La trazabilidad por lote es la cadena de registros que dice de dónde vino cada lote, dónde está hoy y a quién se le vendió. Sirve para tres cosas: no vender vencido, retirar rápido un lote con problemas y responder a la autoridad sanitaria.
Somos EGA Futura y desarrollamos EGA Futura ERP: lo decimos desde el principio, con las cartas sobre la mesa.
Acá repasamos qué datos registrar, FIFO contra FEFO con un caso resuelto, el circuito, las alertas de vencimiento, el simulacro de recall y los errores más comunes.
Un lote es un grupo de unidades del mismo producto que comparten origen y fecha de vencimiento. Sin estos campos cargados no hay trazabilidad, aunque el envase tenga etiqueta.
El lote agrupa muchas unidades iguales; el número de serie identifica una sola.
| Criterio | Lote | Número de serie |
|---|---|---|
| Qué identifica | Un grupo de unidades con el mismo origen | Una unidad única |
| Rubros típicos | Alimentos, farmacia, cosmética, química, agroinsumos | Repuestos, equipos, electrónica, maquinaria |
| Dato que manda | Fecha de vencimiento | Garantía y servicio técnico |
| Recall | Se retira el lote completo | Se retira la unidad exacta |
Consejo: tomemos hoy los diez productos que más vendemos y anotemos si cada uno necesita lote, serie o ninguno.
Para productos con fecha de vencimiento conviene FEFO: sale primero lo que vence primero. FIFO saca primero lo que entró primero y sirve para productos que no vencen.
Las dos reglas ordenan la salida del stock, pero miran fechas distintas.
| Regla | Qué significa | Fecha que ordena la salida | Dónde conviene |
|---|---|---|---|
| FIFO | Primero en entrar, primero en salir | Fecha de ingreso al depósito | Productos sin vencimiento o de vida útil muy larga |
| FEFO | Primero en vencer, primero en salir | Fecha de vencimiento del lote | Alimentos, medicamentos, cosmética, agroquímicos |
El lote que entró último puede vencer antes que el que entró primero, por ejemplo con remanentes del proveedor.
Caso ilustrativo: una distribuidora vende 20 unidades por día de un producto refrigerado. El 20 de marzo el depósito tiene dos lotes.
Con FIFO sale primero el lote A, porque entró antes. Sus 400 unidades tardan 20 días en salir, hasta el 8 de abril.
El lote B recién sale a la venta el 9 de abril y vence el 10. En dos días salen 40 unidades y 260 vencen en el estante.
Con FEFO sale primero el lote B, porque vence antes. Sus 300 unidades salen en 15 días, entre el 20 de marzo y el 3 de abril.
El lote A arranca el 4 de abril, se agota el 23 y vence recién en septiembre: pérdida cero.
A USD 4 por unidad, la regla equivocada cuesta USD 1.040 en un solo producto.
Consejo: revisemos hoy un estante y comparemos el vencimiento del lote de adelante con el del de atrás. Si el de atrás vence antes, ya sabemos qué regla falta.
El circuito es una cadena de cinco eslabones: recepción, ubicación, picking, bloqueo y venta. Si uno se corta, la trazabilidad se pierde ahí.
Cada eslabón tiene un registro obligatorio y una persona responsable.
En la recepción de mercadería el dato se carga barato. El campo es obligatorio: sin lote y sin fecha, la recepción no se confirma.
La etiqueta con código de barras del lote acelera la carga y elimina los errores de tipeo.
Cada lote va a su propia ubicación o, al menos, a una posición identificada del estante. Mezclar lotes en el mismo cajón obliga a leer etiqueta por etiqueta en cada picking.
Esa separación también cambia el conteo: con lote de por medio, el inventario físico se cuenta por lote y no por producto.
El sistema le indica al operario qué lote sacar y de qué ubicación, según FEFO. El operario no decide: confirma.
Un lote vencido o retenido por calidad pasa a estado bloqueado: sigue en el depósito, pero desaparece del stock disponible.
El lote se graba en la línea de la factura o del remito, junto al producto y la cantidad. Es el único registro que ata un lote a un cliente con nombre.
Sin ese dato en la salida sabemos qué lote entró, pero no a qué cliente salió. Qué dato lleva cada documento del circuito está en nuestra guía sobre remito, factura y orden de compra.
En EGA Futura Inventory, el stock, las ubicaciones y los documentos comparten una sola base de datos: el lote de la recepción es el mismo del remito.
Consejo: elijamos un lote de la semana pasada y sigamos su rastro hasta la última venta. El eslabón donde lo perdemos es el primero que hay que arreglar.
Compara los planes de EGA Futura ERP en la página de precios.
Lo que hacemos depende de cuántos días faltan: a 90 días se negocia, a 60 se promociona y a 30 se retira de la venta normal.
