EGA Futura » Capacitación y Soporte
La información de la Plataforma se consulta casi siempre en pantalla, desde una computadora o un teléfono.
Pero hay momentos en que el papel sigue ganando.
Una reunión sin conexión, una firma que hay que llevar, un control en depósito, un expediente que se archiva.
Para esos casos la Versión para imprimir convierte una pantalla pensada para el clic en un documento pensado para leer.
Imprimir directamente lo que se ve en el navegador arrastra menús, botones y barras que en papel no aportan nada.
Además suele cortar las columnas de la derecha, que es justo donde vive el dato que interesaba.
La Versión para imprimir arma una página distinta, con los datos ordenados y sin la interfaz alrededor.
El resultado ocupa menos hojas y se lee mejor.
Desde una Vista de lista, la acción genera una tabla con las Columnas configuradas en esa vista.
Antes de imprimir se puede acotar cuántos registros entran, con un campo que ofrece distintas cantidades.
Eso importa porque una lista de miles de filas es un documento inútil y un gasto de papel.
El Filtro que ya tenía la vista se respeta, así que lo que sale impreso es exactamente lo que se estaba mirando.
Desde un registro, la acción arma una ficha con los campos agrupados por sección.
Debajo aparecen las actividades abiertas, el historial de actividades y el historial de cambios de los campos.
Dos vínculos permiten plegar todo para ver solo los títulos de sección o ampliar todo para ver el detalle.
Esa elección es la que decide si el documento sale de una carilla o de cinco.
La acción de imprimir abre el diálogo del navegador, que ofrece las dos salidas.
Una es la impresora física y la otra es guardar el documento como PDF.
La segunda es la más usada, porque un PDF se adjunta a un correo y viaja mejor que una hoja.
Al terminar, un vínculo cierra la ventana y devuelve el foco a la vista original.
La Versión para imprimir sirve para llevar una foto puntual fuera de la Plataforma.
Para trabajar con los datos conviene exportar a Excel, que conserva los valores como números.
Y para compartir un análisis que se repite, un Informe con su suscripción llega solo por correo.
Cada herramienta resuelve un problema distinto: imprimir es para leer y exportar es para calcular.
Dentro de la Plataforma, la acción aparece con el nombre Versión para imprimir.
En una Vista de lista en formato de tabla se muestra como un botón en la barra superior.
En la Vista dividida aparece como una opción del Menú de acciones.
En los dos casos el resultado es el mismo: una tabla con los registros de esa vista.
La vista respeta las Columnas y el Filtro que tenía configurada la Vista de lista de origen.
Arriba aparece un campo llamado Número de registros, que limita cuántas filas entran en el documento.
Un vínculo llamado Imprimir esta página abre el diálogo del navegador.
Otro vínculo cierra la ventana y devuelve a la lista tal como estaba.
Desde la Página de registro, la acción está en la barra de acciones o en su menú desbordante.
La vista resultante muestra los campos propios del registro agrupados por sección, como Detalles, Relaciones o Métricas.
Debajo se suman las actividades abiertas, el historial de actividades y el historial de cambios de los campos.
Los vínculos Plegar todo y Ampliar todo controlan cuánto detalle entra en el documento final.
Un vendedor la usa para llevar la ficha de una cuenta a una visita.
Un responsable de depósito imprime la lista filtrada de lo que hay que contar.
Un área administrativa guarda el PDF de un registro como respaldo de un trámite.
En los tres casos el dato sale de la Plataforma sin dejar de ser el dato de la Plataforma.
En las Vistas de lista en formato de tabla aparece como un botón en la barra superior.
En la Vista dividida y en la Página de registro aparece dentro del Menú de acciones.
Cualquiera de esos caminos abre la misma vista simplificada en una ventana aparte.
Sí, con el campo Número de registros que aparece en la parte superior de la vista.
Ese límite se aplica sobre lo que ya devolvía el Filtro de la Vista de lista.
Ajustarlo antes de imprimir es la forma más simple de evitar un documento de cien páginas.
Sí, porque la acción abre el diálogo de impresión del navegador.
Ese diálogo ofrece la impresora física y también la opción de guardar como PDF.
El archivo resultante se adjunta a un correo o se archiva como respaldo.
Incluye los campos propios del registro, agrupados por sus secciones.
Debajo suma las actividades abiertas, el historial de actividades y el historial de cambios de los campos.
Los vínculos Plegar todo y Ampliar todo deciden cuánto de ese detalle aparece en el papel.
La Versión para imprimir es una funcionalidad de la interfaz y toma su contenido de dos configuraciones que ya existen.
Para las listas, el contenido sale de la definición de la Vista de lista: sus Columnas y su Filtro.
Para los registros, el contenido sale del formato de página, con sus secciones y el orden de los campos.
