Impuestos Internos
Los impuestos internos son tributos selectivos al consumo que gravan la venta o importación de productos y servicios específicos, como tabacos, bebidas alcohólicas, vehículos o artículos suntuarios. El nombre cambia según el país: IEPS en México, ISC en Perú, impuesto nacional al consumo en Colombia e impuestos especiales en España. En Argentina están regulados principalmente por la Ley 24.674 y alcanzan a fabricantes e importadores, que los incorporan al precio y los trasladan a lo largo de la cadena comercial.
Deducción Fiscal
La deducción fiscal es el derecho a restar determinados gastos e inversiones de los ingresos al calcular la base imponible de un impuesto, lo que reduce el monto final a pagar. Para que un gasto sea deducible debe estar vinculado a la actividad económica del contribuyente y respaldado por comprobantes válidos, según las condiciones que fija la ley tributaria de cada país.
Beneficios Fiscales
Los beneficios fiscales son ventajas que la administración tributaria otorga a empresas y personas para reducir su carga de impuestos, con el objetivo de incentivar determinadas actividades, inversiones o sectores de la economía. Se materializan como exenciones, deducciones, bonificaciones, alícuotas reducidas o regímenes especiales de promoción.
Factoring
El factoring es una operación financiera en la que una empresa cede sus facturas pendientes de cobro a una entidad especializada, llamada factor, a cambio de recibir de inmediato un porcentaje de su valor. La empresa obtiene liquidez sin esperar el vencimiento, y el factor cobra la factura al cliente en la fecha pactada, quedándose con la diferencia como retribución del servicio.
Descuento por Pronto Pago
El descuento por pronto pago es una rebaja que el vendedor ofrece al cliente que paga su factura antes del plazo de vencimiento acordado. Se expresa con una notación del tipo 2/10 neto 30, que significa 2% de descuento si el pago se realiza dentro de los 10 días, o pago del total a los 30 días. Es una herramienta financiera para acelerar la cobranza y mejorar la liquidez del vendedor.
Gateway de facturación APG
Un gateway de facturación es un conector técnico especializado, que estandariza y asegura la comunicación con los entes fiscales. De forma análoga a los gateways de pagos (como Fiserv o Stripe) que simplifican y robustecen el procesamiento de tarjetas, un gateway de facturación unifica normativas y protocolos de distintos países bajo una misma interfaz.
Beneficio (Empleado)
Un Beneficio de Empleado es cada prestación que la empresa otorga a una persona de su plantilla y que queda registrada dentro del legajo de esa persona. Cada beneficio guarda su tipo, su fecha de vigencia, su estado y el alcance de la cobertura, que puede limitarse al empleado o extenderse a su grupo familiar. Una misma persona puede tener varios beneficios activos a la vez, y el conjunto forma el paquete de compensación que acompaña al sueldo.
Recibo de pago
Un recibo prueba que se pagó; una factura prueba que se debe. Esa es toda la diferencia, y confundirlas es lo que termina descuadrando una cuenta corriente. El recibo de pago es el documento con el que quien cobra deja constancia de haber recibido un importe, y queda en manos de quien pagó como su comprobante. Lo puede emitir tanto una empresa como una persona, y cubre desde el alquiler de un inmueble hasta la cancelación parcial de una factura. Cuando el pago no cubre el total, el recibo deja escrito el importe entregado y el saldo pendiente. Su valor frente al fisco no es igual en todos los países.
Ratio de solvencia
El ratio de solvencia es un índice financiero que muestra la solvencia de una empresa, que es la capacidad que presenta de hacer frente al pago de todas sus deudas en un momento determinado con la totalidad de su activo. Se calcula dividiendo el activo total entre el pasivo total, por lo que también se lo conoce como ratio de garantía. Su fin es comparativo, para medir los niveles de solvencia y hacer comparaciones entre dos empresas. Además, permite ver la capacidad de una de ellas para asumir sus obligaciones financieras en determinado período de tiempo.
Recurso administrativo
Un recurso administrativo es la vía para discutir la decisión de un organismo público sin ir a juicio: se presenta ante la propia administración que dictó el acto y le pide que lo revise, lo modifique o lo deje sin efecto. Su gran ventaja es el costo, porque evita los gastos y los tiempos de un proceso judicial. Su gran trampa es que los nombres, los plazos y el orden de las instancias cambian por completo de un país a otro, así que lo primero es identificar qué régimen aplica. Casi siempre hay un plazo corto para presentarlo y dejarlo pasar suele cerrar la puerta. Esta entrada explica la lógica común y cómo se documenta un expediente así dentro del ERP de EGA Futura.
Pista de auditoría
La pista de auditoría es el conjunto de documentos, físicos o digitales, que guarda el rastro de cada operación de la empresa y permite reconstruirla más tarde. Se diferencia del comprobante suelto en que no es una pieza sino un encadenamiento: cada asiento remite a su factura, cada factura a su pedido y cada cambio a quién lo hizo y cuándo. Se apoya en los comprobantes, en los libros y en el historial de modificaciones de los registros. Su ausencia no se nota mientras nadie pregunta, y se nota entera el día que hay que explicar un número.
Revalorización
Es la actualización del valor contable de los bienes o activos fijos o circulantes del patrimonio, comparado con el precio al cual fueron adquiridos por la empresa, por su costo de producción o su equivalente, para ajustarlos al valor real o lo que valen en el mercado en la actualidad. Esta revalorización es, por tanto, el valor que adquieren dichos activos en el presente siempre que sea más alto que el original. Esto amerita la realización de evaluaciones que determinen el nivel de inflación, el aumento del valor u otros métodos. Incide fundamentalmente en los activos fijos y en la cartera de participaciones.
Resultados pendientes de aplicación
Los resultados pendientes de aplicación son los beneficios o pérdidas obtenidos por una compañía en un ejercicio económico para los cuales no se ha definido su asignación o destino. Son un subgrupo de cuentas que toma resultados de signo positivo o negativo generados en un ejercicio anterior. Los destinos posibles de aplicación para los beneficios que hayan surgido del ejercicio contable van desde reservas, provisiones o gastos futuros conocidos o imprevistos a dividendos a repartir entre los socios.
