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Un período contable es cada uno de los tramos cortos en que se divide el ejercicio para medir sin esperar a fin de año.
Lo habitual es que sean mensuales, aunque hay empresas que trabajan por trimestre o por semanas contables.
La longitud es lo de menos: lo importante es que sea siempre la misma, porque de ahí sale la posibilidad de comparar.
La función del período no es partir el calendario sino ordenar la información.
Cada operación tiene que pertenecer a un período y a uno solo.
Esa asignación es lo que decide en qué mes aparece un ingreso o un costo, y por eso una misma operación mal ubicada distorsiona dos meses a la vez: el que la recibe de más y el que la pierde.
Sobre el ejercicio completo, en cambio, el efecto se compensa y no se nota.
Acá está la decisión más delicada, porque una operación tiene varias fechas posibles.
Está la fecha en que ocurrió el hecho, la del comprobante, la de registro y la de pago.
El principio de devengo resuelve el criterio general: manda cuándo ocurrió, no cuándo se cobró o se pagó.
Aplicarlo bien es lo que evita que un mes se vea mejor de lo que fue solo porque alguien pagó tarde.
Todo período termina en una fecha, y esa frontera genera casos ambiguos.
La mercadería que llegó el 30 y se facturó el 2, el gasto rendido con quince días de atraso, el servicio prestado en un mes y facturado al siguiente.
Resolverlos con una regla escrita, y no caso por caso, es lo que hace que los números de un mes se puedan defender.
Las operaciones que atraviesan varios períodos se reparten con periodificación.
Cerrar significa dar por definitivo lo que ese tramo contiene.
A partir de ahí los números dejan de moverse y se pueden usar para decidir, comparar y publicar.
Sin cierre, un informe emitido hoy puede dar distinto mañana sin que nadie sepa por qué.
El detalle del proceso de cierre está en cierre contable.
La primera razón es de gestión: doce fotos permiten corregir a tiempo, una sola permite enterarse tarde.
La segunda es de esfuerzo: revisar un mes de movimientos es una tarea, revisar doce juntos es un proyecto.
La tercera es de calidad del dato, porque un error se corrige mucho mejor cuando quien lo cargó todavía se acuerda.
El período es la unidad chica y el ejercicio es el contenedor grande que la agrupa.
El ejercicio define dónde empieza y dónde termina el año de la empresa, y cuántos períodos contiene.
Esa capa está explicada por separado en Ejercicio y Período contable, junto con el año fiscal.
Conviene tener presente que el año fiscal y el ejercicio contable no siempre coinciden, porque responden a normas distintas.
En el ERP de EGA Futura los períodos se declaran desde el Ejercicio contable, que es el registro que los contiene.
El campo Cantidad de períodos contables establece en cuántos tramos se divide ese ejercicio.
La ventana de tiempo la fijan los campos Vigencia desde y Vigencia hasta del mismo registro.
Cada documento del ERP lleva su propia fecha, y esa fecha es la que lo ubica.
En la Factura de compra la referencia es Fecha de Factura de compra, acompañada por Fecha vencimiento, que sirve para otra cosa.
En el Gasto la referencia es Fecha del gasto, distinta de las fechas de envío, aprobación y reembolso.
Confundir una con otra es el modo más común de imputar un importe al mes equivocado.
La Recepción de mercadería guarda Fecha de Recepción de compra y Fecha informada de recepción.
Cuando una entrega cae cerca del corte, esas dos fechas pueden apuntar a períodos distintos.
Por eso conviene definir de antemano cuál de las dos gobierna la imputación.
La Rendición de gastos es el caso más claro, porque incluye los campos Inicio período y Fin período.
Ese par convierte a la rendición en un documento de tramo, alineable con el período contable de la empresa.
Al mismo tiempo, cada gasto que contiene conserva su propia fecha, así que siempre se puede revisar si algún comprobante quedó fuera de rango.
Las Vistas de lista de cada objeto admiten Filtro por rango de fechas, que es la forma directa de aislar un mes.
Los Informes permiten agrupar por esas mismas fechas y comparar un período contra otro.
Esa comparación mes contra mes es el uso más valioso de tener los períodos bien definidos.
El período es la unidad chica, casi siempre un mes.
El ejercicio es el contenedor anual que agrupa a todos los períodos y define dónde empieza y termina el año de la empresa.
La explicación completa del contenedor está en Ejercicio y Período contable.
Lo habitual es que sí, porque la comparabilidad depende de eso.
Un período más largo que los demás parece mejor sin haberlo sido, y esa distorsión es difícil de detectar mirando solo el total.
La práctica habitual es registrarlo en el período abierto y dejar constancia de a cuál corresponde.
Reabrir un período cerrado invalida todo lo que se había informado a partir de él, así que es una decisión de excepción y no una rutina.
En la mayoría de las empresas sí, pero no es obligatorio.
Hay organizaciones que usan períodos de cuatro o cinco semanas para que todos tengan la misma cantidad de días hábiles, justamente para poder comparar sin corregir por calendario.
Los períodos se declaran como una cantidad dentro del ejercicio, en el objeto EGAFutura__Ejercicio_contable__c.
El campo es EGAFutura__Cantidad_periodos_contables__c, de tipo Number con tres dígitos.
La ventana temporal la definen EGAFutura__Vigencia_desde__c y EGAFutura__Vigencia_hasta__c, ambos de tipo Date.
En EGAFutura__Purchase_Invoice__c la fecha del documento es EGAFutura__Purchase_Invoice_Date__c y el vencimiento es EGAFutura__Due_Date__c.
En EGAFutura__Gasto__c la fecha del hecho es EGAFutura__Fecha_gasto__c, separada de EGAFutura__SubmittedDate__c, EGAFutura__ApprovedDate__c y EGAFutura__ReimbursementDate__c.
En EGAFutura__Recepcion_compra__c conviven EGAFutura__Fecha_Recepcion_compra__c y EGAFutura__Fecha_informada_recepcion__c.
En EGAFutura__ExpenseReport__c el tramo lo definen EGAFutura__ReportPeriodStart__c y EGAFutura__ReportPeriodEnd__c.
Conviene documentar por escrito qué campo de fecha gobierna cada objeto antes de construir el primer informe.
Sin esa definición, dos informes sobre los mismos datos pueden dar totales distintos y ambos ser correctos.
El asiento vive en EGAFutura__Asiento_contable__c y el plan de cuentas en EGAFutura__Cuenta_contable__c.
El ejercicio tiene además el campo EGAFutura__Estado__c, que almacena Abierto y Cerrado con el mismo texto que muestra.