Por eso ajustar el formato de página es la forma de cambiar el documento impreso, sin tocar nada más.
La vista de impresión respeta la seguridad a nivel de campo del usuario que la genera.
Un campo oculto por perfil o por conjunto de permisos tampoco aparece en el papel.
Lo mismo vale para los registros, porque la impresión de una lista solo incluye lo que ese usuario tiene permitido ver.
Esa coherencia evita que el papel se convierta en una vía de escape para datos restringidos.
Para volúmenes grandes o cálculos posteriores, la exportación a planilla conserva los valores en formato numérico.
Para envíos periódicos, la suscripción a un Informe entrega el archivo por correo con la frecuencia que se defina.
Para documentos con diseño propio, como una factura o un remito, corresponde una plantilla de documento.
La Versión para imprimir cubre el caso más frecuente: llevar al papel lo que hay en pantalla, tal como está.
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Los datos de la plataforma también son accesibles desde dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes usando la aplicación mobile de la plataforma, lo que nos permite acceder a la información allí donde sea necesario consultarla, pero en ciertas ocasiones, para ser más productivos, necesitamos contar con una versión impresa de algunas vistas de lista o de la información contenida en ciertos registros. En este vídeo vamos a aprender qué son las vistas imprimibles o versión para imprimir de listas y registros.
[00:00:35.900]
En las vistas de lista contamos con una acción que en la vista de tabla la vemos en forma de botón, que se llama Versión para imprimir. Cuando accionamos este botón conseguimos que todos los datos contenidos en esta tabla aparezcan en un formato simplificado, más apto para ser impreso.
[00:01:02.800]
En la versión para imprimir de una vista de lista encontramos reflejada la vista de lista tal como la tenemos configurada para cada uno de los objetos y contamos con cierta funcionalidad para poder darle una personalización a la impresión.
[00:01:19.800]
En este caso de vista de lista tenemos un campo tipo picklist llamado Número de registros que es el que nos permite limitar la cantidad de registros que queremos incluir en esta vista para imprimir. Luego para imprimir la página contamos con un vínculo que nos lleva directamente a la funcionalidad Imprimir.
[00:01:40.400]
En esta ventana podemos asentar las últimas indicaciones para la versión impresa y presionando el botón Guardar o Imprimir lo vamos a sacar como un PDF o por impresora. Con el vínculo Cerrar esta ventana podemos volver a la vista de lista.
[00:01:54.900]
La acción Versión para imprimir también la encontramos como una opción de menú en la vista dividida de registro, pero cada vez que seleccionemos la acción Versión para imprimir (como vamos a hacer en este caso) lo que vamos a obtener es la lista de registros siempre en formato de tabla.
[00:02:15.100]
De todas las vistas de lista que tengamos disponibles para un objeto, en la única en la que no vamos a encontrar la acción Versión para imprimir esa en la lista Vistos recientemente. Como vemos en la lista Vistos recientemente sucede lo mismo en todos los objetos, no encontramos la acción Versión para imprimir.
[00:02:38.500]
Simplemente para tener en cuenta, tampoco vamos a encontrar una versión para imprimir en el objeto tarea, en la vista de lista de tareas no tenemos Versión para imprimir y en el calendario, cuando seleccionamos la vista tipo tabla, se convierte en una tabla de eventos y en ninguna de las tablas de eventos será posible obtener una vista para imprimir.
[00:03:02.800]
Pasemos a los registros. Si queremos imprimir los datos de un registro vamos a ingresar a uno de ellos, vamos a encontrar una acción como un botón o como una opción del menú desbordante llamada Versión para imprimir. Cuando seleccionamos la acción Versión para imprimir lo que vamos a obtener es una vista de todos los datos contenidos dentro del registro y al final de la lista, en el sector inferior, vamos a encontrar el historial de actividades del registro que es seleccionado.
[00:03:37.700]
De esta forma para este ejemplo vemos que tenemos algunas actividades abiertas y otras actividades que figuran en el historial y también vemos el historial de este registro (es el historial de cambios) donde se registran los cambios que se han efectuado en los campos del registro. Hacia el historial lo vemos dividido en actividades abiertas, historial de actividades e historial de tarea de proyecto (que en este caso el registro que hemos tomado como ejemplo es una tarea de proyecto).
[00:04:06.000]
Volviendo al sector superior, la funcionalidad que conseguimos en esta versión para imprimir de un registro es la siguiente: Plegar todo es un vínculo que cuando lo activamos nos permite contraer toda la información de los campos y solamente queda a la vista los campos principales y los nombres de las secciones del registro en este caso detalles, persona, relaciones, bloqueo, métricas.
