¿Qué es una pista de auditoría?

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Pista de auditoría

¿Qué es una pista de auditoría?

Pista de auditoría

Introducción a la pista de auditoría

La pista de auditoría debe suministrar información que permita comprobar un movimiento en cuentas a partir de un documento o archivo.

Estos documentos pueden ser los recibos o facturas que maneja la empresa, por ejemplo.

Toda clase de documento contable, manuscrito o digital, sirve como evidencia de los movimientos de la compañía.

Mientras existan en la compañía pistas de auditoría en cantidad y calidad apropiada, existirá un buen control interno.

Una pista de auditoría simple y ordenada demuestra que la empresa mantiene una contabilidad prolija y control sobre sus actividades.

Se llama pista de auditoría suficiente a la que refleja esa claridad en las anotaciones contables de toda la actividad de la empresa.

Una pista de auditoría suficiente garantiza que no haya actividades sospechosas o fraudulentas que comprometan las actividades de la organización.

Importancia en la gestión

Como parte fundamental del control que debe llevarse a cabo internamente y asegurar cualquier proceso de auditoría externa, las pistas son útiles porque:

Aseguran rápidos y buenos procesos de supervisión sobre las cuentas y finanzas de una compañía.
Permiten conocer cualquier problema con las operaciones o la contabilidad dentro de la organización. Además de mostrar si representan fielmente a la empresa.

La falta de documentación que sustente o permita comparar las diferentes operaciones realizadas es un problema grave.

Sin embargo, es muy común que se cometan errores humanos en las labores de archivo y registro. De manera que, mientras existan las pruebas se pueden solucionar los problemas.

Elementos de una pista de auditoría

Para que los procesos realizados puedan ser eficaces, claros y llevarse a cabo rápidamente, es necesario lo siguiente:

La pista de auditoría debe tener muy claro el procedimiento y los canales que sigue cada operación. Por ello es necesario realizar esquemas de funcionamiento de cada proceso.
La cantidad de pasos necesarios para obtener la información es lo que da una idea sobre la complejidad del proceso.
El seguimiento a la pista de auditoría se origina en documentos como las facturas, recibos, bonos o títulos a partir de los cuales se justifican ciertos movimientos.

Cuando se realiza el trabajo de auditoría se comienza por ubicar los libros y documentos donde constan los resultados o la situación final de la empresa.

A partir de allí, la empresa debe presentar cada uno de los documentos que demuestran esos resultados.

Así se puede descomponer la información más general en sus pequeñas partes.

Este procedimiento, entonces, va desde adelante hacia atrás, desde lo más grande hasta lo más pequeño (por ejemplo, las facturas y deudas por cobrar).

Cada movimiento debe estar justificado por:

Una factura u otro.
Mostrar la fecha de la operación.
Y el medio empleado para el pago.

Si se realiza la auditoría a través de medios digitales, estos deben cumplir con todas las normas contables y de seguridad.

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Auditoría contable

Es el proceso de revisión exhaustivo de los datos contables de una empresa, realizado con la finalidad de verificar que dicha información constituye la imagen precisa de su situación financiera. Se diferencia de un control interno en que la lleva adelante alguien independiente de quien preparó la información, y termina en un dictamen. No busca culpables, sino confirmar que los números publicados reflejan lo que ocurrió. Se apoya en la pista de auditoría, porque lo que no está documentado, para una auditoría no pasó.

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Memoria contable

Es el documento que complementa y explica la información de los demás estados financieros, como el estado de situación financiera y el estado de resultados. Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina se lo conoce como notas a los estados financieros, y memoria es el nombre que recibe en España. En él se presentan los logros alcanzados y los puntos de interés del ejercicio. Se entrega junto con el resto de los estados financieros al cierre del ejercicio. Sus datos pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre que sean relevantes para la gestión contable.

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Contabilidad

La Contabilidad es la disciplina que le permite a una empresa reflejar de manera real la actividad económica de su negocio. Se apoya en procedimientos estandarizados que fija un marco normativo: las NIIF son el estándar más extendido en América Latina y España, y conviven con las normas contables locales de cada país. Se diferencia de la simple teneduría de libros en que no se limita a anotar, sino que clasifica, resume e interpreta para que un tercero pueda leer los números sin pedir explicaciones. Su producto final son los estados contables, y de ellos dependen bancos, socios e inspecciones.

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Asiento contable

Un asiento contable es la anotación de una operación económica en los libros de la empresa, hecha por partida doble: lo que va al debe tiene que igualar a lo que va al haber. Cada asiento lleva su fecha, una descripción de la operación, el importe y las cuentas contables que se mueven. Se clasifican por su forma, en simples y compuestos, y por su fondo, en asientos de apertura, de gestión, de ajuste y de cierre. En el ERP de EGA Futura el asiento se apoya en un plan de cuentas con código, saldo habitual y listas de selección propias de cada país.

