Qué es la Memoria contable?

Es el documento que complementa y explica la información de los demás estados financieros, como el estado de situación financiera y el estado de resultados. Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina se lo conoce como notas a los estados financieros, y memoria es el nombre que recibe en España. En él se presentan los logros alcanzados y los puntos de interés del ejercicio. Se entrega junto con el resto de los estados financieros al cierre del ejercicio. Sus datos pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre que sean relevantes para la gestión contable.

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Memoria contable

Qué es la Memoria contable?

Introducción a la Memoria contable

La Memoria contable es el documento que pone en palabras lo que las cifras de los demás estados financieros no alcanzan a explicar por sí solas.

Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina el mismo documento se llama notas a los estados financieros.

Memoria es el nombre que se usa en España, y también circula la forma notas explicativas.

Su carácter es siempre complementario, o sea que no se presenta sola sino junto con el resto de los estados.

Tipos de Memoria contable

La normativa de cada país define el nivel de detalle exigido según el tamaño de la empresa.

En España, por ejemplo, conviven dos modelos.

Ordinaria: la presentan las grandes empresas que, por su alto nivel de negocios, tienen mayores exigencias de información. Su contenido se condensa en 25 notas.
Abreviada: la utilizan las PyME, que no presentan grandes niveles de negocios. Contiene 21 notas y omite el cuadro de financiación.

En otros países la división cambia, y conviene revisar el marco contable vigente donde opera la empresa.

Importancia de la Memoria contable

Su importancia se apoya en cuatro motivos.

El estado de situación financiera y el de resultados, así como el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujo de efectivo, no bastan por sí solos. Por eso la Memoria contable amplía y complementa a esos estados.
Hace mucho más claros y entendibles los datos referentes a la situación patrimonial.
Permite realizar comentarios sobre los distintos instrumentos que se presentan al finalizar el ejercicio económico.
También permite comentar hechos importantes, como metas alcanzadas y participación en inversiones.

Cómo se prepara la Memoria contable

Lo primero que se debe tener en cuenta es que toda la información que contiene está referida al ejercicio económico que acaba de finalizar.

Los datos cuantitativos, además, reflejan también el ejercicio anterior a modo de comparación.

Toda información relevante debe incluirse, junto con el mínimo exigido en cada caso.

Otro elemento a destacar es que hay que prepararla tomando en consideración los demás estados financieros.

Contenido de la Memoria contable

La lista de requerimientos habituales es amplia.

El objeto social y el tipo de actividad comercial que lleva a cabo la compañía.
Dejar constancia expresa del principio de imagen fiel, o de representación fiel según las NIIF.
Indicar cuáles son las normas de registro empleadas.
Detallar la forma en que se obtuvieron los resultados.
Resaltar posibles cambios sobre actividades de inversión.
Reflejar la situación de la compañía en materia tributaria.
Indicar los tipos de financiamiento empleados.
Dar cuenta de lo referente a pagos de personal.
Mostrar resultados de impacto ambiental.
Presentar cuánto se ha gastado y cuánto ha ingresado.
Recursos en divisas.
Cantidad de ventas concretadas.

Cómo seguir con Memoria contable

El hub de Contabilidad empresarial ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Contabilidad de tu empresa mediana: cómo elegir Software Contable sin ser Contador vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.

Y EGA Futura Treasury lo muestra desde otra parte del sistema.

Es el documento que complementa y explica la información de los demás estados financieros, como el estado de situación financiera y el estado de resultados. Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina se lo conoce como notas a los estados financieros, y memoria es el nombre que recibe en España. En él se presentan los logros alcanzados y los puntos de interés del ejercicio. Se entrega junto con el resto de los estados financieros al cierre del ejercicio. Sus datos pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre que sean relevantes para la gestión contable.

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Contabilidad

La Contabilidad es la disciplina que le permite a una empresa reflejar de manera real la actividad económica de su negocio. Se apoya en procedimientos estandarizados que fija un marco normativo: las NIIF son el estándar más extendido en América Latina y España, y conviven con las normas contables locales de cada país. Se diferencia de la simple teneduría de libros en que no se limita a anotar, sino que clasifica, resume e interpreta para que un tercero pueda leer los números sin pedir explicaciones. Su producto final son los estados contables, y de ellos dependen bancos, socios e inspecciones.

