a una cuenta, a un contacto, a un área funcional, a una ubicación y al usuario asignado. Sirve para órdenes de reparación, instalaciones, garantías, reclamos y casos de soporte técnico. La Plataforma cuenta sola cuántos productos se consumieron en cada ticket y cuántas unidades.
Incidente
Un Incidente es la interrupción no planificada de un servicio que la empresa usa o presta, o la caída de calidad de un servicio, de un proceso comercial o de la fabricación de un producto. Es el síntoma que se ve y se sufre, no la causa que lo origina: esa causa se registra aparte como Problema. Cada Incidente se abre con una categoría, una prioridad y un estado, se le asigna un responsable y avanza por etapas hasta quedar resuelto y cerrado. Tampoco conviene confundirlo con un ticket de servicio, que es el pedido concreto que entra por el canal de atención.
Documento
Un documento es un texto formal que la empresa necesita conservar, encontrar y poder demostrar que estaba vigente en una fecha concreta: una política, un contrato, un manual, un procedimiento o una especificación técnica. Lo que lo distingue de un archivo suelto es que tiene ciclo de vida propio: nace como borrador, se aprueba, entra en vigencia, se revisa y en algún momento queda obsoleto. Dentro del ERP de EGA Futura el documento es un registro con su tipo, su estado, su número de versión, su fecha de inicio de vigencia y su fecha de caducidad, y puede apuntar al archivo pesado guardado fuera de la Plataforma.
Decisión
Dentro de la Plataforma EGA Futura, una Decisión es el registro donde queda documentado un proceso de toma de decisión: qué se estaba resolviendo, con qué objetivo, quién quedó a cargo, en qué fecha se cerró y qué resultado tuvo. Lo que la distingue de una tarea o de una reunión es su propósito, porque no organiza el trabajo del día sino que conserva el criterio con el que se eligió un camino. Su valor aparece con el tiempo: seis meses después nadie recuerda por qué se eligió a un proveedor, y ese registro lo responde sin volver a discutirlo. Cada Decisión tiene su estado, su fecha límite y su hilo de Chatter.
Proyecto
Un Proyecto es el objeto de la Plataforma EGA Futura donde se agrupa un conjunto de Tareas que persiguen un mismo resultado, con fechas y un responsable. Vive en EGA Futura Project y siempre pertenece a un Área funcional. Su estado va de Planificado a Completado, y el avance no se carga a mano: la Plataforma lo calcula sola a partir de las Tareas que tiene adentro.
Ubicación
Las Ubicaciones representan los lugares físicos donde opera la empresa dentro de la Plataforma EGA Futura: sucursales, depósitos, plantas, oficinas o puntos de venta. Cada una se clasifica con un Tipo de ubicación entre 21 opciones y guarda su dirección completa. Su valor real está en que muchos otros objetos la referencian, lo que permite filtrar y agrupar informes, Paneles de información y Vistas de lista por lugar.
Problema
Un Problema es la causa, real o potencial, de uno o varios Incidentes. Se registra para atacar el origen de una falla en lugar de apagar sus consecuencias una por una, porque mientras el Problema siga abierto los Incidentes se van a seguir repitiendo. No hace falta que ya existan Incidentes para darlo de alta: una inspección puede detectar la falla antes de que llegue el primer reclamo. Cada Problema guarda por separado los síntomas observados, la causa de origen y la solución temporal que permite seguir trabajando mientras se busca la definitiva.
Inspección
Una inspección es la revisión formal de un lugar, un bien o un área de la empresa, hecha por alguien de la casa o por un tercero, y registrada con su fecha, su resultado y su informe. En el ERP de EGA Futura cada inspección es un registro propio que se puede vincular a un activo fijo, a una ubicación, a un área funcional, a un incidente o a una orden de mantenimiento. Guarda si fue interna o externa, quién la hizo, qué resultado dio, qué severidad tuvo y si deja pendiente alguna acción.
Artículo de conocimiento
Un artículo de conocimiento es una respuesta escrita una sola vez para que la encuentre cualquiera que la necesite: cómo se hace un trámite, qué contestar ante una consulta repetida, cómo se resuelve una falla conocida. Reemplaza al documento suelto que vive en el disco de una sola persona y que nadie más sabe que está ahí. Dentro del ERP de EGA Futura cada artículo se guarda con su título, su texto completo, un resumen corto y cuatro clasificaciones obligatorias: estado, tipo, idioma y área funcional. Esa obligación de clasificar antes de guardar es justamente lo que después hace que la base sea buscable.
