Contabilidad
La Contabilidad es la disciplina que le permite a una empresa reflejar de manera real la actividad económica de su negocio. Se apoya en procedimientos estandarizados que fija un marco normativo: las NIIF son el estándar más extendido en América Latina y España, y conviven con las normas contables locales de cada país. Se diferencia de la simple teneduría de libros en que no se limita a anotar, sino que clasifica, resume e interpreta para que un tercero pueda leer los números sin pedir explicaciones. Su producto final son los estados contables, y de ellos dependen bancos, socios e inspecciones.
Mayor contable
También conocido como libro mayor, es el libro donde se reordenan por cuenta todas las transacciones que el libro diario registró por fecha. Cada cuenta tiene su propio Mayor, con su columna del debe, su columna del haber y su saldo. El saldo es la diferencia entre la suma de una columna y la suma de la otra, y es lo que muestra cuánto tiene esa cuenta en un momento dado. Sin ese reordenamiento las operaciones quedan anotadas, pero no hay forma de conocer el estado de cada cuenta.
Ciclo contable
El ciclo contable es el conjunto de pasos por medio de los cuales una empresa registra de forma cronológica y fiable todas y cada una de sus transacciones. Esto se hace con el fin de preparar, analizar y elaborar la información financiera que será presentada. Se diferencia del ejercicio contable en que este es el período de tiempo, y el ciclo es la secuencia de trabajo que se recorre dentro de él, del asiento de apertura al de cierre. Saltear un paso no da error en el momento: aparece al cierre, cuando ya no queda margen para rehacerlo.
Cierre contable
Es el proceso contable en el cual se cierran todas las cuentas de resultado de una empresa y se trasladan dichas cifras a las cuentas de balance que le corresponde a cada una. Con ese traslado las cuentas de ingreso y de gasto quedan en cero, y su efecto neto pasa al patrimonio neto. Se diferencia de un corte de control, que solo mira los números sin moverlos. Una vez cerrado, el período deja de admitir asientos, y eso es lo que protege un resultado ya informado de una corrección posterior.
Ajuste contable
Un ajuste contable es un asiento que se hace al cierre de un período para que cada ingreso y cada gasto queden registrados en el ejercicio que realmente les corresponde. No corrige un error de tipeo: corrige un desfase de tiempo entre cuándo se pagó algo y cuándo se consumió. El seguro semestral pagado entero en diciembre es el ejemplo clásico, porque solo un mes de esa cobertura pertenece al año que cierra. Sin ajustes, el balance muestra un diciembre artificialmente malo y un enero artificialmente bueno, y ninguno de los dos refleja lo que pasó de verdad en la empresa.
Asiento contable
Un asiento contable es la anotación de una operación económica en los libros de la empresa, hecha por partida doble: lo que va al debe tiene que igualar a lo que va al haber. Cada asiento lleva su fecha, una descripción de la operación, el importe y las cuentas contables que se mueven. Se clasifican por su forma, en simples y compuestos, y por su fondo, en asientos de apertura, de gestión, de ajuste y de cierre. En el ERP de EGA Futura el asiento se apoya en un plan de cuentas con código, saldo habitual y listas de selección propias de cada país.
Memoria contable
Es el documento que complementa y explica la información de los demás estados financieros, como el estado de situación financiera y el estado de resultados. Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina se lo conoce como notas a los estados financieros, y memoria es el nombre que recibe en España. En él se presentan los logros alcanzados y los puntos de interés del ejercicio. Se entrega junto con el resto de los estados financieros al cierre del ejercicio. Sus datos pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre que sean relevantes para la gestión contable.
Auditoría contable
Es el proceso de revisión exhaustivo de los datos contables de una empresa, realizado con la finalidad de verificar que dicha información constituye la imagen precisa de su situación financiera. Se diferencia de un control interno en que la lleva adelante alguien independiente de quien preparó la información, y termina en un dictamen. No busca culpables, sino confirmar que los números publicados reflejan lo que ocurrió. Se apoya en la pista de auditoría, porque lo que no está documentado, para una auditoría no pasó.
