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Qué es la Plataforma EGA Futura?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

En este tutorial hacemos un repaso por los principales aspectos de la plataforma. Ideal para usuarios nuevos que necesiten dar los primeros pasos.

2020
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Qué es EGA Futura 365?Potencia la relación con tus clientes, proveedores y otras empresas, unificando todas tus interacciones en un único lugar.

En este tutorial aprenderás que es EGA Futura 365, cuál es su principal funcionalidad y como se utiliza su interfaz de usuario.

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Glosario

Campo de combinación

Un campo de combinación es una etiqueta que se aplica a un correo electrónico, a una plantilla de correo electrónico o a un membrete. Esa etiqueta tiene un código que se corresponde con un campo único dentro de la base de datos. Cuando se aplica la etiqueta al texto de un correo, membrete o plantilla de email, al momento en que ese email es enviado, la etiqueta es reemplazada por el valor contenido en ese campo dentro de la base de datos. Sirven para personalizar los correos electrónicos de forma automática. Según se apliquen al texto podrán contener datos del destinatario, de registros de la base de datos o del remitente y de la compañía. Campo de combinación, también suele denominarse etiqueta, campo de reemplazo o marcador de posición.

Barra de herramientas de correo electrónico

Es un conjunto de botones ordenados uno al lado del otro en forma de barra que permiten modificar el contenido de un email. Esta barra se dispone en forma horizontal y se ubica en el borde superior del editor de correo electrónico. Contiene funcionalidad que permite aplicar formato y estilo al texto e insertar elementos en el cuerpo del email, como por ejemplo imágenes o vínculos (links). También se la denomina Barra de texto enriquecido, Barra de formato de texto o Barra de herramientas de modificación de contenido.

Plantilla de correo electrónico

También llamada plantilla de email o email template. Es un texto predefinido que se aplica a un correo electrónico para evitar tener que escribir el mismo mensaje de email varias veces. Utilizar plantillas de email sirve para estandarizar el envío de mensajes de correo electrónico. Es un texto que se redacta con anticipación, puede contener el membrete de la empresa, un saludo predefinido con la firma del remitente y formato de texto enriquecido. También se puede establecer que el template lleve un archivo adjunto. Se le puede agregar lo que se denominan campos de combinación que incluyen datos procedentes de los registros de EGA Futura de forma personalizada para cada destinatario como su nombre o el nombre de su empresa, entre otros. Un caso de uso es un mensaje de email que se envía constantemente a potenciales clientes, por ejemplo la respuesta a una pregunta muy frecuente. Se inicia la redacción de un correo electrónico, aprieta el botón aplicar plantilla y elige una plantilla. El cuerpo del email se completa automáticamente con el texto de la plantilla y se envía el email.

Correo electrónico

Es el servicio de mensajería que usa internet como medio de transmisión y un protocolo particular de transferencia de datos que permite que un mensaje sea emitido desde una dirección (postal) electrónica y enviado hacia otra. Se denomina Email al mensaje que se transmite y Dirección de correo electrónico tanto al punto de emisión como al de recepción que está compuesta por el nombre de usuario al principio y el nombre de servidor al final unidos por el símbolo @ arroba. El servidor o proveedor del servicio, brinda a cada usuario un nombre y un espacio para que administre el correo que recibe y el que emite. Una plataforma de email provee un editor de texto y diversas herramientas para enriquecer el mensaje. La Plataforma EGA Futura también ofrece un servicio de correo electrónico con inteligencia de negocios aplicada.

Prospecto (Cliente potencial)

También conocido como cliente potencial, es toda persona o empresa que puede comprar un producto o servicio ofrecido por nuestra empresa. De esa forma, pasa de ser Prospecto a cliente. Y para ello debe poseer algunas cualidades que lo hacen la persona idónea para adquirir lo que se le vende, ser atraído. Esto requiere de estudios previos que permitan identificar a los mejores clientes potenciales.

Sectores de un registro

Son secciones que agrupan los campos dentro de un registro para organizarlos mas eficientemente.

Tarea de proyecto

Es una unidad de trabajo más o menos compleja que forma parte de un Proyecto. Está asignada a una sola persona como responsable y además tiene un supervisor. Ambos participantes deben ser usuarios de la plataforma.