Cronología de actividad
La Cronología de actividad refleja el historial de actividades que se han efectuado y las actividades pendientes para un registro de la plataforma. Funciona como un centro de control que mantiene la información necesaria para hacer seguimiento a las actividades relacionadas con un registro. La cronología de actividad se ubica dentro del registro y en ella se ordenan cronológicamente los eventos o reuniones, las tareas, las llamadas y los mensajes de correo electrónico.
Filtro
Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.
Propiedad intelectual
Es el tipo de propiedad que se tiene sobre un bien intelectual o cultural, es decir, la propiedad sobre una creación de la mente. Por ello, abarca los bienes inmateriales, pero también los materiales que procedan de dicha idea. Así, el creador puede explotar económicamente su producción, gozando de protección legal en la mayoría de los países del mundo.
Revalorización
Es la actualización del valor contable de los bienes o activos fijos o circulantes del patrimonio, comparado con el precio al cual fueron adquiridos por la empresa, por su costo de producción o su equivalente, para ajustarlos al valor real o lo que valen en el mercado en la actualidad. Esta revalorización es, por tanto, el valor que adquieren dichos activos en el presente siempre que sea más alto que el original. Esto amerita la realización de evaluaciones que determinen el nivel de inflación, el aumento del valor u otros métodos. Incide fundamentalmente en los activos fijos y en la cartera de participaciones.
Inmovilizado
Es el activo no circulante o fijo de una empresa. Son los bienes necesarios para que una compañía funcione normalmente, de importancia como estructura financiera de la organización pero no como respaldo ante una necesidad de dinero a corto plazo, porque no están a la venta y no es posible convertirlos en efectivo en un plazo menor a un año. Se conservan en la compañía por más de un ejercicio contable.
Gasto deducible
Son los gastos efectuados por una persona o empresa que, por estar relacionados directamente con la actividad económica por la cual tributa, la ley permite restar de los ingresos para determinar la base sobre la que se calcula el impuesto. Al reducirse esa base imponible, el impuesto a pagar resulta menor. Para que un gasto sea deducible tiene que estar devengado en el ejercicio, registrado en la contabilidad y respaldado por un comprobante legal, y no figurar excluido de forma expresa por la normativa fiscal de cada país.
Rotación de activos
La Rotación de activos totales es la relación entre las ventas netas y el valor de los activos totales o inversión de la empresa e indica cuántas veces el activo de la compañía logra generar ingresos por ventas. Cuanto más grande sea el volumen de ventas sobre el valor de los activos, el rendimiento de la inversión en activos es más eficiente. Es un indicador en materia financiera que le permite a la empresa determinar su eficiencia con respecto a la gestión de sus activos. De manera que también es usado para medir el nivel de eficiencia administrativa de la compañía. Gracias a este ratio es posible tener una idea del correcto funcionamiento de la organización y su capacidad para generar más ventas.
Contrato de leasing
El contrato de leasing es el acuerdo por el cual el propietario de un bien, llamado arrendador, le cede su uso a otra parte, llamada arrendataria, durante un plazo determinado y a cambio de una cuota periódica. Lo que lo separa de un alquiler común es la opción de compra que incorpora en su modalidad financiera, la más difundida: al vencer el plazo, el arrendatario puede quedarse con el bien pagando un valor residual ya pactado en el propio contrato. Las otras dos salidas posibles al terminar son renovar el contrato o devolver el bien. Tanto el arrendador como el arrendatario pueden ser una persona física o una persona jurídica.
Valor residual
Es el valor que tendrá un activo una vez que haya sido totalmente amortizado. Es decir, cuando haya completado su vida útil, que son los años durante los que se ha utilizado dicho activo para el proceso de producción de la empresa. Los activos fijos (maquinarias, equipos) van perdiendo valor a medida que pasa el tiempo. Eso hace que al cabo de cierto tiempo valgan menos en comparación con el precio al cual fueron adquiridos.
Valor amortizable
Es la parte del valor de un activo fijo que se reparte como gasto a lo largo de su vida útil. Resulta de restarle al valor de adquisición el valor residual estimado al final de esa vida útil. Todo activo fijo que adquiere la empresa no se asume en su totalidad como gasto en el primer año: ese importe se distribuye en tantos años como se tenga previsto utilizarlo, y la cuota de cada año es el gasto que se refleja en el ejercicio correspondiente.
