Documento contable

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¿Qué es un Documento contable?

Es un soporte escrito, de interés legal y contable, que sirve como registro de una operación comercial de la empresa. Consiste en un documento original y una serie de copias, según la necesidad. Son archivados organizadamente para dejar constancia de todos los movimientos que se llevan a cabo desde el punto de vista contable.
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Documento contable

Un Documento contable es un comprobante de una actividad comercial llevada a cabo por la empresa y que tiene validez legal. 

Por tanto, debe contener todo lo previsto por la ley, así como lo contemplado en las normas contables de acuerdo a cada país. 

Se diferencia del documento no contable en que este último sólo ofrece información de una operación mercantil. Por ejemplo, una cotización u orden de compra.

Entre algunos Documentos contables se pueden mencionar: Las facturas de compra/venta, los recibos de pago y los cheques. 

Sin embargo, existen otros con poco uso en la actualidad como:

  • Las letras de cambio, y
  • Los pagarés.

Cómo se clasifica un Documento contable? 

Se pueden clasificar de dos maneras diferentes.

Atendiendo a su registro y archivo son:

  • Documentos para archivo y registro: Todos los que dan cuenta de una operación mercantil en donde se produce un intercambio de bienes o valores.
  • Documentos para archivo: Los que no tienen naturaleza contable y sólo ofrecen información.

Ahora, también es posible clasificar un Documento contable desde el punto de vista de quien lo emite o recibe.

De acuerdo a esta clasificación son:

  • Documentos externos: Aquellos que son emitidos por alguien vende un bien o presta un servicio a la empresa. Por ejemplo, las facturas de compras.
  • Documentos internos: Son aquellos que emite la propia empresa. Por ejemplo, las facturas de ventas y los presupuestos.

Utilidad de un Documento contable

Un Documento contable puede tener muchas funciones, pudiendo servir sólo para la empresa, o para personas u organizaciones fuera de ella.

Por lo tanto un Documento contable sirve para:

  • Dejar constancia de las operaciones mercantiles.
  • Calcular los ingresos, egresos o reflejar el patrimonio de la empresa.
  • Reflejar movimientos internos que no tengan que ver con lo mercantil.
  • Respaldar datos y emitir presupuestos.
  • Llevar un registro completo que permita el cálculo de impuestos o faciliten procesos de fiscalización o auditoría.

De modo que estos documentos acreditan un asiento contable o lo justifican. En ellos se registra una relación jurídica entre dos partes.

Un Documento contable en la era digital

Es evidente que un Documento contable es un registro escrito, en físico y que se puede archivar. 

Pero los procesos de conversión digital requieren llevar registros en nuevos formatos que faciliten su manejo y hagan más rápida la comunicación.

Por esta razón, los diferentes Estados ya han flexibilizado sus políticas fiscales, aceptando soportes digitales. 

E incluso, hoy en día hay una tendencia a preferir el formato digital. Su uso depende de las leyes locales y normativas legales.

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Es un soporte escrito, de interés legal y contable, que sirve como registro de una operación comercial de la empresa. Consiste en un documento original y una serie de copias, según la necesidad. Son archivados organizadamente para dejar constancia de todos los movimientos que se llevan a cabo desde el punto de vista contable.

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