7 Estrategias Clave para hacer Crecer tu Empresa de una manera Productiva y Segura

Cuando te conviertes en un emprendedor, hay muchas frustraciones previsibles a las que te  enfrentarás:

• No tener suficiente capital.
• No tener ingreso personal.
• No tener suficientes clientes.
• No poder encontrar buena gente.
• No tener suficiente tiempo.
• No tener independencia, ya que tu empresa depende demasiado de ti.

Y la lista continúa.

Encontrar la manera de no pasar por estos problemas predecibles es difícil, pero no imposible sin un sistema que produzca lo opuesto a todo ello. 

Aquí es donde intervienen los consejos de Gerber:

La solución incluye un pensamiento sobre el negocio como una franquicia, que es una manera patentada de crear y administrar empresas que diferenciara exitosamente cada negocio extraordinario de los competidores. 

Esto significa el consejo clásico de "trabaja para tu negocio, no en el" que escucharás repetidamente por los gurús de negocios.

Gerber ha creado instrucciones paso a paso de como deberías llegar a eso, mediante los  interrogantes:

1. ¿Cómo puedo lograr que mi negocio funcione sin mi?
2. ¿Cómo puedo hacer que mi gente trabaje pero sin mi intervención constante?
3. ¿Cómo puedo sistematizar mi negocio de modo tal que pudiera replicarlo 5000 veces para que la unidad de 5000 corriera tan suave como la primera?
4. ¿Cómo puedo ser el dueño de mi propio negocio pero a la vez ser libre de el?
5. ¿Cómo puedo dedicar el tiempo a hacer el trabajo que amo hacer en vez de el que tengo que hacer?

Entendiendo las reglas 

Estas son las reglas que necesitarás seguir para que tu negocio funcione como una franquicia que produce resultados previsibles:

1. El modelo le dará valor consistente a tus clientes, empleados, proveedores y prestatarios más allá de lo esperado. 
2. El modelo será operado por gente con el nivel más bajo posible de habilidad.
3. El modelo sobresaldrá como un lugar de un orden impecable.
4. Todo el trabajo en el modelo estará documentado en los Manuales de Operaciones.
5. El modelo dará un servicio predecible y uniforme al cliente.
6. El modelo utilizará uniformidad, adornos y un código de instalaciones.

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1. Tu objetivo Primario

Cada emprendedor comienza un negocio para sí mismo. 

Pero generalmente estamos tan atados al negocio, que nos olvidamos del objetivo último que es servirnos a nosotros mismos.  

A continuación, verás las preguntas que necesitas responder con 100% claridad si quieres que tu negocio te sirva, y esto no sea al revés. 

1. ¿Cómo deseo que mi vida luzca?
2. ¿Cómo deseo que mi vida sea diariamente?
3. ¿Qué me gustaría ser capaz de decir que yo realmente conozca en mi vida sobre mi vida?
4. ¿Cómo me gustaría estar con otra gente en mi vida, mi familia, amigos, socios, clientes, empleados y comunidad?
5. ¿Cómo me gustaría que la gente hable de mi?
6. ¿Qué es lo que me gustaría estar haciendo en dos años? Diez años? Veinte años? Y cuando llegue a mi vejez?
7. ¿Qué me gustaría aprender durante mi vida específicamente, relacionado a la espiritualidad, a lo físico, financiero, técnico, intelectual? Sobre las relaciones?
8. ¿Cuánto dinero necesitaré para hacer las cosas que deseo hacer? ¿Para cuando las necesitaré? 

2. Tu objetivo estratégico

Tu objetivo estratégico es una declaración clara de lo que tu negocio tiene que hacer para alcanzar tu Objetivo Primario.

Es una lista de normas que puedes utilizar para medir tu progreso hacia tu objetivo final. 

Hay muchas normas que puedes incluir, pero Gerber sugiere que las primeras dos en la lista deben ser como las que están a continuación.

1. Primero debes tener en claro cuánto dinero hará tu empresa cuando esté todo hecho. ¿Será un millón de dolares al año luego de ser creada la empresa? ¿50 millones al año? ¿Cuánta ganancia después del impuesto habrá? Ese es el dinero que utilizarás para construir la vida que quieres a través del Objetivo Primario. 
2. Segundo, necesitas construir un negocio que cumpla con las normas financieras que te has establecido de acuerdo con las primeras normas. Te dice qué tipo de negocio estás creando y define quién será tu cliente.