Vida útil de un activo
La vida útil no es cuánto puede durar una máquina sino cuánto tiempo va a servirle a esta empresa: el mismo camión puede tener seis años de vida útil en una flota de reparto urbano y diez en un uso ocasional. Esa estimación es la que reparte el costo del activo entre los períodos en los que produce, en lugar de cargarlo entero el año de la compra. Se estima combinando la experiencia previa, las horas de uso, el ambiente y la obsolescencia esperada, dentro de los límites que fija el organismo tributario de cada país. En el ERP de EGA Futura se carga en meses, junto con el costo de adquisición y el valor residual.
Sectores de un registro
Los Sectores de un registro son los bloques en que se reparte la Página de registro para que los campos aparezcan agrupados por tema y no en una lista corrida. Cada sector reúne los datos que se consultan juntos, por ejemplo los de contacto por un lado y los comerciales por otro, y puede plegarse para dejar a la vista solo lo que interesa en ese momento. Lo que los distingue de una Lista relacionada es que muestran campos del propio registro y no registros de otro objeto. Qué sectores existen y qué campos entran en cada uno lo decide el administrador, y puede cambiar según el tipo de registro.
Tarea de proyecto
Una Tarea de proyecto es cada unidad de trabajo concreta dentro de un Proyecto de la Plataforma EGA Futura. Siempre pertenece a un Proyecto, tiene una Prioridad y un Estado, y puede asignarse a una persona con un Supervisor que la controle. La Plataforma calcula sola su avance, los días que quedan hasta el Deadline y el desvío entre las horas estimadas y las reales.
PyME
Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.
Presupuesto
Es el documento en el que se calculan los ingresos y egresos que se obtendrán en un tiempo futuro. De manera que es una predicción basada en elementos objetivos sobre los resultados que se espera obtener en un periodo de tiempo específico. Para ello, la empresa u organismo se fija una meta previa planificación y cálculo de los resultados.
Orden de compra
La Orden de compra es el documento con el que una empresa le encarga formalmente a un proveedor qué productos quiere, en qué cantidad, a qué precio y para cuándo. Es lo que convierte una intención de compra en un compromiso rastreable: antes hay una conversación, después hay una obligación con número, fecha y monto. La emite el comprador, no el vendedor, y funciona como una oferta en firme que queda cerrada cuando el proveedor la confirma. No reemplaza a la factura: la Orden dice qué se pidió y la factura documenta lo que el proveedor cobra. Esa distinción es la que permite comparar después lo pedido, lo recibido y lo facturado.
Gasto
Un gasto es el consumo de un recurso a cambio de algo, y se registra en el momento en que ese consumo ocurre, no en el momento en que se paga. Esa distinción es la que confunde a casi todo el mundo: el gasto es un hecho económico y el pago es un movimiento de dinero, y pueden ocurrir con meses de diferencia. La factura de electricidad de marzo es gasto de marzo aunque se abone en abril. Tampoco es una pérdida, porque en todo gasto hay una contraprestación: siempre se recibe algo a cambio. Dentro de la Plataforma EGA Futura, además, Gasto es un objeto de la base de datos con su propio circuito de aprobación y reembolso.
Moneda
Una Moneda vale lo que vale porque la ley lo dice y porque quienes la usan lo aceptan, no por el material del que está hecha: el metal de una moneda de un dólar no llega a valer un dólar, y un billete todavía menos. Es el dinero de curso legal dentro de un territorio y cumple tres funciones a la vez, porque sirve para pagar, para ponerle precio a las cosas y para guardar valor en el tiempo. Hoy solo una fracción circula como billetes y monedas, ya que la mayor parte del dinero existe como saldos anotados en cuentas. Una misma Moneda puede además ser compartida por varios países.
Proveedor
Un proveedor es la empresa o la persona que abastece a otra con los productos, los servicios o los materiales que necesita para operar. En el ERP de EGA Futura cada proveedor es un registro propio que guarda su nombre, si está activo, la condición de compra acordada y la cuenta con la que se lo identifica. De ese registro cuelgan los productos que vende con su precio, las órdenes de compra emitidas y las facturas de compra recibidas. Un mismo producto puede tener varios proveedores, y eso es justamente lo que permite comparar antes de comprar.
Kanban
Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.
