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El trabajo de un día se compone de cosas muy pequeñas.
Una llamada que se hizo, un correo que se mandó, una reunión que quedó agendada, un pendiente que se anotó.
Ninguna vale demasiado por separado, pero juntas y vinculadas al cliente correcto forman el historial que sostiene la relación.
Las Acciones de productividad son la forma de dejar registro de cada una desde el propio registro que se está consultando.
Anotar una llamada en una libreta aparte es rápido y le sirve a una sola persona.
Deja de servir cuando alguien más atiende a ese cliente o cuando pasan seis meses.
Registrarla dentro del registro hace que la próxima persona que abra esa ficha vea todo lo que ya pasó.
Ese es el punto entero: convertir memoria personal en memoria de la empresa.
La Tarea sirve para lo que hay que hacer, con su asunto y su fecha de vencimiento.
El Evento sirve para lo que ocupa un rato del día, con hora de inicio y de fin, y va a parar al Calendario.
El registro de llamada sirve para dejar por escrito qué se habló, y se completa apenas termina la conversación.
El correo electrónico se escribe y se envía desde el mismo lugar, de modo que el mensaje queda archivado junto al registro.
Las acciones se separan solas en dos grupos según su estado.
Lo que está por venir aparece como próximo y lo que ya ocurrió baja al historial.
Esa división evita que un pendiente quede escondido entre cien cosas ya hechas.
También permite ver de un vistazo si una cuenta tiene algo agendado o quedó sin próximo paso.
Los eventos se ordenan en el Calendario, con su fecha, su duración y sus participantes.
Las tareas se agrupan en una lista propia que se puede mirar como tabla o como Kanban.
Las llamadas y los correos quedan en la Cronología de actividad del registro.
Todo eso ocurre solo, porque la acción ya nació vinculada al registro correcto.
Cuando el trabajo diario queda registrado, deja de ser invisible.
Un Informe puede mostrar cuántas llamadas se hicieron por cliente o cuántas tareas quedaron vencidas.
Un Panel de información convierte eso en una lectura de equipo y no de persona.
Registrar no es burocracia: es la única forma de que el esfuerzo comercial se pueda gestionar.
El hub de Calendarios, tareas y actividades ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En La Clave para Desbloquear el Potencial Humano y crear Desempeño y Logros inspirados vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura 365 muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Activos lo muestra desde otra parte del sistema.
Dentro de la Plataforma viven en el componente de Actividad, que aparece dentro de la Página de registro.
Ese componente muestra cuatro solapas, una por acción: Evento, Tarea, Registrar una llamada y Correo electrónico.
El componente está disponible en objetos muy distintos, desde una Cuenta hasta una Tarea de proyecto.
Sea cual sea el objeto, la acción queda relacionada con el registro desde el que se creó.
Un Evento pide fecha y hora de inicio y de finalización, y admite marcarse como evento de todo el día.
Una Tarea pide un asunto y una fecha de vencimiento, que es lo que después permite ordenarla por prioridad.
El registro de llamada se completa con los comentarios de la conversación y la persona involucrada.
El correo electrónico se redacta en esa misma solapa y se envía sin abrir otra herramienta.
Todas las tareas creadas se reúnen en una lista propia, independiente del registro donde nacieron.
Esa lista se puede ver como tabla, como Vista dividida o como tablero Kanban.
En el tablero, cada tarjeta se arrastra entre las columnas de estado: sin empezar, en progreso y completada.
Centralizar así el pendiente es lo que evita recorrer registro por registro para saber qué falta.
Dentro de cada registro, debajo del componente de Actividad, la Cronología ordena todo por fecha.
Arriba quedan las actividades próximas y abajo el historial de lo cumplido.
El historial se agrupa por período, con separaciones como este mes y el mes pasado.
Esa lectura cronológica es la foto completa de la relación con ese cliente o ese proyecto.
Estas preguntas explican cuáles son las cuatro acciones, dónde queda guardado lo que registramos y qué distingue una Tarea de un Evento.
Son Tarea, Evento, registro de llamada y correo electrónico.
Las cuatro se cargan desde solapas del mismo componente, dentro de la Página de registro.
Esa cercanía importa porque cuanto menos cuesta registrar algo, más gente lo registra.
Cada acción queda vinculada al registro desde el que se creó y aparece en su Cronología de actividad.
Además, los eventos se agendan en el Calendario y las tareas se suman a la lista de tareas.
Un mismo dato se ve desde el cliente y desde la agenda propia, sin duplicarse.
Sí, desde la solapa de correo del componente de Actividad.
El mensaje se redacta, se envía y queda archivado junto al registro.
De ese modo la conversación con el cliente deja de vivir en la casilla personal de alguien.
La Tarea es algo por hacer y se organiza por fecha de vencimiento y prioridad.
El Evento ocupa un bloque de tiempo, con hora de inicio y de fin, y por eso va al Calendario.