PyME

Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.

Fidelización de clientes

Es el proceso que consiste en hacer que un cliente vuelva a comprar un artículo o servicio ofrecido por la empresa, es decir, hacerlo leal a una marca. De manera que, si se cubren las necesidades y deseos del cliente, éste logrará repetir la compra. Así, consumirá con frecuencia dicho producto o servicio, generando ingresos seguros en el futuro y mejorando la competencia.

Presupuesto comercial (Cotización)

Es un documento en el que se realiza una oferta anticipada. Es hecho por cualquier empresa o persona jurídica para un cliente que desea adquirir un bien o servicio. En dicho documento se reflejan los detalles del producto o servicio y el monto del mismo. Su fin es sólo informativo, para tratar de convencer al cliente, por lo que no tiene efectos legales.

Area funcional

Son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de la empresa que permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. Cada Área funcional se dedica sólo a un tipo de tareas gracias a la participación de profesionales, especialistas y empleados en general. Al dividirse la actividad empresarial en áreas de importancia es posible alcanzar con rapidez las metas y objetivos.

Factura recurrente

Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.

Inteligencia artificial (IA)

Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.

Inteligencia de negocios

Es un proceso de análisis de datos y presentación de información para la toma de decisiones comerciales y empresariales. Para ello, se utilizan metodologías y tecnologías apropiadas con las cuales elaborar y presentar informes a los decisores y personal de alto nivel de la empresa.

Despapelización

La despapelización es la capacidad de digitalizar de manera efectiva, todos aquellos archivos que aún se conservan en formato papel. La despapelización permite almacenar los documentos de manera electrónica, evitando así, el uso excesivo de papel. Además, aporta una mayor organización y control sobre las tareas diarias.

Aplicación

También se puede denominar “app”, abreviatura de aplicación. Es una recopilación de elementos y componentes de la plataforma, como páginas, listas de registros, fichas, informes, gráficos, tableros, conjuntos de actividades, destinados a gestionar una necesidad concreta del negocio. Cada aplicación de la plataforma permite cumplir determinadas tareas en un área de negocios. EGA Futura proporciona aplicaciones estándar como Habitat, Activos, Compras, Ventas, Inventory y TAX. Puedes personalizar las aplicaciones estándar para que se adapten a tu forma de trabajar y solicitar a EGA Futura aplicaciones nuevas. En EGA Futura cada aplicación facilita el acceso a ciertos elementos y objetos con la finalidad de satisfacer, con rapidez y eficiencia, necesidades concretas de trabajo. De esta forma, se encuentran aplicaciones para llevar el control de las ventas, compras, activos empresariales y mucho más. Las aplicaciones se encuentran interrelacionadas entre sí logrando un trabajo multidimensional y colaborativo.

Organización

Un despliegue de EGA Futura con un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual de EGA Futura. Su organización incluye todos los datos y aplicaciones y es diferente del resto de las organizaciones.

Búsqueda global

Es la funcionalidad que permite buscar registros, campos y más información dentro de la Plataforma EGA Futura. El cuadro de búsqueda está ubicado en encabezado de la interfaz, más precisamente en el borde superior de la pantalla sector central. La búsqueda global se realiza teniendo en cuenta los objetos utilizados con más frecuencia para ordenar los resultados según relevancia. En la parte superior de la lista de resultados se van a posicionar los elementos más frecuentados. La búsqueda se inicia cuando se van ingresado los primeros caracteres del término ofreciendo los primeros resultados en coincidencia con lo que se está escribiendo. Luego los resultados se irán ajustando a medida que se ingresa la totalidad de la información. La búsqueda se realiza en la toda la base de datos de la plataforma independientemente de la aplicación desde donde se inicie la búsqueda. No se limita a un registro, a un objeto o a una sola aplicación. La búsqueda global atraviesa todas las aplicaciones de la plataforma.