Provisiones
Una provisión no es dinero guardado en una cuenta aparte: es una deuda que la empresa reconoce hoy porque la obligación ya existe, aunque el monto exacto y la fecha de pago sigan abiertos. Se registra como un pasivo y con cargo al resultado del período, así que baja la ganancia sin mover un peso de la caja. Para reconocerla hacen falta tres cosas: que la obligación venga de un hecho ya ocurrido, que el pago sea probable y que el importe se pueda estimar de manera razonable. Si el monto es exacto y hay factura, eso ya no es una provisión sino una cuenta por pagar.
Principio de uniformidad
Es un principio contable clásico, también llamado principio de consistencia. Establece que una vez aplicado un criterio para el desarrollo de un proceso deberá mantenerse el mismo en todo momento. Eso quiere decir que mientras no cambien las condiciones que motivaron su elección se seguirá el mismo criterio en la contabilidad. Si los motivos que originaron esa elección se modifican se podrá cambiar el criterio a aplicar. Las NIIF lo recogen como uniformidad en la presentación y lo vinculan con la comparabilidad de la información.
Principio de caja
Es el criterio que establece que los ingresos y gastos se registran en el mismo momento en el que son cobrados o pagados. Sin importar la fecha en que se entregó el bien o se prestó el servicio, el registro contable se efectúa cuando ingresa el dinero o se produce la salida. Las NIIF no lo admiten para los estados financieros de propósito general, que se preparan por devengo, de modo que su uso queda reservado a los regímenes fiscales simplificados de cada país y al estado de flujo de efectivo.
Principio de devengo
Es la norma contable que determina que las operaciones económicas se deben registrar cuando suceden, junto con los gastos y los ingresos asociados, imputándolas al ejercicio al que correspondan con independencia de la fecha de su pago o cobro. Eso quiere decir que el registro se hace en el momento del hecho económico y no en la fecha de cobro o pago. Es el criterio que exigen las NIIF para preparar los estados financieros, donde recibe el nombre de base contable de acumulación o devengo.
Principio de equidad
El principio de equidad es el que impide que la contabilidad se escriba a favor de alguien: obliga a que los estados contables reflejen la situación real sin privilegiar ni perjudicar a ninguna de las partes con interés en la empresa. Aparece en la tradición latinoamericana de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados como postulado básico, y en el marco de las normas internacionales la misma idea circula con el nombre de neutralidad. No es una regla de cálculo sino un criterio que orienta a todas las demás, y por eso se nota más cuando falta que cuando está. Conviene además no confundirlo con el equity del inglés, que significa patrimonio neto.
Principio de no compensación
Es la norma contable que establece que las cuentas del activo no se deben compensar con las cuentas del pasivo. Ello implica la imposibilidad de compensar las cuentas de gastos con las de ingresos, sin importar que tengan el mismo origen. Por esa razón, las diferentes partidas deben permanecer independientes entre sí. Las NIIF recogen la misma regla: una entidad no compensa activos con pasivos ni ingresos con gastos, salvo que una norma lo exija o lo permita.
Principio de prudencia
Es un principio contable clásico, recogido entre los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y presente también en las NIIF, donde sostiene la neutralidad de la información. Establece que los gastos y las pérdidas se registran desde el momento en que se conocen o se vuelven probables, mientras que las ganancias se registran solo cuando quedan efectivamente realizadas. Esta norma hace que la compañía se sitúe en el escenario más conservador, y eso ayuda a tener una idea fiable de su situación. Permite manejar la contabilidad con cautela y anticiparse a las pérdidas.
Préstamo
Es una operación mediante la cual una persona física o entidad jurídica otorga a otra cierta cantidad de dinero que le ha sido solicitada, y que luego de un tiempo acordado deberá ser restituida a quien la prestó, fraccionada en pagos o todo junto, habitualmente con un recargo por intereses. La persona o ente que recibe el dinero (prestatario) se compromete a devolverlo al prestamista, más una cantidad extra correspondiente a los intereses. Esta operación financiera se lleva a cabo mediante un contrato o acuerdo entre las partes.
Inmovilizado
Es el activo no circulante o fijo de una empresa. Son los bienes necesarios para que una compañía funcione normalmente, de importancia como estructura financiera de la organización pero no como respaldo ante una necesidad de dinero a corto plazo, porque no están a la venta y no es posible convertirlos en efectivo en un plazo menor a un año. Se conservan en la compañía por más de un ejercicio contable.
Redondeo
Redondear parece inofensivo hasta que la suma de las líneas de una factura no coincide con el total: ahí se nota que descartar decimales es una decisión con consecuencias. El redondeo reemplaza un número por otro más corto y más manejable, y el criterio con el que se elige ese otro número cambia el resultado. Redondeo simétrico, por exceso, por defecto y al par no son sinónimos, aunque se los use como si lo fueran. En contabilidad y facturación el efecto se acumula, porque cada línea, cada impuesto y cada conversión de moneda agrega su propio ajuste. Esta entrada explica los cuatro criterios y cómo el ERP de EGA Futura trabaja con importes de dos decimales y varias monedas.
Partida doble
Es el método que sirve para registrar las operaciones contables. Consiste en que en cada asiento intervienen por lo menos dos cuentas diferentes (debe y haber). Por esa razón, tiene que existir un crédito por cada débito, lo cual le da equilibrio a la contabilidad. Esa es la manera en que opera el sistema contable en la actualidad para registrar sus operaciones. Este método tiene por fundamento la idea de que todo deudor tiene un acreedor. De forma que cuando se compra un producto se refleja una salida de dinero en el haber, mientras que se registra la entrada del producto en el debe.