Dicho corto: la tarea responde qué hay que hacer y el evento responde cuándo hay que estar.
Las cuatro acciones se apoyan en dos objetos estándar: Task y Event.
Las tareas, las llamadas y los correos se guardan como registros de Task, diferenciados por el campo TaskSubtype.
Los eventos se guardan en Event, con su propio campo EventSubtype.
Esa unificación explica por qué un Informe de actividades puede cruzar tareas, llamadas y correos en la misma consulta.
El campo WhatId, etiquetado Related To, es el que relaciona la actividad con el registro de negocio.
Acepta más de sesenta tipos de registro distintos, entre ellos Cuenta, Oportunidad, Factura, Proveedor, Gasto, Ticket de servicio, Candidato, Vacante y Tarea de proyecto.
El campo WhoId, etiquetado Name, apunta a la persona y admite Contacto o Candidato potencial.
Esa doble referencia es la que permite responder con quién se habló y sobre qué negocio se habló.
Status y Priority son obligatorios y ambos son listas de selección.
ActivityDate lleva la etiqueta Due Date y OwnerId lleva la etiqueta Assigned To, apuntando a Usuario, Calendario o Grupo.
Description es un área de texto largo de treinta y dos mil caracteres y guarda los comentarios de la gestión.
Para las llamadas hay dos campos específicos: CallType y CallDurationInSeconds.
StartDateTime y EndDateTime definen el bloque de tiempo, y DurationInMinutes guarda su extensión en minutos.
IsAllDayEvent es una casilla obligatoria que convierte al evento en uno de jornada completa.
Location es texto de doscientos cincuenta y cinco caracteres y ShowAs define cómo se muestra la disponibilidad.
Los dos objetos comparten IsReminderSet, la casilla que dispara el recordatorio.
En este vídeo vamos a aprender qué son las actividades en EGA Futura también llamadas acciones de productividad.
Las actividades o acciones de productividad, son aquellas tareas que vamos realizando durante el día de trabajo relacionada con registros y con proyectos, todo lo que nos vamos agendando como pendiente o como cumplido tiene que ser registrado en la plataforma para poder tener de forma ordenada todo el trabajo que fuimos cumpliendo y el trabajo que tenemos por cumplir.
Entonces encontramos las acciones de productividad en el componente actividad, dentro de los registros.
En este caso estamos en la aplicación EGA Futura Project, en el objeto tareas de proyecto y específicamente dentro de una tarea de proyecto.
Esto es un registro de la plataforma tipo tarea de proyecto.
Dentro del registro, vamos al componente actividad, y encontramos cuatro pestañas que nos permiten registrar las acciones de productividad.
Son 4 acciones:
Evento,
Tarea,
Llamado telefónico o contacto con una persona, y
Correo electrónico.
Estas cuatro actividades se pueden registrar desde dentro de un registro y queda relacionadas con éste y a su vez ordenadas en un sector específico de la plataforma según cada tipo de tarea.
Para registrar un nuevo evento, completamos todos los campos que no son requeridos con la característica de que un evento tiene una fecha y hora de inicio y una fecha y hora de finalización, pudiendo ser también un evento de todo el día y cuando lo guardamos queda registrado en el calendario de la plataforma.
Otra de las actividades es registrar una tarea.
La tarea tiene un asunto y una fecha de vencimiento que nos va a poder ayudar a administrar las tareas según su prioridad y también cuando guardemos la tarea va a quedar registrada en una lista de tareas que nos va a permitir clasificar a las tareas según su prioridad, y según todos los criterios que nos permiten las vistas de lista.
Registrar una llamada nos da la posibilidad de anotar todos los comentarios que surgieron de ese contacto con esa persona relacionarlo con un contacto con un registro y cuando lo guardamos queda almacenado cronológicamente en la cronología de actividad, que forma parte del registro donde estoy trabajando.
Un correo electrónico puede ser enviado directamente desde el componente de actividades, completando todos los campos que son necesarios presionamos el botón enviar y se manda directamente el correo electrónico desde adentro de un registro.
Para tener una idea sobre el lugar donde quedan registrados los eventos, vamos a ver el calendario.
El calendario tiene de forma ordenada registrado cada uno de los eventos con la posibilidad de elegir cualquiera de los eventos, modificarlo directamente desde el calendario, eliminarlo, ver todos sus detalles y también la posibilidad de crear un nuevo evento desde el calendario.
El calendario tiene mucha funcionalidad, la posibilidad de ser visualizado de diferentes maneras, la posibilidad de administrar nuevos calendarios que correspondan a otros usuarios.
También en conjunto con nuestro calendario, también podemos compartir el calendario, y otra funcionalidad que vamos a explicar en el vídeo dedicado a calendario.
Como habíamos indicado, otra de las actividades: tarea, una vez que las vamos registrando van a quedar ordenadas en una lista de tareas, y es lo que vamos a ver a continuación.