Campo personalizado

Además de los campos estándar que vienen de forma predeterminada en el sistema, se pueden agregar otros campos para personalizar y adaptar la funcionalidad del software a las necesidades de cada organización. Estos campos se crean a solicitud de los usuarios de la plataforma según la necesidad de administrar datos específicos y particulares propios del negocio de la compañía. Los campos personalizados pueden ser de varios tipos, y tener diferentes características. De la funcionalidad de los campos surge la posibilidad de establecer: tipo de dato que se ingresa, reglas de validación, clasificaciones, gráficos, reportes y toda la tecnología aplicada al manejo de información en una plataforma de arquitectura multidimensional.

Cuenta

Una Cuenta es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos de información que agrupan los datos correspondientes a una organización, empresa o persona con los que se hacen negocios o se tienen relaciones comerciales. Registrando en la Plataforma EGA Futura cada Cuenta relacionada con nuestra compañía se podrá realizar el seguimiento a clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Pueden existir cuentas comerciales para registrar los datos de empresas y cuentas personales para almacenar información de personas individuales.

Informe

Un informe devuelve un conjunto de registros que cumple determinados criterios y lo muestra en filas y columnas organizadas. Los datos de los informes se pueden filtrar, agrupar y mostrar como un gráfico. Los informes se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los usuarios. Consulte Informe tabular, Informe de resumen e Informe matricial.

Red social empresarial

Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.

Chatter

Es el componente de interacción social de la Plataforma EGA Futura. Permite interacciones de red social tanto desde registros de la base de datos como desde grupos o desde perfiles de usuario. Chatter es también el lugar dónde vemos las novedades, las noticias y actualizaciones de todos los elementos de la Plataforma EGA Futura que seguimos.

Contacto

Un contacto es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos que agrupa la información correspondientes a una persona o individuo asociado o perteneciente a una Cuenta. El contacto trabaja para una empresa relacionada con nuestra compañía. Es la persona con la que se mantiene la comunicación en un asunto de interés. Por ejemplo, para una misma Cuenta puede haber un Contacto de compras, otro de logística y otro de facturación. Los tres se relacionan con nuestra organización pero por distintos asuntos. Tanto para las cuentas como para otro tipo de registros puede asociarse un Contacto principal como referente de todos las comunicaciones de importancia.

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Aplicaciones y tecnologías de EGA Futura relacionadas

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Preguntas frecuentes sobre los sistemas de EGA Futura

👑 ¿Cuál es la diferencia entre Gestión Comercial y Gestión Empresarial?

El sistema de gestión comercial para Windows está pensado para comercios y empresas muy pequeñas.

Usualmente menos de 9 personas.

Por otro lado, el software de gestión empresarial en la nube está diseñado para empresas con muchas más exigencias, requerimientos y usuarios.

Todas las necesidades de una empresa (incluyendo adaptaciones) se contemplan en el sistema en la nube.

☕️ ¿Qué diferencias hay en el servicio de Soporte Técnico entre ambos productos?

El sistema para Windows recibe solamente soporte desde nuestra plataforma 24/7.

En caso de necesitar soporte personalizado, es necesario contratar a un distribuidor externo.

Por otro lado, los usuarios de nuestro software de gestión en la nube reciben soporte presencial, por teléfono, por mail y por chat directamente desde el staff de EGA Futura.

❌ ¿El sistema en la nube reemplaza al sistema en Windows?

No, en absoluto.

Son dos productos diferentes, con precios diferentes. Uno orientado a comercios, y otro orientado a empresas.

✔️ ¿Es posible comenzar en Windows y luego migrar a la Nube?

Por supuesto que sí.

Todas las empresas que tengan una licencia perpetua, pueden migrar la información desde Windows hacia la Nube sin problemas. 

Además tomamos en parte de pago el dinero invertido en cada licencia.

❌ ¿Hay planes para ofrecer una Edición Gratis del sistema en la Nube?

Realmente no.

Actualmente ofrecemos una Edición Gratis de nuestro sistema para Windows, con el objetivo de promocionar nuestra empresa. Pero eso es algo que dejaremos de hacer próximamente.

Quienes obtengan una Edición Gratis ahora, podrán usarla toda la vida.

Pero en un futuro solamente ofreceremos el sistema para Windows a cambio del pago de una licencia única, y el ERP en la nube a cambio de una suscripción.

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