EGA Futura » Capacitación y Soporte
Un documento contable es la prueba de que una operación existió.
Su función no es informar sino respaldar, y por eso vive archivado en lugar de circular en la conversación diaria.
La relación con el asiento es directa, porque cada asiento se apoya en al menos un documento que lo justifica.
Ese vínculo es lo que permite que un tercero, meses después, reconstruya qué pasó sin preguntarle a nadie.
La diferencia está en si el documento genera o no un registro en los libros.
Una factura genera registro, porque cambia el patrimonio de las dos partes.
Un presupuesto, una cotización o una orden de compra informan una intención y por sí solos no generan registro.
Esos documentos se archivan igual, porque prueban lo acordado, pero pertenecen a otra categoría.
La clasificación más útil se apoya en si el documento cruza o no las paredes de la empresa.
Una factura de venta es externa aunque la haya emitido la propia empresa, porque su destinatario es el cliente.
Los externos suelen tener más peso probatorio, justamente porque del otro lado hay alguien que conserva su propia copia.
Los requisitos formales exactos son normativa local y cambian bastante entre jurisdicciones.
Aun así hay condiciones que se repiten en todas partes.
Durante décadas el documento contable fue papel, y esa asociación quedó pegada a la palabra.
Varios países exigen hoy la emisión electrónica de determinados comprobantes, en lugar de limitarse a permitirla.
Lo que cambió es el soporte y no la función, porque un archivo firmado electrónicamente prueba lo mismo que una hoja sellada.
La contrapartida es que la guarda pasa a depender de copias, formatos legibles y accesos, y eso conviene resolverlo antes de necesitarlo.
El ERP de EGA Futura separa dos cosas que suelen mezclarse: el comprobante de una operación y el archivo que la respalda.
Los comprobantes viven en los objetos del circuito, como Factura, Factura de compra, Venta y Orden de compra.
Los archivos y las piezas documentales viven en el objeto Documento, con un ciclo de vida propio.
Cada Documento lleva un Tipo de documento con diez valores, entre ellos Contrato, Política, Procedimiento, Manual, Legal y Reporte de Auditoría.
Lleva además un Control de versión, una Fecha de inicio de vigencia y una Fecha de caducidad.
Su campo Estado recorre cuatro valores: Borrador, Activo, Obsoleto y Archivado.
Ese recorrido resuelve el problema clásico de tener dos versiones circulando sin saber cuál rige.
El campo Almacenamiento externo guarda una dirección web, para los casos en que el archivo vive en otro repositorio.
El destino contable de cada operación se resuelve en el objeto Cuenta contable, que tiene 31 campos personalizados.
Su Código de cuenta y su Saldo habitual son obligatorios, y la casilla Activa decide si se puede seguir usando.
El campo Tipo de cuenta ubica cada una con un código de tres pares de números: 01 Activo, 02 Pasivo, 03 Patrimonio neto y 04 Resultados.
La misma Cuenta contable admite al mismo tiempo la clasificación oficial de Argentina, la Unión Europea, México, Chile y Perú.
Eso significa que un mismo hecho económico se presenta bajo cinco nomenclaturas sin duplicar el registro.
Es justamente lo que necesita una empresa que informa en más de un país y prefiere no llevar sistemas separados.
La casilla Admite asiento manual decide si una cuenta puede recibir un asiento cargado por una persona.
Desmarcarla reserva esa cuenta para los procesos automáticos, y corta de raíz una fuente habitual de descuadres.
Otras casillas del mismo registro definen si la cuenta permite Centro de costo, si es relevante para el presupuesto y si es confidencial.
El objeto Ejercicio contable guarda su Vigencia desde, su Vigencia hasta y la Cantidad de períodos contables.
La Configuración de la empresa guarda además la Fecha de Cierre contable, que marca hasta dónde llega lo ya cerrado.
El objeto Asiento contable lleva su propia Fecha como dato obligatorio, y eso es lo que lo ancla a un período concreto.
El objeto Record History guarda el objeto, el registro, el campo tocado, el valor anterior, el valor nuevo, el usuario y la fecha y hora.
Con eso el respaldo deja de ser solamente el documento original y pasa a incluir quién tocó qué y cuándo.
No. Informa una intención de compra y por sí sola no genera un registro en los libros.
Se archiva igual, porque prueba lo acordado, pero pertenece al grupo de los documentos informativos.
Externo, aunque la haya emitido la propia empresa.
Lo que define la categoría es quién es el destinatario, y en una factura de venta el destinatario es el cliente.
No. La factura documenta la operación de compraventa o de prestación de servicios.
El recibo documenta el pago, que puede ocurrir en otro momento y hasta en varias veces.
Sí, y en varios países la emisión electrónica de ciertos comprobantes es directamente obligatoria.
Lo que cambia con el soporte digital es la forma de conservarlo: copias, formatos legibles y control de accesos durante el plazo de guarda.
El objeto de gestión documental es EGAFutura__Documento__c, con etiqueta Documento.
Sus campos propios son EGAFutura__DocumentType__c, EGAFutura__Status__c, EGAFutura__Version__c (Text 30), EGAFutura__EffectiveDate__c, EGAFutura__ExpirationDate__c, EGAFutura__Almacenamiento_externo__c (URL 255), EGAFutura__Descripcion__c (Long Text Area 32.768), EGAFutura__Area_funcional__c, EGAFutura__Ubicacion__c y EGAFutura__EGA_Futura_ID__c.
En EGAFutura__DocumentType__c las etiquetas están en español pero los valores almacenados están en inglés: Policy, Procedure, Contract, Manual, Technical Specification, Work Instruction, Quality Record, Audit Report, Legal y Other.
Lo mismo pasa en EGAFutura__Status__c, cuyos valores son Draft, Active, Obsolete y Archived.
Cualquier filtro por API o por Apex tiene que usar el valor almacenado y no la etiqueta.
EGAFutura__Cuenta_contable__c tiene 31 campos personalizados.
Figuran como no nulos EGAFutura__Codigo_cuenta__c (Text 120) y EGAFutura__Saldo_habitual__c, además de las casillas de verificación.
Las clasificaciones nacionales conviven en campos separados: EGAFutura__ARG_Rubro__c, EGAFutura__ESP_Codigo_Cuenta_PGC__c, EGAFutura__MEX_Grupo_cuentas__c, EGAFutura__CHL_Cuenta_contable__c y EGAFutura__PER_Elemento_PCGE__c, cada una con sus niveles.
EGAFutura__Admite_asiento_manual__c es la casilla que habilita la carga manual sobre esa cuenta.
EGAFutura__Asiento_contable__c tiene EGAFutura__Fecha__c como campo no nulo.
EGAFutura__Ejercicio_contable__c aporta EGAFutura__Vigencia_desde__c, EGAFutura__Vigencia_hasta__c y EGAFutura__Cantidad_periodos_contables__c.
EGAFutura__Configuration__c.EGAFutura__Fecha_Cierre_contable__c marca el límite del período cerrado.
El campo EGAFutura__Pais__c de la configuración almacena el código ISO junto con el nombre, en el formato ARG - Argentina, así que un filtro por código puro no coincide.