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Ciclo contable

El ciclo contable es el conjunto de pasos por medio de los cuales una empresa registra de forma cronológica y fiable todas y cada una de sus transacciones. Esto se hace con el fin de preparar, analizar y elaborar la información financiera que será presentada. Se diferencia del ejercicio contable en que este es el período de tiempo, y el ciclo es la secuencia de trabajo que se recorre dentro de él, del asiento de apertura al de cierre. Saltear un paso no da error en el momento: aparece al cierre, cuando ya no queda margen para rehacerlo.

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Mayor contable

También conocido como libro mayor, es el libro donde se reordenan por cuenta todas las transacciones que el libro diario registró por fecha. Cada cuenta tiene su propio Mayor, con su columna del debe, su columna del haber y su saldo. El saldo es la diferencia entre la suma de una columna y la suma de la otra, y es lo que muestra cuánto tiene esa cuenta en un momento dado. Sin ese reordenamiento las operaciones quedan anotadas, pero no hay forma de conocer el estado de cada cuenta.

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Ajuste contable

Un ajuste contable es un asiento que se hace al cierre de un período para que cada ingreso y cada gasto queden registrados en el ejercicio que realmente les corresponde. No corrige un error de tipeo: corrige un desfase de tiempo entre cuándo se pagó algo y cuándo se consumió. El seguro semestral pagado entero en diciembre es el ejemplo clásico, porque solo un mes de esa cobertura pertenece al año que cierra. Sin ajustes, el balance muestra un diciembre artificialmente malo y un enero artificialmente bueno, y ninguno de los dos refleja lo que pasó de verdad en la empresa.

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Cierre contable

Es el proceso contable en el cual se cierran todas las cuentas de resultado de una empresa y se trasladan dichas cifras a las cuentas de balance que le corresponde a cada una. Con ese traslado las cuentas de ingreso y de gasto quedan en cero, y su efecto neto pasa al patrimonio neto. Se diferencia de un corte de control, que solo mira los números sin moverlos. Una vez cerrado, el período deja de admitir asientos, y eso es lo que protege un resultado ya informado de una corrección posterior.

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Auditoría contable

Es el proceso de revisión exhaustivo de los datos contables de una empresa, realizado con la finalidad de verificar que dicha información constituye la imagen precisa de su situación financiera. Se diferencia de un control interno en que la lleva adelante alguien independiente de quien preparó la información, y termina en un dictamen. No busca culpables, sino confirmar que los números publicados reflejan lo que ocurrió. Se apoya en la pista de auditoría, porque lo que no está documentado, para una auditoría no pasó.

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Documento contable

Un documento contable es el respaldo de un asiento: el papel o el archivo que demuestra que la operación registrada ocurrió de verdad. Sin ese respaldo un asiento es apenas una afirmación, y de ahí sale la regla de oro de cualquier contabilidad, que es registrar solamente lo que se puede probar. La factura, el recibo, el extracto bancario y los documentos de ajuste son los casos más frecuentes, y se diferencian de un presupuesto o una orden de compra, que informan sin generar registro. Cuáles son obligatorios y con qué requisitos formales lo define la normativa de cada país. Esta entrada explica cómo clasificarlos y qué estructura les da el ERP de EGA Futura.

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Ejercicio y Período contable

Un ejercicio contable es el tramo de tiempo, normalmente de doce meses, que la empresa toma como unidad para medir sus resultados y armar sus estados financieros. Dentro de él se subdivide en períodos más cortos, en general mensuales, que permiten cerrar y comparar sin esperar al final. En el ERP de EGA Futura cada ejercicio es un registro con su nombre, su número, su vigencia desde y hasta, su cantidad de períodos contables y especiales, y un estado que puede ser Abierto o Cerrado. Ese estado es lo que define si el tramo todavía admite movimientos.

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Asiento contable

Un asiento contable es la anotación de una operación económica en los libros de la empresa, hecha por partida doble: lo que va al debe tiene que igualar a lo que va al haber. Cada asiento lleva su fecha, una descripción de la operación, el importe y las cuentas contables que se mueven. Se clasifican por su forma, en simples y compuestos, y por su fondo, en asientos de apertura, de gestión, de ajuste y de cierre. En el ERP de EGA Futura el asiento se apoya en un plan de cuentas con código, saldo habitual y listas de selección propias de cada país.

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