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La despapelización es el proceso por el cual una organización deja de usar el papel como soporte de sus documentos y pasa a conservarlos, hacerlos circular y firmarlos en formato digital. Lo que la distingue de una simple digitalización es el alcance: no consiste en escanear archivos y seguir trabajando igual, sino en que el documento electrónico reemplace al impreso como original válido, con su firma, su respaldo y su trazabilidad. Alcanza tanto al archivo histórico que se convierte como a los circuitos nuevos, que nacen sin papel. Su límite lo fija la normativa de cada país, que define qué documentos admiten soporte electrónico y durante cuánto tiempo hay que conservarlos.
La despapelización no arranca por el escáner sino por una decisión: cuál va a ser el original de cada documento.
Mientras el papel siga siendo el ejemplar que vale, digitalizarlo solo agrega una copia más.
El primero es el archivo histórico, o sea el papel que ya existe y hay que convertir, clasificar e indexar para poder encontrarlo.
El segundo son los circuitos nuevos, que se rediseñan para que el documento nazca digital y nunca llegue a imprimirse.
Ese segundo frente es el que da el resultado, porque corta la fuente en lugar de limpiar lo acumulado.
Un archivo digital reemplaza al papel cuando reúne tres condiciones.
Qué documentos admiten soporte electrónico y con qué requisitos lo define cada país, y la respuesta cambia según se trate de facturas, contratos o legajos laborales.
El beneficio más visible es el espacio y el costo del archivo físico, que desaparecen.
El más importante es otro: un documento digital se encuentra por búsqueda en segundos y varias personas lo consultan a la vez.
También cambia el control, porque cada acceso y cada modificación quedan registrados en lugar de perderse.
Y el trámite deja de depender de que un papel viaje de un escritorio a otro.
El hub de Automatización de procesos empresariales ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Digitalización de tu empresa mediana: por dónde empezar y qué postergar vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
Informes y Paneles de la Plataforma muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y Base de datos de la Plataforma EGA Futura lo muestra desde otra parte del sistema.
La Plataforma EGA Futura permite lograr una total despapelización de la empresa, digitalizando procesos y documentación, comprobantes de gastos, facturas, compras y proyectos.
Digitalizar no es simplemente escanear lo que hay en los archivadores. Aclaramos esa diferencia, el valor legal del documento digital y por dónde conviene arrancar.
No: escanear produce una copia y el papel sigue siendo el original.
La despapelización se completa cuando el archivo digital pasa a ser el original y el papel deja de emitirse.
Lo tiene cuando se puede probar quién lo emitió y que no fue alterado, y cuando se conserva durante el plazo exigido.
Qué documentos lo admiten y bajo qué condiciones lo define la normativa de cada país.
Por los circuitos que generan más papel nuevo, como la facturación, las compras y la rendición de gastos.
El archivo histórico se puede convertir después, porque deja de crecer apenas se corta la emisión.
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