Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas

Estrategias para Empresas y Profesionales

Evita que la producción de tu empresa se detenga conociendo lo que hemos preparado para que logres solucionar cualquier incidencia, y cómo afrontar una crisis. EGA Futura es conocimiento y pone la nube en tus manos.

¿Qué es una crisis, un incidente y un problema?

Estas tres palabras están vinculadas en la gestión empresarial y presentan ciertas diferencias que es conveniente aclarar.

Un incidente es una paralización no esperada del servicio o de la producción en la compañía, pero sin un impacto general que amerite preocupación o alarma. 

Y un problema es la suma de varios incidentes en un periodo de tiempo que tienen algo en común.  Los problemas al mismo tiempo, son los originadores de incidentes.

Esto indica que los incidentes son precisos y bien conocidos, mientras que los problemas son más profundos y desconocidos.

La frecuencia con la que aparecen cierto tipo de incidentes (consecuencias) lleva a pensar que existen problemas (causas) por solucionar. Y los problemas sin solucionar dan lugar a las crisis.

Una crisis es un momento muy difícil en la organización que puede tener consecuencias de mucha importancia. Esto parece algo negativo, pero lo cierto es que las crisis generan cambios que de la mano de buenas decisiones son muy positivos.

Y entonces ¿Qué es la Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas?

Es el proceso por el cual la organización, intenta tomar el control de los acontecimientos importantes que pudieran causarle daños a sí misma o a sus clientes.

Cuando se crean departamentos dentro de la mediana o gran empresa para atender estos eventos, es necesario disponer de buenas relaciones públicas.

Las articulaciones con otros entes siempre son necesarias para afrontar las crisis con rapidez.

El área o departamento de Gestión de Crisis necesita contar con personal calificado y bien preparado para desarrollar estas funciones.

¿Cuál es el objetivo de la Administración de Incidentes y Problemas?

La finalidad de contar con un área o departamento dentro de la empresa que se encargue de ello, es evitar la interrupción de servicios y comercialización de productos. Al mismo tiempo se busca aumentar la productividad de la organización, analizando problemas que puedan causar incidentes innecesarios.

La respuesta debe ser inmediata de forma que se puedan restablecer las operaciones en el menor tiempo posible sin afectar la productividad.

De no operarse con rapidez un simple incidente puede tener un impacto considerable para la compañía, con pérdidas económicas y hasta una posible pérdida de clientes.

¿En qué se diferencia la Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas de la gestión de riesgos?

La Gestión de Crisis, Incidentes y Problemas implica atender los imprevistos en la medida en que van apareciendo. Sin embargo, la gestión de riesgos intenta adelantarse a estos hechos para evitar su aparición.

La gestión de riesgos conlleva a la evaluación de las potenciales amenazas para generar planes y estrategias que los eviten, retrasen o solucionen

¿Cuáles son los elementos comunes en una crisis?

Toda crisis presenta una serie de rasgos o elementos comunes que se pueden agrupar de la siguiente manera:

  • Representa una amenaza para la compañía.
  • Siempre se presenta por sorpresa.
  • Implica la toma de decisiones muy rápida, en el menor tiempo posible.
  • Traen consigo cambios o advierten de la necesidad de cambiar.

Estos elementos deben ser tomados en cuenta para administrar los mejores procedimientos que les den solución efectiva.

¿Qué se debe hacer para gestionar las crisis, incidentes y problemas?

Controlar las crisis, incidentes y problemas requiere de un conocimiento muy amplio de la empresa en general. Y por eso las competencias necesarias para hacer frente a ello deben mantenerse en constante actualización.

De forma general, los pasos para avanzar hacia la solución son:

  • Detectar el problema, su ubicación, origen, causas y todo lo que puede resultar afectado a consecuencia del mismo.
  • Realizar un registro detallado de todo lo que involucra el incidente o problema.
  • Investigar a fondo y con detalles elaborando un diagnóstico preciso de la situación.
  • Clasificar las incidencias por niveles y establecer prioridades en la solución.
  • Formular y escoger con rapidez la mejor estrategia para dar solución al evento.
  • Aplicar los protocolos, técnicas y procedimientos disponibles para resolver el problema.
  • Cerrar el caso y evaluar todo lo realizado.
  • Llevar una memoria escrita de los eventos problemáticos y comunicar los puntos de interés a la dirección de la empresa para evitar su reaparición.
Siguiendo esos pasos es posible mantener sin interrupciones los niveles de producción, prestación de servicios y comercialización de productos.