Area funcional
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea: dirección, administración, producción, ventas, recursos humanos, sistemas. Cuántas conviene tener no depende del rubro sino del tamaño: en una empresa de quince personas una sola área puede cubrir administración y finanzas, y en una de cien esas mismas tareas se reparten en varias. Dentro de la Plataforma EGA Futura el Área funcional no es un rótulo del organigrama sino un registro de la base de datos, y es el mismo que clasifica empleados, gastos, proyectos, activos fijos y tickets de servicio.
Unidad de mantenimiento en almacén (SKU)
SKU son las iniciales de stock-keeping unit, y es la identificación o código que se asigna a un artículo o producto para ubicarlo en el inventario o almacén. Este código es único para cada artículo, con lo que puede ser rastreado y ubicado con facilidad. Está compuesto por caracteres alfanuméricos (letras y números) que caracterizan al producto.
Gestión de inventarios
La Gestión de inventarios es el proceso de administrar todo lo que la empresa tiene guardado para producir o vender. Abarca el registro de las entradas y las salidas, el recuento físico, la rotación, el punto de reposición y el costo de sostener mercadería inmovilizada en el depósito. Se diferencia de las existencias en que estas son los bienes en sí, y la Gestión de inventarios es la disciplina que decide cuánto tener de cada uno y cuándo reponerlo. Su efecto es directo sobre el dinero, porque el stock de más inmoviliza capital y el de menos cuesta ventas perdidas.
Gestión de proyectos
Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.
Impuesto
Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.
Factura
La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.
Existencias
Las Existencias son los bienes que la empresa tiene guardados para venderlos, transformarlos o consumirlos en su actividad. Forman parte del activo corriente, porque se espera convertirlas en dinero dentro del ciclo normal del negocio. Se diferencian del activo fijo por el destino y no por la naturaleza: una computadora es existencia en un comercio de informática y activo fijo en un estudio contable. Valuarlas mal desplaza el costo de ventas, y con él el resultado del período.
Empresa
Una empresa es una organización que combina capital y trabajo para producir bienes o servicios y obtener un beneficio con ellos. Esa definición corta esconde el dato que en realidad se busca: qué hace que una empresa sea micro, pequeña, mediana o grande. La respuesta incómoda es que no hay un criterio único, porque cada país fija sus propios límites y varios los miden por facturación en lugar de por cantidad de empleados. Lo que sí es común a todas es la estructura: cada empresa tiene una forma jurídica, un domicilio fiscal, una actividad declarada y un ejercicio contable con el que rinde cuentas.
Obsolescencia
Es un fenómeno que produce el desuso de algunos activos de la empresa debido a la aparición de tecnologías más eficientes o cambios económicos. No se produce por mal funcionamiento de las máquinas o equipos, ni por su desgaste con el tiempo. Se genera porque tales activos presentan menor rendimiento frente a los nuevos. Ahí está su diferencia con la depreciación por uso, porque el equipo obsoleto sigue funcionando y produciendo, y aun así vale menos. No se detecta mirando la máquina sino el mercado, así que quien solo amortiza por antigüedad se entera tarde.
Depreciación
Es la distribución sistemática del costo de un activo fijo a lo largo de los años de su vida útil. Reconoce contablemente que el bien se desgasta con el uso y con el paso del tiempo, e imputa a cada ejercicio la porción del costo que le corresponde. No es lo mismo que la devaluación, que es la pérdida de valor de una moneda frente a otras. Tampoco es lo mismo que la amortización, que se aplica a los activos intangibles.
Costo
El costo es lo que una empresa sacrifica para producir o comprar aquello que después va a vender, y su rasgo distintivo es que se recupera en el momento de la venta. Un pantalón que se fabrica por 40 y se vende por 100 tiene un costo de 40: esos 40 no desaparecen, viajan dentro del producto hasta que alguien lo compra. Esa es la diferencia exacta con el gasto, que se consume en el período en que ocurre y no vuelve. Por eso el costo es el número que fija el piso del precio, el margen y el punto de equilibrio, y no un dato contable más. Se clasifica según se mueva con la producción (fijo o variable) y según se pueda atribuir a un producto concreto (directo o indirecto).
Activo fijo
Un activo fijo es un bien que la empresa compra para usarlo durante varios años en su operación, no para revenderlo. En el ERP de EGA Futura cada activo fijo es un registro con etiqueta única, número de serie, ubicación, costo de adquisición, vida útil en meses y valor residual. La Plataforma los agrupa en dos categorías, Bienes de uso y Bienes intangibles, y el tipo de activo que se puede elegir depende de la categoría seleccionada. El valor libro no se carga a mano: es un campo fórmula que la Plataforma calcula sola.
