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La Orden de compra es el documento con el que una empresa le encarga formalmente a un proveedor qué productos quiere, en qué cantidad, a qué precio y para cuándo. Es lo que convierte una intención de compra en un compromiso rastreable: antes hay una conversación, después hay una obligación con número, fecha y monto. La emite el comprador, no el vendedor, y funciona como una oferta en firme que queda cerrada cuando el proveedor la confirma. No reemplaza a la factura: la Orden dice qué se pidió y la factura documenta lo que el proveedor cobra. Esa distinción es la que permite comparar después lo pedido, lo recibido y lo facturado.
La Orden de compra es el documento con el que una empresa le encarga mercadería o servicios a un proveedor, dejando por escrito qué pide, cuánto y para cuándo.
Quien la emite es el comprador, y no el vendedor.
Esa aclaración importa porque el documento espejo, del otro lado del mostrador, es la Orden de venta, que registra lo que la empresa vende.
Un pedido hablado o suelto en un correo se olvida y se discute, mientras que la Orden de compra tiene número, fecha y monto.
En términos comerciales funciona como una oferta en firme del comprador.
El acuerdo queda cerrado cuando el proveedor la confirma, y hasta ese momento sigue siendo una propuesta de una sola parte.
El contenido varía poco entre empresas porque siempre responde a la misma pregunta: qué se pidió y bajo qué condiciones.
La Orden de compra cumple tres funciones que suelen confundirse entre sí.
Emitir una Orden de compra reserva presupuesto para una erogación futura, aunque el dinero siga en la caja.
Por eso finanzas mira las órdenes abiertas, y no solo las facturas ya recibidas.
Cuando la mercadería llega, la recepción se compara contra la orden para verificar que llegó lo que se pidió.
Y cuando llega la factura del proveedor, se la compara contra las dos anteriores antes de autorizar el pago.
Un circuito de compras con orden formal establece quién autoriza cada gasto y a partir de qué monto.
Sin ese paso, cualquier persona puede generar una deuda a nombre de la empresa.
La Orden de compra no reemplaza a la factura ni sirve para registrar el gasto contable.
Una expresa lo que se quiere comprar, la otra documenta una operación ya realizada y exigible.
Cancelar una orden antes de que el proveedor despache es una decisión interna del comprador, mientras que anular una factura ya emitida exige un documento de ajuste.
Una serie correlativa permite detectar saltos y huecos, que es la forma más simple de notar que una orden se perdió o se duplicó.
También hace posible que el proveedor y el comprador hablen del mismo documento sin tener que describirlo.
Cuando el número de orden viaja después en el remito y en la factura, las tres piezas se enlazan solas y la conciliación deja de ser un trabajo de memoria.
El hub de Compras y gestión de proveedores ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Compras y Gastos bajo control: eProcurement para empresas medianas vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Compras muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Inventory lo muestra desde otra parte del sistema.
Dentro del ERP la Orden de compra es un objeto propio, con su Página de registro, sus Vistas de lista y su propio circuito de estados.
No se trata de un formulario que se completa y se imprime: es un registro que otros documentos referencian a lo largo de todo el circuito de compras.
Conviene recorrerlos en el orden de carga, porque es el mismo que sigue quien emite la orden.
El Número de Orden de compra se genera solo al crear el registro, así que ninguna orden nace sin identificador propio.
La Fecha de Orden de compra es obligatoria, y es el único dato que se carga a mano sin el cual el registro no se guarda.
La Fecha vencimiento es opcional y sirve para marcar hasta cuándo se espera la entrega o hasta cuándo rige la orden.
El campo Proveedor apunta al registro del proveedor al que se le encarga la compra.
Al ser una relación y no un texto libre, el nombre nunca queda escrito de dos formas distintas.
Y todas las órdenes de un mismo proveedor quedan reunidas en su Lista relacionada, que es donde se ve de un vistazo cuánto se le compró.
El campo Total guarda el monto de la orden con dos decimales.
La moneda se elige por registro, lo que permite convivir con proveedores del exterior sin llevar una planilla aparte.
La Descripción es un campo de texto largo pensado para las condiciones que no entran en ningún otro lugar del registro.
Ahí van las instrucciones de entrega, la referencia a un acuerdo previo o cualquier aclaración dirigida al proveedor.
El campo Estado ordena el ciclo de vida de la orden y arranca siempre en Borrador.
Sus cuatro valores dibujan el avance de la operación.