[00:04:33.000]
Estas son las secciones en las que se agrupan los campos del registro. También contamos con el vínculo Ampliar todo que nuevamente va a desplegar todos los datos de los campos contenidos en esas secciones y también contamos con el vínculo Imprimir esta página. Cuando lo accionamos se abre la funcionalidad que nos permite guardar como un archivo PDF o imprimir la página de este registro.
[00:04:59.800]
Por último, con el vínculo Cerrar ventana vamos a cerrar esta vista de impresión y volver a la vista de registro donde podemos observar los campos que se van a imprimir (siempre son los campos propios del registro) y el historial del registro. No se van a imprimir las listas relacionadas como, por ejemplo, éstas que tenemos aquí para el registro tarea de proyecto ni las conversaciones de Chatter.
[00:05:25.200]
Para aprender mucho más sobre registros y vistas de lista los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales
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Los datos de la plataforma también son accesibles desde dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes usando la aplicación mobile de la plataforma, lo que nos permite acceder a la información allí donde sea necesario consultarla, pero en ciertas ocasiones, para ser más productivos, necesitamos contar con una versión impresa de algunas vistas de lista o de la información contenida en ciertos registros. En este vídeo vamos a aprender qué son las vistas imprimibles o versión para imprimir de listas y registros.
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En la versión para imprimir de una vista de lista encontramos reflejada la vista de lista tal como la tenemos configurada para cada uno de los objetos y contamos con cierta funcionalidad para poder darle una personalización a la impresión.
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En este caso de vista de lista tenemos un campo tipo picklist llamado Número de registros que es el que nos permite limitar la cantidad de registros que queremos incluir en esta vista para imprimir. Luego para imprimir la página contamos con un vínculo que nos lleva directamente a la funcionalidad Imprimir.
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En esta ventana podemos asentar las últimas indicaciones para la versión impresa y presionando el botón Guardar o Imprimir lo vamos a sacar como un PDF o por impresora. Con el vínculo Cerrar esta ventana podemos volver a la vista de lista.
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La acción Versión para imprimir también la encontramos como una opción de menú en la vista dividida de registro, pero cada vez que seleccionemos la acción Versión para imprimir (como vamos a hacer en este caso) lo que vamos a obtener es la lista de registros siempre en formato de tabla.
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De todas las vistas de lista que tengamos disponibles para un objeto, en la única en la que no vamos a encontrar la acción Versión para imprimir esa en la lista Vistos recientemente. Como vemos en la lista Vistos recientemente sucede lo mismo en todos los objetos, no encontramos la acción Versión para imprimir.
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Simplemente para tener en cuenta, tampoco vamos a encontrar una versión para imprimir en el objeto tarea, en la vista de lista de tareas no tenemos Versión para imprimir y en el calendario, cuando seleccionamos la vista tipo tabla, se convierte en una tabla de eventos y en ninguna de las tablas de eventos será posible obtener una vista para imprimir.
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Pasemos a los registros. Si queremos imprimir los datos de un registro vamos a ingresar a uno de ellos, vamos a encontrar una acción como un botón o como una opción del menú desbordante llamada Versión para imprimir. Cuando seleccionamos la acción Versión para imprimir lo que vamos a obtener es una vista de todos los datos contenidos dentro del registro y al final de la lista, en el sector inferior, vamos a encontrar el historial de actividades del registro que es seleccionado.
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De esta forma para este ejemplo vemos que tenemos algunas actividades abiertas y otras actividades que figuran en el historial y también vemos el historial de este registro (es el historial de cambios) donde se registran los cambios que se han efectuado en los campos del registro. Hacia el historial lo vemos dividido en actividades abiertas, historial de actividades e historial de tarea de proyecto (que en este caso el registro que hemos tomado como ejemplo es una tarea de proyecto).
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Volviendo al sector superior, la funcionalidad que conseguimos en esta versión para imprimir de un registro es la siguiente: Plegar todo es un vínculo que cuando lo activamos nos permite contraer toda la información de los campos y solamente queda a la vista los campos principales y los nombres de las secciones del registro en este caso detalles, persona, relaciones, bloqueo, métricas.
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Estas son las secciones en las que se agrupan los campos del registro. También contamos con el vínculo Ampliar todo que nuevamente va a desplegar todos los datos de los campos contenidos en esas secciones y también contamos con el vínculo Imprimir esta página. Cuando lo accionamos se abre la funcionalidad que nos permite guardar como un archivo PDF o imprimir la página de este registro.
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Por último, con el vínculo Cerrar ventana vamos a cerrar esta vista de impresión y volver a la vista de registro donde podemos observar los campos que se van a imprimir (siempre son los campos propios del registro) y el historial del registro. No se van a imprimir las listas relacionadas como, por ejemplo, éstas que tenemos aquí para el registro tarea de proyecto ni las conversaciones de Chatter.
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Para aprender mucho más sobre registros y vistas de lista los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales