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Un entrenamiento es una colección de conocimiento organizada y ordenada dentro del EGA Futura. Este entrenamiento puede estar compuesto por artículos de conocimiento, contenido externo y archivos alojados dentro del sistema. Un entrenamiento de empleado, es una capacitación puntual impartida a cada recurso humano, con el registro de su avance y progreso a través del tiempo.
EGA Futura People es la aplicación de gestión de recursos humanos de la plataforma EGA Futura y entre sus tantas prestaciones nos da la posibilidad de administrar entrenamientos. Un entrenamiento principalmente es una capacitación que vamos a definir dentro del sistema.
Una vez que creamos esa capacitación dentro del sistema, podemos ir vinculando todo el material de entrenamiento, todo el material de capacitación, utilizando archivos y utilizando artículos de conocimiento almacenados dentro del sistema.
La diferencia principal entre utilizar artículos de conocimiento dentro de EGA Futura, y archivos es que los artículos de conocimiento residen en formato texto dentro de la base de datos del sistema y se pueden administrar de una manera más granular, más específica.
Todo el texto de esos artículos de conocimiento están en la base de datos de EGA Futura. Obviamente con todos los niveles de acceso que queramos especificar a nivel usuario: Que usuarios pueden modificar, que usuarios pueden leer, mientras que los archivos se van a almacenar dentro del servidor de EGA Futura, pero van a ser más estáticos porque no van a poder ser modificados.
Una vez que tenemos creado el entrenamiento, en donde el entrenamiento sería el conjunto de conocimiento, el conjunto de materiales con el cual vamos a entrenar a cada empleado, tenemos los entrenamientos propiamente dichos en donde dentro de cada entrenamiento vamos a ir tracketeando, vamos a ir administrando el avance de la capacitación de cada empleado.
Los entrenamientos nos sirven para consolidar en un único lugar todo el material de estudio, todo el material de capacitación, todo el material de entrenamiento, mientras que los entrenamientos de empleado nos permiten monitorear el avance específico de esa capacitación, recurso humano por recurso humano.
El hub de Administración de personal y Recursos Humanos ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Recursos Humanos: Aprovecha las Fortalezas de cada Persona y construye el Equipo Perfecto vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura People muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Recruit lo muestra desde otra parte del sistema.
En EGA Futura ERP la capacitación se guarda en dos objetos distintos, y entender por qué son dos es lo que hace fácil todo lo demás.
El objeto Entrenamiento es el catálogo, o sea que describe el curso en sí, sin importar quién lo tome.
Ahí se cargan su descripción, su duración prevista en horas, su costo estándar, el enlace al contenido externo y el Área funcional a la que pertenece.
Dos campos del catálogo mandan sobre la política de capacitación de tu empresa.
La casilla Obligatorio declara que ese curso lo tiene que hacer quien corresponda, y la Vigencia en meses declara cuánto tiempo vale una vez aprobado.
Los dos viven en el catálogo porque son propiedades del curso, no del caso de cada persona.
El objeto Entrenamiento del Empleado es la asignación, y cada registro cuelga del legajo de un Empleado.
Nace en estado Pendiente, pasa a En progreso mientras la persona cursa y termina en Completado con su fecha.
Además guarda quién fue el Instructor, cuántas horas se cursaron de verdad, cuánto costó ese caso puntual y los comentarios de la cursada.
La gracia del modelo aparece cuando se comparan el plan y el hecho.
El costo estándar del catálogo contra el costo de la asignación muestra cuánto se desvió el presupuesto de capacitación.
La duración prevista contra las horas cursadas muestra si el curso se dicta como se planeó.
Y la vigencia en meses del catálogo alimenta la fecha de vencimiento de cada asignación, que la Plataforma calcula sola.
Ese último par es el que sostiene el control de las capacitaciones que caducan, porque nos deja ver de un vistazo quién tiene que volver a certificar.
Estas son las dudas que aparecen apenas se empieza a cargar capacitaciones, y casi todas se contestan con la misma idea: una cosa es el curso y otra es la cursada de una persona.
El Entrenamiento es el curso, definido una sola vez y reutilizable para toda la organización.
El Entrenamiento del Empleado es la asignación de ese curso a un Empleado concreto, con su estado, sus horas y su fecha.
La prueba está en los campos, porque el catálogo describe el contenido y la asignación describe lo que le pasó a alguien.
En el catálogo, con la casilla Obligatorio del Entrenamiento.
Va ahí porque la obligatoriedad es una propiedad del curso y no del caso de cada persona, así que se define una vez y vale para todas las asignaciones.
El catálogo guarda la Vigencia en meses y cada asignación muestra su fecha de vencimiento.
Esa fecha la calcula la Plataforma, así que no se escribe a mano y se mantiene coherente con la fecha en que la persona completó el curso.
Porque son dos costos distintos y sirve tenerlos separados.
