Cómo crear un Calendario de seguimiento de Fechas, Tareas y Vencimientos?

En este tutorial aprenderás a controlar las fechas importantes como elementos de calendario y también visualizar tareas en el calendario.

Cómo crear un Calendario de seguimiento de Fechas, Tareas y Vencimientos?

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura est√° totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad seg√ļn las necesidades de cada empresa.
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Base de datos de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial aprenderás a controlar las fechas importantes como elementos de calendario y también visualizar tareas en el calendario.
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Tareas y vencimientos en el calendario

Hay diversos objetos de la plataforma que contienen fechas importantes que es de gran importancia controlar.

Como por ejemplo, las fechas de vencimiento.

Podemos tener fechas de vencimiento en tareas, en contratos, en garantías, en entregas de trabajos o pedidos, etc.

Poder controlar las fechas importantes como elementos de calendario, permite integrar esos puntos críticos con la totalidad de eventos y compromisos del usuario que deben ser cumplidos en tiempo y forma.

Necesitamos crear un calendario de objeto para dar seguimiento a las fechas

Un calendario de un objeto no es un calendario donde se agregan eventos sino que es un calendario de control de fechas.

Tipos de campos de fechas

Hay dos tipos de campos de fechas en los registros de la plataforma:

  • Los campos Fecha solamente, como en e campos deadline o fecha de cumplimiento de este incidente (PASAR A REGISTRO DE incidente)
  • y los campos fecha y hora, como vemos en el campo vencimiento este registro de Tarea.

Cada uno de los campos tipo fecha o tipo fecha y hora ordenan sus eventos en el calendario de una manera diferente.

Los calendarios de objetos no se pueden compartir. Por eso los vemos en el sector: Mis calendarios.

Crear un calendarios de vencimiento de tareas

Pasos para crear un Calendario de objetos:

  1. Ir a la vista de calendario usando la pesta√Īa calendario de la barra de navegaci√≥n o buscando Calendario en el buscador del Waffle.
  2. Debemos ir a la sección Mis calendarios en la barra lateral
  3. Presionar el bot√≥n: Men√ļ controles
  4. Opción Nuevo calendario
  5. Seleccionar el objeto: en ese caso debemos elegir: Tarea
  6. Asignar un Nombre al calendario, por ejemplo: Mis tareas

En la siguiente sección vamos a establecer el Comienzo y duración de los elementos de calendario:

Los elementos basados en campos de solo fecha se muestran en la parte superior del calendario (como elementos de todo el día)

Campos de selección y filtro

  1. Seleccionar el Campo para comienzo:
  2. Elijamos el campo Fecha de vencimiento de la tarea si queremos que aparezca en el calendario como un elemento de todo el día.
  3. Elijamos el campo Recordatorio de la tarea (Fecha/hora) al ser un campos fecha y hora, esta tarea, como elemento de el calendario se va a ubicar en el segmento de horario correspondiente para la fecha que figure en ese campo.
  4. Campo para finalizaci√≥n (Aqu√≠ se selecciona un campo para definir una duraci√≥n para los elementos del calendario.) pero como es una fecha de vencimiento solamente queremos que la se√Īale, vamos a dejar el valor ninguno en este campo.
  5. Aplicar un filtro (Seleccionar la Vista de lista que queremos usar para el objeto que hemos seleccionado (Objeto tareas).

Recordemos que para filtrar la visualización de eventos en un objetos usamos las Vistas de lista, por eso para filtrar los registros que queremos incluir en este calendario vamos a seleccionar la vista de lista que contenga ese grupo de registros que queremos controlar.

Ultimo paso de la creación del calendario

Siguiente campo a establecer:

  1. Nombre de campo para mostrar: cuya información se va a mostrar en la celda del calendario (Seleccionemos un nombre de campo para representar los elementos de este calendario.) En el caso del registro de una tarea, el nombre del incidente aparece en el campo llamado: Asunto de la tarea.
  2. Presionemos el botón Guardar.

Veremos el calendario recién creado ubicado en el sector de Mis calendarios de la barra lateral.

Los calendarios de objetos no se pueden compartir

¬ŅEste calendario muestra tareas de otros usuarios?

Eso depende de la Vista de lista que elegimos al crear el calendario.

Si elegimos una Vista de lista propia como por ejemplo: Mis tareas abiertas, incluye solamente MIS objetos por eso va a agrupar solamente MIS registros, Mis registros son aquellos donde yo figuro como propietario.

Si hubiéramos elegido una Vista de lista que contenga registros de otros usuarios también aparecerían como elementos de este calendario registros de tareas de otros propietarios.

¬ŅD√≥nde aparecen las fechas de vencimiento en el calendario?

Para crear el calendario hemos elegido un tipo de campo de fecha:

  • Campo Fecha (solamente).
  • Campo Fecha y hora.

Usando campo Fecha solamente

El campo Fecha solamente ubica los eventos en el calendario al top (borde superior) de la columna de cada día, lo cual estaría muy bien porque las tareas no son eventos que tienen exactamente horarios para asistir o para darles cumplimento.

Las tareas deben ser cumplidas en alg√ļn momento durante el d√≠a y estar√≠a bien que figuren ordenadas en la parte superior solamente como una lista de pendientes, si es que las queremos tener en el calendario en vez de usar una vista de lista o tablero kanban.

Usando campo Fecha y hora

Si queremos que las tareas figuren en el calendario con un horario particular, ocupando la franja horaria correspondiente, en este caso podemos usar el campo Fecha y hora del recordatorio establecido.

