EGA Futura » Capacitación y Soporte
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea, y no según el producto ni el cliente.
Esa distinción importa: agrupar por tarea es lo que permite que la gente se especialice.
No hay un número correcto, y buscarlo es el primer error.
La cantidad de áreas depende del tamaño de la empresa y no del sector en el que trabaja.
En una empresa de quince personas alcanza con pocas áreas amplias: una sola de administración y finanzas puede cubrir tesorería, impuestos, personal, pagos y cobranzas.
En una empresa de cien personas esas mismas tareas se reparten en áreas distintas, porque ya no entran en la cabeza de una persona sola.
Y en organizaciones grandes aparecen áreas muy específicas, separadas por tipo de producto o por segmento de mercado.
La dirección fija las metas, decide el rumbo y supervisa a las demás áreas.
La de recursos humanos se ocupa de incorporar, capacitar y administrar al personal.
La de producción u operaciones transforma la materia prima en producto terminado, o ejecuta el servicio cuando la empresa vende servicios.
La de marketing y ventas arma la estrategia comercial, estudia el mercado y coloca el producto.
La de contabilidad y finanzas controla ingresos, egresos, impuestos y cobranzas.
Y la de tecnología de la información sostiene equipos, comunicaciones, datos y sistemas.
La división ordena quién hace qué, que es la condición mínima para que dos personas no hagan la misma tarea ni se pisen.
Permite contratar perfiles especializados en lugar de gente que sepa un poco de todo.
Y habilita algo menos obvio pero más valioso: medir por separado lo que cada parte de la empresa consume y produce.
Sin áreas definidas, la pregunta de cuánto gasta administración frente a producción no tiene forma de responderse.
El error típico es copiar el esquema de áreas de una empresa grande.
El resultado son áreas vacías, o peor, áreas donde la misma persona figura en cuatro lugares distintos, y ahí la clasificación deja de significar algo.
La regla práctica es al revés: conviene arrancar con pocas áreas y partirlas recién cuando el volumen de trabajo lo justifique.
Se confunden seguido porque muchas veces coinciden, pero responden preguntas distintas.
El área funcional responde qué tipo de trabajo se hace, y el centro de costo responde a qué unidad se le imputa el gasto.
Una empresa con tres sucursales puede tener las mismas seis áreas funcionales en las tres y un centro de costo distinto por sucursal.
Acá el Área funcional deja de ser una idea de manual de organización y pasa a ser un registro de la base de datos, con su pantalla propia.
Se crea, se modifica y se archiva como cualquier otro registro, y se llega a la lista desde el Iniciador de aplicación (Waffle) escribiendo su nombre en el buscador.
Algunas aplicaciones, como EGA Futura Project, la traen directamente en la Barra de navegación.
Lo interesante del Área funcional es la desproporción entre lo simple que es y lo lejos que llega.
El registro tiene apenas cinco campos propios: el nombre, un Código de área, una Descripción del área, una casilla Activo y un Orden de visualización.
Y con esos cinco campos clasifica registros de catorce objetos distintos repartidos por todas las aplicaciones de la Plataforma.
Ese es el diseño: una única clasificación compartida en lugar de una lista de departamentos repetida dentro de cada módulo.
En la parte de personas clasifica al Empleado, al Candidato, a la Vacante y al Entrenamiento.
En la parte financiera clasifica al Gasto.
En la parte de trabajo clasifica al Proyecto y al Documento.
En la parte de servicio clasifica al Ticket de servicio, al Ticket interno, al Incidente y al Problema.
Y en la parte de patrimonio y conocimiento clasifica al Activo fijo, a la Inspección y al Artículo de conocimiento.
Este es el detalle que más dice sobre la intención del producto.
En el Gasto y en el Empleado el Área funcional es obligatoria: sin ella el registro no se guarda.
La consecuencia práctica es fuerte: todo gasto y toda persona quedan con su área asignada, sin excepciones.