Pasivo no corriente
Es la deuda u obligación de pago que una empresa contrae con una persona física o jurídica y que debe cancelarse a largo plazo. Ese plazo es superior a un año, por lo cual son deudas que no se cancelan durante el ciclo anual de operaciones. También se lo conoce como pasivo fijo, y durante el primer año solo se paga la parte correspondiente a los intereses. Junto con el pasivo corriente se aprecia en el estado de situación financiera de la compañía, llamado balance general en varios países. Surge de la necesidad de obtener financiamiento para adquirir activos fijos y para cancelar bonos.
Pasivo corriente
Es la parte del pasivo de una empresa que corresponde a las obligaciones o deudas exigibles a corto plazo, es decir en menos de un año. También se lo conoce como pasivo circulante y figura en el estado de situación financiera, llamado balance general en varios países de la región. Junto con el pasivo no corriente forma el total de pasivos de una empresa, y resulta muy útil para organizar las cuentas de la compañía.
Memoria contable
Es el documento que complementa y explica la información de los demás estados financieros, como el estado de situación financiera y el estado de resultados. Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina se lo conoce como notas a los estados financieros, y memoria es el nombre que recibe en España. En él se presentan los logros alcanzados y los puntos de interés del ejercicio. Se entrega junto con el resto de los estados financieros al cierre del ejercicio. Sus datos pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre que sean relevantes para la gestión contable.
Instrumento de capital
Un instrumento de capital, llamado también instrumento de patrimonio, es el título o contrato que acredita una participación residual en los activos de una empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Es residual porque el titular cobra en último lugar: primero se atienden las deudas con acreedores, proveedores, empleados y organismos fiscales, y recién lo que queda corresponde a los socios. Por eso no asegura ningún importe ni garantiza la devolución de lo aportado. Sus formas más conocidas son las acciones de una sociedad anónima y las participaciones sociales de una sociedad de responsabilidad limitada, que dan derecho a una parte de las ganancias y a votar en las decisiones de la sociedad.
Imagen fiel
Es un principio contable referido a la necesidad de reflejar los datos lo más fielmente posible en los instrumentos contables. Tales datos deben ser lo más precisos y sin errores para generar confianza y retratar el estado financiero de la empresa de manera razonable. Por tal motivo, este principio debe considerarse para la presentación de los estados financieros, dando información fiable sobre el patrimonio y los resultados. En las NIIF el mismo requisito se enuncia como presentación razonable.
Gasto deducible
Son los gastos efectuados por una persona o empresa que, por estar relacionados directamente con la actividad económica por la cual tributa, la ley permite restar de los ingresos para determinar la base sobre la que se calcula el impuesto. Al reducirse esa base imponible, el impuesto a pagar resulta menor. Para que un gasto sea deducible tiene que estar devengado en el ejercicio, registrado en la contabilidad y respaldado por un comprobante legal, y no figurar excluido de forma expresa por la normativa fiscal de cada país.
Gasto financiero
Son aquellos gastos que se generan cuando se toma deuda para obtener un financiamiento para la actividad desarrollada por la empresa. De manera que se producen cuando se recurre a un tercero para solicitar dinero en préstamo o crédito. Tanto personas físicas (naturales) como jurídicas pueden solicitar financiamiento y a partir de que éste le es otorgado quedan sometidos a tales gastos. Los recursos solicitados se convierten en una deuda y ello es lo que genera el gasto, que incluye el interés cobrado por el acreedor.
Flujo de facturación
Dentro del amplio conjunto de procesos que integran la actividad comercial de venta, donde se incluyen: aceptación de la orden de compra o solicitud de servicio y su procesamiento, entrega de la mercadería o prestación del servicio y finalmente el pago, encontramos el proceso de facturación. El proceso que se denomina flujo de facturación se inicia en una transacción comercial tradicional luego de finalizado el proceso de contratación y de venta. Surgiendo la factura como resultado de la operación, como el comprobante de venta que acredita la transferencia de los bienes o la prestación de servicios.
Línea de facturación
Una línea de facturación es cada secuencia de comprobantes que una empresa lleva por separado, con su propia serie y su propia numeración correlativa, para agrupar la facturación de una actividad económica determinada. Cuando un mismo contribuyente desarrolla varios rubros, separar las series permite identificar de inmediato a qué actividad corresponde cada comprobante y llevar las cuentas de cada una sin mezclarlas. No hay que confundirla con la línea de factura, que es otra cosa: la línea de factura es el renglón donde se describe un producto o un servicio dentro de un comprobante, mientras que la línea de facturación agrupa comprobantes enteros. Qué separaciones son obligatorias y cuáles quedan a criterio de la empresa lo define la normativa de cada país.
Línea de factura
Una línea de factura es cada renglón del comprobante que describe un solo concepto vendido, con su cantidad, su precio unitario y el importe que resulta de multiplicarlos. Es la unidad mínima de detalle de la factura, porque hay un renglón por cada producto o servicio y de la suma de todos ellos sale el importe sobre el que después se calculan los impuestos y el total. También se la llama renglón, ítem o detalle de la factura según el país, y en inglés figura como invoice line item en integraciones y sistemas de gestión. Qué datos debe contener cada línea lo define la normativa fiscal de cada país.
Serie numérica de una factura
La serie numérica es lo que convierte a una factura en un documento rastreable: una identificación única, correlativa y sin saltos, que permite demostrar que entre la factura 100 y la 102 existió la 101. Suele combinar una parte fija, la serie, con una parte que crece de a uno, el número. Para qué sirve esa serie cambia según el caso: separar puntos de venta, separar tipos de comprobante o separar líneas de actividad. El formato exacto y quién lo autoriza son normativa de cada país, y ahí las diferencias son grandes. Esta entrada explica la lógica común y cómo la resuelve el ERP de EGA Futura con su objeto Secuencia numérica.
Facturación por comisión
La duda que trae a casi todos hasta acá es quién le factura a quién: en la Facturación por comisión el comprobante lo emite el intermediario y lo recibe la empresa que le encargó la operación, nunca al revés. Ese documento no factura la venta que se cerró, sino el servicio de haberla conseguido, y por eso su importe es solo la comisión y jamás el total de la operación. El momento de emitirlo depende de lo pactado: al cerrar la venta, o recién cuando el cliente final paga. Qué impuestos lo alcanzan y qué retenciones se le aplican depende del país y del régimen en el que esté inscripto el comisionista.