Desde allí no hay un número específico de normas que necesiten ser creadas, pero te ayudará si respondes alguna de las siguientes preguntas:

• ¿Cuándo va a estar terminada la versión última de tu empresa (prototipo)? 
• ¿Dónde vas estar en el negocio? ¿Localmente? ¿Regionalmente? ¿Internacionalmente?
• ¿Qué tipo de negocio será? ¿Minorista? ¿Mayorista? ¿Otro?

Las normas que crees para tu emprendimiento se convertirán en el negocio que luches por crear

Muchos emprendedores evitan este paso cuando comienzan y nunca escalan más allá de las operaciones diarias del mismo.

3. Tu estrategia organizativa

Gerber nos recuerda que la mayoría de las empresas se organizan por si mismas sobre personalidades, en vez de sobre funciones.

Y el resultado es casi siempre un caos. 

El paso lógico próximo en construir tu prototipo de negocio es determinar la estructura organizativa exacta que necesitarás para ejecutar tu objetivo estratégico. 

Así es como lo harás:

1. Construir un cuadro organizativo de cómo será finalmente, por ejemplo: necesitas un Director General o CEO (que puedes ser tú o no), un Jefe de Operaciones, un Vicepresidente de Ventas, gerentes comerciales, etc. 
2. Poner tu nombre en todas los puestos que actualmente completas (cuando estás comenzando será generalmente en todos).
3. Crear descripciones muy detalladas de cada una de los cargos. Es un resumen de los resultados que necesitan ser alcanzados por cada puesto en la empresa, el trabajo que la persona hará, una lista de normas con las cuales los resultados serán evaluados, y una línea para la firma de la persona que está de acuerdo en cumplir dichas responsabilidades.
4. Firmar tu nombre en cada contrato. 

La idea aquí es que deberías crear el sistema dentro de tu negocio basado en las normas que deseas establecer en vez de que otra gente lo haga para ti. 

Para liberarte de trabajar en las partes estratégicas del negocio, necesitas descansar sobre el conocimiento fácil, sabiendo que las partes tácticas del negocio están siendo cuidadas. 

Por ejemplo, no poner una articulo publicitario para una persona de ventas hasta que hayas creado el Manual de Operaciones de Ventas de la empresa.

Una vez que hayas creado los contratos de los puestos para cada uno de los roles en la empresa, sabrás exactamente cuáles son las normas que necesitas contratar

4. Tu estrategia de Gerencia

Ahora que tienes tu estrategia organizativa creada, puedes pasar a la estrategia de gerenciamiento. 

Gerber sugiere que nuestras estrategia de management sea el sistema que creamos para el negocio:

‍No se debería, o no se puede confiar en gente talentosa o costosa.

Cuanto más específico y automatizado sea tu sistema, más efectivo será.

En este punto, es una serie de listas de control (checklists) para cada cosa que se necesita realizar dentro del negocio. 

Por ejemplo, un hotel debería tener una serie de checklists para la gente que limpia los cuartos. Y otra serie de checklists para la gente responsable de chequear a los huéspedes que ingresan, y así sucesivamente.

Finalmente, debería haber un mecanismo construido en tu sistema para hacer un seguimiento, asegurándote que el trabajo que está en la lista está hecho correctamente 

Por ejemplo, podrías hacer que la gente firme ese listado al finalizar cada trabajo, de manera de informarle a la empresa que el trabajo ha sido completado, cumpliendo con los pasos establecidos. Y luego informar si el trabajo que no fue completado.

Los beneficios de un sistema como este son claros.

Serás capaz de contratar y entrenar nuevas personas de manera que rápidamente estarán desarrollando las tareas y produciendo resultados idénticos a la gente que ya lo haya estado realizando con anterioridad.  

5. Tu Estrategia de Gente

En el centro de la estrategia de personas está la de crear un entorno donde el “hacer” sea más importante que el “no hacer”. 

Una de las claves para que esto suceda es:

• Asegurarse que la gente que contrates entienda la razón detrás del trabajo por la cual ellos fueron contratados, y
• Lo que de ellos se espera. 

Las personas quieren trabajar para gente que haya creado una estructura claramente definida para actuar en el mundo

Una estructura a través de la cual puedan ser evaluados y evaluarse a sí mismos. 

En definitiva, un juego.

La clave es asegurarse que estés creando un juego que vale la pena ser jugado. 

Gerber describe al juego como el propietario que haya creado un hotel, en donde su hotel se transforma en un mundo en donde las experiencias sensoriales de su cliente fueron recibidos por una profunda dedicación a la limpieza, belleza y orden.

Esto fue más allá de la justificación comercial, y extendido a la visión del mundo que el dueño del hotel tenía. Fue luego comunicado a sus empleados en palabras y acciones. 

