Cómo crear un Calendario de seguimiento de Fechas, Tareas y Vencimientos?

En este tutorial aprenderás a controlar las fechas importantes como elementos de calendario y también visualizar tareas en el calendario.

Cómo crear un Calendario de seguimiento de Fechas, Tareas y Vencimientos?

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura est√° totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad seg√ļn las necesidades de cada empresa.
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Base de datos de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial aprenderás a controlar las fechas importantes como elementos de calendario y también visualizar tareas en el calendario.
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Tareas y vencimientos en el calendario

Hay diversos objetos de la plataforma que contienen fechas importantes que es de gran importancia controlar.

Como por ejemplo, las fechas de vencimiento.

Podemos tener fechas de vencimiento en tareas, en contratos, en garantías, en entregas de trabajos o pedidos, etc.

Poder controlar las fechas importantes como elementos de calendario, permite integrar esos puntos críticos con la totalidad de eventos y compromisos del usuario que deben ser cumplidos en tiempo y forma.

Necesitamos crear un calendario de objeto para dar seguimiento a las fechas

Un calendario de un objeto no es un calendario donde se agregan eventos sino que es un calendario de control de fechas.

Tipos de campos de fechas

Hay dos tipos de campos de fechas en los registros de la plataforma:

  • Los campos Fecha solamente, como en e campos deadline o fecha de cumplimiento de este incidente (PASAR A REGISTRO DE incidente)
  • y los campos fecha y hora, como vemos en el campo vencimiento este registro de Tarea.

Cada uno de los campos tipo fecha o tipo fecha y hora ordenan sus eventos en el calendario de una manera diferente.

Los calendarios de objetos no se pueden compartir. Por eso los vemos en el sector: Mis calendarios.

Crear un calendarios de vencimiento de tareas

Pasos para crear un Calendario de objetos:

  1. Ir a la vista de calendario usando la pesta√Īa calendario de la barra de navegaci√≥n o buscando Calendario en el buscador del Waffle.
  2. Debemos ir a la sección Mis calendarios en la barra lateral
  3. Presionar el bot√≥n: Men√ļ controles
  4. Opción Nuevo calendario
  5. Seleccionar el objeto: en ese caso debemos elegir: Tarea
  6. Asignar un Nombre al calendario, por ejemplo: Mis tareas

En la siguiente sección vamos a establecer el Comienzo y duración de los elementos de calendario:

Los elementos basados en campos de solo fecha se muestran en la parte superior del calendario (como elementos de todo el día)

Campos de selección y filtro

  1. Seleccionar el Campo para comienzo:
  2. Elijamos el campo Fecha de vencimiento de la tarea si queremos que aparezca en el calendario como un elemento de todo el día.
  3. Elijamos el campo Recordatorio de la tarea (Fecha/hora) al ser un campos fecha y hora, esta tarea, como elemento de el calendario se va a ubicar en el segmento de horario correspondiente para la fecha que figure en ese campo.
  4. Campo para finalizaci√≥n (Aqu√≠ se selecciona un campo para definir una duraci√≥n para los elementos del calendario.) pero como es una fecha de vencimiento solamente queremos que la se√Īale, vamos a dejar el valor ninguno en este campo.
  5. Aplicar un filtro (Seleccionar la Vista de lista que queremos usar para el objeto que hemos seleccionado (Objeto tareas).

Recordemos que para filtrar la visualización de eventos en un objetos usamos las Vistas de lista, por eso para filtrar los registros que queremos incluir en este calendario vamos a seleccionar la vista de lista que contenga ese grupo de registros que queremos controlar.

Ultimo paso de la creación del calendario

Siguiente campo a establecer:

  1. Nombre de campo para mostrar: cuya información se va a mostrar en la celda del calendario (Seleccionemos un nombre de campo para representar los elementos de este calendario.) En el caso del registro de una tarea, el nombre del incidente aparece en el campo llamado: Asunto de la tarea.
  2. Presionemos el botón Guardar.

Veremos el calendario recién creado ubicado en el sector de Mis calendarios de la barra lateral.

Los calendarios de objetos no se pueden compartir

¬ŅEste calendario muestra tareas de otros usuarios?

Eso depende de la Vista de lista que elegimos al crear el calendario.

Si elegimos una Vista de lista propia como por ejemplo: Mis tareas abiertas, incluye solamente MIS objetos por eso va a agrupar solamente MIS registros, Mis registros son aquellos donde yo figuro como propietario.

Si hubiéramos elegido una Vista de lista que contenga registros de otros usuarios también aparecerían como elementos de este calendario registros de tareas de otros propietarios.

¬ŅD√≥nde aparecen las fechas de vencimiento en el calendario?

Para crear el calendario hemos elegido un tipo de campo de fecha:

  • Campo Fecha (solamente).
  • Campo Fecha y hora.

Usando campo Fecha solamente

El campo Fecha solamente ubica los eventos en el calendario al top (borde superior) de la columna de cada día, lo cual estaría muy bien porque las tareas no son eventos que tienen exactamente horarios para asistir o para darles cumplimento.

Las tareas deben ser cumplidas en alg√ļn momento durante el d√≠a y estar√≠a bien que figuren ordenadas en la parte superior solamente como una lista de pendientes, si es que las queremos tener en el calendario en vez de usar una vista de lista o tablero kanban.

Usando campo Fecha y hora

Si queremos que las tareas figuren en el calendario con un horario particular, ocupando la franja horaria correspondiente, en este caso podemos usar el campo Fecha y hora del recordatorio establecido.

El campo no debe estar vacío de lo contrario la tarea no aparecerá en calendario.

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