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La funcionalidad de suscripciones a Informes y Paneles de información en EGA Futura ofrece a los usuarios la posibilidad de recibir información actualizada directamente en la bandeja de entrada de correo electrónico.
Sin necesidad de acceder manualmente cada vez que se quiere consultar un dato clave
Esto resulta especialmente valioso para la toma de decisiones rápidas y eficientes, ya que la información se “empuja” hacia el usuario en lugar de requerir que este la “extraiga”.
Una suscripción es una forma de programar la entrega automática y periódica de los datos almacenados en la Plataforma.
Los Informes son listados o tablas con datos detallados, por ejemplo de gastos, compras, facturas de compra, órdenes de compra, cuentas, contactos o tickets de servicio.
Esos datos se actualizan a medida que se generan nuevos registros o se modifican los existentes.
Un Informe suscrito puede enviarse, por ejemplo, todos los lunes a las 8:00 AM, mostrando la lista de facturas de compra pendientes.
Los Paneles de información (dashboards) son representaciones gráficas y resumidas de múltiples métricas o indicadores, que pueden incluir gráficos circulares, barras, líneas e indicadores numéricos.
Por ejemplo, un Panel de información podría mostrar el gasto semanal en compras, las cuentas con mayor volumen de transacciones o el estado de los tickets de servicio abiertos y resueltos.
Son muchas las razones por las cuales conviene utilizar suscripciones, y a continuación se detallan las principales.
Permite a los usuarios mantenerse informados sin necesidad de ingresar a EGA Futura.
Por ejemplo, un gerente de compras puede suscribirse a un Informe que muestre el total de órdenes de compra aprobadas durante la semana y recibirlo cada viernes, lo que agiliza su trabajo y la toma de decisiones.
Las suscripciones ayudan a no perder de vista la información relevante.
Por ejemplo, un responsable de finanzas puede recibir diariamente un Panel de información con el estado de las facturas de compra pendientes de pago, con lo que ninguna se pasa por alto.
Se puede configurar cada suscripción con la periodicidad que se requiera: diaria, semanal o mensual.
De esta manera, un agente de servicio al cliente puede recibir un reporte semanal de los tickets de servicio que quedaron sin resolver en los últimos 7 días.
En lugar de consultar múltiples Informes manualmente, las suscripciones permiten obtener un solo Panel de información que consolide datos de varios objetos.
Por ejemplo, un Panel único puede mostrar el número de órdenes de compra generadas, el importe total de las facturas de compra pagadas y el número de cuentas nuevas creadas, todo actualizado y notificado automáticamente.
Sin las suscripciones, los usuarios tendrían que ingresar constantemente a EGA Futura para filtrar y ejecutar Informes de forma manual.
Con las suscripciones esa tarea repetitiva desaparece, y libera tiempo para actividades más estratégicas.
Por ejemplo, un responsable de cuentas puede suscribirse a un Informe que le entregue, al inicio de cada mes, la lista de las 20 cuentas con mayor volumen de compras.
Existe un límite estándar en la cantidad de Informes y Paneles de información a los que cada usuario puede suscribirse.
Cada persona suscripta recibe el envío con su propio usuario y necesita acceso al Informe o al Panel de información para poder verlo.
Cuando se alcanza el límite, lo que corresponde es consolidar la información en menos Informes y Paneles, y dar el alta que corresponda a quien no tiene acceso
El hub de Inteligencia de negocios, informes y tableros ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Inteligencia de Negocios para empresas medianas: decidir con Datos sin contratar un Científico vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
Informes y Paneles de la Plataforma muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y Interfaz de la Plataforma EGA Futura lo muestra desde otra parte del sistema.
En EGA Futura ERP, una suscripción bien armada no es la que llega puntual: es la que llega solo cuando hay algo que mirar.
Esa diferencia la hacen las condiciones de envío, que son la parte de la suscripción que menos se aprovecha.
Al suscribirnos elegimos una periodicidad diaria, semanal o mensual, con su día y su hora.
Lo que ocurre a esa hora es que la Plataforma ejecuta el Informe y revisa las condiciones que le pusimos.
Si no le pusimos ninguna, el correo sale siempre, y ese es el envío que la gente termina archivando sin abrir.
Una condición se arma con tres piezas: un agregado, un operador y un valor.
El agregado puede ser el recuento de registros o la suma, el promedio, el máximo o el mínimo de un campo de resumen del Informe.
Sobre ese número se aplican el operador y el valor, y recién ahí la Plataforma decide si manda el correo.
Un Informe de productos por debajo del stock mínimo que se envía solo cuando el recuento de registros es mayor que cero.
Un Informe de facturas vencidas que llega únicamente cuando la suma del saldo supera el importe que la empresa decidió tolerar.
Un Panel de información de ventas del mes que se envía cuando el acumulado queda por debajo del objetivo.