Como el Estado es una lista de selección, se puede filtrar y agrupar por él en cualquier Vista de lista, Informe o Panel de información.
Un Filtro por Estado En progreso, por ejemplo, arma la pantalla de seguimiento diario del sector de compras.
La Orden de compra es el primero de tres registros que el ERP compara entre sí antes de dar una compra por cerrada.
El circuito es Orden de compra, Recepción de compra y Factura de compra, en ese orden.
La orden dice qué se pidió, la recepción dice qué llegó y la factura dice qué cobra el proveedor.
Cuando los tres coinciden, el pago se autoriza sin discusión.
Cuando no coinciden, la diferencia salta antes de pagar y no después, que es exactamente el punto de todo el control.
El circuito puede empezar todavía más atrás, con una Requisición de compra, que es el pedido interno de un área al sector de compras.
La requisición expresa una necesidad y la Orden de compra la convierte en un compromiso con un proveedor concreto.
El ERP guarda además registros de Condición de compra, donde viven los términos pactados que se aplican una y otra vez.
Tenerlos como registro propio evita reescribir las mismas condiciones en cada orden.
Los números de las órdenes salen de las secuencias numéricas del ERP, que mantienen series separadas por tipo de operación.
Compras, Ventas, Inventario, Proyectos, Tesorería, Contabilidad y Contratos numeran cada uno por su cuenta.
Así una Orden de compra y una factura de venta nunca comparten número, y cada serie se lee sin ambigüedad.
Las Vistas de lista permiten armar recortes como las órdenes de un proveedor, las de un mes o las que superan cierto monto.
Los Informes suman los totales por proveedor o por período, y los Paneles de información los muestran juntos con el resto de los indicadores de compras.
El objeto trabaja con un único diseño de Página de registro, así que todas las órdenes se cargan y se leen igual sin importar el tipo de compra.
Son las dudas que aparecen la primera vez que un pedido se formaliza por escrito, y hay que saber quién lo emite y qué hacer si la entrega no coincide.
La emite el comprador, que es quien encarga la mercadería.
El documento equivalente del lado del vendedor es la Orden de venta, que registra lo que se vende y a quién.
No, y confundirlas es el error más común.
La Orden de compra expresa lo que se quiere comprar, mientras que la factura documenta una operación ya realizada y exigible.
La requisición es un pedido interno: un área le avisa al sector de compras que necesita algo.
La Orden de compra es el paso siguiente y ya compromete a la empresa frente a un proveedor concreto.
La diferencia aparece al comparar la recepción contra la orden, que es justamente para lo que sirve el cotejo.
Al detectarla antes de autorizar el pago, el reclamo al proveedor se hace sin haber desembolsado el dinero.
La Orden de compra es el objeto EGAFutura__Purchase_Order__c, con etiqueta Orden de compra.
La fecha es el único campo obligatorio que se carga a mano.
Estos son sus campos, con las dos numeraciones automáticas.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Numeración automática | Número de Orden de compra |
| EGAFutura__Purchase_Order_Date__c | Fecha | Obligatorio. Fecha de Orden de compra |
| EGAFutura__Due_Date__c | Fecha | Fecha de vencimiento |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Borrador por defecto |
| EGAFutura__Proveedor__c | Lookup a Proveedor | Apunta a EGAFutura__Supplier__c |
| EGAFutura__Descripcion__c | Área de texto larga(32768) | |
| EGAFutura__Total__c | Moneda(16, 2) | |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Numeración automática | Lo genera EGA Futura |
La etiqueta y el valor almacenado coinciden en los cuatro.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador |
| Nueva | Nueva |
| En progreso | En progreso |
| Activada | Activada |
La orden es el centro de un circuito de seis objetos.
| Objeto | Qué es |
|---|---|
| EGAFutura__Purchase_Requisition__c | La solicitud de compra, el pedido interno previo |
| EGAFutura__Recepcion_compra__c | La recepción, el segundo documento del cotejo |
| EGAFutura__Purchase_Invoice__c | La factura de compra, el tercero |
| EGAFutura__Condicion_compra__c | La condición de compra |
| EGAFutura__Supplier__c | El proveedor |
| EGAFutura__Number_sequence__c | Las secuencias numéricas, separadas por tipo de operación |
El objeto de proveedores se llama EGAFutura__Supplier__c, mientras que EGAFutura__Proveedor__c es el campo de relación que aparece en varios objetos.
El objeto opera con un único diseño de página para todos los casos de compra.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