El costo estándar es lo que tu empresa espera gastar cada vez que alguien hace ese curso, y el costo de la asignación es lo que salió esa vez.
Comparar los dos es lo que permite explicar un desvío del presupuesto de capacitación.
En Pendiente, que es el valor por defecto.
Después recorre En progreso y Completado, y ese recorrido es lo que permite ver el avance de un plan de capacitación sin preguntarle a nadie.
Sí, y para eso está el campo Instructor de la asignación, que guarda el nombre de quien lo dictó.
El material de ese curso se enlaza desde el catálogo, con su campo de contenido externo, y el conocimiento propio de tu empresa se sigue escribiendo como artículo de conocimiento.
Esta sección es para quien escribe requerimientos de capacitación o trabaja sobre la Org, y necesita los nombres de API exactos.
Son dos objetos, y EGAFutura__Entrenamiento__c guarda el catálogo del curso mientras que EGAFutura__Empleado_Entrenamiento__c guarda la asignación a una persona.
Todo lo que describe el curso vive acá, y ningún campo depende de quién lo cursa.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Text | Etiqueta Entrenamiento. Es el nombre del curso |
| EGAFutura__Descripcion__c | Long Text Area(32768) | El detalle del contenido |
| EGAFutura__Area_funcional__c | Lookup a EGAFutura__Area_funcional__c | El área a la que pertenece el curso |
| EGAFutura__DurationHours__c | Number(4, 1) | Duración prevista, con un decimal |
| EGAFutura__StandardCost__c | Currency(16, 2) | Costo estándar del curso |
| EGAFutura__ValidityMonths__c | Number(3, 0) | Vigencia en meses de la aprobación |
| EGAFutura__IsObligatorio__c | Checkbox | Declara el curso como obligatorio |
| EGAFutura__IsDiscontinued__c | Checkbox | Marca del ciclo de vida del curso |
| EGAFutura__Link_contenido_externo__c | URL(255) | Enlace al material alojado fuera de la Org |
| EGAFutura__HFFT_Entrenamiento__c | Formula (Text) | Campo calculado, de solo lectura |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Auto Number | Identificador correlativo |
Acá vive lo que le pasó a una persona con un curso, y las dos relaciones de arriba son obligatorias.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Text | Etiqueta Nombre del Entrenamiento |
| EGAFutura__Empleado__c | Master-Detail obligatorio a EGAFutura__Empleado__c | Cada asignación es hija del legajo de una persona |
| EGAFutura__Entrenamiento__c | Lookup obligatorio a EGAFutura__Entrenamiento__c | El curso del catálogo que se asignó |
| EGAFutura__Estado__c | Lista de selección obligatoria | Valor por defecto Pendiente |
| EGAFutura__Completado__c | Date | La fecha en que la persona terminó el curso |
| EGAFutura__ExpirationDate__c | Formula (Date) | Fecha de vencimiento calculada, de solo lectura |
| EGAFutura__Horas__c | Number(8, 0) | Horas efectivamente cursadas |
| EGAFutura__Costo__c | Currency(16, 2) | Costo real de esa cursada |
| EGAFutura__Instructor__c | Text(120) | Quién dictó el curso, como texto |
| EGAFutura__Comentarios__c | Text Area(255) | Notas de la cursada |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Auto Number | Identificador correlativo |
La etiqueta y el valor almacenado coinciden en los tres, así que un filtro escrito con la etiqueta funciona.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Pendiente | Pendiente |
| En progreso | En progreso |
| Completado | Completado |
La forma más rápida de saber cuál de los dos objetos toca un requerimiento es mirar las relaciones.
El catálogo se describe a sí mismo y por eso se reutiliza sin límite, mientras que la asignación depende de dos registros a la vez.
Su único Lookup opcional lo clasifica por Área funcional, que es el corte natural para informes de capacitación por área.
Que la relación con el legajo sea Master-Detail tiene tres efectos, porque la asignación hereda la seguridad del Empleado, se borra junto con él y nunca queda sin dueño.
Que la relación con el curso sea Lookup obligatorio significa otra cosa.
La asignación exige un curso al crearse, pero el curso vive por su cuenta y sobrevive a las asignaciones que lo usaron.
Hay dos campos calculados y conviene tratarlos como tales desde el pedido.
ExpirationDate__c es una fórmula de fecha, así que es de solo lectura y se recalcula sola cuando cambian los datos que la alimentan.
Un requerimiento que pida escribir a mano una fecha de vencimiento distinta está pidiendo, en realidad, revisar la vigencia en meses del curso en el catálogo.
Lo mismo vale para HFFT_Entrenamiento__c, que es una fórmula de texto del catálogo.
Por último, dos pares de campos con nombre parecido viven en objetos distintos, y confundirlos rompe cualquier informe.
StandardCost__c y DurationHours__c son del catálogo, mientras que Costo__c y Horas__c son de la asignación.
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