Un correo que llega todos los lunes se vuelve paisaje en tres semanas.
Uno que llega el día que el stock bajó del mínimo se abre siempre, porque su sola llegada ya es la noticia.
Acá reunimos los límites de suscripción que tiene cada usuario, las prácticas que evitan agotarlos y qué hacer cuando ya no queda margen. Casi todo se resuelve consolidando Informes y Paneles de información.
Suscripciones a Informes:
Por defecto, cada usuario puede suscribirse hasta a 5 Informes.
Esto significa que un solo usuario no puede superar esa cantidad de Informes sobre los cuales pidió ser notificado automáticamente por correo electrónico.
Suscripciones a Paneles de información (dashboards):
Por defecto, cada usuario puede suscribirse hasta a 5 Paneles de información.
Ese límite acota el número de tableros visuales que el usuario recibe de forma periódica sin necesidad de ingresar a EGA Futura para consultarlos.
El límite de suscripciones es un valor estándar de la Plataforma y se aplica por usuario.
La forma prevista de trabajar dentro de ese margen es consolidar la información en menos Informes y Paneles de información.
La suscripción a un Informe o a un Panel de información envía su resultado por correo electrónico con la frecuencia elegida.
Así el usuario no tiene que acceder manualmente a la aplicación para revisar los datos actualizados, y la información llega “empujada” en lugar de tener que ser “extraída”.
La suscripción cumple con los siguientes objetivos:
Estas son algunas de las recomendaciones que conviene implementar.
Conviene suscribirse solo a aquellos que realmente aportan valor.
De esa forma se evita la sobrecarga de notificaciones y el ruido que genera.
En lugar de suscribirse a múltiples Informes separados, se recomienda consolidar la información en Informes conjuntos o resumidos.
Eso reduce la cantidad total de suscripciones necesarias.
Un solo Panel de información puede mostrar varias métricas o Informes subyacentes.
Eso permite tener una visión más global sin suscribirse a varios Paneles por separado.
Conviene revisar las suscripciones cada tres o seis meses y dar de baja las que ya no resultan relevantes.
Estas son las opciones recomendadas para aprovechar mejor las suscripciones disponibles.
Se crean Informes que agrupen múltiples conjuntos de datos en uno solo, por ejemplo Informes combinados.
Al agregar Filtros dinámicos, el mismo Informe sirve para varios propósitos y baja el número total de suscripciones necesarias.
En lugar de tener varios Paneles individuales, conviene crear Paneles más completos con múltiples componentes.
Un Panel de información bien estructurado puede reemplazar a varios Paneles separados.
Un Informe maestro reúne las métricas más relevantes y se actualiza con la frecuencia necesaria.
Eso reduce la necesidad de suscribirse a múltiples Informes secundarios.
Cada persona suscripta recibe el envío con su propio usuario y necesita acceso al Informe o al Panel de información para poder verlo.
Para hacer llegar un resultado puntual a alguien que no está suscripto, se exporta el Informe y se envía el archivo.
Cuando esa persona necesita consultar la información de forma habitual, lo que corresponde es solicitar el alta del usuario y la licencia que le corresponde.
De esta forma se optimiza el uso de las suscripciones y se asegura que la información crítica llegue oportunamente a los usuarios adecuados en EGA Futura.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre la Org o trabaja sobre ella, y necesita pedir una suscripción sin ambigüedad.
La frecuencia nunca se pide sola: cada una arrastra los datos que la completan.
| Frecuencia | Qué se define además | Nota |
|---|---|---|
| Diaria | La hora del envío | Se ejecuta todos los días, incluidos los no laborables |
| Semanal | Los días de la semana y la hora | Admite más de un día en la misma suscripción |
| Mensual | El día del mes o el enésimo día de la semana, y la hora | El enésimo día resuelve casos como el primer lunes de cada mes |
Un requerimiento que trae estas cuatro piezas se construye de una sola vez.
| Pieza | Qué se elige | Nota |
|---|---|---|
| Agregado | Recuento de registros, suma, promedio, máximo o mínimo | Salvo el recuento, todos necesitan un campo de resumen en el Informe |
| Campo de resumen | El campo numérico sobre el que se calcula | Tiene que estar resumido en el Informe antes de poder elegirlo |
| Operador | Mayor que, menor que, igual a o distinto de | Se evalúa contra el resultado del agregado, no contra cada fila |
| Valor | El número contra el que se compara | Es el umbral que dispara el envío |
El envío se genera con el acceso de un usuario determinado, así que el contenido del correo es el que ese usuario ve y no el que vería cada destinatario por su cuenta.
Cada persona suscripta necesita además acceso al Informe o al Panel de información para poder abrirlo desde el correo.
Y conviene revisar el umbral cada tanto: una condición demasiado exigente produce un envío que nunca llega, y eso se nota mucho más tarde que uno que llega de más.
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