Las ventanas se ajustan según la vida útil del rubro, pero la lógica no cambia.
| Ventana | Qué revisamos | Acción | Responsable |
|---|---|---|---|
| 90 días | Si el lote se vende antes de vencer al ritmo actual | Negociar devolución o canje con el proveedor | Compras |
| 60 días | Qué cantidad no va a salir sola | Promoción, oferta a clientes grandes o precio especial | Ventas |
| 30 días | Qué queda sin destino | Retirar de la venta normal; donar si el rubro lo permite o dar de baja con acta | Depósito y calidad |
| Vencido | Que el lote esté bloqueado | Baja con documento firmado y motivo | Depósito |
Para lácteos o panificados, las ventanas se miden en días. Para agroinsumos o cosmética, que duran años, pueden subir a 180, 120 y 60.
La devolución al proveedor solo funciona si quedó pactada al comprar: la condición de canje se negocia antes del primer pedido.
La alerta por email reemplaza la recorrida con planilla: cada lunes llega la lista de lotes de cada ventana, con cantidad y valor.
Un panel de vencimientos ordenado por fecha muestra cuánto stock hay en cada ventana y cuánto vale.
Consejo: armemos hoy una lista con tres columnas: lote, vencimiento y días que faltan. Ordenada de menor a mayor, ya es la primera alerta.
Un simulacro de recall consiste en elegir un lote al azar y medir cuánto tardamos en decir a qué clientes se lo vendimos. En nuestra experiencia de más de 30 años implementando software de gestión, la meta razonable es media hora.
Con planillas sueltas, la misma consulta lleva días.
El ejercicio se hace sin aviso, con cronómetro y con la persona que atendería un recall real.
Si el lote quedó repartido entre sucursales, el paso 3 se multiplica: cada depósito confirma su parte, como explicamos en la guía de control de stock multisucursal.
Caso ilustrativo: del lote 4471 ingresaron 500 unidades. Quedan 120 en stock, se vendieron 370 en seis remitos y se dieron de baja 10 por rotura.
La verificación es directa: 120 más 370 más 10 da 500, y el circuito cierra. Si diera 480, faltarían 20 unidades sin explicación.
Los tres se calculan con datos que ya están en el sistema y se revisan cada mes.
Caso ilustrativo: con un stock valuado en USD 120.000, de los cuales USD 9.000 vencen en menos de 60 días, el indicador da 7,5%. Si el mes anterior daba 4%, algo cambió en compras o en rotación.
Consejo: hagamos el primer simulacro esta semana con un solo lote y sin avisar. El tiempo que dé es la línea de base para mejorar.
Los errores más frecuentes tienen una causa común: el dato se carga una sola vez, en la recepción, y nadie lo vuelve a tocar.
Nacen en la configuración del sistema y se corrigen una sola vez, para siempre.
Son los que nacen en el depósito y se corrigen con rutina, no con software.
Las exigencias de trazabilidad regulatoria cambian por país y rubro: la autoridad sanitaria fija qué datos conservar y por cuánto tiempo. Farmacia y alimentos tienen las reglas más estrictas.
Esta guía describe la base operativa común; la letra chica la confirma el asesor regulatorio de tu empresa.
Consejo: revisemos hoy cómo está definido el campo vencimiento en el sistema de tu empresa. Si es texto libre, ese es el primer arreglo: todo lo demás depende de ordenar por fecha.
En más de 30 años implementando software de gestión en empresas medianas, vimos que la trazabilidad se adopta casi siempre por obligación. La dispara una auditoría, un cliente grande que la exige o el primer lote que hubo que retirar.
El patrón que más se repite: el lote se carga en la recepción con disciplina y se pierde en la venta, porque el vendedor tiene apuro. La empresa cree que tiene trazabilidad hasta el día en que necesita la lista de clientes de un lote y comprueba que no existe.
Lo que funciona es cerrar el circuito completo en el mismo sistema, aunque sea para pocos productos. Cuando el simulacro baja de días a minutos, la trazabilidad deja de ser un costo.
Ahí cambia la conversación comercial: una cadena de supermercados, un laboratorio o un exportador auditan al proveedor antes de comprarle.
Decir en minutos a qué clientes se les vendió un lote es lo que abre esa puerta.
Por eso, cuando una empresa nos consulta por lotes, sugerimos hacer el simulacro con el sistema actual antes de cambiar nada. El resultado ordena las prioridades mejor que cualquier lista de funciones.
Agenda una demo de EGA Futura ERP para ver el circuito de lotes con los productos de tu empresa. Dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Las dudas que más se repiten cuando una empresa arranca a trabajar con lotes.
El lote identifica un grupo de unidades con el mismo origen y vencimiento; el número de serie, una unidad única. El lote sirve para productos que vencen; la serie, para bienes con garantía o servicio técnico.
Para productos con vencimiento conviene FEFO, que saca primero el lote que vence antes. FIFO ordena por fecha de ingreso y solo sirve cuando el producto no vence.
Como mínimo, el número de lote, la fecha de vencimiento, el proveedor, la fecha de ingreso, la cantidad y la ubicación. En cada venta se agrega el cliente y el documento que respalda la salida.
Una vez por trimestre alcanza para una empresa mediana, y siempre después de un cambio de sistema o de personal. El objetivo es que la lista de clientes de cualquier lote salga en minutos.
Se bloquea en el sistema para que ninguna venta pueda tomarlo y se da de baja con un documento que registre cantidad, motivo y responsable. Si el rubro lo permite, antes se evalúa la devolución al proveedor o la donación.
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