Fecha de emisión de una factura
La fecha de emisión de una factura es el día en que el comprobante queda confeccionado, y es lo que convierte un borrador en un documento con efectos legales. No es lo mismo que la fecha de la operación, que es cuando se entregó el bien o se prestó el servicio, ni que la fecha de vencimiento, que es cuando hay que pagarla. Las tres pueden caer en días distintos y conviven en el mismo comprobante sin contradecirse. De la fecha de emisión dependen el período en que se declara el impuesto, el plazo durante el cual hay que conservar el documento y el ejercicio contable al que pertenece la operación.
Fecha de vencimiento de una factura
La fecha de vencimiento es el día en que una factura deja de ser un papel y pasa a ser una deuda exigible: hasta ahí el cliente está en plazo, y desde el día siguiente está en mora. No es lo mismo que la fecha de emisión, que es cuando la factura nace, y en las operaciones de contado las dos coinciden. Cuando la venta es a plazo, en cambio, la distancia entre una y otra es exactamente el crédito que la empresa le está dando al cliente. Esta entrada explica cómo se fija esa fecha, por qué conviene escribirla como fecha exacta y no como un plazo en días, y cómo la registra el ERP de EGA Futura junto con sus avisos de cobranza.
Contrato de leasing
El contrato de leasing es el acuerdo por el cual el propietario de un bien, llamado arrendador, le cede su uso a otra parte, llamada arrendataria, durante un plazo determinado y a cambio de una cuota periódica. Lo que lo separa de un alquiler común es la opción de compra que incorpora en su modalidad financiera, la más difundida: al vencer el plazo, el arrendatario puede quedarse con el bien pagando un valor residual ya pactado en el propio contrato. Las otras dos salidas posibles al terminar son renovar el contrato o devolver el bien. Tanto el arrendador como el arrendatario pueden ser una persona física o una persona jurídica.
Endoso
Endosar es transferir a otra persona el derecho que un documento otorga, y alcanza con firmarlo al dorso para que la transferencia quede hecha. La palabra nombra tres cosas distintas que conviene no mezclar: el endoso de un cheque o un pagaré, que traslada el derecho a cobrarlo; el endoso de una póliza de seguro, que es el documento con el que se modifica un contrato ya emitido; y el endoso de un título de vehículo, que cambia al titular registral. En el primer caso el endoso es indivisible: no se cede la mitad de un cheque. Los requisitos exactos y los tipos admitidos los fija la ley de cada país.
Sujeto pasivo
Es la persona que tiene la obligación de pagar un tributo o impuesto. Puede ser una persona física o una persona jurídica, es decir una empresa, y en ambos casos debe responder ante la autoridad fiscal. Esa obligación se ejerce como contribuyente o como responsable directo del impuesto. En algunos casos las dos figuras coinciden, pero según el impuesto del que se trate los obligados a pagar el tributo son personas diferentes.
Tipo de cambio
El tipo de cambio es el precio de una unidad de moneda extranjera expresado en moneda local, y también se lo llama relación cambiaria. En el mercado cambiario cada divisa toma dos valores distintos, uno de compra y otro de venta, y esa diferencia es lo que lo separa de un precio común. Aparece cada vez que se factura, se cobra o se paga en otra moneda, y como varía a diario, la fecha que se elige para convertir modifica el importe registrado. Tomar la fecha equivocada produce diferencias de cambio que después hay que explicar.
Vencimiento
La palabra vencimiento nombra dos cosas distintas y conviene separarlas desde el principio. El vencimiento de una obligación es la fecha en la que termina el plazo para cumplirla, y desde el día siguiente el acreedor queda habilitado a reclamar. El vencimiento de un producto es la fecha límite hasta la cual su consumo o su uso son seguros, y ahí conviven dos rótulos que no significan lo mismo: la fecha de caducidad marca un límite sanitario y la fecha de consumo preferente marca solo una pérdida de calidad. Esta entrada desarrolla las dos acepciones por separado y describe cómo registra el ERP de EGA Futura los plazos de pago y sus avisos de cobranza.
Valor residual
Es el valor que tendrá un activo una vez que haya sido totalmente amortizado. Es decir, cuando haya completado su vida útil, que son los años durante los que se ha utilizado dicho activo para el proceso de producción de la empresa. Los activos fijos (maquinarias, equipos) van perdiendo valor a medida que pasa el tiempo. Eso hace que al cabo de cierto tiempo valgan menos en comparación con el precio al cual fueron adquiridos.
Valor amortizable
Es la parte del valor de un activo fijo que se reparte como gasto a lo largo de su vida útil. Resulta de restarle al valor de adquisición el valor residual estimado al final de esa vida útil. Todo activo fijo que adquiere la empresa no se asume en su totalidad como gasto en el primer año: ese importe se distribuye en tantos años como se tenga previsto utilizarlo, y la cuota de cada año es el gasto que se refleja en el ejercicio correspondiente.
Tasa de retorno
También se conoce como tasa de rentabilidad y habitualmente es un indicador porcentual aunque también puede expresarse en términos absolutos es decir en cantidad de dinero. Sirve para calcular la rentabilidad de una inversión. Refleja el margen de beneficios o pérdida que se obtienen de una inversión en un periodo de tiempo. Se calcula dividiendo la ganancia que deja una venta u operación por el capital invertido. Se obtiene de la siguiente manera: Para el cálculo de ganancia se debe restar al valor final de la operación, el valor inicial y al resultado, se lo divide por el valor inicial.
Pago a cuenta
Es una cantidad de dinero que se adelanta o anticipa a los fines de pagar una parte de una suma adeudada antes de realizar la liquidación total de la deuda. De modo que los Pagos a cuenta son cumplimientos parciales de una obligación. Por lo general, esta modalidad de pago se utiliza para realizar pagos o cancelaciones parciales a la administración tributaria de cada país en concepto de impuestos adeudados.