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Ejercicio y Período contable

Un ejercicio contable es el tramo de tiempo, normalmente de doce meses, que la empresa toma como unidad para medir sus resultados y armar sus estados financieros. Dentro de él se subdivide en períodos más cortos, en general mensuales, que permiten cerrar y comparar sin esperar al final. En el ERP de EGA Futura cada ejercicio es un registro con su nombre, su número, su vigencia desde y hasta, su cantidad de períodos contables y especiales, y un estado que puede ser Abierto o Cerrado. Ese estado es lo que define si el tramo todavía admite movimientos.

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Ciclo contable

El ciclo contable es el conjunto de pasos por medio de los cuales una empresa registra de forma cronológica y fiable todas y cada una de sus transacciones. Esto se hace con el fin de preparar, analizar y elaborar la información financiera que será presentada. Se diferencia del ejercicio contable en que este es el período de tiempo, y el ciclo es la secuencia de trabajo que se recorre dentro de él, del asiento de apertura al de cierre. Saltear un paso no da error en el momento: aparece al cierre, cuando ya no queda margen para rehacerlo.

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Ajuste contable

Un ajuste contable es un asiento que se hace al cierre de un período para que cada ingreso y cada gasto queden registrados en el ejercicio que realmente les corresponde. No corrige un error de tipeo: corrige un desfase de tiempo entre cuándo se pagó algo y cuándo se consumió. El seguro semestral pagado entero en diciembre es el ejemplo clásico, porque solo un mes de esa cobertura pertenece al año que cierra. Sin ajustes, el balance muestra un diciembre artificialmente malo y un enero artificialmente bueno, y ninguno de los dos refleja lo que pasó de verdad en la empresa.

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Mayor contable

También conocido como libro mayor, es el libro donde se reordenan por cuenta todas las transacciones que el libro diario registró por fecha. Cada cuenta tiene su propio Mayor, con su columna del debe, su columna del haber y su saldo. El saldo es la diferencia entre la suma de una columna y la suma de la otra, y es lo que muestra cuánto tiene esa cuenta en un momento dado. Sin ese reordenamiento las operaciones quedan anotadas, pero no hay forma de conocer el estado de cada cuenta.

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Cierre contable

Es el proceso contable en el cual se cierran todas las cuentas de resultado de una empresa y se trasladan dichas cifras a las cuentas de balance que le corresponde a cada una. Con ese traslado las cuentas de ingreso y de gasto quedan en cero, y su efecto neto pasa al patrimonio neto. Se diferencia de un corte de control, que solo mira los números sin moverlos. Una vez cerrado, el período deja de admitir asientos, y eso es lo que protege un resultado ya informado de una corrección posterior.

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Documento contable

Un documento contable es el respaldo de un asiento: el papel o el archivo que demuestra que la operación registrada ocurrió de verdad. Sin ese respaldo un asiento es apenas una afirmación, y de ahí sale la regla de oro de cualquier contabilidad, que es registrar solamente lo que se puede probar. La factura, el recibo, el extracto bancario y los documentos de ajuste son los casos más frecuentes, y se diferencian de un presupuesto o una orden de compra, que informan sin generar registro. Cuáles son obligatorios y con qué requisitos formales lo define la normativa de cada país. Esta entrada explica cómo clasificarlos y qué estructura les da el ERP de EGA Futura.

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Plan General de Contabilidad (Plan de cuentas)

El Plan General de Contabilidad (PGC) es la norma contable de España, y su pieza central es el plan de cuentas: la lista ordenada y codificada de todas las cuentas con las que una empresa registra sus operaciones. El marco más extendido en América Latina y en la propia España son las NIIF, y sobre ellas cada país fija su plan propio, como el PCGE en Perú o los US GAAP en Estados Unidos. Cambia el nombre y la codificación, no el propósito: es el índice del que salen después el estado de situación financiera y el estado de resultados.

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Estado de cambios en el Patrimonio Neto

Es el estado financiero que explica las variaciones del patrimonio neto de una empresa a lo largo de un período. Muestra cuánto cambió el patrimonio entre el inicio y el cierre del ejercicio, y separa qué parte de esa variación provino de operaciones con los socios y qué parte la generó el propio negocio. Recoge también los ajustes de valor, los aportes no reembolsables recibidos y la corrección de errores de ejercicios anteriores. Forma parte de los estados financieros anuales y su cifra de cierre coincide con el patrimonio neto que muestra el estado de situación financiera.

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Correo electrónico CCO de comprobación (Compliance BCC Email)

El correo electrónico CCO de comprobación es un control de cumplimiento que agrega de forma automática una copia oculta de cada mensaje saliente hacia una única casilla que define la empresa. Lo que lo distingue de una copia oculta común es que no depende de quien escribe, porque el sistema la aplica siempre y bloquea el campo CCO para que nadie pueda quitarla ni cambiar el destino. Su finalidad es conservar el archivo completo de la correspondencia enviada, que es lo que después permite auditar y verificar el cumplimiento de las políticas de comunicación de la organización.

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