El comunicó su idea a través de sistemas que se documentaba para dirigir la empresa, y a través de su manera cuidadosa y cálida.

Estableció las pautas a seguir para este juego al comienzo de su relación con los empleados, antes de que fueran contratados. 

Hubo 5 componentes diferentes a este proceso de contratación:

1. Una presentación detallada comunicando la idea del Jefe en una reunión grupal a todos los postulantes al mismo tiempo. Contó su idea pero también la historia de la empresa, y su éxito en implementar la idea y lo que seria solicitado para el candidato electo para el puesto. 
2. Luego se reunió con cada aplicante (candidato a empleado) individualmente para discutir sus reacciones a su idea, y les preguntó porque ellos pensaban que eran los adecuados para implementar la idea. 
3. Notificó al candidato exitoso por teléfono con una presentación redactada con anterioridad.
4. Notificó a los postulantes no elegidos agradeciéndoles por su interés.

En el primer día de entrenamiento, el jefe hizo lo siguiente:

• Revisó la idea del jefe;
• Sintetizó el sistema a través del cual el negocio entero trae la idea a la realidad;
• Llevó a los nuevos empleados a un tour dentro de las instalaciones, nombrando a las personas y a los sistemas que llevan la idea a la realidad;
• Contesto las preguntas de los empleados claramente y en forma completa;
• Revisó los manuales de operaciones con los empleados, incluyendo el Objetivo Estratégico, la Estrategia de Organización y el Contrato de Puesto para el rol del empleado.
• Completó los papeles de empleo.

Así es como traes los valores centrales de tu negocio a la realidad.

6. Tu Estrategia de Marketing

Tu estrategia de marketing vive y muere con lo que tu cliente desea y como se lo entregas a ellos.

Entender lo que tu cliente quiere depende de ti, entendiendo los dos pilares de una estrategia de marketing exitosa, las estadísticas demográficas y psicográficas de tus clientes. 

Cuando primero comienzas tu negocio:

• Ya has definido la demografía de tus clientes, y
• Tu próximo trabajo será el descubrir lo más que puedas de las estadísticas psicográficas de aquel segmento del mercado.

Preguntas:

• ¿Qué otro tipo de marcas compran?
• ¿Cómo son aquellas empresas que están ya vendiendo exitosamente a aquellas personas y quiénes son?
• ¿De qué color usan?
• ¿Qué mensajes están enviando?
• ¿Qué valores parecen estar promoviendo? 

Luego, llevarás toda esta información y descubrirás lo que tu negocio represente en la mente de aquellos clientes, de manera que ellos te elijan en vez de a otro 

Finalmente, harás una promesa que tu cliente quiere escuchar, y luego alinearás a tu organización entera en entregar esa promesa mejor que cualquier otra persona en la cuadra.

Por supuesto, a medida que tu empresa continúa creciendo, continuarás aprendiendo sobre la demografía y psicografía de tus clientes y continuarás reafirmando tu estrategia de marketing con el tiempo.

7. Estrategia de Sistemas

La última pieza de este rompecabezas en construir tu negocio es la estrategia de sistemas.

Hay 3 tipos de sistemas:

1. Los sistemas HARD son inanimados y de objetos no vivientes,
2. Los sistemas SOFT son cosas vivientes o ideas, y
3. El sistema de información, el cual nos detalla sobre la interacción entre los otros dos. 

Como un ejemplo, si tiene un sistema de ventas que siga los pasos de ventas desde el comienzo al fin (deberías tenerlo), estarías siguiendo alguno o todos los siguientes temas:

• ¿Cuántas llamadas fueron hechas?
• ¿Cuántos potenciales clientes fueron contactados?
• ¿Cuántas reuniones fueron programadas?
• ¿Cuántos encuentros fueron confirmados?
• ¿Cuantos encuentros fueron llevados a cabo?
• ¿Cuántas Presentaciones de Análisis de necesidades fueron programadas?
• ¿Cuántos Análisis de necesidad fueron confirmados?
• ¿Cuántos Análisis de necesidad fueron completados?
• ¿Cuántas Presentaciones de Soluciones fueron programadas?
• ¿Cuántas Presentaciones de Soluciones fueron confirmadas?
• ¿Cuántas Presentaciones de Soluciones fueron completadas?
• ¿Cuántas soluciones fueron vendidas?
• ¿Cuál fue el valor dólar promedio?

En resumen, el sistema de información debería decirte todo lo que necesitas saber sobre como tu gente está desempeñándose, para que puedas alcanzar tus objetivos estratégicos y tu fin primario. 

Y así convertirte en la empresa que hayas sonado tener, y en al que todo empleado disfrute pertenecer.

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