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La recepción de mercadería es el momento en que lo pedido a un proveedor llega físicamente y alguien lo deja registrado.
Parece un trámite de depósito, pero en realidad es el punto donde una promesa se convierte en un hecho económico.
Antes de recibir hay una expectativa; después de recibir hay existencias reales y una deuda legítima.
El circuito de compras se sostiene sobre tres documentos que tienen que coincidir entre sí.
La Orden de compra dice qué se pidió y a qué precio.
La recepción dice qué llegó de verdad.
La factura del proveedor dice qué se pretende cobrar.
Cuando los tres coinciden, la factura se paga sin discusión.
Cuando no coinciden, la recepción es la prueba que define quién tiene razón.
Que un bulto entre por la puerta no significa que la empresa ya lo dio por bueno.
Entre una cosa y la otra suele haber un control: contar, pesar, medir o probar.
Separar esos dos momentos evita el error más caro del depósito, que es dar por buena una entrega que después resulta incompleta o defectuosa.
Por eso muchas empresas registran primero la llegada y recién después la aceptación formal.
Hay cuatro diferencias típicas y conviene tratarlas distinto.
La entrega parcial deja el pedido abierto a la espera del resto.
La entrega excedente obliga a decidir si se acepta o se devuelve.
La mercadería dañada dispara una devolución o una nota de crédito.
Y la entrega de algo distinto a lo pedido, que es la que más ensucia el inventario si nadie la marca.
La entrega suele venir con un documento del proveedor que enumera lo despachado.
Según el país ese papel se llama remito, guía de despacho, albarán o nota de entrega.
Puede sumarse además un packing list con el detalle bulto por bulto.
Lo que exige cada legislación en materia de documentación de traslado varía por país, así que el nombre y el formato cambian aunque la función sea la misma.
La recepción tiene dos consecuencias simultáneas y es útil verlas por separado.
Del lado físico, incrementa el stock de almacén y habilita a usar o vender lo recibido.
Del lado económico, convierte el compromiso en una obligación de pago aunque la factura llegue varios días después.
Ese desfase entre mercadería recibida y factura pendiente es normal y conviene tenerlo medido.
No todo lo que se recibe entra al depósito.
Lo que se compra para consumir se entrega directo al área que lo pidió y se comporta como un gasto.
Lo que se compra para reponer existencias engrosa el inventario y sigue siendo un activo hasta que se venda o se use.
En el ERP de EGA Futura la recepción tiene un objeto propio, cuya etiqueta en la interfaz es Recepción de compra.
Cada registro identifica al Proveedor, lleva un Total en la moneda del registro y admite una Descripción de texto largo.
Este objeto guarda dos fechas distintas y esa es su decisión de diseño más interesante.
Fecha de Recepción de compra es la fecha propia de la recepción.
Fecha informada de recepción es la que declara la contraparte.
Tenerlas separadas permite detectar el caso clásico en que el remito dice un día y el depósito registra otro.
Esa diferencia importa cuando la entrega cae cerca del cierre de un período contable.
El campo Estado recorre cuatro valores en este orden: Pre-registro, Registrado, Control de calidad y Recibido.
Pre-registro sirve para anunciar una entrega antes de que llegue.
Registrado marca que ya llegó y quedó anotada.
Control de calidad es la etapa de revisión, y es la que separa recibir de aceptar.
Recibido cierra el ciclo y da la entrega por buena.
El campo Propósito ofrece dos valores: Consumo y Reabastecimiento de inventario.
Esa única lista resuelve el destino de lo recibido y, con él, su tratamiento posterior.
La recepción es el segundo de los tres documentos de compras del ERP.
Arriba está la Orden de compra, que registra qué se pidió.
Abajo está la Factura de compra, que guarda el número de comprobante del proveedor y su propio estado entre Borrador, Recibida y Pagada.
Los tres comparten el Proveedor y el Total, que son los dos datos sobre los que se hace el cotejo.
El remito es el documento que emite el proveedor para acompañar el traslado.
La recepción es el registro que hace la empresa que recibe, y puede no coincidir con el remito.
Justamente esa posible diferencia es la razón por la que conviene registrar las dos cosas.
Sí, y para eso existe la etapa de pre-registro.
Anticipar la entrega le permite al depósito preparar espacio y al área de compras saber qué está en camino.
Se registra lo que efectivamente llegó, no lo que se había pedido.
Esa es la regla que mantiene el inventario fiel a la realidad física, y deja el faltante visible como diferencia contra la orden.
La obligación económica nace con la entrega aceptada, aunque la factura llegue después.
Por eso muchas empresas miden aparte la mercadería recibida sin facturar, que es deuda real que el libro de compras no refleja.
El nombre de API del objeto es EGAFutura__Recepcion_compra__c y su etiqueta es Recepción de compra.
Los dos objetos con los que forma el cotejo de tres puntas son EGAFutura__Purchase_Order__c y EGAFutura__Purchase_Invoice__c.
Las dos fechas son EGAFutura__Fecha_Recepcion_compra__c y EGAFutura__Fecha_informada_recepcion__c, ambas de tipo Date.
Conviene decidir cuál de las dos gobierna los informes antes de construirlos, porque los totales por mes cambian según cuál se elija.
El proveedor es EGAFutura__Proveedor__c, un Lookup hacia EGAFutura__Supplier__c.
El importe es EGAFutura__Total__c, de tipo Currency con dos decimales.
El texto largo es EGAFutura__Descripcion__c y el identificador auxiliar es EGAFutura__EGA_Futura_ID__c.
Las dos listas de este objeto almacenan exactamente el texto que muestran.
EGAFutura__Estado__c almacena Pre-registro, Registrado, Control de calidad y Recibido.
EGAFutura__Proposito__c almacena Consumo y Reabastecimiento de inventario.
Ninguna de las dos tiene valor por omisión, así que una creación por API llega con el campo vacío si no se lo informa.
En EGAFutura__Purchase_Invoice__c el número del comprobante del proveedor vive en EGAFutura__SupplierDocumentNumber__c, un texto de 255 caracteres.
Su lista EGAFutura__Status__c almacena Borrador, Recibida y Pagada, con Borrador por omisión.