Pagaré
El pagaré es un título de crédito por el cual quien lo firma promete de forma incondicional pagar una suma determinada de dinero a otra persona, en el lugar y la fecha que el propio documento establece. Lo emite el deudor, llamado suscriptor o librador, y lo recibe el acreedor, llamado tomador o beneficiario. Su naturaleza es jurídica y financiera antes que contable: la contabilidad lo registra, pero lo que le da fuerza es la ley cambiaria, que permite reclamarlo por la vía ejecutiva sin tener que discutir el negocio que le dio origen. Para ser válido necesita indicar el lugar y la fecha de emisión, la promesa incondicional de pago y la firma de quien lo suscribe.
Certificado digital
Un certificado digital es el archivo electrónico que vincula una clave pública con la identidad de su titular, que puede ser una persona, una empresa, un servidor o un dispositivo. Lo emite una Autoridad de Certificación, el tercero de confianza que verifica esa identidad antes de firmar el certificado y que responde por ella ante quien lo consulta. Esa firma de la Autoridad es la pieza que hace funcionar todo el mecanismo: sin ella una clave pública es solo un número, y con ella se puede comprobar quién firmó un documento y que su contenido no fue alterado. Tiene un plazo de validez y puede revocarse antes de tiempo si la clave privada del titular queda comprometida.
Billetera electrónica
Es una billetera o cartera digital disponible a través de Internet en donde se pueden conservar divisas. No es una cuenta bancaria, es sólo una herramienta que facilita pagos electrónicos en comercios afiliados y a nivel internacional de manera muy rápida. El dinero conservado en ellas no es físico, pero se puede transferir a cuentas bancarias.
Superávit
Un Superávit no significa tener dinero en la caja: es el resultado positivo de un período, la diferencia a favor entre los ingresos y los gastos reconocidos en ese lapso. Como el cálculo se hace por lo devengado y no por lo cobrado, una organización puede cerrar con Superávit y aun así quedarse sin efectivo para pagar sueldos. La palabra manda en las cuentas públicas y en las entidades sin fines de lucro, donde el resultado positivo no se llama utilidad ni ganancia. Y existe un segundo Superávit que no nace de los ingresos sino del patrimonio: el que aportan los socios por encima del valor nominal, o el que surge al revaluar un bien.
Morosidad
Es el incumplimiento en el pago de una deuda u obligación vencida y que ha sido contraída por una persona física o jurídica. A la persona que incumple o adeuda se le conoce como moroso, y puede hacer de la morosidad una práctica. Para determinarla es necesario que existan documentos contractuales que especifiquen las condiciones y fechas de pago.
Pasivo
Es una deuda u obligación contraída por la empresa en el pasado para financiar su actividad productiva. En contabilidad se refleja en el estado de situación financiera, llamado balance general en México, Colombia y Perú, y estado de situación patrimonial en Argentina. Como su objetivo es financiar a la empresa, un Pasivo sirve para pagar o comprar activos.
Patrimonio neto
Es la diferencia entre el activo y el pasivo de una empresa, es decir, la parte del valor total que corresponde a los socios una vez descontadas todas las deudas. Se calcula restando al conjunto de bienes y derechos el conjunto de obligaciones con terceros. Se refleja en el estado de situación financiera como una de las tres masas patrimoniales, junto al activo y al pasivo. Cuando es positivo, los bienes y derechos alcanzan a cubrir las deudas; cuando es negativo, ocurre lo contrario.
Punto de equilibrio
Es el punto o nivel en el que los costos totales para producir/comercializar un bien o prestar un servicio, y los ingresos totales debidos a su venta se hacen iguales. También se conoce como umbral de rentabilidad, y en este punto ni se gana ni se pierde. Esto resulta de gran utilidad para conocer el momento a partir del cual la actividad comercial comienza a generar ganancias.
Reservas
Las reservas son la parte del patrimonio neto formada por beneficios que la empresa generó y decidió no repartir entre sus socios. Lo que las distingue de una provisión es su naturaleza: la provisión reconoce una obligación probable frente a un tercero y por eso es un pasivo, mientras que la reserva es capital propio retenido, que sigue perteneciendo a los socios. Se originan sobre todo en ganancias no distribuidas, y también en revalorizaciones de activos o en aportes de los accionistas. Funcionan como autofinanciación, porque le dan a la empresa recursos propios sin intereses ni garantías, y su parte obligatoria la define la normativa de cada país.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Son el conjunto de reglas o normas empleadas en contabilidad que ayudan a formar criterio respecto a la determinación del patrimonio. Gracias a esto se puede obtener una apreciación exacta y objetiva de la actividad empresarial. Su finalidad es emplear criterios uniformes que permitan la elaboración de los instrumentos contables. De esta forma, la información contable puede ser entendida en cualquier país del mundo.
Periodificación
Es un proceso que consiste en reconocer los ingresos y gastos en el periodo contable en el que se realizaron. Ello forma parte de una obligación tributaria que busca declarar los impuestos correspondientes a cada ejercicio económico. De modo que, cuando se periodifican los gastos e ingresos, no se toma en cuenta el momento en que se harán efectivos los pagos o cobros.
Plan General de Contabilidad (Plan de cuentas)
El Plan General de Contabilidad (PGC) es la norma contable de España, y su pieza central es el plan de cuentas: la lista ordenada y codificada de todas las cuentas con las que una empresa registra sus operaciones. El marco más extendido en América Latina y en la propia España son las NIIF, y sobre ellas cada país fija su plan propio, como el PCGE en Perú o los US GAAP en Estados Unidos. Cambia el nombre y la codificación, no el propósito: es el índice del que salen después el estado de situación financiera y el estado de resultados.
Gasto reembolsable
Un gasto reembolsable es el que una persona o una empresa adelanta con su propio dinero para poder ejecutar un trabajo, y que después le devuelve quien encargó ese trabajo. Lo que lo distingue de un gasto común es de quién resulta el gasto en última instancia: quien lo paga primero no es quien lo soporta, porque actúa por cuenta de otro y luego lo cobra. Aparece en dos situaciones típicas, el empleado que paga un viaje o una comida de trabajo y lo rinde a la empresa, y el proveedor que incurre en costos para prestar su servicio y los traslada a su cliente. Para que proceda hacen falta autorización previa y un comprobante que lo respalde.