Beneficio contable
El beneficio contable se trata de la cantidad de dinero que hay entre los ingresos totales y los gastos resultantes de las operaciones empresariales. Esta cantidad de dinero se consigue haciendo una resta. Si el resultado de esta resta es positivo, hay beneficio contable. Si por el contrario da un resultado negativo, el negocio no es rentable y hay una pérdida.
Ejercicio y Período contable
Un ejercicio contable es el tramo de tiempo, normalmente de doce meses, que la empresa toma como unidad para medir sus resultados y armar sus estados financieros. Dentro de él se subdivide en períodos más cortos, en general mensuales, que permiten cerrar y comparar sin esperar al final. En el ERP de EGA Futura cada ejercicio es un registro con su nombre, su número, su vigencia desde y hasta, su cantidad de períodos contables y especiales, y un estado que puede ser Abierto o Cerrado. Ese estado es lo que define si el tramo todavía admite movimientos.
Consolidación contable
Es la técnica contable que reúne los datos de un grupo de compañías en un juego único de estados financieros, de modo que muestre una visión uniforme del patrimonio, la situación económica y las finanzas del conjunto. Se aplica cuando las empresas están estrechamente relacionadas entre sí o constituyen un grupo empresarial o financiero.
Ajuste extracontable
Es un correctivo que se aplica sobre el resultado contable de un ejercicio fiscal, antes de deducir los impuestos, con el fin de determinar la base imponible del impuesto a la renta que grava a las empresas. Ese tributo recibe distintos nombres según el país: ISR en México, Impuesto a las Ganancias en Argentina, Impuesto de Primera Categoría en Chile e Impuesto sobre Sociedades en España.
Documento contable
Un documento contable es el respaldo de un asiento: el papel o el archivo que demuestra que la operación registrada ocurrió de verdad. Sin ese respaldo un asiento es apenas una afirmación, y de ahí sale la regla de oro de cualquier contabilidad, que es registrar solamente lo que se puede probar. La factura, el recibo, el extracto bancario y los documentos de ajuste son los casos más frecuentes, y se diferencian de un presupuesto o una orden de compra, que informan sin generar registro. Cuáles son obligatorios y con qué requisitos formales lo define la normativa de cada país. Esta entrada explica cómo clasificarlos y qué estructura les da el ERP de EGA Futura.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Son el conjunto de reglas o normas empleadas en contabilidad que ayudan a formar criterio respecto a la determinación del patrimonio. Gracias a esto se puede obtener una apreciación exacta y objetiva de la actividad empresarial. Su finalidad es emplear criterios uniformes que permitan la elaboración de los instrumentos contables. De esta forma, la información contable puede ser entendida en cualquier país del mundo.
Pasivo
Es una deuda u obligación contraída por la empresa en el pasado para financiar su actividad productiva. En contabilidad se refleja en el estado de situación financiera, llamado balance general en México, Colombia y Perú, y estado de situación patrimonial en Argentina. Como su objetivo es financiar a la empresa, un Pasivo sirve para pagar o comprar activos.
Activo fijo
Un activo fijo es un bien que la empresa compra para usarlo durante varios años en su operación, no para revenderlo. En el ERP de EGA Futura cada activo fijo es un registro con etiqueta única, número de serie, ubicación, costo de adquisición, vida útil en meses y valor residual. La Plataforma los agrupa en dos categorías, Bienes de uso y Bienes intangibles, y el tipo de activo que se puede elegir depende de la categoría seleccionada. El valor libro no se carga a mano: es un campo fórmula que la Plataforma calcula sola.
Activo financiero
Un activo financiero es un bien que posee la compañía, pero no es un bien físico sino un bien intangible. Las empresas los adquieren con el fin de obtener rendimientos futuros por parte de quien los emite. En el fondo cada uno es un derecho de cobro contra un tercero: acciones, bonos, plazos fijos y créditos comerciales. Se diferencia de un intangible como una marca o una licencia en que el activo financiero tiene un emisor obligado a pagar. Confundir los dos distorsiona los indicadores de liquidez, porque una marca no se convierte en efectivo a una fecha.