Eso garantiza que el informe de gastos por área siempre cierre contra el total, sin una categoría de sin clasificar que se coma la mitad.
Al abrir un Área funcional concreta, sus Listas relacionadas muestran de un vistazo todo lo que tiene asociado.
Ahí aparecen los proyectos vinculados, los gastos imputados, los empleados asignados, los activos fijos, los tickets de servicio, los incidentes y los artículos de conocimiento.
Es la vista que responde en un clic la pregunta qué está pasando en esta parte de la empresa.
El Código de área permite darle a cada área un identificador corto y estable, que es lo que sirve para cruzar datos contra un sistema externo sin depender del nombre.
El Orden de visualización decide en qué posición aparece cada área en las listas, de modo que se puedan ordenar por jerarquía real y no por alfabeto.
Cuando una empresa reorganiza sus áreas, la tentación es borrar las viejas.
Borrarlas rompe la historia, porque los gastos y los legajos de años anteriores quedan apuntando a algo que ya no está.
Para eso está la casilla Activo: se desmarca y el área deja de ofrecerse en los registros nuevos, sin tocar nada de lo ya cargado.
El objeto además lleva seguimiento de historial, así que cada cambio de nombre o de estado queda registrado con su fecha y su autor.
Como la misma clasificación atraviesa toda la Plataforma, se pueden cruzar cosas que normalmente viven en sistemas separados.
Cuánto gastó cada área en el trimestre, cuánta gente tiene, cuántos incidentes generó y qué activos tiene asignados se responden con el mismo filtro.
Depende del tamaño y no del rubro.
Conviene arrancar con pocas áreas amplias y partirlas recién cuando el volumen de trabajo lo justifique.
No, aunque muchas veces coincidan.
El área funcional dice qué tipo de trabajo se hace y el centro de costo dice a qué unidad se le imputa el gasto.
Las áreas viejas no se borran: se desmarca la casilla Activo.
Así dejan de aparecer en los registros nuevos y los datos históricos siguen apuntando a un registro que existe.
En catorce objetos distintos, entre ellos Empleado, Gasto, Proyecto, Activo fijo, Ticket de servicio, Incidente, Problema, Candidato y Vacante.
En Empleado y en Gasto además es un campo obligatorio.
El objeto es EGAFutura__Area_funcional__c y funciona como catálogo transversal de toda la Plataforma.
Además del Name de hasta ochenta caracteres, tiene EGAFutura__AreaCode__c de texto, EGAFutura__Descripcion_area__c de área de texto larga, EGAFutura__IsActive__c de casilla y EGAFutura__SortOrder__c numérico.
El campo propio que figura como no nulo es EGAFutura__IsActive__c, por tratarse de una casilla de verificación.
El identificador EGAFutura__EGA_Futura_ID__c es de numeración automática.
Los catorce objetos que lo usan lo hacen a través de un campo de búsqueda llamado siempre EGAFutura__Area_funcional__c, lo que vuelve predecible cualquier consulta cruzada.
En EGAFutura__Gasto__c y en EGAFutura__Empleado__c ese campo es obligatorio, así que toda carga masiva sobre esos dos objetos resuelve el área antes de insertar.
La referencia es de tipo búsqueda, así que el criterio recomendado es desactivar un área en lugar de borrarla y conservar intactos los registros históricos que la nombran.
El objeto tiene seguimiento de historial habilitado, por lo que cada cambio queda registrado con su fecha y su autor.
Tiene también campo de moneda, ya que la organización trabaja con más de una divisa.
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En este vídeo vamos a aprender qué son las áreas funcionales dentro de una empresa.
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Las áreas funcionales son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de una empresa que permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. Cada área funcional se dedica sólo a un tipo de tareas gracias a la participación de profesionales, especialistas y empleados en general. Al dividirse la actividad empresarial en áreas de importancia es posible alcanzar con rapidez las metas y los objetivos.