Una lista de tareas, puede ser visualizada como un tablero kanban con los estados de la tarea si está sin empezar, en progreso o completadas.
El tablero kanban son tarjetas que pinchando y arrastrando pueden ser cambiadas de estado y puede ser visualizada también la lista de tareas como una tabla o como una vista dividida.
La ventaja de la lista de tareas es que nos permite centralizar en una sola vista todas las tareas pendientes y cumplidas, u ordenadas según el criterio que necesitemos para gestionar mejor nuestro trabajo de cada día.
Por último, todas las tareas se ordenan dentro del registro en la cronología de actividad.
Todas las acciones de productividad vamos a encontrarlas debajo del componente actividad del registro ordenada cronológicamente cada una de las actividades que fuimos realizando y que tenemos pendientes clasificadas en categorías próximas y vencidas en el mes, y el mes pasado.
Las acciones de productividad, es el registro de las actividades en la plataforma.
En este vídeo vamos a aprender qué son las actividades en EGA Futura también llamadas acciones de productividad.
Las actividades o acciones de productividad, son aquellas tareas que vamos realizando durante el día de trabajo relacionada con registros y con proyectos, todo lo que nos vamos agendando como pendiente o como cumplido tiene que ser registrado en la plataforma para poder tener de forma ordenada todo el trabajo que fuimos cumpliendo y el trabajo que tenemos por cumplir.
Entonces encontramos las acciones de productividad en el componente actividad, dentro de los registros.
En este caso estamos en la aplicación EGA Futura Project, en el objeto tareas de proyecto y específicamente dentro de una tarea de proyecto.
Esto es un registro de la plataforma tipo tarea de proyecto.
Dentro del registro, vamos al componente actividad, y encontramos cuatro pestañas que nos permiten registrar las acciones de productividad.
Son 4 acciones:
Evento,
Tarea,
Llamado telefónico o contacto con una persona, y
Correo electrónico.
Estas cuatro actividades se pueden registrar desde dentro de un registro y queda relacionadas con éste y a su vez ordenadas en un sector específico de la plataforma según cada tipo de tarea.
Para registrar un nuevo evento, completamos todos los campos que no son requeridos con la característica de que un evento tiene una fecha y hora de inicio y una fecha y hora de finalización, pudiendo ser también un evento de todo el día y cuando lo guardamos queda registrado en el calendario de la plataforma.
Otra de las actividades es registrar una tarea.
La tarea tiene un asunto y una fecha de vencimiento que nos va a poder ayudar a administrar las tareas según su prioridad y también cuando guardemos la tarea va a quedar registrada en una lista de tareas que nos va a permitir clasificar a las tareas según su prioridad, y según todos los criterios que nos permiten las vistas de lista.
Registrar una llamada nos da la posibilidad de anotar todos los comentarios que surgieron de ese contacto con esa persona relacionarlo con un contacto con un registro y cuando lo guardamos queda almacenado cronológicamente en la cronología de actividad, que forma parte del registro donde estoy trabajando.
Un correo electrónico puede ser enviado directamente desde el componente de actividades, completando todos los campos que son necesarios presionamos el botón enviar y se manda directamente el correo electrónico desde adentro de un registro.
Para tener una idea sobre el lugar donde quedan registrados los eventos, vamos a ver el calendario.
El calendario tiene de forma ordenada registrado cada uno de los eventos con la posibilidad de elegir cualquiera de los eventos, modificarlo directamente desde el calendario, eliminarlo, ver todos sus detalles y también la posibilidad de crear un nuevo evento desde el calendario.
El calendario tiene mucha funcionalidad, la posibilidad de ser visualizado de diferentes maneras, la posibilidad de administrar nuevos calendarios que correspondan a otros usuarios.
También en conjunto con nuestro calendario, también podemos compartir el calendario, y otra funcionalidad que vamos a explicar en el vídeo dedicado a calendario.
Como habíamos indicado, otra de las actividades: tarea, una vez que las vamos registrando van a quedar ordenadas en una lista de tareas, y es lo que vamos a ver a continuación.
Una lista de tareas, puede ser visualizada como un tablero kanban con los estados de la tarea si está sin empezar, en progreso o completadas.
El tablero kanban son tarjetas que pinchando y arrastrando pueden ser cambiadas de estado y puede ser visualizada también la lista de tareas como una tabla o como una vista dividida.
La ventaja de la lista de tareas es que nos permite centralizar en una sola vista todas las tareas pendientes y cumplidas, u ordenadas según el criterio que necesitemos para gestionar mejor nuestro trabajo de cada día.
Por último, todas las tareas se ordenan dentro del registro en la cronología de actividad.
Todas las acciones de productividad vamos a encontrarlas debajo del componente actividad del registro ordenada cronológicamente cada una de las actividades que fuimos realizando y que tenemos pendientes clasificadas en categorías próximas y vencidas en el mes, y el mes pasado.
Las acciones de productividad, es el registro de las actividades en la plataforma.
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