Presupuesto
Es el documento en el que se calculan los ingresos y egresos que se obtendrán en un tiempo futuro. De manera que es una predicción basada en elementos objetivos sobre los resultados que se espera obtener en un periodo de tiempo específico. Para ello, la empresa u organismo se fija una meta previa planificación y cálculo de los resultados.
Moneda
Una Moneda vale lo que vale porque la ley lo dice y porque quienes la usan lo aceptan, no por el material del que está hecha: el metal de una moneda de un dólar no llega a valer un dólar, y un billete todavía menos. Es el dinero de curso legal dentro de un territorio y cumple tres funciones a la vez, porque sirve para pagar, para ponerle precio a las cosas y para guardar valor en el tiempo. Hoy solo una fracción circula como billetes y monedas, ya que la mayor parte del dinero existe como saldos anotados en cuentas. Una misma Moneda puede además ser compartida por varios países.
Tesorería
Es el área de la organización que está encargada de llevar la gestión de todas las operaciones en moneda. Esto es, administrar el flujo de caja debido a todas las entradas y salidas de dinero junto con las diferentes operaciones bancarias. Si bien puede parecer que es lo mismo que la contabilidad, en realidad son diferentes.
IVA
El Impuesto al Valor Agregado (o Añadido) conocido como IVA, es aquél que se paga al Estado debido al consumo. Cada vez que el consumidor adquiere un bien o servicio está en la obligación de cancelar el IVA, en base al valor de lo adquirido. Es un impuesto indirecto porque no es pagado directamente por la persona al fisco. Y, además, es obligatorio porque cada quien está sujeto a su pago.
Flujo de efectivo (Cashflow)
Es un estado de cuenta que mide la variación que se produce entre el dinero que entra y el que sale de la empresa en un tiempo determinado. Se le conoce también como Cashflow (en inglés) y es muy útil para apreciar la liquidez financiera de la compañía. Permite conocer cuánto dinero en efectivo se tiene una vez que se contabilizan los gastos, pagos patrimoniales y demás salidas.
Impuesto
Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.
Condiciones de pago
Las Condiciones de pago son el acuerdo entre el vendedor y el comprador sobre cuándo y cómo se cancela una operación: al contado, contra entrega o a un plazo determinado. Se distinguen del plazo de entrega en que este compromete la mercadería y aquellas comprometen el dinero. Se pactan antes de facturar y quedan asentadas en el comprobante, porque son las que fijan la fecha desde la que corre el vencimiento de la deuda. Acordarlas de palabra convierte después un cobro atrasado en una discusión sobre lo que se había dicho.
Cuenta contable
Una Cuenta contable es la unidad con la que EGA Futura Conta clasifica cada movimiento económico de la empresa. Cada una tiene un Código, un Tipo que la ubica dentro del activo, el pasivo, el patrimonio neto o los resultados, y un Saldo habitual que puede ser Deudor o Acreedor. El conjunto de todas las Cuentas contables de una empresa forma su Plan de cuentas.
Cuota tributaria
La Cuota tributaria de una factura se genera cuando al monto imponible del producto o servicio se le aplica el impuesto correspondiente. Es decir, es el resultado de multiplicar la base imponible por la alícuota. En buena parte de América Latina se la nombra como impuesto determinado o importe del impuesto. Todas las empresas, negocios o personas físicas que emiten facturas tienen la obligación de detallar en ellas el impuesto que se aplicará sobre el valor del bien o servicio comercializado.
Capital social
El capital social es la cifra que representa el total de aportes que los socios comprometen con la sociedad, tanto los que realizan al constituirla como los que suman después en cada ampliación de capital. Esos aportes pueden ser dinerarios o en especie, o sea bienes y derechos con valor económico, y se cambian por acciones o participaciones que le dan a cada socio voz y voto en proporción a lo aportado. La cifra consta en los estatutos y figura dentro del patrimonio neto del balance, y solo se modifica mediante un acuerdo formal de aumento o de reducción. No es el dinero disponible en la caja de la empresa: es el respaldo que los socios comprometieron frente a los acreedores.
Cheque
El cheque es una orden de pago escrita por la cual el titular de una cuenta bancaria, llamado librador, le ordena a su banco que entregue una suma determinada de dinero, con cargo a los fondos disponibles en esa cuenta, a la persona o empresa que figura como beneficiaria. Intervienen siempre tres partes: quien lo emite y lo firma, el banco contra el que se gira y quien lo presenta al cobro. No es dinero en sí mismo, sino la instrucción para que el banco lo entregue, y si la cuenta no tiene fondos suficientes el cheque se rechaza. Los plazos para presentarlo al cobro y las consecuencias de un rechazo los fija la legislación de cada país.
Caja
Es la cuenta del activo corriente que representa el dinero en efectivo del que dispone la empresa de forma inmediata. Agrupa los billetes y monedas que están físicamente en poder del negocio, junto con los valores que pueden convertirse en efectivo sin demora. Es la partida más líquida del balance y por eso encabeza el activo corriente. No se confunde con Bancos, que es la cuenta donde se registra el dinero depositado en entidades financieras, ni con el libro de caja, que es el registro diario de esos movimientos.
Cuenta de pérdidas y ganancias
La Cuenta de pérdidas y ganancias es el estado contable que detalla los ingresos que recibe una empresa y los gastos en los que incurre durante un período. Ese es su nombre en España: en América Latina y bajo las NIIF el mismo informe se llama estado de resultados, y en México y otros países estado de resultados integral. La diferencia entre ingresos y gastos indica si el ejercicio cerró con ganancia o con pérdida.