Activo depreciable
Los activos depreciables son los activos fijos de la empresa, que van perdiendo su valor con el paso del tiempo. Es por esto que la empresa calcula ese valor que va disminuyendo, y éste es llamado depreciación. La depreciación de un activo se define según su vida útil y el uso que se da a éste para poder determinar el tiempo en el transcurso del cual se depreciará el mismo.
Activo financiero
Un activo financiero es un bien que posee la compañía, pero no es un bien físico sino un bien intangible. Las empresas los adquieren con el fin de obtener rendimientos futuros por parte de quien los emite. En el fondo cada uno es un derecho de cobro contra un tercero: acciones, bonos, plazos fijos y créditos comerciales. Se diferencia de un intangible como una marca o una licencia en que el activo financiero tiene un emisor obligado a pagar. Confundir los dos distorsiona los indicadores de liquidez, porque una marca no se convierte en efectivo a una fecha.
Amortización
La amortización es el registro contable de la pérdida de valor de un activo durante un ejercicio, y también el modo en que se cancela una deuda en cuotas a lo largo del tiempo. Sus elementos son la vida útil, o sea los años en que se espera usar el bien, el valor residual que le queda al final, y la base sobre la que se calcula. Reparte el costo entre los períodos en que el bien se usa, en lugar de cargarlo entero al mes de la compra. Sin ese reparto, el resultado del mes en que se compró una máquina muestra una pérdida que no existió.
Inteligencia artificial (IA)
Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.
Inteligencia de negocios
La inteligencia de negocios es el conjunto de procesos y herramientas que reúne los datos dispersos en los sistemas de una empresa, los ordena en un modelo único y los presenta como informes e indicadores listos para decidir. Lo que la distingue de un informe suelto es la continuidad y el alcance: no responde una pregunta puntual sino que mantiene disponible una lectura actualizada del negocio, con la misma definición de cada cifra para todas las áreas. Su terreno es lo que ya pasó y por qué pasó, y eso es justamente lo que la separa de la analítica de negocios, orientada a anticipar lo que va a pasar.
Base fiscal
La base fiscal es el valor que la normativa impositiva le asigna a un activo o a un pasivo, y puede diferir del valor con el que ese mismo activo o pasivo figura en los libros contables. Sobre esa base se aplican los porcentajes determinados por la ley, con el fin de abonar los impuestos correspondientes. La comparación entre la base fiscal y los libros contables de una empresa permite determinar cuáles son sus activos y sus pasivos reales.
Despapelización
La despapelización es el proceso por el cual una organización deja de usar el papel como soporte de sus documentos y pasa a conservarlos, hacerlos circular y firmarlos en formato digital. Lo que la distingue de una simple digitalización es el alcance: no consiste en escanear archivos y seguir trabajando igual, sino en que el documento electrónico reemplace al impreso como original válido, con su firma, su respaldo y su trazabilidad. Alcanza tanto al archivo histórico que se convierte como a los circuitos nuevos, que nacen sin papel. Su límite lo fija la normativa de cada país, que define qué documentos admiten soporte electrónico y durante cuánto tiempo hay que conservarlos.
Salesforce.com, Inc
Salesforce es la empresa estadounidense que provee su tecnología de inteligencia artificial, almacenamiento e infraestructura a EGA Futura, para su software de gestión empresarial en la nube. Salesforce además ha desarrollado una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés). Dicha plataforma (Salesforce.com) emplea inteligencia artificial, y está lista para trabajar en la nube. Permite la gestión centralizada e integral de los clientes de una empresa en un solo sistema.
Aplicación
Dentro de la Plataforma EGA Futura, una aplicación es un espacio de trabajo que agrupa los objetos, las pantallas, los informes y los Paneles de información que hace falta tener a mano para un área del negocio. Lo que la distingue de un objeto es que no guarda datos propios: es una selección y un ordenamiento de piezas que ya existen, pensada para que quien trabaja en ventas no tenga que atravesar los menús de contabilidad. Una misma pieza puede figurar en varias aplicaciones a la vez, así que no se trata de compartimentos separados. Se cambia de una a otra desde el Iniciador de aplicación (Waffle), y cada usuario ve solo las que tiene habilitadas.
