EGA Futura » Capacitación y Soporte
La Facturación es el tramo administrativo que va desde que una venta queda cerrada hasta que existe un comprobante que la respalda.
No es la venta ni es el cobro: es el documento que conecta a los dos.
En sentido estricto, la Facturación es el proceso de emitir facturas y de llevar su registro.
En el uso corriente también nombra la cifra de negocio de un período, o sea el total vendido.
Las dos acepciones son correctas y conviven, así que conviene aclarar cuál se está usando cuando el dato importa.
Un circuito de Facturación completo encadena cuatro momentos.
La obligación de emitir el comprobante recae sobre quien vende el bien o presta el servicio.
Quien compra no está obligado a emitirlo, aunque sí suele necesitarlo para deducir el gasto o computar el crédito fiscal.
Cada país define desde qué monto, en qué plazo y con qué formato hay que emitir, y qué actividades quedan exceptuadas.
Un software de Facturación arma el comprobante con datos que ya están cargados: el cliente, el producto y la lista de precios.
Eso elimina la recarga manual, que es donde aparecen los errores de importe y de numeración.
Cuando funciona en la nube, el mismo comprobante se emite desde una computadora, una tableta o un teléfono, sin instalar nada.
Y al quedar integrado con la contabilidad, la factura emitida genera sola el asiento y la cuenta por cobrar.
Son dos acepciones distintas de la misma palabra y las dos están admitidas.
Una nombra el proceso de emitir comprobantes y la otra la cifra vendida en un período.
La obligación es de quien vende el bien o presta el servicio, no de quien compra.
El comprador la necesita para respaldar el gasto, pero no es quien la emite.
Facturar documenta la deuda y le pone fecha de vencimiento.
Cobrar es el movimiento de dinero que la cancela, y puede ocurrir semanas después.
El plazo y la cantidad de copias los fija la legislación de cada país, y suelen contarse en años.
El archivo digital sirve de respaldo cuando la norma local lo admite.
Arma el comprobante con datos ya cargados, lo que reduce los errores de importe y de numeración.
Además deja el asiento contable y la cuenta por cobrar generados en el mismo acto.