Búsquedas frecuentes
Tutoriales actualizados
Una Factura de compra es el comprobante que un proveedor le emite a tu empresa por los bienes o servicios que le vendió, registrado en el ERP con su número, su fecha, sus importes y su vencimiento. Es la contracara de la factura de venta: lo que para el proveedor es un cobro pendiente, para tu empresa es una deuda a pagar. Registrada contra su orden de compra, permite comparar lo que se pidió, lo que llegó y lo que se está cobrando antes de pagar.
Cada compra termina en una factura, y cada factura es una promesa de pago. Registrarlas bien es lo que permite saber cuánto se debe, a quién y para cuándo.
Lo esencial es el proveedor, el número de comprobante que él le asignó, la fecha, los importes y el vencimiento.
Los importes se separan en neto, impuestos y total, porque cada uno tiene un destino distinto en la contabilidad.
El proveedor numera sus facturas con su propia serie. Tu empresa, además, suele numerar internamente cada factura que recibe.
Guardar los dos evita confusiones el día que el proveedor reclama un pago citando su número.
La práctica más sana antes de pagar es comparar tres documentos: lo que se pidió en la orden de compra, lo que se recibió y lo que se está facturando.
Si los tres coinciden, se paga. Si no, la diferencia aparece antes de que el dinero salga.
La fecha de vencimiento sale de las condiciones acordadas con el proveedor. Cargarla bien es lo que alimenta la proyección de pagos de la tesorería.
El IVA y otros impuestos de una compra suelen tener tratamiento propio, por ejemplo como crédito fiscal. Las reglas concretas dependen de la normativa de cada país.
En EGA Futura Compras, que cubre el circuito desde la solicitud hasta la factura, la factura de compra es el último documento del recorrido.
Cada factura recibe un Número de Factura de compra automático. Cargamos el proveedor, la fecha de la factura, que es obligatoria, y el número de comprobante del proveedor.
Completamos el subtotal neto, los impuestos y el total, y la fecha de vencimiento.
El campo Orden de compra apunta a la orden que dio origen a la factura. Es el vínculo que permite el control de tres vías que hace Compras entre lo pedido, lo recibido y lo facturado.
El campo Condición de compra guarda las condiciones acordadas con el proveedor para esa factura, que son las que explican su vencimiento.
La factura nace en Borrador, pasa a Recibida y queda Pagada cuando se paga. Una Vista de lista por estado muestra qué falta pagar.
Con las facturas cargadas, la tesorería ve los pagos por vencer en EGA Futura Treasury, y cada compra tiene su asiento en EGA Futura Conta.
Estas son las dudas que aparecen al empezar a registrar las facturas de proveedores en el ERP.
Los dos. El sistema asigna un número interno automático, y el número del proveedor se carga en su propio campo.
No es obligatorio, pero conviene siempre que exista la orden. Sin ese vínculo no hay forma de comparar lo pedido con lo facturado.
Porque cada importe va a un lugar distinto: el neto al costo o al gasto, y los impuestos a sus cuentas propias. Separarlos desde la carga evita rehacer el cálculo después.
En Borrador. Después pasa a Recibida y, cuando se paga, a Pagada.
Con una Vista de lista o un informe filtrado por fecha de vencimiento y por estado distinto de Pagada.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre el ERP y necesita nombrar los campos con precisión.
El objeto se llama EGAFutura__Purchase_Invoice__c.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Numeración automática | Etiqueta Número de Factura de compra |
| EGAFutura__Proveedor__c | Lookup | Apunta a EGAFutura__Supplier__c |
| EGAFutura__Purchase_Invoice_Date__c | Fecha | Obligatorio, fecha de la factura |
| EGAFutura__SupplierDocumentNumber__c | Texto(255) | Número de comprobante del proveedor |
| EGAFutura__Purchase_Order__c | Lookup | Orden de compra que da origen a la factura |
| EGAFutura__PaymentTerms__c | Lookup | Condición de compra, apunta a EGAFutura__Condicion_compra__c |
| EGAFutura__Due_Date__c | Fecha | Fecha de vencimiento |
| EGAFutura__Subtotal__c | Moneda(18, 2) | Neto sin impuestos |
| EGAFutura__TaxAmount__c | Moneda(18, 2) | IVA u otros impuestos |
| EGAFutura__Total__c | Moneda(18, 2) | Total de la factura |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Borrador por defecto |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Texto(30) | Obligatorio, lo genera EGA Futura |
El valor almacenado coincide con la etiqueta, y el valor por defecto es Borrador.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador |
| Recibida | Recibida |
| Pagada | Pagada |
El total no es un campo de fórmula: se guarda como importe. Si tu empresa necesita que el total sea siempre la suma del subtotal y los impuestos, el pedido es una regla de validación o una fórmula, y conviene aclarar qué pasa con los redondeos.
Solo la fecha de la factura es obligatoria. Exigir el proveedor o el número de comprobante antes de pasar a Recibida es un pedido de regla de validación por estado.
El campo de condición de compra se llama PaymentTerms en la API y Condición de compra en la etiqueta. Conviene usar el nombre de API en los requerimientos para que no haya dudas.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
