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Un documento contable es el respaldo de un asiento: el papel o el archivo que demuestra que la operación registrada ocurrió de verdad. Sin ese respaldo un asiento es apenas una afirmación, y de ahí sale la regla de oro de cualquier contabilidad, que es registrar solamente lo que se puede probar. La factura, el recibo, el extracto bancario y los documentos de ajuste son los casos más frecuentes, y se diferencian de un presupuesto o una orden de compra, que informan sin generar registro. Cuáles son obligatorios y con qué requisitos formales lo define la normativa de cada país. Esta entrada explica cómo clasificarlos y qué estructura les da el ERP de EGA Futura.
Un documento contable es la prueba de que una operación existió.
Su función no es informar sino respaldar, y por eso vive archivado en lugar de circular en la conversación diaria.
La relación con el asiento es directa, porque cada asiento se apoya en al menos un documento que lo justifica.
Ese vínculo es lo que permite que un tercero, meses después, reconstruya qué pasó sin preguntarle a nadie.
La diferencia está en si el documento genera o no un registro en los libros.
Una factura genera registro, porque cambia el patrimonio de las dos partes.
Un presupuesto, una cotización o una orden de compra informan una intención y por sí solos no generan registro.
Esos documentos se archivan igual, porque prueban lo acordado, pero pertenecen a otra categoría.
La clasificación más útil se apoya en si el documento cruza o no las paredes de la empresa.
Una factura de venta es externa aunque la haya emitido la propia empresa, porque su destinatario es el cliente.
Los externos suelen tener más peso probatorio, justamente porque del otro lado hay alguien que conserva su propia copia.
Los requisitos formales exactos son normativa local y cambian bastante entre jurisdicciones.
Aun así hay condiciones que se repiten en todas partes.
Durante décadas el documento contable fue papel, y esa asociación quedó pegada a la palabra.
Varios países exigen hoy la emisión electrónica de determinados comprobantes, en lugar de limitarse a permitirla.
Lo que cambió es el soporte y no la función, porque un archivo firmado electrónicamente prueba lo mismo que una hoja sellada.
La contrapartida es que la guarda pasa a depender de copias, formatos legibles y accesos, y eso conviene resolverlo antes de necesitarlo.
El hub de Contabilidad empresarial ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Contabilidad de tu empresa mediana: cómo elegir Software Contable sin ser Contador vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Compras muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.
El ERP de EGA Futura separa dos cosas que suelen mezclarse: el comprobante de una operación y el archivo que la respalda.
Los comprobantes viven en los objetos del circuito, como Factura, Factura de compra, Venta y Orden de compra.
Los archivos y las piezas documentales viven en el objeto Documento, con un ciclo de vida propio.
Cada Documento lleva un Tipo de documento con diez valores, entre ellos Contrato, Política, Procedimiento, Manual, Legal y Reporte de Auditoría.
Lleva además un Control de versión, una Fecha de inicio de vigencia y una Fecha de caducidad.
Su campo Estado recorre cuatro valores: Borrador, Activo, Obsoleto y Archivado.
Ese recorrido resuelve el problema clásico de tener dos versiones circulando sin saber cuál rige.
El campo Almacenamiento externo guarda una dirección web, para los casos en que el archivo vive en otro repositorio.
El destino contable de cada operación se resuelve en el objeto Cuenta contable, que tiene 31 campos personalizados.
Su Código de cuenta y su Saldo habitual son obligatorios, y la casilla Activa decide si se puede seguir usando.
El campo Tipo de cuenta ubica cada una con un código de tres pares de números: 01 Activo, 02 Pasivo, 03 Patrimonio neto y 04 Resultados.
La misma Cuenta contable admite al mismo tiempo la clasificación oficial de Argentina, España, México, Chile y Perú.
Eso significa que un mismo hecho económico se presenta bajo cinco nomenclaturas sin duplicar el registro.
Es justamente lo que necesita una empresa que informa en más de un país y prefiere no llevar sistemas separados.
La casilla Admite asiento manual decide si una cuenta puede recibir un asiento cargado por una persona.
Desmarcarla reserva esa cuenta para los procesos automáticos, y corta de raíz una fuente habitual de descuadres.
Otras casillas del mismo registro definen si la cuenta permite Centro de costo, si es relevante para el presupuesto y si es confidencial.