Proceso de aprobación
Un proceso de aprobación es el circuito formal por el que un registro queda detenido hasta que las personas designadas lo autorizan. Lo que lo distingue de una simple notificación es que retiene el registro, porque mientras la solicitud está pendiente queda bloqueado y no se puede seguir modificando. Cada circuito define qué registros entran, en qué orden intervienen los responsables, qué ocurre cuando alguien rechaza y qué se ejecuta al cerrarse, por ejemplo cambiar un estado o avisar a quien lo solicitó. Su finalidad es que las decisiones que comprometen dinero o riesgo, como un descuento grande o una orden de compra, queden autorizadas y con constancia de quién las aprobó.
Configuración de usuario
La Configuración de usuario reúne las opciones que cada persona puede ajustar por su cuenta dentro de la Plataforma EGA Futura, sin depender del administrador. Incluye los datos personales, la contraseña, la densidad con la que se muestra la interfaz, las preferencias de correo y el comportamiento de las Notificaciones. Es distinta de la configuración de la empresa, que afecta a todos y solo la toca el administrador.
Organización
Una organización es una implementación de la plataforma EGA Futura para una compañía y contiene un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual en la nube de EGA Futura. Una organización incluye todos los datos y aplicaciones de una empresa y es diferente del resto de las organizaciones.
Comentario de Chatter
Es la intervención que puede dejar escrita una persona acerca de una publicación de Chatter. Debajo de cada publicación de Chatter aparece un campo que permite escribir un comentario que quedará relacionado a la publicación. Para poder dejar un comentario las personas deben tener acceso a visualizar la publicación. Los comentarios permiten tener texto con formato enriquecido, emojis o links embebidos. También es posible agregar funcionalidad al texto del comentario como por ejemplo, @menciones, #temas, vincular registros o archivos y más.
Vista de lista
Una Vista de lista es la pantalla que muestra un grupo de registros de un objeto de la Plataforma EGA Futura, con los filtros y las columnas que se elijan. Se diferencia de la Lista relacionada en que recorre el objeto completo y no solo lo que cuelga de un registro abierto. Es la pantalla donde transcurre buena parte de la jornada, porque desde ella se busca, se ordena y se entra a cada Detalle. Bien armada responde una pregunta de negocio de un vistazo, y sin filtros obliga a leer todo para encontrar lo poco que importaba.
Campo personalizado
Un campo personalizado es un campo que se agrega a un objeto de la base de datos para guardar un dato propio del negocio que ningún campo estándar contempla. Lo que lo distingue del campo estándar es su origen: el estándar viene incluido en la Plataforma EGA Futura e igual para todas las empresas, mientras que el personalizado se crea a pedido y existe solo en la organización que lo solicitó. Al crearlo se define su tipo, que determina qué dato admite y cómo se comporta: texto, número, fecha, moneda, casilla, lista de selección o relación con otro objeto, entre otros. Una vez creado se usa igual que cualquier campo, en Columnas de una Vista de lista, Filtros, informes y reglas de validación.
Mención @ (Chatter)
Se denomina Mención (@mención) a la vinculación de una persona (Usuario del sistema) o de un grupo a una publicación de Chatter. Se pueden hacer menciones tanto en publicaciones como en comentarios de Chatter. Se realiza anteponiendo, sin dejar espacio, el símbolo @ al nombre de la persona o grupo. Por ejemplo, @Sebastian Lopez o @EquipoMKT.
Informe
Un Informe es una consulta guardada sobre la base de datos de EGA Futura que trae los registros que cumplen ciertas condiciones y los muestra en filas y columnas, agrupados y totalizados. La diferencia con una Vista de lista es que el Informe calcula: suma, cuenta, promedia y compara, mientras que la lista solamente muestra. Además puede combinar datos de objetos relacionados, mostrar gráficos, filtrarse en tiempo real y guardarse en carpetas con permisos propios. Cada Informe tiene su propia dirección web, así que se comparte con un enlace, y puede alimentar un Panel de información.
Red social empresarial
Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.
Chatter
Chatter es la red social empresarial de la Plataforma EGA Futura, destinada a facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación asincrónica en toda la organización. Esta red atraviesa la totalidad de la plataforma, se encuentra en todas las aplicaciones, está disponible también en la aplicación móvil. En Chatter las dos funciones básicas son realizar publicaciones y hacer comentarios sobre estas. Las publicaciones se pueden seguir como favoritas y compartir.