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Por supuesto que dependiendo del tamaño de una empresa, depende la cantidad de áreas funcionales, eso lo vamos a ver en segundos. Una empresa puede estar conformada por tantas áreas funcionales como necesite. Todo eso va a depender del tamaño de la empresa. Por lo general las áreas funcionales más comunes son: La dirección, el área funcional administrativa, Recursos Humanos, producción, marketing, ventas, en algunos casos marketing y ventas y contabilidad. También, en empresas más grandes puede encontrarse el departamento de sistemas o el área sistemas.
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Vamos a ver ahora cuál es la importancia de las áreas funcionales dentro de una organización. La división interna de una empresa tiene una gran importancia debido a que esto facilita el logro de los objetivos y metas propuestas, organiza el trabajo productivo y comercial de la empresa, permite al mismo tiempo el trabajo articulado en un gran equipo y de manera sincronizada, asegura la gestión rápida eficiente y de calidad y permite la incorporación de personal altamente capacitado en diferentes áreas. Ese es el motivo principal por el cual un área funcional debe integrarse bien con el resto de las otras áreas funcionales dentro de la organización.
[00:02:23.900]
Vamos a ver algunos ejemplos de áreas funcionales: Por ejemplo, en el área de marketing y ventas se formulan estrategias para poder colocar productos en el mercado y lograr así la mayor cantidad de ventas posibles. Y sus actividades o funciones principales son: El análisis del mercado, la evaluación de satisfacción al cliente, la segmentación de los consumidores, el desarrollo de campañas publicitarias en medios tradicionales o en internet, la administración de la base de datos de clientes y de potenciales clientes y de todo el proceso de ventas.
[00:03:07.600]
Y así también tenemos, por ejemplo, del área de contabilidad y finanzas en la que se realiza el control y la gestión de los activos de la empresa, los ingresos, los egresos, lo que se gana, lo que se gasta, etc. Al principio yo te estaba hablando sobre la cantidad de áreas funcionales en una empresa dependiendo de su tamaño y... Esto tiene que ver con el diseño de áreas funcionales. De qué depende de que en una empresa tengamos 15 áreas funcionales o 4. Principalmente del tamaño.
[00:03:45.900]
La recomendación es que para empresas compactas, con 10 personas, 15 personas, 20 personas, la cantidad de áreas funcionales sea pequeña. Entonces, por ejemplo, como tener un área funcional que sea administración y finanzas y que eso se ocupe de tesorería, impuestos, Recursos Humanos, pago a proveedores, cobro a clientes y un montón de actividades que en una empresa con 100 empleados generalmente tendría áreas funcionales diferentes.
[00:04:19.200]
Otro claro ejemplo es el de marketing y ventas. En una empresa chica, un solo área se puede ocupar de absolutamente todo eso, mientras que en empresas más grandes tenemos, por un lado un área de ventas y por otro lado un área de marketing. Y en empresas más grandes hasta, incluso, múltiples áreas funcionales bien específicas por tipo de producto ,tipo de segmento.
[00:04:41.500]
Desde dentro de la Plataforma EGA Futura las áreas funcionales atraviesan todas las aplicaciones de todo el sistema para poder, de esa forma, ordenar la información de una manera más eficiente y poder utilizarla en informes y en paneles.
[00:05:00.800]
Por ejemplo, yo aquí estoy en la aplicación de tesorería de EGA Futura y lo que voy a hacer en este momento es ir a EGA Futura Project. Si prestamos atención, una de las cosas que vamos a ver es una ficha llamada Áreas funcionales. Las áreas funcionales dentro de EGA Futura se pueden administrar desde todas las aplicaciones. Hay aplicaciones como Project, por ejemplo, que ya la incluyen en la barra de navegación que estamos viendo, pero si estamos en una aplicación en donde no tenemos acceso a esa área funcional, simplemente con venir al Waffle y hacer clic en el motor de búsqueda del Waffle ponemos áreas funcionales y automáticamente vamos a tener la opción.