De forma que es vital contar con un equipo de profesionales muy capacitados en los cuales confiar siempre el destino de la producción.

Estrategias y tácticas

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Comunidad VIP

Conoce a nuestro equipo de expertos en el tema y realiza todas tus preguntas sobre la Gestión Incidentes y Problemas. Te asesorarán con los mejores consejos y la información más precisa.

Aplicaciones de EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está compuesta por un grupo de aplicaciones vinculadas entre sí, todas trabajando de manera integrada sobre la misma base de datos.
La Plataforma EGA Futura cuenta con las aplicaciones necesarias para llevar a cabo los diferentes pasos que requiere la Gestión de Incidentes y Problemas. Pon a prueba todo el poder de nuestros recursos en la nube.

EGA Futura Habitat

EGA Futura Habitat es la red social empresarial de EGA Futura que permite a los usuarios trabajar juntos en tiempo real, hablar entre ellos y compartir información. Habitat conecta, involucra y motiva a las personas a trabajar de manera eficiente en toda la organización, independientemente de su función o ubicación.

EGA Futura Project

Unifica la administración de proyectos y tareas de manera fácil, integrando cada actividad con el resto de la plataforma.

EGA Futura Clarity

Centraliza todo el conocimiento, información y procesos de tu organización de manera organizada e integrada con el resto de la plataforma.

EGA Futura Activos

Gestiona todos los activos fijos de tu empresa, y controla sus pólizas de seguro, actividades de mantenimiento y asignaciones a empleados.

EGA Futura Service

Gestiona Tickets de servicio tanto internos como externos, incidentes y problemas del día a día.

EGA Futura Gastos

Controla los gastos realizados por todos los empleados de tu organización, y vincula a cada uno de ellos, con facturas, proyectos y servicios.

EGA Futura Recruit

Recluta nuevo personal para tu empresa, y toma todo el control de CVs, entrevistas y de todo el proceso de manera simple y cómoda.

EGA Futura People

Centraliza toda la información de las personas que trabajan en tu empresa de manera cómoda y simple.

EGA Futura Inventory

Realiza la gestión de productos y stock, con múltiples listas de precios y en varias monedas.

EGA Futura Treasury

Toma el control del Flujo de caja dentro de tu Organización y de sus Cuentas de tesorería.

EGA Futura TAX

EGA Futura TAX te permite liquidar los impuestos de tu Empresa generados por actividades de compra y venta.

Interfaz de la Plataforma EGA Futura

La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura

El Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura permite elevar la productividad de cada organización, automatizando y simplificando las tareas cotidianas de cada día.

Informes y Paneles de la Plataforma EGA Futura

Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

Base de datos de la Plataforma EGA Futura

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura está totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad según las necesidades de cada empresa.
Tutoriales
Glosario

ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales

ERP del inglés: Enterprise Resource Planning. Es una solución de software para la gestión de procesos. Se compone de uno o más programas de software empresarial que han sido creados para gestionar y automatizar procesos en las organizaciones. Lo que también se denomina en español Sistema de planificación de recursos de negocios es una plataforma de software creada para registrar y automatizar los procesos e informaciones de interés gerencial en la empresa. Su finalidad es brindarles eficiencia y efectividad a los negocios desarrollados al facilitar el control de las operaciones productivas y comerciales. De manera que toma en cuenta cualquier registro financiero, inventarios y órdenes de compra, entre muchos más.