El objeto Ejercicio contable guarda su Vigencia desde, su Vigencia hasta y la Cantidad de períodos contables.
La Configuración de la empresa guarda además la Fecha de Cierre contable, que marca hasta dónde llega lo ya cerrado.
El objeto Asiento contable lleva su propia Fecha como dato obligatorio, y eso es lo que lo ancla a un período concreto.
El objeto Record History guarda el objeto, el registro, el campo tocado, el valor anterior, el valor nuevo, el usuario y la fecha y hora.
Con eso el respaldo deja de ser solamente el documento original y pasa a incluir quién tocó qué y cuándo.
Estas preguntas ayudan a decidir qué papeles del circuito comercial tienen efecto contable y si un archivo digital vale lo mismo que uno en papel.
No. Informa una intención de compra y por sí sola no genera un registro en los libros.
Se archiva igual, porque prueba lo acordado, pero pertenece al grupo de los documentos informativos.
Externo, aunque la haya emitido la propia empresa.
Lo que define la categoría es quién es el destinatario, y en una factura de venta el destinatario es el cliente.
No. La factura documenta la operación de compraventa o de prestación de servicios.
El recibo documenta el pago, que puede ocurrir en otro momento y hasta en varias veces.
Sí, y en varios países la emisión electrónica de ciertos comprobantes es directamente obligatoria.
Lo que cambia con el soporte digital es la forma de conservarlo: copias, formatos legibles y control de accesos durante el plazo de guarda.
El objeto de gestión documental es EGAFutura__Documento__c, con etiqueta Documento.
Lo acompañan la Cuenta contable, el Asiento contable y el Ejercicio contable, que dan el marco donde vive cada documento.
Estos son sus diez campos propios.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__DocumentType__c | Lista de selección | Valores en inglés, ver abajo |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Valores en inglés, ver abajo |
| EGAFutura__Version__c | Texto(30) | |
| EGAFutura__EffectiveDate__c | Fecha | Vigencia desde |
| EGAFutura__ExpirationDate__c | Fecha | Vencimiento |
| EGAFutura__Almacenamiento_externo__c | URL(255) | Enlace al archivo fuera de la Org |
| EGAFutura__Descripcion__c | Área de texto larga(32768) | |
| EGAFutura__Area_funcional__c | Lookup a Area funcional | |
| EGAFutura__Ubicacion__c | Lookup a Ubicación | |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Numeración automática | Lo genera EGA Futura |
La pantalla muestra español y el campo guarda inglés.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| Política | Policy |
| Procedimiento | Procedure |
| Contrato | Contract |
| Manual | Manual |
| Especificación Técnica | Technical Specification |
| Instructivo de Trabajo | Work Instruction |
| Documento de Calidad | Quality Record |
| Reporte de Auditoria | Audit Report |
| Legal | Legal |
| Otros | Other |
Lo mismo pasa con el estado del documento.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Draft |
| Activo | Active |
| Obsoleto | Obsolete |
| Archivado | Archived |
Los otros objetos aportan la cuenta y el período en que se registra cada movimiento.
| Objeto | Campo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Cuenta_contable__c | EGAFutura__Codigo_cuenta__c | Obligatorio |
| EGAFutura__Cuenta_contable__c | EGAFutura__Admite_asiento_manual__c | Habilita la carga manual sobre esa cuenta |
| EGAFutura__Asiento_contable__c | EGAFutura__Fecha__c | Obligatorio |
| EGAFutura__Ejercicio_contable__c | EGAFutura__Vigencia_desde__c | Inicio del ejercicio |
| EGAFutura__Ejercicio_contable__c | EGAFutura__Vigencia_hasta__c | Fin del ejercicio |
| EGAFutura__Ejercicio_contable__c | EGAFutura__Cantidad_periodos_contables__c | Períodos en que se divide |
| EGAFutura__Configuration__c | EGAFutura__Fecha_Cierre_contable__c | Límite del período cerrado |
Cualquier filtro por API o por Apex sobre Tipo de documento o Estado tiene que usar el valor almacenado, no la etiqueta.
El país de la configuración se guarda con el código ISO y el nombre juntos, en el formato ARG - Argentina, así que un filtro por código puro no coincide.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