[00:05:47.100]
Si le damos clic a ese lugar o le damos clic aquí (es exactamente lo mismo) y aquí lo que estamos viendo son todas las áreas funcionales que tengo cargadas en esta instancia de EGA Futura. Obviamente un área funcional es un registro en la base de datos, eso significa que se pueden modificar, se pueden crear y se pueden borrar.
[00:06:06.600]
El verdadero poder de las áreas funcionales dentro de EGA Futura es el que voy a mostrar aquí... por ejemplo aquí tenemos un área funcional que se llama producción, dirección y planeamiento. Le voy a hacer clic. Si yo hago clic en Modificar, concretamente lo que hago es cambiar el nombre y la descripción de esta área. El verdadero poder, la potencia genuina de esto es que toda la funcionalidad de la base de datos se relaciona con diferentes áreas. Entonces en este caso, yo puedo ver cuáles son todos los proyectos vinculados a esta área funcional, los gastos, los artículos de conocimientos, los empleados, las compras, las ventas, los activos fijos, los tickets de servicios, los incidentes, los problemas, etcétera.
[00:06:54.400]
Y esto mismo se puede ver a través de los informe. Por ejemplo, yo voy a hacer clic aquí, voy a ir a Informes y de toda la cantidad de informes que tiene la plataforma EGA Futura, yo por ejemplo, voy a elegir gastos por área funcional y de esta manera tenemos la posibilidad (hablando concretamente de los gastos de manera puntual) poder ver cómo los diferentes gastos que se han hecho en toda la organización se distribuyen en las diferentes áreas.
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Las áreas funcionales son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de una empresa y permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. La cantidad de áreas funcionales que una empresa tenga va a variar del tamaño y del estilo de esa empresa y desde dentro de la Plataforma EGA Futura es posible administrar y gestionar toda la información de este sistema de gestión empresarial por áreas funcionales para poder clasificar y trabajar la información de una manera más cómoda, eficiente y ordenada.
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En este vídeo vamos a aprender qué son las áreas funcionales dentro de una empresa.
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Las áreas funcionales son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de una empresa que permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. Cada área funcional se dedica sólo a un tipo de tareas gracias a la participación de profesionales, especialistas y empleados en general. Al dividirse la actividad empresarial en áreas de importancia es posible alcanzar con rapidez las metas y los objetivos.
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Por supuesto que dependiendo del tamaño de una empresa, depende la cantidad de áreas funcionales, eso lo vamos a ver en segundos. Una empresa puede estar conformada por tantas áreas funcionales como necesite. Todo eso va a depender del tamaño de la empresa. Por lo general las áreas funcionales más comunes son: La dirección, el área funcional administrativa, Recursos Humanos, producción, marketing, ventas, en algunos casos marketing y ventas y contabilidad. También, en empresas más grandes puede encontrarse el departamento de sistemas o el área sistemas.
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Vamos a ver ahora cuál es la importancia de las áreas funcionales dentro de una organización. La división interna de una empresa tiene una gran importancia debido a que esto facilita el logro de los objetivos y metas propuestas, organiza el trabajo productivo y comercial de la empresa, permite al mismo tiempo el trabajo articulado en un gran equipo y de manera sincronizada, asegura la gestión rápida eficiente y de calidad y permite la incorporación de personal altamente capacitado en diferentes áreas. Ese es el motivo principal por el cual un área funcional debe integrarse bien con el resto de las otras áreas funcionales dentro de la organización.
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Vamos a ver algunos ejemplos de áreas funcionales: Por ejemplo, en el área de marketing y ventas se formulan estrategias para poder colocar productos en el mercado y lograr así la mayor cantidad de ventas posibles. Y sus actividades o funciones principales son: El análisis del mercado, la evaluación de satisfacción al cliente, la segmentación de los consumidores, el desarrollo de campañas publicitarias en medios tradicionales o en internet, la administración de la base de datos de clientes y de potenciales clientes y de todo el proceso de ventas.