Cuentas por pagar
Una cuenta por pagar nace cuando llega la factura del proveedor y no cuando se la paga: por eso una empresa puede tener la caja llena y estar atrasada con medio mundo. Son las deudas comerciales con quienes le venden bienes y servicios, y forman parte del pasivo corriente porque se cancelan dentro del ciclo operativo normal. No entran acá las deudas con bancos, que son financieras, ni los sueldos ni los impuestos, que llevan su propia clasificación. El indicador que las resume es el período medio de pago: cuántos días pasan, en promedio, entre recibir una factura y cancelarla.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son el activo que registra el dinero que los clientes le deben a la empresa por bienes entregados o servicios prestados que todavía no se cobraron. Nacen cada vez que se vende a plazo: la venta ya está hecha y reconocida como ingreso, pero el dinero todavía no entró a la caja. Para quien lleva la contabilidad son un derecho propio y figuran en el activo del balance, como activo corriente cuando el cobro se espera dentro del año y como activo no corriente cuando vence más allá. El mismo importe, mirado desde el cliente, es una cuenta por pagar.
Contabilidad
La Contabilidad es la disciplina que le permite a una empresa reflejar de manera real la actividad económica de su negocio. Se apoya en procedimientos estandarizados que fija un marco normativo: las NIIF son el estándar más extendido en América Latina y España, y conviven con las normas contables locales de cada país. Se diferencia de la simple teneduría de libros en que no se limita a anotar, sino que clasifica, resume e interpreta para que un tercero pueda leer los números sin pedir explicaciones. Su producto final son los estados contables, y de ellos dependen bancos, socios e inspecciones.
Factura recurrente
Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.
Factura rectificativa
Es un documento que se utiliza para corregir algún error cometido en una factura ordinaria. Esto quiere decir que anula la factura previamente realizada cuando se han cometido equivocaciones con el precio, cálculo o descuentos. También se utiliza cuando la factura emitida no cumple con lo exigido por la ley. Se diferencia de una factura nueva en que no documenta otra operación, sino que remite a la original y deja constancia de qué se corrigió. Existe porque una factura ya emitida no se tacha ni se enmienda, y su nombre cambia según el país.
Factura proforma
Es un documento que se emite a modo de factura no definitiva o borrador. En ella se recogen todos los datos que contendrá la factura definitiva. En este sentido, tiene sólo finalidad informativa y no produce efectos contables ni fiscales. Se puede utilizar como medio de acuerdo por parte del vendedor de suministrar aquello que el cliente requiere a un precio determinado.
Factura multidivisa
Es un documento contable referido a una transacción comercial entre dos partes, pero en una moneda extranjera (divisa). Se genera debido a las operaciones mercantiles con personas o empresas en el exterior, fuera del país de origen. Tiene la misma validez que una factura en moneda de curso legal. Además, debe contener ciertos detalles que aseguren el proceso contable y la debida declaración de impuestos.
Factura con retención
Es la factura en la que quien paga descuenta un porcentaje del importe y lo ingresa al fisco en nombre de quien cobra. Quien cobra recibe menos dinero, pero computa ese importe como pago a cuenta de su propio impuesto. Los regímenes, las alícuotas y los sujetos obligados los fija cada país. Se diferencia de la percepción en que la retención la practica quien paga sobre lo que va a pagar, mientras que la percepción la agrega quien cobra por encima del precio. Perder el comprobante es perder el crédito, y ese importe termina pagándose dos veces.
Factura electrónica
Igual que su equivalente en papel, es un documento en versión digital que comprueba la realización de una transacción comercial. Representa un gran avance respecto del papel, porque permite ahorrar insumos y transmitir los datos con rapidez. Solo requiere un medio de comunicación digital para su envío, y su validez legal se apoya en la firma digital del emisor. El formato exacto y las obligaciones de reporte los define la normativa de cada país.
Exención fiscal
Es un beneficio establecido por ley que libera a una persona, una entidad o una actividad del pago de un impuesto. Se aplica a sectores, bienes o hechos que la normativa decide no gravar, ya sea por la capacidad económica del contribuyente o por razones de política fiscal. Las obligaciones formales de registro y declaración pueden mantenerse, pero desaparece la obligación de pagar.
Diferencias temporarias
Son las diferencias entre el valor que un activo o un pasivo tiene en la contabilidad y el valor que le asigna la normativa fiscal. Al primero se lo llama base contable y al segundo base fiscal. Esa diferencia no es permanente: revierte en ejercicios futuros, cuando el activo se recupera o el pasivo se cancela, y en ese momento aumenta o disminuye el impuesto a pagar. Por eso dan origen a los activos y pasivos por impuesto diferido, que reconocen hoy el efecto fiscal de algo que se va a pagar o a recuperar después.
Estados financieros
Son aquellos documentos contables que informan acerca de la situación económica y financiera de una compañía. De esta forma, permiten tener una visión general de la empresa en un determinado periodo de tiempo. Esto significa que, al mostrar los resultados de la contabilidad, se pueden apreciar con precisión los cambios experimentados.
Estado de cambios en el Patrimonio Neto
Es el estado financiero que explica las variaciones del patrimonio neto de una empresa a lo largo de un período. Muestra cuánto cambió el patrimonio entre el inicio y el cierre del ejercicio, y separa qué parte de esa variación provino de operaciones con los socios y qué parte la generó el propio negocio. Recoge también los ajustes de valor, los aportes no reembolsables recibidos y la corrección de errores de ejercicios anteriores. Forma parte de los estados financieros anuales y su cifra de cierre coincide con el patrimonio neto que muestra el estado de situación financiera.
Obsolescencia
Es un fenómeno que produce el desuso de algunos activos de la empresa debido a la aparición de tecnologías más eficientes o cambios económicos. No se produce por mal funcionamiento de las máquinas o equipos, ni por su desgaste con el tiempo. Se genera porque tales activos presentan menor rendimiento frente a los nuevos. Ahí está su diferencia con la depreciación por uso, porque el equipo obsoleto sigue funcionando y produciendo, y aun así vale menos. No se detecta mirando la máquina sino el mercado, así que quien solo amortiza por antigüedad se entera tarde.