Outsourcing

Un equivalente en castellano de esta palabra es subcontratación de terceros o tercerización habitualmente, de servicios. Es el proceso de contratación de empresas ajenas a la compañía para que se encarguen de una parte de su gestión o actividad productiva. Estas actividades encomendadas a un tercero pueden ser complementarias a su gestión. El objetivo es delegar funciones de menor importancia en algunos casos, pero en otras circunstancias sirve para delegar actividades que no son el core o centro de la actividad de la empresa a otras que son especialistas o expertos y centrar la atención de la organización en áreas vitales o estratégicas del negocio.

Punto de equilibrio

Es el punto o nivel en el que los costos totales para producir/comercializar un bien o prestar un servicio, y los ingresos totales debidos a su venta se hacen iguales. También se conoce como umbral de rentabilidad, y en este punto ni se gana ni se pierde. Esto resulta de gran utilidad para conocer el momento a partir del cual la actividad comercial comienza a generar ganancias.

PyME

Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.

Proveedor

Es la persona jurídica o empresa que proporciona a otras compañías dinero, productos y/o servicios. La finalidad de esto está íntimamente ligada con el objetivo principal de la empresa y sus diversas necesidades. El término de proveedor podría ser muy amplio y observarse en diferentes niveles, desde lo más simple hasta lo más complejo en el mercado.

Gestión de proyectos

Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.

Empresa

Es una organización constituida por personas que buscan satisfacer necesidades del mercado para obtener beneficios económicos. Para ello, requiere de capital y trabajo. Todo se orienta por unos objetivos comerciales y una visión que indica el ideal que desea alcanzar. Mientras tiene un ánimo de lucro, también se asegura la producción de bienes y servicios para el país, movilizando la economía.

Cliente

Es aquella persona (natural o jurídica) que recibe un bien o servicio a cambio de una compensación. Para esto, busca en el mercado aquello que puede satisfacer su necesidad, pudiendo escoger entre diferentes ofertas. Una vez que elige un producto o servicio, entrega una suma de dinero u otro artículo de valor al vendedor.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.

Organización

Un despliegue de EGA Futura con un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual de EGA Futura. Su organización incluye todos los datos y aplicaciones y es diferente del resto de las organizaciones.

Red social empresarial

Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.

Enciclopedia

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Preguntas frecuentes sobre los sistemas de EGA Futura

👑 ¿Cuál es la diferencia entre Gestión Comercial y Gestión Empresarial?

El sistema de gestión comercial para Windows está pensado para comercios y empresas muy pequeñas.

Usualmente menos de 9 personas.

Por otro lado, el software de gestión empresarial en la nube está diseñado para empresas con muchas más exigencias, requerimientos y usuarios.

Todas las necesidades de una empresa (incluyendo adaptaciones) se contemplan en el sistema en la nube.

☕️ ¿Qué diferencias hay en el servicio de Soporte Técnico entre ambos productos?

El sistema para Windows recibe solamente soporte desde nuestra plataforma 24/7.

En caso de necesitar soporte personalizado, es necesario contratar a un distribuidor externo.

Por otro lado, los usuarios de nuestro software de gestión en la nube reciben soporte presencial, por teléfono, por mail y por chat directamente desde el staff de EGA Futura.

❌ ¿El sistema en la nube reemplaza al sistema en Windows?

No, en absoluto.

Son dos productos diferentes, con precios diferentes. Uno orientado a comercios, y otro orientado a empresas.

✔️ ¿Es posible comenzar en Windows y luego migrar a la Nube?

Por supuesto que sí.

Todas las empresas que tengan una licencia perpetua, pueden migrar la información desde Windows hacia la Nube sin problemas. 

Además tomamos en parte de pago el dinero invertido en cada licencia.

❌ ¿Hay planes para ofrecer una Edición Gratis del sistema en la Nube?

Realmente no.

Actualmente ofrecemos una Edición Gratis de nuestro sistema para Windows, con el objetivo de promocionar nuestra empresa. Pero eso es algo que dejaremos de hacer próximamente.

Quienes obtengan una Edición Gratis ahora, podrán usarla toda la vida.

Pero en un futuro solamente ofreceremos el sistema para Windows a cambio del pago de una licencia única, y el ERP en la nube a cambio de una suscripción.