Activo intangible
Es un bien o recurso de la empresa que no tiene forma física, pero que sí es identificable, cuantificable y de carácter no monetario, y que genera beneficios durante su vida útil. Marcas, patentes, licencias, derechos de autor y software entran en esta categoría. A diferencia de los bienes físicos, que se deprecian, los activos intangibles se amortizan: su costo se reparte a lo largo de los años de vida útil. Los que tienen vida útil indefinida no se amortizan, y en su lugar se someten periódicamente a una prueba de deterioro.
Activo circulante
El activo circulante son los bienes y recursos de la empresa que pueden convertirse en dinero antes de un año. Bajo las NIIF ese mismo bloque se llama activo corriente, que es hoy el nombre técnico más extendido, y activo circulante es la forma tradicional, todavía muy usada en México. Lo integran cuentas como caja, bancos, cuentas por cobrar, inversiones de corto plazo y existencias.
Activo depreciable
Los activos depreciables son los activos fijos de la empresa, que van perdiendo su valor con el paso del tiempo. Es por esto que la empresa calcula ese valor que va disminuyendo, y éste es llamado depreciación. La depreciación de un activo se define según su vida útil y el uso que se da a éste para poder determinar el tiempo en el transcurso del cual se depreciará el mismo.
Balance de sumas y saldos
El balance de sumas y saldos, también llamado balance de comprobación, es la lista de todas las cuentas del libro mayor con sus totales del debe y del haber y el saldo que resulta de cada una, a una fecha determinada. Su función es de control interno: comprueba que la suma de los saldos deudores coincida con la de los acreedores antes de preparar los estados financieros. Es un papel de trabajo y no un estado financiero, así que no se presenta ni forma parte de los libros contables. Y que cuadre no garantiza que la contabilidad esté bien, porque detecta el error de importe pero no el asiento cargado en la cuenta equivocada ni el que directamente falta.
Balance de situación
El balance de situación es el informe contable que muestra las posesiones, las deudas y el capital de una empresa en una fecha determinada. Ese es su nombre en España: las NIIF lo llaman estado de situación financiera, en Argentina es el estado de situación patrimonial y en México, Colombia y Perú se lo conoce como balance general.
Balance de apertura
Es la situación patrimonial con la que cuenta una empresa al momento de iniciar un nuevo ejercicio. Cuando la empresa ya está establecida, este balance parte del último saldo del ejercicio anterior, una vez hechos todos los ajustes de cierre. Refleja la posición del día anterior a la primera operación del período, así que no incluye ningún resultado propio y las cuentas de resultado arrancan en cero. Si arrastra un saldo mal cerrado, ese error queda dentro de todo el ejercicio nuevo.
Base imponible
La base imponible es la magnitud monetaria sobre la que se calcula el impuesto que debe pagar un contribuyente, sea una empresa o una persona. Permite medir la capacidad económica de la que dispone quien tributa. No coincide con el importe facturado, porque se llega a ella después de restar las exenciones y las deducciones que admite cada norma, y en algunos casos se expresa en unidades y no en dinero. Calcularla mal arrastra el error a todo lo que se liquide encima.
Base fiscal
La base fiscal es el valor atribuido a un activo o pasivo para determinar sus efectos impositivos conforme a la normativa aplicable. Puede diferir del importe contable porque las reglas fiscales y contables reconocen conceptos en momentos o con criterios distintos. Esa diferencia puede originar efectos de impuesto diferido. El cálculo concreto depende de la jurisdicción y requiere revisión profesional.
Libro diario
Es aquél donde se registran cada una de las operaciones económicas que realiza la empresa. Cada registro (asiento) corresponde a la actividad productiva de la compañía y se debe anotar de manera cronológica, diariamente. De manera que en este libro todas las operaciones en dinero tienen que estar ordenadas. Con ello se administra y gestiona de manera eficiente la empresa.
Actualización de balance
La actualización de balance es la operación contable que revisa el valor con el que los activos figuran en los libros, para comprobar si sigue siendo acorde al valor de mercado. Se diferencia de la amortización en que esta reparte un costo ya conocido a lo largo del tiempo, mientras que la actualización corrige el valor registrado cuando el mercado se movió. Se hace al cierre del ejercicio, junto con los demás ajustes. Un balance sin esa revisión describe a la empresa que existió hace años y no a la actual.