Mayor contable
También conocido como libro mayor, es el libro donde se reordenan por cuenta todas las transacciones que el libro diario registró por fecha. Cada cuenta tiene su propio Mayor, con su columna del debe, su columna del haber y su saldo. El saldo es la diferencia entre la suma de una columna y la suma de la otra, y es lo que muestra cuánto tiene esa cuenta en un momento dado. Sin ese reordenamiento las operaciones quedan anotadas, pero no hay forma de conocer el estado de cada cuenta.
Libro diario
Es aquél donde se registran cada una de las operaciones económicas que realiza la empresa. Cada registro (asiento) corresponde a la actividad productiva de la compañía y se debe anotar de manera cronológica, diariamente. De manera que en este libro todas las operaciones en dinero tienen que estar ordenadas. Con ello se administra y gestiona de manera eficiente la empresa.
Actualización de balance
La actualización de balance es la operación contable que revisa el valor con el que los activos figuran en los libros, para comprobar si sigue siendo acorde al valor de mercado. Se diferencia de la amortización en que esta reparte un costo ya conocido a lo largo del tiempo, mientras que la actualización corrige el valor registrado cuando el mercado se movió. Se hace al cierre del ejercicio, junto con los demás ajustes. Un balance sin esa revisión describe a la empresa que existió hace años y no a la actual.
Liquidez
Es la capacidad de toda compañía para disponer de dinero en efectivo. O dicho de otro modo, es la capacidad para transformar los activos en dinero y cumplir con obligaciones. La conversión del activo debe realizarse en el tiempo más corto posible, sin que pierda su valor en el mercado. Se diferencia de la solvencia por el plazo, porque la solvencia mide si el patrimonio alcanza para cubrir las deudas y la liquidez mide si el dinero llega a tiempo. Una empresa rentable y solvente puede caer igual por no tener efectivo el día que vence un pago.
Fondos propios
Fondos propios es el nombre que recibe en España la parte del patrimonio que aportaron los socios más las ganancias acumuladas que la empresa todavía no repartió. Bajo las NIIF y en la mayor parte de América Latina ese mismo bloque se llama patrimonio neto, y en México capital contable. Es la porción de los recursos que no proviene de la financiación externa.
Fondo de maniobra
El fondo de maniobra, conocido en buena parte de América Latina como capital de trabajo, es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente de una empresa. Esa misma cifra se puede leer desde el otro lado del balance: es la parte del activo corriente que está financiada con recursos permanentes, o sea con patrimonio neto y pasivo no corriente. Las dos lecturas dan exactamente el mismo número y describen lo mismo, que es la porción de los bienes y derechos de corto plazo que no está comprometida con deudas que vencen dentro del año. Cuando el resultado es positivo, la empresa cuenta con un margen para afrontar sus pagos inmediatos sin depender de financiación de urgencia.
Ejercicio y Período contable
Un ejercicio contable es el tramo de tiempo, normalmente de doce meses, que la empresa toma como unidad para medir sus resultados y armar sus estados financieros. Dentro de él se subdivide en períodos más cortos, en general mensuales, que permiten cerrar y comparar sin esperar al final. En el ERP de EGA Futura cada ejercicio es un registro con su nombre, su número, su vigencia desde y hasta, su cantidad de períodos contables y especiales, y un estado que puede ser Abierto o Cerrado. Ese estado es lo que define si el tramo todavía admite movimientos.
Documento contable
Un documento contable es el respaldo de un asiento: el papel o el archivo que demuestra que la operación registrada ocurrió de verdad. Sin ese respaldo un asiento es apenas una afirmación, y de ahí sale la regla de oro de cualquier contabilidad, que es registrar solamente lo que se puede probar. La factura, el recibo, el extracto bancario y los documentos de ajuste son los casos más frecuentes, y se diferencian de un presupuesto o una orden de compra, que informan sin generar registro. Cuáles son obligatorios y con qué requisitos formales lo define la normativa de cada país. Esta entrada explica cómo clasificarlos y qué estructura les da el ERP de EGA Futura.
Suspensión de pagos
Es la situación en la cual una organización no puede pagar las deudas a sus acreedores porque no dispone de liquidez suficiente, aunque sea de forma temporal. Eso provoca la intervención de un ente judicial que intente resolver legalmente el conflicto. El nombre legal cambia según el país: concurso preventivo en Argentina, concurso mercantil en México, concurso de acreedores en España y reorganización judicial en Chile y Colombia.
Efectivo
En términos contables, el Efectivo es un activo corriente. Es el activo más líquido, lo cual significa que se puede convertir en el corto plazo. Sirve para resolver las obligaciones de la empresa, pues representa el dinero del que puede disponer en un corto periodo de tiempo. De forma que siempre es importante contar con flujo de efectivo.
Divisa
Una divisa es una moneda extranjera vista desde el país que la necesita para comerciar afuera, así que la misma moneda es divisa o no según dónde se esté parado: el euro es divisa en México y moneda de curso legal en España. En los mercados financieros la palabra se afina todavía más y distingue la divisa, que es el saldo en moneda extranjera depositado en un banco, del billete, que es el papel en la mano, y por eso los dos cotizan distinto. El precio de una divisa lo forma el mercado en la mayoría de los países, y solo en los regímenes de tipo de cambio fijo o administrado lo determina la autoridad monetaria.
Dividendo
Un dividendo es una fracción o parte de las ganancias que genera una empresa en un periodo de tiempo, y que se reparte entre sus socios o accionistas. De modo que, al ser percibida como renta, se convierte en la fuente de ingresos o remuneraciones de cada uno de los socios. El monto o cantidad alcanzada por un Dividendo es calculada por la administración y aprobada por la Junta General de Accionistas.
Depreciación
Es la distribución sistemática del costo de un activo fijo a lo largo de los años de su vida útil. Reconoce contablemente que el bien se desgasta con el uso y con el paso del tiempo, e imputa a cada ejercicio la porción del costo que le corresponde. No es lo mismo que la devaluación, que es la pérdida de valor de una moneda frente a otras. Tampoco es lo mismo que la amortización, que se aplica a los activos intangibles.