El campo no debe estar vacío de lo contrario la tarea no aparecerá en calendario.

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Te recomendamos ver

Transcripci√≥n del video ‚ƮԳŹ

[00:00:00.180]
La Plataforma EGA Futura brinda la posibilidad de crear calendarios para distintos objetos de todas las aplicaciones.

[00:00:17.800]
Un calendario de un objeto no es un calendario donde se agregan eventos, sino que es un calendario de control de fechas. Vamos a observar un registro para poder hablar de los campos tipo fecha. Por ejemplo, el registro de una tarea que tenemos en pantalla.

[00:00:35.800]
Los calendarios de objetos se crean basados en los campos tipo fecha contenidos en los registros, los que permiten generar elementos dentro de un calendario.

[00:00:46.930]
Hay dos tipos de campos de fechas en los registros de la plataforma. Los campos fecha solamente, como vemos en el campo Vencimiento, en este registro de tarea y los campos tipo fecha y hora, como vemos en el campo deadline o fecha de cumplimiento de este registro de incidente. Cada uno de los campos tipo fecha o tipo fecha y hora ordenan sus elementos en el calendario de una manera diferente que ya conoceremos.

[00:01:22.090]
La creación de un calendario para un objeto específico se realiza desde la página del calendario. Vamos a crear un calendario para el objeto Tareas para el seguimiento de las fechas de vencimiento de las tareas.

[00:01:38.230]
Para consultar tareas, la buena pr√°ctica es usar una vista de lista como tenemos en pantalla, donde aparecen ordenados los registros de cada tarea seg√ļn el criterio de nuestra preferencia y mucho mejor a√ļn si usamos una vista de tablero Kanban donde vemos las tareas ordenadas seg√ļn su estado de progreso.

[00:02:01.290]
Pero si lo que queremos es mantener el control de la fecha de vencimiento de tareas como elementos de calendario, entonces s√≠, vamos a crear un calendario para el objeto Tareas, presionamos el bot√≥n del men√ļ Controles del sector Mis calendarios. Del men√ļ que se despliega vamos a elegir la opci√≥n Nuevo Calendario. El objeto que vamos a seleccionar es Tarea. Presionamos el bot√≥n Siguiente, asignamos un nombre al calendario y para campo de comienzo debemos seleccionar la fecha de vencimiento de la tarea.

[00:02:40.060]
El men√ļ que se despliega nos muestra todos los campos tipo fecha que existen dentro del registro de una tarea. En este caso podemos elegir la fecha de vencimiento, que es un campo solamente fecha y vamos a ver que tiene una ubicaci√≥n especial dentro del calendario como un evento de todo el d√≠a, ya que como no contiene la hora en el calendario, el elemento va a aparecer en el top de la columna del d√≠a como si fuera un evento de todo el d√≠a.

[00:03:12.010]
En el caso de que lo quisiéramos intercalado entre los eventos, tendríamos que elegir el campo, fecha y hora del recordatorio de la tarea y van a aparecer solamente las tareas que tengan completo el campo, fecha y hora del recordatorio establecido.

[00:03:30.430]
Para visualizar c√≥mo se ordenan en un calendario de objeto los elementos seg√ļn un campo tipo fecha solamente vamos a elegir la fecha de vencimiento de la tarea. Campo para finalizaci√≥n vamos a dejar el valor Ninguno y aplicar un filtro es elegir una vista de lista y vamos a elegir la vista de lista Tareas abiertas. Nombre de campo para mostrar, vamos a elegir asunto de la tarea y √©se ser√° el nombre que aparecer√° en el elemento de calendario. Presionemos el bot√≥n Guardar y vemos que aparece mi nuevo calendario de objeto que hemos creado para mis tareas en el sector Mis calendarios de la barra lateral y con el color que aparece en la casilla de selecci√≥n, delante del nombre del calendario creado, vemos los elementos de calendario ubicados en los d√≠as correspondientes y como hab√≠amos mencionado, como el campo de vencimiento de la tarea, que es la fecha que yo quer√≠a controlar en mi calendario, es un campo tipo fecha solamente, los elementos no aparecen intercalados entre mis eventos dentro de mi lista de calendario, sino que aparecen en el top de las columnas de cada uno de los d√≠as de vencimiento como si fueran eventos de todo el d√≠a.

[00:04:54.520]
Entonces la consideraci√≥n ser√≠a que el campo Fecha de vencimiento ubica los eventos al top de la columna de cada d√≠a, lo cual estar√≠a muy bien porque las tareas no son eventos que tienen exactamente horarios para asistir o para darles cumplimiento, las tareas deben ser cumplidas en alg√ļn momento durante el d√≠a y estar√≠a bien que figuren ordenadas en la parte superior solamente como una lista de pendientes, si es que las queremos tener en el calendario en vez de usar una vista de lista o tablero Kanban.

[00:05:27.960]
Pero si de todas formas queremos tenerlas en el calendario y que figuren con un horario particular, recordemos que para ese caso podemos usar al crear el calendario de objeto, el campo Fecha y hora del recordatorio establecido para que los elementos del calendario se intercalen entre los eventos que tienen su fecha y hora. Claro que ese campo tiene que estar completo. Aquellas tareas que no tienen fijado un recordatorio no van a aparecer en mi vista de calendario.

[00:06:00.780]
Para aprender mucho m√°s sobre calendarios y sobre eventos, los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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