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Y así también tenemos, por ejemplo, del área de contabilidad y finanzas en la que se realiza el control y la gestión de los activos de la empresa, los ingresos, los egresos, lo que se gana, lo que se gasta, etc. Al principio yo te estaba hablando sobre la cantidad de áreas funcionales en una empresa dependiendo de su tamaño y... Esto tiene que ver con el diseño de áreas funcionales. De qué depende de que en una empresa tengamos 15 áreas funcionales o 4. Principalmente del tamaño.
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La recomendación es que para empresas compactas, con 10 personas, 15 personas, 20 personas, la cantidad de áreas funcionales sea pequeña. Entonces, por ejemplo, como tener un área funcional que sea administración y finanzas y que eso se ocupe de tesorería, impuestos, Recursos Humanos, pago a proveedores, cobro a clientes y un montón de actividades que en una empresa con 100 empleados generalmente tendría áreas funcionales diferentes.
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Otro claro ejemplo es el de marketing y ventas. En una empresa chica, un solo área se puede ocupar de absolutamente todo eso, mientras que en empresas más grandes tenemos, por un lado un área de ventas y por otro lado un área de marketing. Y en empresas más grandes hasta, incluso, múltiples áreas funcionales bien específicas por tipo de producto ,tipo de segmento.
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Desde dentro de la Plataforma EGA Futura las áreas funcionales atraviesan todas las aplicaciones de todo el sistema para poder, de esa forma, ordenar la información de una manera más eficiente y poder utilizarla en informes y en paneles.
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Por ejemplo, yo aquí estoy en la aplicación de tesorería de EGA Futura y lo que voy a hacer en este momento es ir a EGA Futura Project. Si prestamos atención, una de las cosas que vamos a ver es una ficha llamada Áreas funcionales. Las áreas funcionales dentro de EGA Futura se pueden administrar desde todas las aplicaciones. Hay aplicaciones como Project, por ejemplo, que ya la incluyen en la barra de navegación que estamos viendo, pero si estamos en una aplicación en donde no tenemos acceso a esa área funcional, simplemente con venir al Waffle y hacer clic en el motor de búsqueda del Waffle ponemos áreas funcionales y automáticamente vamos a tener la opción.
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Si le damos clic a ese lugar o le damos clic aquí (es exactamente lo mismo) y aquí lo que estamos viendo son todas las áreas funcionales que tengo cargadas en esta instancia de EGA Futura. Obviamente un área funcional es un registro en la base de datos, eso significa que se pueden modificar, se pueden crear y se pueden borrar.
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El verdadero poder de las áreas funcionales dentro de EGA Futura es el que voy a mostrar aquí... por ejemplo aquí tenemos un área funcional que se llama producción, dirección y planeamiento. Le voy a hacer clic. Si yo hago clic en Modificar, concretamente lo que hago es cambiar el nombre y la descripción de esta área. El verdadero poder, la potencia genuina de esto es que toda la funcionalidad de la base de datos se relaciona con diferentes áreas. Entonces en este caso, yo puedo ver cuáles son todos los proyectos vinculados a esta área funcional, los gastos, los artículos de conocimientos, los empleados, las compras, las ventas, los activos fijos, los tickets de servicios, los incidentes, los problemas, etcétera.
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Y esto mismo se puede ver a través de los informe. Por ejemplo, yo voy a hacer clic aquí, voy a ir a Informes y de toda la cantidad de informes que tiene la plataforma EGA Futura, yo por ejemplo, voy a elegir gastos por área funcional y de esta manera tenemos la posibilidad (hablando concretamente de los gastos de manera puntual) poder ver cómo los diferentes gastos que se han hecho en toda la organización se distribuyen en las diferentes áreas.
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Las áreas funcionales son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de una empresa y permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. La cantidad de áreas funcionales que una empresa tenga va a variar del tamaño y del estilo de esa empresa y desde dentro de la Plataforma EGA Futura es posible administrar y gestionar toda la información de este sistema de gestión empresarial por áreas funcionales para poder clasificar y trabajar la información de una manera más cómoda, eficiente y ordenada.